In Outlook ist es kinderleicht, aus einer E-Mail-Nachricht manuell eine Aufgabe zu erstellen. Aber haben Sie schon einmal versucht, automatisch eine Aufgabe zu generieren, sobald bestimmte E-Mails eingehen? Beispielsweise möchte ich, dass ausschließlich Nachrichten meines Vorgesetzten automatisch in Aufgaben umgewandelt werden. Wie lässt sich das in Outlook umsetzen?

Automatische Erstellung von Aufgabe, sobald bestimmte E-Mails mit VBA-Code in Outlook eingehen

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Automatische Erstellung von Aufgabe, sobald bestimmte E-Mails mit VBA-Code in Outlook eingehen

Es gibt keine direkte Methode oder Regel zur Lösung dieser Aufgabe, doch mit einer Kombination aus VBA-Code und einer Regel lässt sie sich erfolgreich umsetzen. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Starten Sie Outlook und drücken Sie anschließend gleichzeitig die Tasten „ALT + F11“, um das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu öffnen.

2. Doppelklicken Sie im Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ unter „Projekt1 (VbaProject.OTM)“ auf „ThisOutlookSession“, um das Codefenster zu öffnen, und fügen Sie anschließend den folgenden Code in das leere Modul ein.

VBA-Code: Automatische Erstellung von Aufgabe beim Empfang von E-Mails:

Sub CreateNewTask(Item As Outlook.MailItem)
Dim xNewTask As TaskItem
On Error Resume Next
Set xNewTask = Outlook.CreateItem(olTaskItem)
With xNewTask
    .Subject = Item.Subject
    .StartDate = Item.ReceivedTime
    .DueDate = Item.ReceivedTime + 1
    .Body = Item.Body
    .Importance = olImportanceHigh
    .Save
End With
Set xNewTask = Nothing
End Sub

3. Speichern Sie anschließend den „Speichern und schließen“-Code. Nachdem Sie den Code eingefügt haben, erstellen Sie eine Regel, indem Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ klicken. Siehe Screenshot:

4. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf „Neue Regel“. Siehe Screenshot:

5. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Regel-Assistent“ unter „Mit einer leeren Regel beginnen“ die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“. Siehe Screenshot:

6. Klicken Sie auf „Weiter“. Wählen Sie im Listenfeld „Schritt 1: Bedingung(en) auswählen“ die gewünschte Bedingung aus – in diesem Beispiel aktivieren Sie die Option „von Personen oder öffentlichen Gruppen“. Anschließend klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2: Bearbeiten Sie den Regelinhalt (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert)“ auf den Link „Personen oder öffentliche Gruppen“, um das Dialogfeld „Regeladresse“ zu öffnen, und doppelklicken Sie auf die E-Mail-Adresse, von der aus automatisch Aufgaben erstellt werden sollen. Siehe Screenshot:

7. Klicken Sie auf „OK“ und anschließend erneut auf „Weiter“. Aktivieren Sie im Listenfeld „Schritt 1: Aktion(en) auswählen“ die Option „Skript ausführen“. Klicken Sie danach im Abschnitt „Schritt 2: Bearbeiten Sie den Regelinhalt (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert)“ auf den Link „ein Skript“. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld „Skript auswählen“ – wählen Sie das zuvor hinzugefügte Makro aus und bestätigen Sie mit „OK“.

8. Klicken Sie anschließend zweimal auf „Weiter“, um zum Bildschirm „Regelkonfiguration abschließen“ zu gelangen. Geben Sie im Textfeld „Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel an“ einen Namen für Ihre Regel ein und aktivieren Sie im Abschnitt „Schritt 2: Regelauswahl konfigurieren“ die Option „Diese Regel aktivieren“. Siehe Screenshot:

9. Klicken Sie anschließend auf „Fertig stellen“ und dann auf „OK“, um das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zu schließen.

10. Ab sofort erstellt Outlook automatisch passende Aufgaben, sobald Sie E-Mails von der angegebenen Adresse erhalten – prüfen Sie diese einfach in Ihrem Aufgabenordner. Siehe Screenshot: