Wie verhindert man, dass Teilnehmer eine Outlook-Besprechungseinladung weiterleiten?

In einigen Fällen möchten Sie aus Gründen der Privatsphäre, Vertraulichkeit oder aus anderen Erwägungen verhindern, dass Teilnehmer Ihre Besprechungseinladung in Outlook weiterleiten. In diesem Artikel stelle ich Ihnen zwei Lösungen vor:

• Verhindern Sie, dass Teilnehmer Outlook-Besprechungen per VBA weiterleiten
• Verhindern Sie, dass Teilnehmer Besprechungen durch Formulargestaltung weiterleiten

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Verhindern Sie, dass Teilnehmer Outlook-Besprechungen per VBA weiterleiten

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, mithilfe von VBA zwei Schaltflächen – „Weiterleiten deaktivieren“ und „Weiterleiten aktivieren“ – in das Menüband des Besprechungsfensters einzufügen. Mit der Schaltfläche „Weiterleiten deaktivieren“ können Sie anschließend verhindern, dass Teilnehmer Ihre Besprechung weiterleiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Drücken Sie „Alt“ + „F11“, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen.

2. Klicken Sie auf „Einfügen“ > „Modul“ und fügen Sie den folgenden VBA-Code in das neu geöffnete Modulfenster ein.

VBA: Verhindern Sie, dass Teilnehmer Besprechungen weiterleiten

Sub ItemDisableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = Outlook.ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = False
  MsgBox "Forwarding current meeting has been disabled. Any meeting attendee is prevented from forwarding this meeting."
End Sub

Sub ItemEnableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = True
  MsgBox "Forwarding current meeting has been enabled."
End Sub

3. Speichern Sie den VBA-Code und schließen Sie das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“.

4. Öffnen Sie einen Kalenderordner und erstellen Sie eine Besprechung, indem Sie auf „Start“ > „Besprechung“ klicken.

5. Klicken Sie auf „Datei“ > „Optionen“, um das Dialogfeld „Outlook-Optionen“ zu öffnen.

6. Klicken Sie im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ auf der linken Seite auf „Menüband anpassen“, wählen Sie rechts „Termin“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Gruppe“. Siehe Screenshot:

7. Nun wird eine neue Gruppe unter der Registerkarte „Termin“ hinzugefügt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbenennen“, geben Sie einen neuen Namen ein, und bestätigen Sie im Dialogfeld „Umbenennen“ mit „OK“. Siehe Screenshot:

8. Wählen Sie nun (1) „Makros“ aus der Dropdown-Liste „Befehle auswählen“, (2) markieren Sie links „Project1.ItemDisableForwarding“ und (3) klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

9. Der ausgewählte Befehl wird nun in das rechte Feld eingefügt. Lassen Sie ihn markiert und: (1) klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbenennen“, (2) legen Sie im Dialogfeld „Umbenennen“ ein Symbol für den Befehl fest, (3) vergeben Sie einen neuen Namen dafür und (4) bestätigen Sie abschließend mit „OK“. Siehe Screenshot:

10. Wiederholen Sie die Schritte 8–9, um auch „Project1.ItemEnableForwarding“ zum rechten Feld hinzuzufügen, und klicken Sie anschließend im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ auf „OK“.

Sie kehren nun zum Besprechungsfenster zurück und sehen, dass die beiden Befehle unter der Registerkarte „Besprechung“ hinzugefügt wurden – siehe Screenshot:

11. Klicken Sie auf „Besprechung“ > „Weiterleiten deaktivieren“ und anschließend im erscheinenden Dialogfeld auf „OK“. Siehe Screenshot:

12. Fügen Sie bei Bedarf Besprechungselemente hinzu und klicken Sie auf „Senden“, um die Einladung zu versenden.

Wenn Teilnehmer versuchen, diese Besprechung in Outlook über „Besprechung“ > „Weiterleiten“ weiterzuleiten, erscheint ein Dialogfeld, das die Weiterleitung blockiert.

Hinweise:
(1) Diese Methode verhindert nicht, dass Teilnehmer die Besprechung als iCalendar-Anhang weiterleiten.
(2) Diese Methode eignet sich hervorragend für Exchange-Konten.

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Verhindern Sie, dass Teilnehmer Besprechungen durch Formulargestaltung weiterleiten

Tatsächlich können Sie das Besprechungsformular anpassen und die Weiterleitungsfunktion darin deaktivieren – sämtliche darauf basierenden Besprechungen erlauben in Outlook dann keine Weiterleitung mehr.

1. Öffnen Sie einen Kalenderordner und erstellen Sie eine Besprechung, indem Sie auf „Start“ > „Besprechung“ klicken.

2. Klicken Sie im Besprechungsfenster auf „Datei“ > „Optionen“.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ auf der linken Seite auf „Menüband anpassen“, aktivieren Sie rechts die Option „Entwickler“ und bestätigen Sie mit „OK“. Siehe Screenshot:

4. Kehren Sie nun zum Besprechungsfenster zurück und klicken Sie auf „Entwickler“ > „Dieses Formular entwerfen“. Siehe Screenshot:

5. Aktivieren Sie die Registerkarte „(Aktionen)“ und doppelklicken Sie auf die Zeile „Weiterleiten“, um das Dialogfeld „Formularaktions-Eigenschaften“ zu öffnen.

6. Deaktivieren Sie im Dialogfeld „Formularaktions-Eigenschaften“ die Option „Aktivieren“, und klicken Sie auf „OK“. Siehe Screenshot:

7. Klicken Sie auf „Entwickler“ > „Dieses Formular ausführen“. Siehe Screenshot:

8. Es wird nun eine Besprechung auf Basis des angepassten Besprechungsformulars erstellt. Fügen Sie bei Bedarf weitere Besprechungselemente hinzu und klicken Sie auf „Senden“.

Hinweise:
(1) Wenn Sie dieses angepasste Besprechungsformular häufig verwenden möchten, empfiehlt es sich, es über „Entwickler“ > „Veröffentlichen“ > „Formular veröffentlichen“ zu speichern.
(2) Bei allen Besprechungen, die auf dem angepassten Besprechungsformular basieren, können Teilnehmer die Einladung nicht weiterleiten. Allerdings können sie die Besprechung weiterhin als iCalendar-Anhang weiterleiten.
(3) Diese Methode eignet sich besonders gut für Exchange-Konten.

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