Wie plant man in Outlook einen wiederkehrenden Termin am ersten Arbeitstag jedes Monats?

Angenommen, Sie möchten einen wiederkehrenden Termin erstellen, der stets am ersten Arbeitstag jedes Monats stattfindet – unter Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen. Wie lässt sich das in Outlook umsetzen? Leider bietet Outlook keine direkte Möglichkeit, diese Art von wiederkehrendem Termin zu planen. Im Folgenden zeige ich Ihnen jedoch einen praktischen Umweg:

Planen Sie einen wiederkehrenden Meeting-Termin am ersten Arbeitstag jedes Monats

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Planen Sie einen wiederkehrenden Meeting-Termin am ersten Arbeitstag jedes Monats

Outlook kann nur regelmäßig wiederkehrende Termine planen – etwa am ersten Montag jedes Monats, wöchentlich montags oder an jedem Wochentag. Der erste Arbeitstag eines Monats folgt jedoch keinem festen Muster. Diese Methode zeigt Ihnen daher, wie Sie solche unregelmäßigen Daten zunächst in Excel ermitteln und anschließend in Ihren Outlook-Kalender importieren.

Teil 1: Geben Sie die Daten für den wiederkehrenden Termin in Excel ein

1. Starten Sie Microsoft Excel und geben Sie die Spaltenüberschriften gemäß dem folgenden Screenshot ein:

2. Tragen Sie die Feiertagsdaten bitte entsprechend dem folgenden Screenshot in die Spalten A bis C ein:

In meinem Beispiel trage ich in die Spalte „Feiertag“ die Namen der Feiertage, in die Spalte „Wann“ entsprechende Hinweise und in die Spalte „2017“ – das Jahr, für das ich den wiederkehrenden Termin planen möchte – die jeweiligen Feiertagsdaten ein.

Hinweis: Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie alle Feiertage mithilfe von Formeln in Excel ermitteln.

3. Geben Sie in die Monat-Spalte eine Zahl von 1 bis 12 ein.

4. Wechseln Sie zur Spalte 1. Arbeitstag, geben Sie in Zelle G2 die Formel =WORKDAY(DATE($C$1;E2;1)-1;1;$C$2:$C$11) ein und ziehen Sie anschließend den AutoAusfüll-Griff dieser Zelle nach unten bis zum Bereich G2:G13.

Hinweis: In der Formel steht C1 für das Jahr, für das Sie den ersten Arbeitstag berechnen möchten, E2 für den ersten Monat des angegebenen Jahres und C2:C11 für den Bereich mit den Feiertagen des betreffenden Jahres.

5. Tragen Sie in die Spalten Betreff, Startzeit und Endzeit die gewünschten Werte ein.

Sie haben nun die Daten für den wiederkehrenden Termin in Excel gemäß dem folgenden Screenshot vorbereitet:

Teil 2: Speichern Sie die Daten des wiederkehrenden Termins als CSV-Datei

6. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter, um die Arbeitsmappe als CSV-Datei zu speichern.

7. Wählen Sie im geöffneten Dialogfeld „Speichern unter“ bitte (1) den Zielordner aus, in dem die CSV-Datei gespeichert werden soll, (2) geben Sie einen Namen für die CSV-Datei in das Feld Dateiname ein, (3) wählen Sie CSV (durch Trennzeichen getrennt) aus der Dropdown-Liste Speichern im Format aus und klicken Sie abschließend (4) auf die Schaltfläche Speichern. Siehe Screenshot:

Hinweis: Sollte ein Dialogfeld erscheinen, das darauf hinweist, dass beim Speichern als CSV-Datei einige Funktionen verloren gehen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Ja. Ihre Arbeitsmappe wurde erfolgreich als CSV-Datei gespeichert.

Teil 3: Importieren Sie die CSV-Datei in den Outlook-Kalender

8. Starten Sie Outlook und klicken Sie auf Datei > Öffnen & Exportieren(oder)Öffnen) > Importieren/Exportieren(oder)Importieren).

9. Wählen Sie im geöffneten Assistenten zum Importieren und Exportieren die Option Aus einer anderen Datei oder einem anderen Programm importieren aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Siehe Screenshot:

10. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datei importieren“ die Option Durch Trennzeichen getrennte Werte (CSV) aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

11. Aktivieren Sie im zweiten Dialogfeld „Datei importieren“ die Option Keine doppelten Elemente importieren, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Durchsuchen.

12. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Durchsuchen“ bitte folgende Schritte aus: (1) Öffnen Sie den Ordner mit der in Teil 2 erstellten CSV-Datei, (2) wählen Sie die CSV-Datei aus und (3) klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

13. Kehren Sie nun zum Dialogfeld „Datei importieren“ zurück, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

14. Wählen Sie im neuen Dialogfeld „Datei importieren“ den Kalenderordner Kalender aus, in den der wiederkehrende Termin am ersten Arbeitstag eingefügt werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

15. Markieren Sie im letzten Dialogfeld „Datei importieren“ das Kontrollkästchen „Wiederkehrend am 1. Arbeitstag jedes Monats importieren“.

16. Ziehen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Benutzerdefinierte Felder zuordnen“ zunächst die Schaltfläche Zuordnung löschen, ziehen Sie anschließend die Werte aus dem linken Bereich in die entsprechenden Felder rechts und klicken Sie auf OK > Fertig stellen.

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