Wie sucht man in Outlook nach E-Mails anhand der Namen der Empfänger?
Eine effiziente Verwaltung von E-Mails in Microsoft Outlook bedeutet oft, vergangene Konversationen schnell abzurufen. Wenn Sie jedoch E-Mails auf Basis eines bestimmten Empfängernamens finden müssen, kann es schwierig werden. Da Outlook es ermöglicht, Empfänger in die Felder 'An', 'Cc' oder 'Bcc' zu setzen, liefert eine einfache Suche nicht immer genaue Ergebnisse. Glücklicherweise bietet Outlook zwei wirksame Lösungen, um die Suche nach Empfängernamen zu erleichtern:
E-Mails mit dem Sofortsuchfeature nach einem Empfängernamen durchsuchen (Schnell & Einfach)
E-Mails nach mehreren Empfängern mit der erweiterten Suche kombiniert mit Kutools für Outlook durchsuchen (Leistungsstark & Präzise)
E-Mails mit dem Sofortsuchfeature nach einem Empfängernamen durchsuchen
Wenn Sie E-Mails finden müssen, die mit einem einzelnen Empfänger verknüpft sind, bietet das Sofortsuchfeature in Outlook eine schnelle und effiziente Möglichkeit, diese zu lokalisieren.
1. Öffnen Sie "Outlook" und gehen Sie zur "Mail" Ansicht. Geben Sie im Feld "Sofortige Suche" (normalerweise oben in Ihrer E-Mail-Liste) das folgende Suchkriterium ein: "an:"Empfängername"".
2. Sobald Sie die Suchkriterien eingegeben haben, passen Sie den Suchbereich in der Gruppe "Bereich" unter der Registerkarte "Suchen" an (z. B. innerhalb des aktuellen Ordners, Unterordner oder über alle Postfächer).
3. Outlook zeigt nun alle E-Mails mit dem angegebenen Empfänger in den Suchergebnissen an.
- Suche nach Cc-Feld → Verwenden Sie: "cc:"Empfängername"".
- Suche nach Bcc-Feld → Verwenden Sie: "bcc:"Empfängername"".
- Suche über alle Felder (An, Cc, Bcc), falls unsicher → Verwenden Sie: "an:"Empfängername" OR "cc:"Empfängername" OR "bcc:"Empfängername".
Vor- und Nachteile der Sofortsuchmethode:
- ✅ Schnell und einfach: Ermöglicht schnelle Suchen ohne komplexe Schritte.
- ✅ Keine zusätzliche Einrichtung erforderlich: Funktioniert direkt in der Outlook-Suchleiste.
- ❌ Beschränkt auf einfache Suchen: Kann nur ein Empfängerfeld (An, Cc oder Bcc) gleichzeitig durchsuchen.
- ❌ Keine erweiterte Filterung: Kann keine logischen Bedingungen wie UND/ODER anwenden.
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E-Mails nach mehreren Empfängern mit der erweiterten Suche kombiniert mit Kutools für Outlook durchsuchen
Wenn Sie E-Mails suchen müssen, die mehrere Empfänger betreffen, oder wenn Sie erweiterte Filteroptionen benötigen, bietet die Funktion "Erweiterte Suche" – kombiniert mit der Option "Abfrage-Generator" von "Kutools für Outlook" – die beste Lösung.
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Schritt 1: Aktivieren Sie die Registerkarte Abfrage-Generator mit Kutools für Outlook
1. Klicken Sie auf "Kutools" > "Optionen".
2. Gehen Sie im Dialogfeld "Optionen" zum Reiter "Andere" und aktivieren Sie die Option "Registerkarte 'Abfrage-Generator' im Dialogfeld 'Erweiterte Suche' von Outlook wiederherstellen". Klicken Sie auf "OK".
Schritt 2: Öffnen Sie das Dialogfeld Erweiterte Suche
1. Öffnen Sie "Outlook" und wechseln Sie zur Ansicht "Mail". Wählen Sie den E-Mail-Ordner aus, den Sie durchsuchen möchten.
2. Drücken Sie "Strg" + "Umschalt" + "F", um das Dialogfeld "Erweiterte Suche" zu öffnen.
Schritt 3: Konfigurieren Sie die Suchkriterien im Abfrage-Generator
Nun, da das Dialogfeld "Erweiterte Suche" geöffnet ist, navigieren Sie zur Registerkarte "Abfrage-Generator" und folgen Sie diesen Schritten:
1. Klicken Sie auf "Feld" > "Adressfelder" > "An"/"Cc"/"Bcc".
2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü "Bedingung" die Option "Enthält".
3. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Empfängers im Feld "Wert" ein.
4. Klicken Sie auf "Zur Liste hinzufügen", um den Suchfilter anzuwenden.
5. Wiederholen Sie die Schritte 1–4, um weitere Filter für andere Felder hinzuzufügen.
Schritt 4: Legen Sie logische Bedingungen fest und führen Sie die Suche aus
Nachdem Sie alle gewünschten Kriterien hinzugefügt haben, werden diese in der linken Box aufgelistet. Um die Beziehung zwischen mehreren Kriterien zu definieren:
1. Wählen Sie ein Kriterium aus der Liste aus.
2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Logisch" und wählen Sie "UND" oder "ODER".
- "UND": Findet E-Mails, die allen angegebenen Kriterien entsprechen.
- "ODER": Findet E-Mails, die mindestens einem der angegebenen Kriterien entsprechen.
3. Klicken Sie auf "Jetzt suchen", um die Suche auszuführen.
Ergebnis
Outlook zeigt alle E-Mails, die den Kriterien entsprechen, am unteren Rand des Dialogfelds "Erweiterte Suche" an. Sobald die Suchergebnisse erscheinen, können Sie spezifische E-Mails öffnen. Schließen Sie das Fenster "Erweiterte Suche", wenn Sie fertig sind.
Vor- und Nachteile der Methode Erweiterte Suche:
- ✅ Suche über mehrere Empfängerfelder: Kann E-Mails gleichzeitig nach An, Cc und Bcc filtern.
- ✅ Erweiterte Filteroptionen: Ermöglicht präzise Suchen mit mehreren Empfängern und logischen Bedingungen.
- ❌ Komplexer in der Anwendung: Erfordert mehrere Schritte im Vergleich zur Sofortsuche.
- ❌ Benötigt längere Verarbeitungszeit: Die Ausführung der Suche kann langsamer sein, insbesondere bei großen Postfächern.
Welche Methode sollten Sie verwenden?
Hier ist ein Vergleich der beiden Methoden, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche am besten zu Ihren Bedürfnissen passt:
| Methode | Am besten geeignet für | Benutzerfreundlichkeit | Filterstärke |
|---|---|---|---|
| Sofortsuche | Schnelle Suche nach einem einzelnen Empfänger | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Erweiterte Suche | Suche nach mehreren Empfängern mit detaillierten Filtern | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Für die meisten Benutzer ist die "Sofortsuche" die beste Option für schnelle Suchen, während die "Erweiterte Suche" ideal für detaillierte und mehrere Empfänger-Suchen ist.
Demo: E-Mails mit der erweiterten Suche nach Empfängernamen durchsuchen
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