Wie kann man Anhänge aus Outlook automatisch in einen bestimmten Ordner laden oder speichern?

Während das Speichern aller Anhänge einer einzelnen E-Mail in Outlook mit der Option „Anhänge“ > „Alle Anhänge speichern“ kinderleicht ist, wird die Verwaltung von Anhängen aus mehreren E-Mails – besonders in großen Mengen – schnell zur Herausforderung. Dieser Artikel stellt zwei effektive Lösungen vor, um Anhänge aus Outlook-E-Mails automatisch in einen bestimmten Ordner zu speichern. Gerade bei zahlreichen E-Mails und Anhängen vereinfachen diese Methoden den Prozess erheblich und sparen wertvolle Zeit.

• Outlook-Anhänge automatisch mit VBA und Regel in einen Ordner herunterladen (11 Schritte)
• Outlook-Anhänge automatisch mit Kutools für Outlook in einen Ordner herunterladen (2 Schritte)

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Outlook-Anhänge automatisch mit VBA und Regel in einen Ordner herunterladen

Dieser Ansatz nutzt ein VBA-Skript, das in Kombination mit einer bestimmten Regel automatisch Anhänge aus Outlook-E-Mails in einen vorgegebenen Ordner herunterlädt und speichert. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Drücken Sie „Alt + F11“, um das Fenster „Microsoft Visual Basic für Applikationen“ zu öffnen.
2. Klicken Sie auf „Einfügen“ > „Modul“ und fügen Sie das folgende VBA-Skript in das neu geöffnete Modulfenster ein.

„VBA: Automatisch speichern Outlook-Anhänge in einen bestimmten Ordner“

Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
Next
End Sub

Hinweis: Suchen Sie die Zeile `sSaveFolder = „C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"` und ersetzen Sie sie durch den Pfad Ihres gewünschten Zielordners.

3. Speichern Sie das VBA-Skript und schließen Sie das Fenster „Microsoft Visual Basic für Applikationen“.
4. Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht, und klicken Sie auf „Start“ > „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
   
5. Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“.
   
6. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Regel-Assistent“ die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ aus, und klicken Sie auf „Weiter“.
   
7. Klicken Sie im Dialogfeld „Regel-Assistent (Welche Bedingung(en) möchten Sie prüfen?)“ ohne Auswahl einer Option auf „Weiter“. Anschließend klicken Sie im erscheinenden Microsoft Outlook-Dialogfeld auf „Ja“.
   
8. Im Dialogfeld Regel-Assistent (Was möchten Sie mit der Nachricht tun?):
   1. Aktivieren Sie die Option „Skript ausführen“. Tipp: Falls Sie diese Option nicht sehen,befolgen Sie dieses Tutorial zum Aktivieren der Option „Skript ausführen“ in Outlook.
   2. Klicken Sie auf den blau unterstrichenen Text „ein Skript“, um das Dialogfeld „Skript auswählen“ zu öffnen, wählen Sie das in Schritt 2 hinzugefügte Skript aus und bestätigen Sie mit „OK“.
   3. Klicken Sie auf „Weiter“, um den nächsten Schritt zu starten.
      
9. Klicken Sie im Dialogfeld „Regel-Assistent (Gibt es Ausnahmen?)“ auf „Weiter“.
10. Benennen Sie im letzten Dialogfeld des Regel-Assistenten die Regel in Schritt 1, aktivieren Sie gegebenenfalls die Optionen in Schritt 2 und klicken Sie auf „Fertig stellen“.
    
11. Schließen Sie das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“.

Ergebnis

Wenn Sie die Option „Diese Regel jetzt auf Nachrichten im Posteingang anwenden“ aktivieren, werden sämtliche Anhänge Ihres E-Mail-Kontos heruntergeladen und im angegebenen Zielordner gespeichert. Ist zudem die Option „Diese Regel aktivieren“ aktiviert, erfolgt der Download aller Anhänge eingehender E-Mails automatisch und sie werden im festgelegten Ordner abgelegt.

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Outlook-Anhänge automatisch mit Kutools für Outlook in einen Ordner herunterladen

Mit der installierten Funktion „Kutools für Outlook“ ermöglicht Ihnen die Option „Automatisch abtrennen“, alle oder bestimmte Outlook-Anhänge automatisch herunterzuladen und bequem in einen von Ihnen gewählten Ordner zu speichern – ganz nach Ihren festgelegten Bedingungen. Zudem bietet diese Funktion die Flexibilität, Unterordner zu erstellen. Für deren Benennung stehen zwei Alternativen zur Verfügung: Entweder wählen Sie ein vorgegebenes Format wie beispielsweise [Nachrichtenordner]-[Betreff der Nachricht] oder fügen Ihrem gewählten Format eine benutzerdefinierte Textzeichenfolge als Suffix hinzu. So wird die Organisation und Zugänglichkeit Ihrer Anhänge erheblich verbessert.

1. Klicken Sie auf „Kutools“ > „Automatisch abtrennen“, um das Dialogfeld der Funktion zu öffnen.
   
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Anhänge automatisch abtrennen“ die Option „Alle empfangenen Anhänge automatisch abtrennen“ aus und konfigurieren Sie wie folgt:
   1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um den Zielordner festzulegen, in dem automatisch getrennte Anhänge gespeichert werden sollen.
   2. (Optional) Aktivieren Sie die Option „Anhänge mit dem folgenden Stil ablösen“, wenn Sie Unterordner zur Speicherung der Anhänge erstellen möchten.
      • „Unterordner basierend auf folgendem Stil erstellen“: Benennen Sie die Unterordner in einem der vordefinierten Formate, z. B. [Nachrichtenordner]-[Betreff der Nachricht].
      • „Die gespeicherten Anhänge basierend auf folgendem Stil umbenennen“: Benennen Sie die Unterordner mit einem der vorgegebenen Formate und fügen Sie eine benutzerdefinierte Textzeichenfolge als Suffix hinzu.
   3. (Angabe optional) Aktivieren Sie die Option „Nach dem Trennen der Anhänge behält die E-Mail das Anhangssymbol bei“, um in E-Mails, die ursprünglich Anhänge enthielten, einen visuellen Hinweis zu bewahren.
   4. Klicken Sie auf „OK“.
      

Ergebnis

Ab sofort werden alle E-Mail-Anhänge automatisch im angegebenen Ordner gespeichert.

Tipp: Möchten Sie die automatische Trennung von Anhängen basierend auf bestimmten Regeln einrichten, aktivieren Sie im Dialogfeld „Anhänge automatisch abtrennen“ die Option „Empfangene Anhänge basierend auf Regeln automatisch abtrennen“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Neu“, um Ihre Filterbedingungen und gewünschten Einstellungen festzulegen und zu speichern.

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