Wie erstellt man in Outlook eine Regel, wenn der Betreff bestimmte Wörter nicht enthält?

Das Erstellen von Regeln in Outlook basierend auf Stichwörtern im Betreff ist kinderleicht – doch was, wenn Sie eine Regel für E-Mails brauchen, deren Betreff bestimmte Schlüsselwörter gerade **nicht** enthält? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen zwei einfache Lösungen, um solche Szenarien effizient zu meistern. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie diese praktische Regel in Outlook ganz einfach einrichten!

Regel erstellen, wenn der Betreff bestimmte Wörter nicht enthält (Outlook)

Regel erstellen, wenn der Betreff bestimmte Wörter nicht enthält, mit Kutools für Outlook (Mehr Kriterien und Aktionen)

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Regel erstellen, wenn der Betreff bestimmte Wörter nicht enthält (Outlook)

Diese Methode führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung einer Outlook-Regel, um E-Mails automatisch zu verschieben, deren Betreff ein bestimmtes Schlüsselwort nicht enthält. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie den gewünschten E-Mail-Ordner aus, für den Sie eine Regel erstellen möchten, und klicken Sie auf Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Siehe Screenshot:

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche Neue Regel. Siehe Screenshot:

3. Wählen Sie im Assistenten „Regel-Assistent“ die Option Regel auf empfangene Nachrichten anwenden aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Siehe Screenshot:

4. Klicken Sie im Schritt Regel-Assistent („Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen?“) direkt auf die Schaltfläche Weiter, und bestätigen Sie anschließend im erscheinenden Microsoft-Outlook-Dialogfeld mit Ja. Siehe Screenshot:

5. Führen Sie im Schritt Regel-Assistent („Was möchten Sie mit der Nachricht tun?“) Folgendes aus:
(1) Aktivieren Sie die Option In den angegebenen Ordner verschieben;
(2) Klicken Sie auf den verknüpften Text „angegeben“ im Schritt 2-Abschnitt;
(3) Geben Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ einen E-Mail-Ordner an, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK;
(4) Klicken Sie im Assistenten auf die Schaltfläche Weiter. Siehe Screenshot:

6. Führen Sie nun im Schritt Regel-Assistent („Gibt es Ausnahmen?“) Folgendes aus:
(1) Aktivieren Sie die Option außer wenn der Betreff bestimmte Wörter enthält;
(2) Klicken Sie auf den verknüpften Text „bestimmte Wörter“ im Schritt 2-Abschnitt;
(3) Fügen Sie im Dialogfeld Suchtext die gewünschten Schlüsselwörter hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um es zu schließen.
(4) Klicken Sie im Assistenten auf die Schaltfläche Weiter.

7. Das letzte Fenster des Regel-Assistenten öffnet sich nun. Gehen Sie wie folgt vor:
(1) Geben Sie der Regel im Feld Schritt 1 einen Namen;
(2) Aktivieren Sie gegebenenfalls die gewünschten Optionen im Abschnitt Schritt 2;
(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

Nun werden alle E-Mails, deren Betreff nicht bestimmte Schlüsselwörter enthält, automatisch in den festgelegten E-Mail-Ordner verschoben.

8. Schließen Sie das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“.

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Regel erstellen, wenn der Betreff bestimmte Wörter nicht enthält, mit Kutools für Outlook (Mehr Kriterien und Aktionen)

Mit der Funktion Kutools für Outlook – Erweiterte Regeln – können Sie komplexe E-Mail-Regeln mühelos einrichten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Regel erstellen, die E-Mails filtert, deren Betreff bestimmte Wörter nicht enthält. Erleben Sie die Leistungsfähigkeit und Bequemlichkeit dieser Funktion und überzeugen Sie sich selbst, wie sie Ihr E-Mail-Management vereinfacht!

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kutools und wählen Sie Erweiterte Regeln.

   

2. Legen Sie im erscheinenden Dialogfeld zunächst den Regelbereich fest. Standardmäßig gilt die Regel für alle Konten, doch Sie können diese Einstellung jederzeit anpassen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Neu, um eine neue Regel zu erstellen.

   

   Sie beginnen jetzt mit der Erstellung Ihrer Regel.

3. Im Fenster Schritt 1 von 4:

   1. Klicken Sie zunächst auf den Unterstrich neben dem Betreff. Wählen Sie dann im erscheinenden Dialogfeld enthält nicht aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie auf OK.

      

   2. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen für Betreff, wodurch das Dialogfeld Text enthält erscheint.

      

   3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, geben Sie im erscheinenden Suchtext-Dialogfeld das gewünschte Wort zur E-Mail-Filterung im Abschnitt Neues Suchschlüsselwort ein, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen, um es zur Suchliste hinzuzufügen. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK.

      

      Das Wort wird nun im Abschnitt Text des Dialogfelds Text enthält aufgelistet. Wenn Sie weitere Wörter hinzufügen möchten, wiederholen Sie einfach den oben beschriebenen Schritt, um sie einzeln hinzuzufügen.

   4. Klicken Sie auf OK, um zum Fenster Schritt 1 von 4 zurückzukehren. Sie sehen, dass das Kriterium erstellt wurde.

      

   5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um die Aktion festzulegen.

4. Wählen Sie im Fenster Schritt 2 von 4 eine Aktion aus, die ausgeführt werden soll, nachdem E-Mails gefiltert wurden, deren Betreff bestimmte Wörter nicht enthält. In diesem Beispiel wähle ich Verschieben in einen bestimmten Ordner.

   

5. Klicken Sie auf Weiter, um zum Fenster Schritt 3 von 4 zu gelangen, in dem Sie Ausnahmen festlegen können. In diesem Fall überspringe ich diesen Schritt und klicke direkt auf Weiter, um zum letzten Schritt zu gelangen.

   

6. Geben Sie im letzten Schrittfenster den Namen und die Bemerkungen für die Regel an, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren, und klicken Sie auf OK.

   

7. Kehren Sie nun zum Fenster Erweiterte Regeln zurück. Klicken Sie auf OK oder auf Übernehmen, um die Regel-Einstellung abzuschließen.

   

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