Wie kann man eine Regel einrichten, um E-Mails automatisch in einen anderen Ordner in Outlook zu kopieren?
E-Mails effizient in Microsoft Outlook zu verwalten kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie eine große Menge an Nachrichten erhalten. Anstatt E-Mails manuell zu sortieren, können Sie den Prozess automatisieren, indem Sie eine Regel einrichten, die E-Mails basierend auf definierten Kriterien automatisch in einen bestimmten Ordner kopiert. Dieser Leitfaden führt Sie durch zwei Methoden, um E-Mails automatisch in einen anderen Ordner zu kopieren.
Methode 1: Eine Outlook-Regel einrichten, um E-Mails automatisch in einen anderen Ordner zu kopieren (Manuelle Einrichtung & Mehr Schritte)
Methode 2: E-Mails automatisch mit Kutools für Outlook 👍 in einen anderen Ordner kopieren (Schneller & Effizienteste)
Methode 1: Eine Outlook-Regel einrichten, um E-Mails automatisch in einen anderen Ordner zu kopieren
Der Regel-Assistent von Outlook ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Regeln zu erstellen, um E-Mails, die bestimmte Bedingungen erfüllen (z. B. E-Mails mit bestimmten Stichwörtern im Betreff), automatisch in einen bestimmten Ordner zu kopieren. Folgen Sie diesen Schritten, um die Regel zu konfigurieren.
1. Wählen Sie den Posteingang aus, in dem Sie die Regel erstellen möchten, und klicken Sie auf Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
2. Klicken Sie im Dialogfeld "Regeln und Benachrichtigungen" auf die Schaltfläche Neue Regel.
3. Wählen Sie im "Regel-Assistenten" die Option "Regel auf empfangene Nachrichten anwenden", und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Im "Regel-Assistenten (Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen?)" legen Sie die Filterkriterien entsprechend Ihren Anforderungen fest. Wenn Sie beispielsweise E-Mails mit einem bestimmten Schlüsselwort im Betreff (z. B. "Kommentar") kopieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- 1). Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "mit bestimmten Wörtern im Betreff".
- 2). Klicken Sie auf den verlinkten Text "bestimmte Wörter" im Abschnitt Schritt 2.
- 3). Geben Sie im Dialogfeld "Text suchen" das Schlüsselwort (z. B. "Kommentar") ein, klicken Sie auf Hinzufügen > OK.
- 4). Klicken Sie auf Weiter.
5. Im Regel-Assistenten (Was möchten Sie mit der Nachricht tun?) legen Sie die Aktion fest:
- 1). Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "eine Kopie in den angegebenen Ordner verschieben".
- 2). Klicken Sie auf den verlinkten Text "angegeben" im Abschnitt Schritt 2.
- 3). Wählen Sie im Dialogfeld "Regeln und Benachrichtigungen" den Ordner aus, in den Sie die E-Mails kopieren möchten, und klicken Sie auf OK.
- 4). Klicken Sie auf Weiter.
6. Im Regel-Assistenten (Gibt es Ausnahmen?) klicken Sie auf Weiter, falls keine Ausnahmen benötigt werden.
7. Konfigurieren Sie im letzten Fenster des Regel-Assistenten die Regel-Einstellungen:
- 1). Geben Sie im Feld Schritt 1 einen Namen für die Regel ein.
- 2). Wählen Sie bei Bedarf im Abschnitt Schritt 2 zusätzliche Optionen aus.
- 3). Klicken Sie auf Beenden.
8. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld "Regeln und Benachrichtigungen" zu schließen.
📌 Ergebnis: Jede E-Mail, die die definierten Bedingungen erfüllt (z. B. das Schlüsselwort "Kommentar" im Betreff enthält), wird automatisch in den angegebenen Ordner kopiert.
Vor- und Nachteile der integrierten Regeln-Methode:
- ✅ Integrierte Outlook-Funktion: Keine zusätzliche Software erforderlich.
- ❌ Begrenzte Flexibilität: Das Bearbeiten von Regeln erfordert das Navigieren durch den Regel-Assistenten.
- ❌ Mehr manueller Aufwand: Umfasst mehr Schritte im Vergleich zu Kutools für Outlook.
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Methode 2: E-Mails automatisch mit Kutools für Outlook 👍 in einen anderen Ordner kopieren
Für Benutzer, die häufig E-Mails basierend auf bestimmten Kriterien kopieren müssen, bietet die Funktion Erweiterte Regeln von Kutools für Outlook eine schnellere und benutzerfreundlichere Alternative. Sie vereinfacht die Regel-Erstellung und entfernt unnötige Schritte, was eine effiziente Automatisierung ermöglicht.
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Schritt 1: Aktivieren Sie die Funktion Erweiterte Regeln
- Gehen Sie zur Registerkarte Kutools und klicken Sie auf Erweiterte Regeln.
- Klicken Sie im Dialogfeld Erweiterte Regeln auf die
Neu-Schaltfläche, um eine neue Regel zu erstellen. 
Neu-Schaltfläche, um eine neue Regel zu erstellen. 
Schritt 2: Legen Sie die Bedingung fest
- Aktivieren Sie im Dialogfeld Schritt 1 von 4 das Kontrollkästchen "Betreff enthält bestimmte Wörter".
- Klicken Sie auf die Neu-Schaltfläche, um das Dialogfeld Text enthält zu öffnen.
- Geben Sie im Dialogfeld Text suchen das Schlüsselwort (z. B. "Kommentar") ein, und klicken Sie auf Hinzufügen > OK.
- Klicken Sie auf OK > Weiter, um fortzufahren.
Schritt 3: Zielordner festlegen
- Aktivieren Sie im Schritt 2 von 4 das Kontrollkästchen "Eine Kopie in den angegebenen Ordner verschieben".
- Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld Ordner auswählen den Zielordner aus, in den die E-Mails kopiert werden sollen.
- Klicken Sie auf OK > Weiter > Weiter.
Schritt 4: Regel abschließen
- Geben Sie im Schritt 4 von 4 im Feld Regelname einen Namen für die Regel ein.
- (Optional) Fügen Sie Hinweise hinzu, um die Regel zu beschreiben.
- Klicken Sie auf OK > OK, um die Regel zu speichern und zu aktivieren.
📌 Ergebnis: Die Regel wurde erfolgreich erstellt. Wenn eine eingehende E-Mail das Schlüsselwort "Kommentar" im Betreff enthält, wird sie automatisch in den vorgesehenen Ordner kopiert.
Vorteile der Kutools für Outlook-Methode:
- ✅ Schnelle Einrichtung: Erfordert weniger Schritte als die integrierten Outlook-Regeln.
- ✅ Benutzerfreundliche Oberfläche: Intuitiv und effizient.
- ✅ Sehr flexibel: Unterstützt die Anpassung erweiterter Regeln.
Welche Methode sollten Sie verwenden?
Hier ist ein Vergleich der beiden Methoden, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche am besten zu Ihren Bedürfnissen passt:
| Methode | Am besten geeignet für | Benutzerfreundlichkeit | Flexibilität |
|---|---|---|---|
| Outlook-Regel | Benutzer, die integrierte Outlook-Funktionen bevorzugen | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools Erweiterte Regeln | Benutzer, die eine schnelle, automatisierte Lösung wünschen | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
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