Wie lassen sich mehrere E-Mails in Outlook gleichzeitig im Batch-Verfahren in PDF-Dateien konvertieren?

In Outlook können Sie E-Mails über die Funktion „Speichern unter“ lediglich im HTML-, TXT-, MHT-, MSG- oder Vorlagenformat speichern. Möchten Sie Ihre E-Mail(s) stattdessen in PDF-Datei(en) konvertieren, erfahren Sie in diesem Artikel, wie’s geht – mit praktischen Tricks zur schnellen Lösung dieses Problems.

Eine E-Mail mit der Drucken-Funktion in PDF-Dateien konvertieren

Mehrere E-Mails mithilfe des Dienstprogramms „Als Datei speichern“ in separate PDF-Dateien konvertieren

Eine E-Mail mithilfe von VBA in PDF-Dateien konvertieren

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Eine E-Mail mit der Drucken-Funktion in PDF-Dateien konvertieren

In Outlook können Sie die Drucken-Funktion nutzen, um eine E-Mail als PDF-Datei zu speichern.

1. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie in PDF konvertieren möchten, klicken Sie auf File > Drucken, wählen Sie Microsoft Print to PDF aus der Printer-Dropdown-Liste und klicken Sie auf Print.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Save Print Output As einen Pfad zum Speichern der Datei aus und vergeben Sie einen Namen.

3. Klicken Sie auf Save und anschließend auf Cancel, um den Druckvorgang zu beenden.

Die ausgewählte Nachricht wurde nun in eine PDF-Datei konvertiert.

Hinweis: Diese Methode funktioniert ausschließlich in Outlook 2016.

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Mehrere E-Mails mithilfe des Dienstprogramms „Als Datei speichern“ in separate PDF-Dateien konvertieren

Mit den oben genannten Methoden können Sie jeweils nur eine Nachricht als PDF-Datei speichern. Möchten Sie mehrere E-Mails gleichzeitig im Batch-Verfahren in separate PDF-Dateien konvertieren, nutzen Sie einfach die Funktion „Ausgewählte Objekte als Dateien in verschiedenen Formaten wie PDF speichern“ des praktischen Tools Kutools für Outlook.

Installieren Sie kostenlosKutools für Outlook, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie konvertieren möchten, und klicken Sie dann auf Kutools > Bulk Processing >ave Selected Messages as Files in Various Formats like PDF ave Selected Messages as Files in Vavrious Formats like PDF.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Save message as other files einen Pfad zum Speichern der Datei aus und aktivieren Sie die Option für das PDF-Format. Im rechten Bereich können Sie zudem festlegen, welche Inhalte gespeichert werden sollen.

3. Klicken Sie auf Ok.

Die E-Mails wurden erfolgreich in PDF-Dateien konvertiert.

  Save Selected Messages as File

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Eine E-Mail mithilfe von VBA in PDF-Dateien konvertieren

Wenn Sie mit Outlook 2007 oder 2010 arbeiten, können Sie per VBA-Code E-Mails direkt in PDF-Dateien konvertieren.

1. Wählen Sie eine E-Mail aus und drücken Sie die Tasten Alt + F11, um das Fenster Microsoft Visual Basic for Applications zu öffnen.

2. Klicken Sie auf Insert > Module und fügen Sie den folgenden Code in das Skriptfenster Module ein.

VBA: E-Mail in PDF konvertieren

Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

3. Drücken Sie die Taste F5, um den Dialog „Datei speichern“ zu öffnen, wählen Sie einen Ordner zum Speichern der Datei aus und vergeben Sie einen Namen.

4. Klicken Sie auf Save.

Tipp: Sollte der Code nicht ausgeführt werden können, aktivieren Sie im Vertrauenscenter unter Makroeinstellungen die Option „Alle Makros aktivieren“.