Wie kann man in Outlook E-Mails nach den Namen der Empfänger suchen?
Eine effiziente Verwaltung von E-Mails in Microsoft Outlook bedeutet oft, vergangene Konversationen schnell abzurufen. Wenn Sie jedoch E-Mails auf Basis eines bestimmten Empfängernamens finden müssen, kann es schwierig werden. Da Outlook es ermöglicht, Empfänger in die Felder 'An', 'Cc' oder 'Bcc' zu setzen, führt eine einfache Suche nicht immer zu genauen Ergebnissen. Glücklicherweise bietet Outlook zwei effektive Lösungen, um die Suche nach Empfängernamen zu vereinfachen:
E-Mails mit dem Sofort-Suchfeature anhand des Namens eines Empfängers suchen (Schnell & Einfach)
E-Mails mit dem erweiterten Suchfeature und Kutools für Outlook anhand mehrerer Empfänger suchen (Leistungsstark & Präzise)
E-Mails anhand des Namens eines Empfängers mit der Sofort-Suche finden
Wenn Sie E-Mails finden müssen, die mit einem einzelnen Empfänger verknüpft sind, bietet das Sofort-Suchfeature in Outlook eine schnelle und effiziente Möglichkeit, diese zu lokalisieren.
1. Öffnen Sie "Outlook" und wechseln Sie zur "Mail"-Ansicht. Geben Sie im Feld "Sofortige Suche" (normalerweise oben in Ihrer E-Mail-Liste) folgendes Suchkriterium ein: "an:"Empfängername"".
2. Sobald Sie das Suchkriterium eingegeben haben, passen Sie den Suchbereich in der Gruppe "Bereich" unter der Registerkarte "Suchen" an (z.B. innerhalb des aktuellen Ordners, der Unterordner oder über alle Postfächer).
3. Outlook zeigt nun alle E-Mails an, die den angegebenen Empfänger in den Suchergebnissen enthalten.
- Suche über Cc-Feld → Verwenden Sie: "cc:"Empfängername"".
- Suche über Bcc-Feld → Verwenden Sie: "bcc:"Empfängername"".
- Suche über alle Felder (An, Cc, Bcc), falls unsicher → Verwenden Sie: "an:"Empfängername" OR "cc:"Empfängername" OR "bcc:"Empfängername".
Vor- und Nachteile der Sofortsuchmethode:
- ✅ Schnell und einfach: Ermöglicht schnelle Suchen ohne komplexe Schritte.
- ✅ Keine zusätzliche Einrichtung erforderlich: Funktioniert direkt in der Outlook-Suchleiste.
- ❌ Beschränkt auf einfache Suchen: Kann nur ein Empfängerfeld (An, Cc oder Bcc) gleichzeitig durchsuchen.
- ❌ Keine erweiterte Filterung: Es können keine logischen Bedingungen wie UND/ODER angewendet werden.
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E-Mails anhand mehrerer Empfänger mit dem erweiterten Suchfeature und Kutools für Outlook suchen
Wenn Sie E-Mails suchen müssen, die mehrere Empfänger betreffen oder wenn Sie erweiterte Filteroptionen benötigen, bietet die "Erweiterte Suche"-Funktion – kombiniert mit der Option "Abfrage-Generator" von "Kutools für Outlook" – die beste Lösung.
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Schritt 1: Aktivieren Sie die Registerkarte Abfrage-Generator mit Kutools für Outlook
1. Klicken Sie auf "Kutools" > "Optionen".
2. Gehen Sie im Dialogfeld "Optionen" zum Tab "Andere" und aktivieren Sie die Option "Registerkarte 'Abfrage-Generator' im Dialogfeld 'Erweiterte Suche' wiederherstellen". Klicken Sie auf "OK".
Schritt 2: Öffnen Sie das Dialogfeld "Erweiterte Suche"
1. Öffnen Sie "Outlook" und gehen Sie zur Ansicht "Mail". Wählen Sie den E-Mail-Ordner aus, den Sie durchsuchen möchten.
2. Drücken Sie "Strg" + "Umschalt" + "F", um das Dialogfeld "Erweiterte Suche" zu öffnen.
Schritt 3: Konfigurieren Sie die Suchkriterien im Abfrage-Generator
Nun, da das Dialogfeld "Erweiterte Suche" geöffnet ist, navigieren Sie zur Registerkarte "Abfrage-Generator" und befolgen Sie diese Schritte:
1. Klicken Sie auf "Feld" > "Adressfelder" > "An"/"Cc"/"Bcc".
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Bedingung" die Option "Enthält" aus.
3. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Empfängers in das Feld "Wert" ein.
4. Klicken Sie auf "Zur Liste hinzufügen", um den Suchfilter anzuwenden.
5. Wiederholen Sie die Schritte 1–4, um weitere Filter für andere Felder hinzuzufügen.
Schritt 4: Legen Sie logische Bedingungen fest und führen Sie die Suche aus
Nachdem Sie alle gewünschten Kriterien hinzugefügt haben, werden diese links im Kasten aufgelistet. Um die Beziehung zwischen mehreren Kriterien zu definieren:
1. Wählen Sie ein Kriterium aus der Liste aus.
2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Logisch" und wählen Sie "UND" oder "ODER".
- "UND": Findet E-Mails, die allen angegebenen Kriterien entsprechen.
- "ODER": Findet E-Mails, die mindestens einem der angegebenen Kriterien entsprechen.
3. Klicken Sie auf "Jetzt suchen", um die Suche auszuführen.
Ergebnis
Outlook zeigt alle E-Mails, die den Kriterien entsprechen, unten im Dialogfeld "Erweiterte Suche" an. Sobald die Suchergebnisse erscheinen, können Sie spezifische E-Mails öffnen. Schließen Sie das Fenster "Erweiterte Suche", wenn Sie fertig sind.
Vor- und Nachteile der Methode "Erweiterte Suche":
- ✅ Suche über mehrere Empfängerfelder: Kann E-Mails gleichzeitig nach An, Cc und Bcc filtern.
- ✅ Erweiterte Filteroptionen: Ermöglicht präzise Suchen mit mehreren Empfängern und logischen Bedingungen.
- ❌ Komplexer zu nutzen: Erfordert mehrere Schritte im Vergleich zur Sofortsuche.
- ❌ Benötigt längere Verarbeitungszeit: Die Suchausführung kann langsamer sein, insbesondere bei großen Postfächern.
Welche Methode sollten Sie verwenden?
Hier ist ein Vergleich der beiden Methoden, um Ihnen zu helfen, diejenige zu finden, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt:
| Methode | Beste für | Benutzerfreundlichkeit | Filterstärke |
|---|---|---|---|
| Sofortsuche | Schnelle Nachschlage für einen einzelnen Empfänger | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Erweiterte Suche | Suche nach mehreren Empfängern mit detaillierten Filtern | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Für die meisten Benutzer ist „Sofortsuche“ die beste Option für schnelle Nachschlagungen, während „Erweiterte Suche“ ideal für detaillierte und mehrere Empfänger-Suchen ist.
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