Wie fügt man per Stapelverarbeitung Kontakte aus den gesendeten E-Mails bzw. dem Ordner „Gesendete Elemente“ in Outlook hinzu?

Es gibt zahlreiche Situationen, in denen Sie Kontakte zu Ihrem Outlook-Adressbuch hinzufügen müssen. Beispielsweise möchten Sie nach dem Versand von E-Mails an neue Kunden, Mitarbeiter oder Teammitglieder deren E-Mail-Adressen aus dem Ordner „Gesendete Elemente“ für zukünftige Kommunikation speichern. Das manuelle Hinzufügen dieser Kontakte kann jedoch zeitaufwendig sein – besonders bei einer großen Anzahl von E-Mails. Glücklicherweise stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um diesen Prozess effizient zu gestalten:

Manuelle Methode: Fügen Sie Kontakte nacheinander mithilfe der integrierten Outlook-Funktionen hinzu.

Kutools für Outlook – Funktion „Stapelweise zu Kontakten hinzufügen“: Fügt Absender und Empfänger ausgewählter E-Mails mit einem Klick Ihren Kontakten hinzu.

Kutools für Outlook’s Funktion „Stapel hinzufügen zu einer Kontaktgruppe hinzufügen“: Absender und Empfänger ausgewählter E-Mails zu einer Kontaktgruppe hinzufügen.👉Video

Kontakt hinzufügen nacheinander mithilfe der integrierten Outlook-Funktionen

Wenn Sie keine Tools von Drittanbietern verwenden möchten, können Sie Kontakte manuell aus Ihrem Ordner „Gesendete Elemente“ hinzufügen. Bei einer großen Anzahl von Kontakten ist diese Methode jedoch zeitaufwendig.

1. Wechseln Sie in der E-Mail-Ansicht zum Gesendete Elemente-Ordner im Navigation-Bereich (oder in der)Ordnerübersicht) und öffnen Sie die entsprechende gesendete E-Mail im Lesebereich durch Anklicken.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Empfänger oben im Lesebereich und wählen Sie im Kontextmenü „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“ aus. Siehe Screenshot:

3. Klicken Sie im geöffneten Kontaktformular auf die Schaltfläche Speichern, und schließen Sie anschließend das Kontaktformular.

Der angegebene Empfänger der gesendeten E-Mail wurde nun als Kontakt in Outlook hinzugefügt.

4. Wiederholen Sie den Vorgang für jede E-Mail im Ordner „Gesendete Elemente“.

Einschränkungen

• Zeitaufwendig bei einer großen Anzahl von Kontakten.
• Keine Stapelverarbeitung – jeder Kontakt muss manuell hinzugefügt werden.

Absender und Empfänger ausgewählter E-Mails auf einmal zu Kontakten hinzufügen

Kutools für Outlook vereinfacht den Prozess mit seiner Von E-Mail hinzufügen-Funktion – so fügen Sie per Stapelverarbeitung Kontakte aus mehreren E-Mails gleichzeitig hinzu.

Schritt 1. Laden Sie Kutools für Outlook herunter und installieren Sie es, starten Sie anschließend Outlook. Navigieren Sie zum Ordner „Gesendete Elemente“ und wählen Sie die E-Mails aus, die den Absender und Empfänger enthalten, die Sie zu Ihren Kontakten hinzufügen möchten.

Schritt 2. Klicken Sie auf Kutools > Kontakt hinzufügen > Von E-Mail hinzufügen.

Schritt 3. Im erscheinenden Kontakte aus E-Mail hinzufügen-Dialogfeld

1. Wählen Sie einen Kontakteordner aus: Wählen Sie den Ordner, in dem Sie den Kontakt speichern möchten.

2. Bestätigen Sie die Kontakte: Standardmäßig werden doppelte Kontakte nur einmal hinzugefügt. Prüfen Sie die Liste auf Richtigkeit.

3. Klicken Sie auf „Speichern“: Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf „Speichern“ klicken, um die Kontakte im ausgewählten Ordner hinzuzufügen.

   

Schritt 4. Ein Dialogfeld erscheint und informiert Sie über die Anzahl der erfolgreich hinzugefügten Kontakte.

Vorteile

• Stapelverarbeitung – mehrere Kontakte gleichzeitig hinzufügen.
• Spart im Vergleich zu manuellen Methoden erheblich Zeit.
• Enthält sowohl Absender als auch Empfänger der ausgewählten E-Mails.

Absender und Empfänger ausgewählter E-Mails zu einer Kontaktgruppe hinzufügen

Für Benutzer, die Kontakte in Gruppen organisieren möchten, bietet Kutools für Outlook die Zu Kontaktgruppe hinzufügen-Funktion – ideal zum Erstellen von Verteilerlisten oder Teamgruppen.

Schritt 1. Laden Sie Kutools für Outlook herunter und installieren Sie es. Öffnen Sie anschließend Outlook, wechseln Sie zum Ordner „Gesendete Elemente“ und wählen Sie die E-Mails aus, die die Kontakte enthalten, die Sie einer Gruppe hinzufügen möchten.

Schritt 2. Klicken Sie auf Kutools > Kontakt hinzufügen > Zu Kontaktgruppe hinzufügen.

Schritt 3. Im Mitglieder zur Kontaktgruppe hinzufügen-Dialogfeld.

1. Bestätigen Sie Ihre Kontakte: Prüfen Sie Ihre Kontaktliste auf Richtigkeit.

2. Wählen Sie eine Kontaktgruppe aus: Erstellen Sie eine neue Kontaktgruppe, suchen Sie nach einer vorhandenen oder klicken Sie direkt auf eine Gruppe in der Liste.

3. Klicken Sie auf OK: Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf „OK“ klicken, um die Kontakte zur ausgewählten Gruppe hinzuzufügen.

   

Schritt 5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Vorteile

• Stapelverarbeitung – mehrere Kontakte gleichzeitig zu einer Gruppe hinzufügen.
• Ideal zum Erstellen von Verteilerlisten oder Teamgruppen.
• Spart im Vergleich zu manuellen Methoden erheblich Zeit.

Demo: Per Stapelverarbeitung Kontakt hinzufügen aus Gesendete Elemente E-Mails/Ordner in Outlook hinzufügen

Methodenvergleich

Abschließende Empfehlung

• Wenn Sie nur wenige Kontakte hinzufügen möchten, verwenden Sie die manuelle Methode.
• Wenn Sie einzelne Kontakte zu einem Stapel hinzufügen möchten, nutzen Sie die KTO-Funktion „Absender und Empfänger der ausgewählten E-Mails zu Kontakten hinzufügen“.
• Wenn Sie eine Kontaktgruppe erstellen möchten, nutzen Sie „Zu Kontaktgruppe hinzufügen“ von KTO.

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