Wie verhindert man, dass Teilnehmer eine Outlook-Besprechung weiterleiten?
In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise verhindern, dass Besprechungsteilnehmer Ihre Besprechung in Outlook weiterleiten, sei es aus Gründen der Privatsphäre, Vertraulichkeit oder aus anderen Zwecken. In diesem Artikel stelle ich Ihnen zwei Lösungen vor:
- Verhindern, dass Teilnehmer eine Outlook-Besprechung mit VBA weiterleiten
- Verhindern, dass Teilnehmer eine Besprechung durch Formulargestaltung weiterleiten
Verhindern, dass Teilnehmer eine Outlook-Besprechung mit VBA weiterleiten
Diese Methode führt Sie durch das Hinzufügen von „Weiterleitung deaktivieren“ und „Weiterleitung aktivieren“-Schaltflächen auf dem Menüband im Besprechungsfenster über VBA, damit Sie verhindern können, dass Teilnehmer Ihre Besprechung durch die Schaltfläche „Weiterleitung deaktivieren“ weiterleiten. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Drücken Sie die Tasten „Alt“ + „F11“, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen.
2. Klicken Sie auf „Einfügen“ > „Modul“ und fügen Sie den folgenden VBA-Code in das neue Modulfenster ein.
VBA: Verhindern, dass Teilnehmer eine Besprechung weiterleiten
Sub ItemDisableForwarding()
Dim xCurrentItem As Object
Set xCurrentItem = Outlook.ActiveInspector.CurrentItem
xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = False
MsgBox "Forwarding current meeting has been disabled. Any meeting attendee is prevented from forwarding this meeting."
End Sub
Sub ItemEnableForwarding()
Dim xCurrentItem As Object
Set xCurrentItem = ActiveInspector.CurrentItem
xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = True
MsgBox "Forwarding current meeting has been enabled."
End Sub
3. Speichern Sie den VBA-Code und schließen Sie das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster.
4. Öffnen Sie einen Kalenderordner und klicken Sie auf „Start“ > „Neue Besprechung“, um eine neue Besprechung zu erstellen.
5. Klicken Sie auf „Datei“ > „Optionen“, um das Outlook-Optionenfenster zu öffnen.
6. Klicken Sie im Outlook-Optionenfenster auf „Menüband anpassen“ in der linken Leiste, klicken Sie auf „Termin“ in der rechten Box, um es hervorzuheben, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Neue Gruppe“. Siehe Screenshot:
7. Nun wird eine neue Gruppe unter der Registerkarte „Termin“ hinzugefügt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbenennen“, geben Sie einen neuen Namen dafür ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ im Umbenennen-Fenster. Siehe Screenshot:
8. Gehen Sie weiterhin wie folgt vor: (1) Wählen Sie „Makros“ aus der Dropdown-Liste „Befehle auswählen aus“, (2) wählen Sie „Project1.ItemDisableForwarding“ im linken Feld aus, und (3) klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
9. Nun wurde der ausgewählte Befehl zum rechten Feld hinzugefügt. Behalten Sie ihn ausgewählt und: (1) klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbenennen“, (2) legen Sie im Umbenennen-Fenster ein Symbol für den Befehl fest, (3) geben Sie einen neuen Namen dafür ein, und (4) klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „OK“. Siehe Screenshot:
10. Wiederholen Sie die obigen Schritte 8-9, um den anderen Befehl „Project1.ItemEnableForwarding“ zum rechten Feld hinzuzufügen, und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ im Outlook-Optionenfenster.
Nun kehren Sie zum Besprechungsfenster zurück, und Sie werden sehen, dass die beiden Befehle unter der Registerkarte „Besprechung“ hinzugefügt wurden. Siehe Screenshot:
11. Klicken Sie auf „Besprechung“ > „Weiterleitung deaktivieren“ und dann auf die Schaltfläche „OK“ im erscheinenden Dialogfeld. Siehe Screenshot:
12. Fügen Sie Besprechungselemente nach Bedarf hinzu, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die Besprechung zu versenden.
Wenn Teilnehmer versuchen, diese Besprechung über „Besprechung“ > „Weiterleiten“ in ihrem Outlook weiterzuleiten, erscheint ein Dialogfeld, das die Weiterleitung verhindert.
Hinweise:
(1) Diese Methode verhindert nicht, dass Teilnehmer die Besprechung als iCalendar-Anhang weiterleiten.
(2) Diese Methode funktioniert gut für Exchange-Konten.
Verhindern, dass Teilnehmer eine Besprechung durch Formulargestaltung weiterleiten
Tatsächlich können Sie das Besprechungsformular ändern und die Weiterleitungsoption darin deaktivieren. Alle auf diesem Formular basierenden Besprechungen lassen sich in Outlook nicht weiterleiten.
1. Öffnen Sie einen Kalenderordner und klicken Sie auf „Start“ > „Neue Besprechung“, um eine neue Besprechung zu erstellen.
2. Klicken Sie im Besprechungsfenster auf „Datei“ > „Optionen“.
3. Klicken Sie im Outlook-Optionenfenster auf „Menüband anpassen“ in der linken Leiste, aktivieren Sie „Entwickler“ in der rechten Box, und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Siehe Screenshot:
4. Kehren Sie nun zum Besprechungsfenster zurück, und klicken Sie auf „Entwickler“ > „Dieses Formular gestalten“. Siehe Screenshot:
5. Aktivieren Sie die Registerkarte „(Aktionen)“ und doppelklicken Sie auf die Zeile „Weiterleiten“, um das Dialogfeld „Formularaktionseigenschaften“ zu öffnen.
6. Deaktivieren Sie im Dialogfeld „Formularaktionseigenschaften“ die Option „Aktivieren“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Siehe Screenshot:
7. Klicken Sie auf „Entwickler“ > „Dieses Formular ausführen“. Siehe Screenshot:
8. Nun wird eine neue Besprechung basierend auf dem geänderten Besprechungsformular erstellt. Fügen Sie nach Bedarf Besprechungselemente hinzu, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.
Hinweise:
(1) Wenn Sie dieses geänderte Besprechungsformular häufig verwenden müssen, wird empfohlen, es zu speichern, indem Sie auf „Entwickler“ > „Veröffentlichen“ > „Formular veröffentlichen“ klicken.
(2) Alle auf dem geänderten Besprechungsformular basierenden Besprechungen erlauben es den Teilnehmern nicht, sie weiterzuleiten. Teilnehmer können die Besprechung jedoch immer noch als iCalendar-Anhang weiterleiten.
(3) Diese Methode funktioniert gut für Exchange-Konten.
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