Wie exportiert man E-Mails aus mehreren Ordnern und Unterordnern gleichzeitig nach Excel in Outlook?

Das Exportieren von E-Mails aus mehreren Ordnern oder Unterordnern nach Excel kann mühsam sein – besonders bei manuellen Methoden oder den eingeschränkten Standardfunktionen von Outlook. Doch es gibt effizientere Lösungen! In diesem Artikel stellen wir zwei Ansätze vor: eine VBA-basierte Methode und eine schnellere, benutzerfreundliche Alternative mit Kutools für Outlook. Die VBA-Lösung bietet zwar Flexibilität, erfordert jedoch komplexe Einrichtung und Anpassungen. Kutools für Outlook hingegen ermöglicht auf einfache und leistungsstarke Weise das Exportieren von E-Mails nach Excel – mit nur wenigen Klicks und deutlich weniger Zeit- und Arbeitsaufwand. Lassen Sie uns nun ins Detail gehen.

Exportieren von E-Mails aus mehreren Ordnern/Unterordnern nach Excel mithilfe von VBA(Komplex, aber flexibel)

Exportieren von E-Mails aus einem Ordner/Unterordner nach Excel mithilfe von Kutools für Outlook 👍(Effizient und benutzerfreundlich)

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Exportieren von E-Mails aus mehreren Ordnern/Unterordnern nach Excel mithilfe von VBA

Wenn Sie mit der Programmierung vertraut sind und eine maßgeschneiderte Lösung benötigen, ist VBA eine effektive Option. Damit können Sie mehrere Ordner oder Unterordner festlegen und deren E-Mails jeweils in separate Excel-Dateien exportieren. Allerdings erfordert dies fundiertes technisches Know-how sowie eine sorgfältige Anpassung des Codes.

Schritt 1: Öffnen des VBA-Editors

Drücken Sie Alt + F11, um das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu öffnen.

Schritt 2: Einfügen eines neuen Moduls

Klicken Sie auf „Einfügen“ > „Modul“ und fügen Sie anschließend den folgenden VBA-Code in das neu geöffnete Modulfenster ein.

VBA: Exportieren von E-Mails aus mehreren Ordnern und Unterordnern nach Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Schritt 3: Anpassen des VBA-Codes

1. Ersetzen Sie „destination_folder_path“ im obigen Code durch den tatsächlichen Dateipfad, z. B. „C:\Users\DT168\Documents\TEST“.
2. Ersetzen Sie „your_email_account\folder\subfolder_1“ und „your_email_account\folder\subfolder_2“ durch Ihren Outlook-Dateipfad, z. B. „Kelly@extendoffice.com\Posteingang\A“ und „Kelly@extendoffice.com\Posteingang\B“.
   

Schritt 4: Ausführen des Codes

Drücken Sie „F5“ oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausführen“, um den Code zu starten. Anschließend erscheint das Dialogfeld „Outlook-Ordner nach Excel exportieren“ – klicken Sie dort auf „OK“. Daraufhin werden die E-Mails aus allen angegebenen Ordnern und Unterordnern in eine Excel-Arbeitsmappe exportiert.

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Exportieren von E-Mails aus einem Ordner/Unterordner nach Excel mithilfe von Kutools für Outlook 👍

Für einen schnelleren und reibungsloseren Workflow bietet „Kutools für Outlook“ die Funktion „Ausgewählte E-Mails in verschiedenen Formaten als Dateien speichern“. Aufgrund ihrer Einfachheit, Geschwindigkeit und Vielseitigkeit wird diese Methode ausdrücklich empfohlen – egal, ob Sie nur wenige E-Mails oder große Datenmengen verwalten. Kutools sorgt so stets für ein nahtloses Erlebnis bei minimalem Aufwand.

Schritt 1: Auswahl des Ordners oder Unterordners

Navigieren Sie zum Ordner oder Unterordner, der die zu exportierenden E-Mails enthält. Drücken Sie Strg + A, um alle E-Mails in der Liste auszuwählen.

Schritt 2: Zugriff auf die Funktion „Ausgewählte E-Mails in verschiedenen Formaten als Dateien speichern“

Klicken Sie auf „Kutools“ > „Massenverarbeitung“ > „Ausgewählte E-Mails in verschiedenen Formaten als Dateien speichern“.

Schritt 3: Konfigurieren der Exporteinstellungen

1. Wählen Sie im Dialogfeld „E-Mail als andere Dateien speichern“ den Ordner aus, in dem Sie die Dateien speichern möchten.
2. Wählen Sie die Option „Excel-Format“ aus.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Inhalt speichern“ diejenigen E-Mail-Inhalte aus, die exportiert werden sollen – beispielsweise Kopfzeile oder Nachrichtentext.
   

Schritt 4: Abschluss des Exports

Klicken Sie auf „OK“, um den Exportvorgang zu starten. Sobald dieser abgeschlossen ist, finden Sie alle E-Mails als separate Excel-Dateien im festgelegten Ordner.