Umfassende Anleitung zum Einrichten automatischer Antworten in Outlook
Die E-Mail-Verwaltung kann schnell überwältigend werden – besonders, wenn Sie außer Haus oder im Urlaub sind. Mit automatischen Antworten in Outlook informieren Sie Ihre Kontakte zuverlässig über Ihre Abwesenheit und stellen gleichzeitig alternative Kontaktmöglichkeiten bereit. Diese Anleitung zeigt Ihnen verschiedene Methoden, um automatische Antworten in Outlook einzurichten, und sorgt dafür, dass Ihre E-Mails auch abseits Ihres Posteingangs effizient verwaltet werden.
Richten Sie Automatische Antwort im neuen Outlook ein
Richten Sie Automatische Antwort in Outlook 2007 mithilfe einer Regel ein
Richten Sie mühelos unterschiedliche automatische Antworten für verschiedene Konten mit Kutools für Outlook ein
Richten Sie Automatische Antwort im neuen Outlook ein
Das neue Outlook ermöglicht es, automatische Antworten für Zeiten einzurichten, in denen Sie abwesend sind oder nicht auf E-Mails reagieren können.
Automatische Antwort einrichten und aktivieren
Starten Sie Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.
Vergewissern Sie sich, dass Sie sich auf der Registerkarte „Info“ befinden, und klicken Sie auf „Automatische Antworten (Abwesend)“.
Legen Sie im erscheinenden Fenster Folgendes fest:
- Wählen Sie „Automatische Antworten senden“ aus.
- Wählen Sie zwischen der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation oder der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation, um festzulegen, wer Ihre automatische Antwort erhalten soll.
- Geben Sie Ihre automatische Antwortnachricht ein.
- Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Einstellungen zu speichern.
Tipp: Legen Sie den Zeitbereich fest: Optional können Sie einen Zeitbereich für Ihre automatischen Antworten festlegen, indem Sie „Nur während dieses Zeitbereich senden“ aktivieren und Start- sowie Endzeitpunkt angeben.
Ab sofort erhalten alle Absender sofort eine automatische Antwort, sobald sie Ihnen eine E-Mail senden.
Automatische Antwort deaktivieren
Wenn Sie die automatische Antwort beenden möchten, wechseln Sie zur Registerkarte Datei und klicken Sie im Abschnitt Automatische Antworten auf die Schaltfläche Automatische Antworten deaktivieren.
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Richten Sie Automatische Antwort in Outlook 2007 mithilfe einer Regel ein
So erstellen Sie eine Regel zum Einrichten einer automatischen Antwort in Outlook:
1. Erstellen Sie eine neue Nachricht mit dem Betreff und dem Text, den Sie als automatische Antwort versenden möchten.
2. Klicken Sie auf Datei(in Outlook 2007 klicken Sie auf die Schaltfläche)Office) > Speichern unter.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter unter Dateityp in der Dropdown-Liste Outlook-Vorlage aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Speichern.
4. Schließen Sie die Nachricht direkt. Wenn Sie Outlook 2010, 2013 oder 2016 verwenden, klicken Sie auf Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Klicken Sie in Outlook 2007 im Menü des Outlook-Fensters auf Extras > Regeln und Benachrichtigungen.... Siehe Screenshot:
5. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel …
6. Wählen Sie im Dialogfeld Regel-Assistent die Option Regel auf empfangene Nachrichten anwenden in Outlook 2010 und 2013 aus. In Outlook 2007 wählen Sie die Option Leere Regel erstellen und die Option Nachrichten beim Eintreffen prüfen aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
7. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld Regel-Assistent in Outlook 2010 und 2013 die Option nur an mich gesendet aus, oder wählen Sie in Outlook 2007 die Option mein Name steht im Feld „An“ aus, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter.
8. Aktivieren Sie unter Aktion(en) auswählen die Option Antwort mithilfe einer bestimmten Vorlage und klicken Sie im Feld Bearbeiten der Regelinhalt auf eine bestimmte Vorlage. Siehe Screenshot:
9. Wählen Sie im Dialogfeld Wählen Sie eine Antwortvorlage unter Benutzervorlagen im Dateisystem im Dropdown-Menü Suchen in die zuvor erstellte Vorlage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Sobald Sie zum vorherigen Dialogfeld Regel-Assistent zurückkehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
10. Klicken Sie im nächsten Dialogfeld Assistent für Regeln ohne Ausnahmen festzulegen auf die Schaltfläche Weiter.
11. Geben Sie im Feld Geben Sie einen Namen für diese Regel an einen Namen für Ihre Automatische Antwort-Regel ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.
Wenn Sie diese Regel für alle Konten verwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.
12. Kehren Sie nun zum Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungenzurück, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Automatische Antwort-Regel wurde erfolgreich erstellt.
Das Erstellen von Regeln für automatische Antworten in Outlook ist zu kompliziert – doch mit der Kutools für Outlook-Funktion Automatische Antwort im nächsten Abschnitt erledigen Sie das ganz einfach.
Richten Sie Automatische Antwort in Outlook mühelos mit Kutools für Outlook ein
Hier wird dringend das Hilfsprogramm „Automatische Antwort verwalten“ von Kutools für Outlook empfohlen, damit Sie die automatische Antwort in Outlook ganz einfach einrichten können.
1. Öffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf Kutools > Antworten > Automatische Antwort verwalten.
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Automatische Antwort verwalten das gewünschte E-Mail-Konto, für das bei eingehenden E-Mails eine automatische Antwort gesendet werden soll. Passen Sie den Betreffpräfix und den Inhalt der automatischen Antwort nach Bedarf an, und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:
3. Aktivieren Sie anschließend dieses automatische Antworten-Hilfsprogramm, indem Sie auf Kutools > Antworten > Automatische Antwort aktivieren klicken.
Ab sofort wird beim Eingang einer E-Mail in dem festgelegten E-Mail-Konto automatisch eine automatische Antwort an den Absender gesendet.
Wenn Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion dieses Dienstprogramms nutzen möchten, klicken Sie bitte hier, um sie herunterzuladen, und führen Sie die Aktion anschließend gemäß den oben genannten Schritten aus.
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