Wie kann man eine Regel einrichten, um E-Mails automatisch in einen anderen Ordner in Outlook zu kopieren?
Die effiziente Verwaltung von E-Mails in Microsoft Outlook kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie eine große Anzahl von Nachrichten erhalten. Anstatt E-Mails manuell zu sortieren, können Sie den Prozess automatisieren, indem Sie eine Regel einrichten, die E-Mails basierend auf definierten Kriterien automatisch in einen bestimmten Ordner kopiert. Dieser Leitfaden führt Sie durch zwei Methoden, um E-Mails automatisch in einen anderen Ordner zu kopieren.
Methode 1: Eine Outlook-Regel einrichten, um E-Mails automatisch in einen anderen Ordner zu kopieren (Manuelle Einrichtung & Mehr Schritte)
Methode 2: E-Mails automatisch mit Kutools für Outlook 👍 in einen anderen Ordner kopieren (Schneller & Effizientester)
Methode 1: Eine Outlook-Regel einrichten, um E-Mails automatisch in einen anderen Ordner zu kopieren
Der Regel-Assistent in Outlook ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Regeln zu erstellen, um E-Mails, die bestimmte Bedingungen erfüllen (z. B. E-Mails mit bestimmten Stichwörtern im Betreff), automatisch in einen festgelegten Ordner zu kopieren. Folgen Sie diesen Schritten, um die Regel zu konfigurieren.
1. Wählen Sie den Mail-Ordner aus, in dem Sie die Regel erstellen möchten, und klicken Sie auf Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche Neue Regel.
3. Wählen Sie im Regel-Assistenten die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“, und klicken Sie auf Weiter.
4. Im Regel-Assistenten (Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen?), legen Sie die Filterkriterien gemäß Ihren Anforderungen fest. Wenn Sie beispielsweise E-Mails mit einem bestimmten Schlüsselwort im Betreff (z. B. „Kommentar“) kopieren möchten, folgen Sie diesen Schritten:
- 1). Aktivieren Sie die Option „mit bestimmten Wörtern im Betreff“.
- 2). Klicken Sie auf den verlinkten Text „bestimmte Wörter“ im Abschnitt Schritt 2.
- 3). Geben Sie im Dialogfeld „Text suchen“ das Schlüsselwort (z. B. „Kommentar“) ein, klicken Sie auf Hinzufügen > OK.
- 4). Klicken Sie auf Weiter.
5. Im Regel-Assistenten (Was möchten Sie mit der Nachricht tun?) legen Sie die Aktion fest:
- 1). Aktivieren Sie die Option „eine Kopie in den angegebenen Ordner verschieben“.
- 2). Klicken Sie auf den verlinkten Text „angegeben“ im Abschnitt Schritt 2.
- 3). Wählen Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ den Ordner aus, in den Sie die E-Mails kopieren möchten, und klicken Sie auf OK.
- 4). Klicken Sie auf Weiter.
6. Im Regel-Assistenten (Gibt es Ausnahmen?) klicken Sie auf Weiter, falls keine Ausnahmen benötigt werden.
7. Im letzten Fenster des Regel-Assistenten konfigurieren Sie die Regel-Einstellungen:
- 1). Geben Sie im Feld Schritt 1 einen Namen für die Regel ein.
- 2). Wählen Sie im Abschnitt Schritt 2 bei Bedarf zusätzliche Optionen aus.
- 3). Klicken Sie auf Beenden.
8. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zu schließen.
📌 Ergebnis: Jede E-Mail, die die definierten Bedingungen erfüllt (z. B. das Schlüsselwort „Kommentar“ im Betreff enthält), wird automatisch in den angegebenen Ordner kopiert.
Vor- und Nachteile der integrierten Regeln-Methode:
- ✅ Integrierte Outlook-Funktion: Keine zusätzliche Software erforderlich.
- ❌ Begrenzte Flexibilität: Das Bearbeiten von Regeln erfordert das Navigieren durch den Regel-Assistenten.
- ❌ Mehr manueller Aufwand: Umfasst mehr Schritte im Vergleich zu Kutools für Outlook.
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Methode 2: E-Mails automatisch mit Kutools für Outlook 👍 in einen anderen Ordner kopieren
Für Benutzer, die häufig E-Mails basierend auf bestimmten Kriterien kopieren müssen, bietet die Funktion Erweiterte Regeln von Kutools für Outlook eine schnellere und benutzerfreundlichere Alternative. Sie vereinfacht die Regel-Erstellung und entfernt unnötige Schritte, was eine effiziente Automatisierung ermöglicht.
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Schritt 1: Aktivieren Sie die Funktion Erweiterte Regeln
- Gehen Sie zur Registerkarte Kutools und klicken Sie auf Erweiterte Regeln.
- Klicken Sie im Dialogfeld Erweiterte Regeln auf
Neu, um eine neue Regel zu erstellen. 
Neu, um eine neue Regel zu erstellen. 
Schritt 2: Legen Sie die Bedingung fest
- Aktivieren Sie im Dialogfeld Schritt 1 von 4 die Option „Betreff enthält bestimmte Wörter“.
- Klicken Sie auf Neu, um das Dialogfeld „Text enthält“ zu öffnen.
- Geben Sie im Dialogfeld „Text suchen“ das Schlüsselwort (z. B. „Kommentar“) ein, und klicken Sie auf Hinzufügen > OK.
- Klicken Sie auf OK > Weiter, um fortzufahren.
Schritt 3: Zielordner festlegen
- Aktivieren Sie im Schritt 2 von 4 die Option „Eine Kopie in den angegebenen Ordner verschieben“.
- Wählen Sie im Popup-Dialogfeld „Ordner auswählen“ den Zielordner aus, in den die E-Mails kopiert werden sollen.
- Klicken Sie auf OK > Weiter > Weiter.
Schritt 4: Regel abschließen
- Geben Sie im Schritt 4 von 4 einen Namen für die Regel im Feld Regelname ein.
- (Optional) Fügen Sie Hinweise hinzu, um die Regel zu beschreiben.
- Klicken Sie auf OK > OK, um die Regel zu speichern und zu aktivieren.
📌 Ergebnis: Die Regel wurde erfolgreich erstellt. Wenn eine eingehende E-Mail das Schlüsselwort „Kommentar“ im Betreff enthält, wird sie automatisch in den festgelegten Ordner kopiert.
Vorteile der Kutools für Outlook-Methode:
- ✅ Schnelle Einrichtung: Erfordert weniger Schritte als die integrierten Regeln von Outlook.
- ✅ Benutzerfreundliche Oberfläche: Intuitiv und effizient.
- ✅ Sehr flexibel: Unterstützt die Erstellung erweiterter Regeln.
Welche Methode sollten Sie verwenden?
Hier ist ein Vergleich der beiden Methoden, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche am besten zu Ihren Bedürfnissen passt:
| Methode | Am besten geeignet für | Einfachheit der Nutzung | Flexibilität |
|---|---|---|---|
| Outlook-Regel | Benutzer, die integrierte Outlook-Funktionen bevorzugen | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools Erweiterte Regeln | Benutzer, die eine schnelle, automatisierte Lösung wünschen | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
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