Wie exportiert man Suchergebnisse aus Outlook in eine PST- oder Excel-Datei?

Suchergebnisse in Outlook in eine PST-Datei exportieren

Suchergebnisse in Outlook in eine Excel-Datei exportieren

Tatsächlich lässt sich kein direkter Weg nutzen, um Suchergebnisse aus Outlook – egal ob über die „Erweiterte Suche“ oder die „Sofortsuche“ – zu exportieren. Allerdings können wir beim Export E-Mails anhand derselben Kriterien filtern, die Sie für Ihre Suche verwendet haben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf „Datei“ > „Öffnen & Exportieren“ > „Import/Export“ (oder „Datei“ > „Öffnen“ > „Importieren“), um den Import- und Exportassistenten zu öffnen.

2. Wählen Sie im Import- und Exportassistenten die Option „In eine Datei exportieren“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.

3. Markieren Sie im Dialogfeld „In eine Datei exportieren“ die Option „Outlook-Datendatei (.pst)“ und klicken Sie auf „Weiter“.

4. Wählen Sie im Dialogfeld „Outlook-Datendatei exportieren“ nun den Ordner aus, in dem Sie E-Mails suchen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter“. Siehe untenstehenden Screenshot:

5. Geben Sie im erscheinenden Filterdialogfeld dieselben Filterbedingungen wie bei den Suchkriterien an und klicken Sie anschließend auf „OK“ > „Weiter“. Siehe obigen Screenshot:
Hinweis: In meinem Fall habe ich die Filterbedingungen auf der Registerkarte „Erweitert“ mithilfe der folgenden Schritte festgelegt: (1) Klicken Sie auf „Feld“ > „Alle E-Mail-Felder“ > „Von“; (2) Wählen Sie „enthält nicht“ aus der Dropdown-Liste „Bedingung“; (3) Geben Sie die interne Domäne in das Feld „Wert“ ein; (4) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Liste hinzufügen“.

6. Klicken Sie im neuen Dialogfeld „Outlook-Datendatei exportieren“ auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um das Dialogfeld „Outlook-Datendatei öffnen“ zu öffnen. Wählen Sie anschließend den Zielordner aus, in dem die exportierte PST-Datei gespeichert werden soll, geben Sie im Feld „Dateiname“ einen Namen für die PST-Datei ein und klicken Sie auf „OK“ > „Fertig stellen“. Siehe untenstehenden Screenshot:

7. Das Dialogfeld „Outlook-Datendatei erstellen“ wird angezeigt. Klicken Sie auf „OK“, um es zu schließen.

Hinweis: Wenn Sie der exportierten PST-Datei ein Kennwort hinzufügen möchten, geben Sie dieses sowohl im Feld „Kennwort“ als auch im Feld „Kennwort bestätigen“ ein und klicken Sie auf „OK“.

Bislang haben wir alle E-Mails, die den Suchkriterien entsprechen, als PST-Datei in Outlook exportiert.

Wenn Sie alle Suchergebnisse in Outlook in eine separate Excel-Arbeitsmappe exportieren möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Hinweis: Wenn Sie E-Mails mithilfe der Funktion „Sofortsuche“ suchen können, geben Sie die Suchkriterien in das Feld „Sofortsuche“ ein und kopieren Sie anschließend alle Suchergebnisse gemäß Schritt 5–7 in eine Arbeitsmappe.

1. Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht, öffnen Sie den gewünschten E-Mail-Ordner und klicken Sie auf „Ordner“ > „Neuer Suchordner“.

2. Markieren Sie im Dialogfeld „Neuer Suchordner“ die Option „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ und klicken Sie auf „Auswählen“. Siehe Screenshot:

3. Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld „Benutzerdefinierter Suchordner“ im Feld „Name“ einen Namen für den neuen Suchordner ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Kriterien“. Siehe Screenshot:

4. Geben Sie im Dialogfeld „Suchordnerkriterien“ dieselben Kriterien wie bei Ihrer Suche ein und klicken Sie nacheinander auf „OK“ > „OK“ > „OK“, um alle Dialogfelder zu schließen.
Hinweis: In meinem Fall habe ich die Kriterien auf der Registerkarte „Erweitert“ wie folgt festgelegt: (1) Klicken Sie auf „Feld“ > „Alle E-Mail-Felder“ > „Von“; (2) Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Bedingung“ die Option „enthält nicht“ aus; (3) Geben Sie Ihre interne Domäne in das Feld „Wert“ ein; (4) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Liste hinzufügen“.

5. Öffnen Sie den neuen Suchordner, wählen Sie alle E-Mails darin aus und kopieren Sie sie. Siehe Screenshot:
Hinweise: (1) Um alle E-Mails in einem E-Mail-Ordner auszuwählen, klicken Sie auf eine beliebige E-Mail im Ordner und drücken Sie anschließend gleichzeitig die Tasten „Strg“ + „A“. (2) Drücken Sie gleichzeitig „Strg“ + „C“, um die ausgewählten E-Mails zu kopieren.

6. Erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt, wählen Sie die Zelle A1 aus und drücken Sie gleichzeitig „Strg“ + „V“, um die Suchergebnisse in das neue Arbeitsblatt einzufügen.

7. Speichern Sie das neue Arbeitsblatt.

Bisher haben wir alle Suchergebnisse bereits in eine Excel-Datei exportiert.

Wie zählt man die Gesamtanzahl der Suchergebnisse in Outlook?

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