Wie exportiert man E-Mails aus mehreren Ordnern/Unterordnern nach Excel in Outlook?

Das Exportieren von E-Mails aus mehreren Ordnern oder Unterordnern nach Excel kann eine mühsame Aufgabe sein, wenn Sie sich auf manuelle Methoden oder begrenzte Outlook-Funktionen verlassen. Glücklicherweise gibt es effizientere Wege, dies zu erreichen. In diesem Artikel werden wir zwei Methoden untersuchen: einen VBA-basierten Ansatz und eine schnellere, benutzerfreundliche Lösung mit Kutools für Outlook. Während die VBA-Methode Flexibilität bietet, erfordert sie eine komplexe Einrichtung und Anpassungen. Im Gegensatz dazu bietet Kutools für Outlook eine unkomplizierte und leistungsstarke Möglichkeit, E-Mails mit nur wenigen Klicks nach Excel zu exportieren, was Ihnen Zeit und Mühe spart. Tauchen wir ein in die Details.

E-Mails aus mehreren Ordnern/Unterordnern mit VBA nach Excel exportieren (Komplex aber flexibel)

E-Mails aus einem Ordner/Unterordner mit Kutools für Outlook 👍 nach Excel exportieren (Effizient und benutzerfreundlich)

E-Mails aus mehreren Ordnern/Unterordnern mit VBA nach Excel exportieren

Wenn Sie sich mit dem Codieren auskennen und eine anpassbare Lösung benötigen, kann die Verwendung von VBA effektiv sein. Diese Methode ermöglicht es Ihnen, mehrere Ordner oder Unterordner anzugeben und deren E-Mails in separate Excel-Dateien zu exportieren. Allerdings erfordert sie technisches Wissen und sorgfältige Anpassung des Codes.

Schritt 1: Öffnen Sie den VBA-Editor

Drücken Sie Alt + F11, um das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu öffnen.

Schritt 2: Einfügen eines neuen Moduls

Klicken Sie auf „Einfügen“ > „Modul“ und fügen Sie dann den folgenden VBA-Code in das neue Modulfenster ein.

VBA: E-Mails aus mehreren Ordnern und Unterordnern nach Excel exportieren

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Schritt 3: Anpassen des VBA-Codes

1. Ersetzen Sie im obigen Code „destination_folder_path“ durch den tatsächlichen Ordnerpfad, z. B. „C:\Users\DT168\Documents\TEST“.
2. Ersetzen Sieyour_email_account\folder\subfolder_1" und "your_email_account\folder\subfolder_2" durch Ihre Outlook-Ordnerpfade, wie z. B. "Kelly@extendoffice.com\Inbox\A" und "Kelly@extendoffice.com\Inbox\B".
   

Schritt 4: Ausführen des Codes

Drücken Sie „F5“ oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausführen“, um den Code auszuführen. Klicken Sie dann im erscheinenden Dialogfeld „Outlook-Ordner nach Excel exportieren“ auf „OK“. Nun werden E-Mails aus allen angegebenen Ordnern/Unterordnern in Excel-Arbeitsmappen exportiert.

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E-Mails aus einem Ordner/Unterordner mit Kutools für Outlook 👍 nach Excel exportieren

Für einen schnelleren und problemlosen Ansatz bietet „Kutools für Outlook“ eine Funktion zum „Speichern ausgewählter E-Mails in verschiedenen Formaten“. Diese Methode wird aufgrund ihrer Einfachheit, Geschwindigkeit und Vielseitigkeit sehr empfohlen. Ob Sie eine kleine Menge an E-Mails oder große Datensätze verwalten, Kutools gewährleistet ein nahtloses Erlebnis mit minimalem Aufwand.

Schritt 1: Wählen Sie den Ordner oder Unterordner aus

Navigieren Sie zum Ordner oder Unterordner, der die E-Mails enthält, die Sie exportieren möchten. Drücken Sie Strg + A, um alle E-Mails in der Liste auszuwählen.

Schritt 2: Zugriff auf die Funktion „Ausgewählte E-Mails in verschiedenen Formaten speichern“

Klicken Sie auf „Kutools“ > „Massenverarbeitung“ > „Ausgewählte E-Mails in verschiedenen Formaten speichern“.

Schritt 3: Konfigurieren Sie die Exporteinstellungen

1. Wählen Sie im Dialogfeld „E-Mails als andere Dateien speichern“ den Zielordner aus, in dem Sie die Dateien speichern möchten.
2. Wählen Sie die Option „Excel-Format“.
3. Wählen Sie die spezifischen E-Mail-Inhalte, die Sie exportieren möchten (z. B. Kopfzeile, Text) im Abschnitt „Inhalt speichern“ aus.
   

Schritt 4: Export abschließen

Klicken Sie auf „OK“, um den Exportvorgang zu starten. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, finden Sie alle E-Mails als separate Excel-Dateien im festgelegten Ordner.

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