Wie richtet man eine automatische Abwesenheitsnachricht in Outlook ein?

Manchmal sind Sie abwesend und können eingehende E-Mails nicht sofort bearbeiten. In solchen Fällen möchten Sie Empfängern erklären, warum Sie trotz Empfang ihrer Nachrichten vorübergehend nicht antworten können. In Outlook richten Sie eine Abwesenheitsnotiz (Automatische Antwort-Regel) ganz einfach mit einer der folgenden Methoden ein:

• Richten Sie Abwesend (automatische Antwort) mit dem Abwesend Assistant bei einem Exchange-Konto ein(4 Schritte)
• Richten Sie Abwesend (automatische Antwort) mit Kutools für Outlook ein(3 Schritte)
• Richten Sie Abwesend (automatische Antwort) mithilfe der Funktion „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ ein(11 Schritte)

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Richten Sie Abwesend (automatische Antwort) mit dem Abwesend Assistant bei einem Exchange-Konto ein

Wenn Sie ein Exchange-Konto nutzen, können Sie beim Verlassen Ihres Arbeitsplatzes automatisch eine vordefinierte Abwesenheitsnachricht für eingehende E-Mails versenden – und zwar mithilfe des Abwesenheitsassistenten. So geht’s:

1. Wählen Sie in der E-Mail-Ansicht das Exchange-Konto im Navigationsbereich aus und klicken Sie auf „Datei“ > „Info“ > „Automatische Antworten“.
Hinweis: Wenn Outlook nicht mit einem Exchange-Server verbunden ist, wird die Option „Automatische Antworten“ nicht angezeigt.

2. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Automatische Antworten“ (1) die Option „Automatische Antworten senden“; (2) aktivieren Sie die „Nur während dieses Zeitraums senden“-Option und legen Sie „Startzeit“ und „Endzeit“ entsprechend fest; (3) geben Sie die „Antwortnachricht“ in das unten stehende Feld ein. Siehe Screenshot:

3. Falls Sie die automatische Antwort auch für externe Absender aktivieren möchten, (1) klicken Sie auf die Registerkarte „Außerhalb meiner Organisation (Ein)“, (2) aktivieren Sie die Option „Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden“ und (3) geben Sie Ihre individuelle Nachricht in das unten stehende Feld ein. Siehe Screenshot:

4. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Abwesenheitsnachricht zu aktivieren.

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Richten Sie Abwesend (automatische Antwort) mit Kutools für Outlook ein

Die integrierte Regel von Outlook unterstützt keine erweiterten Anpassungen – etwa unterschiedliche Antworten je nach Absender oder Betreffzeile oder das Einfügen von Bildern in die Antwort. Im Gegensatz dazu bietet die „Automatische Antwort“-Funktion von Kutools für Outlook eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Sie professionelle, personalisierte automatische Antworten erstellen können: inklusive Bildern und der Möglichkeit, mehrere Vorlagen zu speichern. Für eine flexiblere und umfassendere Lösung zur automatischen Beantwortung ist Kutools die bessere Wahl.

Schritt 1. Laden Sie Kutools für Outlook herunter und installieren Sie es. Starten Sie anschließend Outlook und klicken Sie auf „KUTOOLS PLUS“ > „Antworten“.

Schritt 2. Richten Sie die automatische Antwort für die verschiedenen Konten ein und klicken Sie anschließend auf „OK“.

1. Aktivieren Sie im linken Bereich das Kontrollkästchen des gewünschten Kontos.

2. Bearbeiten Sie zunächst im rechten Bereich den Betreffpräfix und anschließend den Inhalt der automatischen Antwort.

   

Schritt 3. Klicken Sie auf „Ja“, um die automatische Antwort zu aktivieren.

Jede eingehende Nachricht erhält automatisch eine Antwort basierend auf Ihrer konfigurierten Auto-Antwortvorlage.

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Richten Sie Abwesend (automatische Antwort) mithilfe der Funktion „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ ein

Wenn Outlook nicht mit einem Exchange-Server verbunden ist, funktioniert die oben beschriebene Methode nicht. In diesem Fall richten Sie Ihre automatische Abwesenheitsantwort mithilfe der Funktion „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ in Outlook wie folgt ein:

1. Klicken Sie auf „Start“ > „E-Mail“, um eine neue Nachricht zu erstellen, und fügen Sie bei Bedarf Betreff und Inhalt ein. Siehe Screenshot:

2. Klicken Sie anschließend im neuen Nachrichtenfenster auf „Datei“ > „Speichern unter“.

3. Wählen Sie nun im Dialogfeld „Speichern unter“ unter „Speichern im Format“ die Option „Outlook-Vorlage (*.oft)“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.Siehe Screenshot:

Hinweis: Sobald Sie „Speichern im Format“ auf „Outlook-Vorlage (*.oft)“ stellen, wird die E-Mail automatisch im standardmäßigen Vorlagenordner gespeichert – eine manuelle Auswahl des Speicherorts ist dann nicht mehr nötig.

4. Klicken Sie nun auf „Start“ > „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Siehe Screenshot:

5. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ (1) die Registerkarte „E-Mail-Regeln“, (2) wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Änderungen auf diesen Ordner anwenden“ das E-Mail-Konto aus, für das Sie die Abwesenheitseinstellung aktivieren möchten, und (3) klicken Sie anschließend auf „Neue Regel“. Siehe Screenshot:

6. Klicken Sie im Fenster „Regel-Assistent“ im Abschnitt „Leere Regel erstellen“ auf „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ und dann auf „Weiter“.

7. Aktivieren Sie im Bereich „Regel-Assistent (Welche Bedingung(en) möchten Sie prüfen?)“ die Option „Nur an mich gesendet“ und klicken Sie auf „Weiter“. Siehe Screenshot:

8. Wählen Sie nun im Bereich „Regel-Assistent“ („Was möchten Sie mit der Nachricht tun?“) – wie im folgenden Screenshot gezeigt – die folgenden Optionen aus: (1) Aktivieren Sie die Option „Mit einer bestimmten Vorlage antworten“. (2) Klicken Sie auf den verknüpften Text „eine bestimmte Vorlage“. (3) Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Antwortvorlage auswählen“ in der Dropdown-Liste „Suchen in“ die Option „Benutzervorlagen im Dateisystem“, markieren Sie die soeben erstellte „Nachrichtenvorlage“ und klicken Sie auf „Öffnen“. (4) Kehren Sie anschließend zum Regel-Assistenten zurück und klicken Sie auf „Weiter“.

9. Klicken Sie zweimal auf „Weiter“, um zum Regel-Assistenten (Regelkonfiguration abschließen) zu gelangen. Geben Sie (1) im Feld „Schritt 1“ einen Namen für die neue Regel ein, (2) aktivieren Sie im Abschnitt „Schritt 2“ die gewünschten Optionen und (3) klicken Sie abschließend auf „Fertig stellen“.

10. Schließen Sie das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“.

Künftig werden eingehende neue E-Mails in Ihrem Outlook sofort automatisch mit der festgelegten Nachrichtenvorlage beantwortet.