Wie richtet man eine Regel ein, um E-Mails in Outlook automatisch in einen anderen Ordner zu verschieben?

Die effiziente Verwaltung von E-Mails in Microsoft Outlook kann besonders bei hohem Nachrichtenaufkommen eine Herausforderung darstellen. Statt E-Mails manuell zu sortieren, können Sie diesen Prozess automatisieren – indem Sie eine Regel erstellen, die eingehende Nachrichten basierend auf selbst definierten Kriterien automatisch in einen bestimmten Ordner kopiert. Diese Anleitung zeigt Ihnen zwei Methoden, um E-Mails automatisch in einen anderen Ordner zu kopieren.

Methode 1: Outlook-Regel zum automatischen Kopieren von E-Mails in einen anderen Ordner einrichten(Manuelle Einrichtung & mehr Schritte)

Methode 2: Automatisches Kopieren von E-Mails in einen anderen Ordner mit Kutools für Outlook 👍(Schneller & effizienter)

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Methode 1: Outlook-Regel zum automatischen Kopieren von E-Mails in einen anderen Ordner einrichten

Mit dem Regel-Assistenten von Outlook können Benutzer benutzerdefinierte Regeln erstellen, um E-Mails, die bestimmte Bedingungen erfüllen – beispielsweise solche mit bestimmten Stichwörtern im Betreff – automatisch in einen festgelegten Ordner zu kopieren. Folgen Sie diesen Schritten, um die Regel zu konfigurieren.

1. Wählen Sie den E-Mail-Ordner aus, in dem Sie die Regel erstellen möchten, und klicken Sie auf „Start“ > „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“.

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Regel-Assistent“ die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ aus, und klicken Sie auf „Weiter“.

4. Legen Sie im Abschnitt „Regel-Assistent (Welche Bedingung(en) möchten Sie prüfen?)“ die Filterbedingungen gemäß Ihren Anforderungen fest. Möchten Sie beispielsweise E-Mails mit einem bestimmten Stichwort im Betreff (z. B. „comment“) kopieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. 1). Aktivieren Sie die Option „Mit bestimmten Wörtern im Betreff“.
2. 2). Klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2“ auf den verknüpften Text „bestimmte Wörter“.
3. 3). Geben Sie im Dialogfeld „Suchtext“ Ihr Stichwort (z. B. „comment“) ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“ > „OK“.
4. 4). Klicken Sie auf „Weiter“.
   

5. Legen Sie im Abschnitt Regel-Assistent (Was möchten Sie mit der Nachricht tun?) die gewünschte Aktion fest:

1. 1). Aktivieren Sie die Option „Eine Kopie in den angegebenen Ordner verschieben“.
2. 2). Klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2“ auf den verknüpften Text „angegebenen“.
3. 3). Wählen Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ den Ordner aus, in den E-Mails kopiert werden sollen, und klicken Sie auf „OK“.
4. 4). Klicken Sie auf „Weiter“.
   

6. Klicken Sie im Abschnitt „Regel-Assistent (Gibt es Ausnahmen?)“ auf „Weiter“, falls keine Ausnahmen erforderlich sind.

7. Konfigurieren Sie im letzten Schritt des Regel-Assistenten die gewünschten Regel-Einstellungen:

1. 1). Geben Sie im Feld „Schritt 1“ einen Namen für Ihre Regel ein.
2. 2). Wählen Sie im Abschnitt „Schritt 2“ bei Bedarf weitere Optionen aus.
3. 3). Klicken Sie auf „Fertig stellen“.
   

8. Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zu schließen.

📌 Ergebnis: Jede E-Mail, die die definierten Bedingungen erfüllt – beispielsweise das Stichwort „comment“ im Betreff enthält –, wird automatisch in den angegebenen Ordner kopiert.

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Methode 2: Automatisches Kopieren von E-Mails in einen anderen Ordner mit Kutools für Outlook 👍

Für Anwender, die regelmäßig E-Mails anhand bestimmter Kriterien kopieren müssen, bietet die erweiterte Regel-Funktion von Kutools für Outlook eine schnellere und benutzerfreundlichere Lösung. Sie vereinfacht die Erstellung von Regeln und spart unnötige Schritte – für eine effiziente Automatisierung.

Schritt 1: Aktivieren Sie die Erweiterte Regeln-Funktion

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Kutools“ und klicken Sie auf „Erweiterte Regeln“.
   
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Erweiterte Regeln“ auf die Schaltfläche „Neu“, um eine neue Regel zu erstellen.
   

Schritt 2: Legen Sie die Bedingung fest

1. Aktivieren Sie im ersten Schritt des Dialogfelds 4 die Option „Betreff enthält bestimmte Wörter“.
2. Klicken Sie auf die -Schaltfläche „Neu“, um das Dialogfeld „Text enthält“ zu öffnen.
   
3. Geben Sie im Dialogfeld „Suchtext“ Ihr Stichwort (z. B. „comment“) ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“ > „OK“.
   
4. Klicken Sie auf „OK“ und dann auf „Weiter“, um fortzufahren.

Schritt 3: Geben Sie den Zielordner an

1. Aktivieren Sie im Schritt 2 von 4 die Option „Kopie in einen bestimmten Ordner verschieben“.
2. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Ordner auswählen“ den Zielordner aus, in den die E-Mails kopiert werden sollen.
3. Klicken Sie auf „OK“ > „Weiter“ > „Weiter“.
   

Schritt 4: Schließen Sie die Regel ab

1. Geben Sie im vierten von vier Schritten im Feld „Regelname“ einen Namen für die Regel ein.
2. (Fakultativ) Fügen Sie Bemerkungen hinzu, um die Regel zu erläutern.
3. Klicken Sie auf OK > OK, um die Regel zu speichern und zu aktivieren.
   

📌 Ergebnis: Die Regel wurde erfolgreich erstellt. Sobald eine eingehende E-Mail das Stichwort „comment“ im Betreff enthält, wird sie automatisch in den festgelegten Ordner kopiert.

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Welche Methode sollten Sie verwenden?

Im Folgenden finden Sie einen Vergleich der beiden Methoden, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche am besten zu Ihren Anforderungen passt:

Methode	Am besten geeignet für	Benutzerfreundlichkeit	Flexibilität
Outlook-Regel	Benutzer, die integrierte Outlook-Funktionen bevorzugen	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools Erweiterte Regeln	Benutzer, die eine schnelle, automatisierte Lösung wünschen	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

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