Wie beantwortet man E-Mails in Outlook mit Vorlagentexten?

Es ist ganz einfach, eine neue E-Mail mithilfe einer Vorlage zu erstellen: Klicken Sie dazu auf Start > Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen und wählen Sie die gewünschte Vorlage in Outlook aus. Doch wie soll man E-Mails mit Vorlagen beantworten? Das scheint unmöglich zu sein. In diesem Artikel stellen wir Ihnen zwei praktische Umgehungslösungen vor, mit denen Sie E-Mails in Outlook dennoch mit Vorlagentext beantworten können.

Beantworten von E-Mails mit Vorlagentext mithilfe der Funktion „Schnellschritte“

Beantworten von E-Mails mit Vorlagentext mithilfe von Kutools für Outlook

Beantworten von E-Mails mit mehreren Vorlagen mithilfe von Kutools für Outlook

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Beantworten von E-Mails mit Vorlagentext mithilfe der Funktion „Schnellschritte“

Obwohl Outlook keine direkte Möglichkeit bietet, E-Mails mithilfe einer Vorlage zu beantworten, können Sie einen Schnellschritt mit dem Inhalt Ihrer Vorlage erstellen – so wird der vordefinierte Text automatisch in Ihre Antwort eingefügt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Schnellschritte-Bereich auf Start>Neuen erstellen. Siehe Screenshot:

2. Geben Sie im geöffneten Schnellschritt bearbeiten-Dialogfeld Folgendes an:
(1) Geben Sie einen Namen für den neuen Schnellschritt in das Name-Feld ein;
(2) Wählen Sie die Option Antworten oder Allen antworten aus der Dropdown-Liste Aktionen aus;
(3) Klicken Sie auf den verknüpften Text Optionen anzeigen, um die E-Mail-Optionen zu erweitern. Siehe Screenshot:

3. Nun werden die E-Mail-Optionen erweitert. Geben Sie den Vorlagentext in das Text-Feld ein oder fügen Sie ihn dort ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

Der neue Schnellschritt wurde erstellt und – wie im folgenden Screenshot gezeigt – im Schnellschritte-Bereich hinzugefügt.

4. Um eine E-Mail mit dem festgelegten Schnellschritt zu beantworten, wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie anschließend auf den neu erstellten Schnellschritt im Schnellschritte-Bereich auf der Registerkarte Start. Siehe Screenshot:

Hinweis: Diese Methode ermöglicht nur das Beantworten von E-Mails mit reinem Text aus der Vorlage und unterstützt keine Bilder, Hyperlinks, Textformatierungen usw.

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Beantworten von E-Mails mit Vorlagentext mithilfe von Kutools für Outlook

Um E-Mails mit formatiertem Vorlagentext zu beantworten, speichern Sie den formatierten Vorlagentext einfach als Autotexteintrag mit Kutools für Outlook und nutzen Sie ihn künftig mit nur einem Klick wieder.

Vorlage erstellen

1. Klicken Sie auf Kutools > Ressource.

Anschließend wird der Ressourcenbibliothek-Bereich rechts angezeigt.

2. Markieren Sie den bearbeiteten Inhalt, wechseln Sie zur Registerkarte Autotext und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Geben Sie der Vorlage einen Namen und bestätigen Sie mit Hinzufügen.

Die Vorlage ist jetzt erstellt.

Vorlage verwenden

Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail beantworten müssen, wählen Sie einfach die gewünschte Position im Antwortfenster aus, öffnen Sie den Ressourcenbibliothek-Bereich, suchen Sie die Vorlage unter der Registerkarte Autotext und klicken Sie darauf, um sie direkt in die E-Mail einzufügen.

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Mehrere E-Mails mit einer Vorlage beantworten

Kutools für Outlook bietet eine hervorragende Funktion: Beantworten Sie eine oder mehrere ausgewählte E-Mails mithilfe einer Vorlage. Damit können Outlook-Nutzer mehrere E-Mails gleichzeitig mit einer Vorlage beantworten. Gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie mehrere E-Mails aus, die Sie beantworten möchten, klicken Sie dann auf Kutools > Massenverarbeitung und wählen Sie anschließend eine Vorlage aus dem Untermenü Antworten Sie auf eine oder mehrere ausgewählte E-Mails mithilfe einer Vorlage.

Alle ausgewählten E-Mails werden nun im Batch mit der angegebenen Antwortvorlage beantwortet.

Hinweis: Falls Sie noch keine Antwortvorlagen hinzugefügt haben, können Sie dies wie folgt tun:
(1) Wählen Sie mehrere E-Mails aus und klicken Sie auf Kutools>Massenverarbeitung>Antworten Sie auf eine oder mehrere ausgewählte E-Mails mithilfe einer Vorlages >Erstellen & Verwalten von Antwortvorlagewie im folgenden Screenshot gezeigt:

(2) Klicken Sie im Dialogfeld „Erstellen & Verwalten von Antwortvorlage“ auf HinzufügenSchaltfläche um eine neue Vorlage zu erstellen, fügen Sie den Antwortvorlage-Inhalt in das unten stehende Feld ein und klicken Sie anschließend auf die Antworten-Schaltfläche. Siehe Screenshot:

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