Wie kann man Besprechungseinladungen bestimmter Personen in Outlook automatisch ablehnen?

In Outlook können Sie eine Regel erstellen, um bestimmte Besprechungseinladungen von ausgewählten Personen automatisch abzulehnen – doch wie funktioniert das genau? Dieser Artikel zeigt Ihnen die detaillierte Vorgehensweise.

Besprechungseinladungen von bestimmten Personen in Outlook automatisch ablehnen

Besprechungseinladungen von bestimmten Personen automatisch ablehnen und die Besprechung gleichzeitig aus dem Kalender löschen

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Besprechungseinladungen von bestimmten Personen in Outlook automatisch ablehnen

Führen Sie bitte die folgenden Schritte aus, um diese Aufgabe abzuschließen:

1. Erstellen Sie zunächst eine Nachrichtenvorlage für die Ablehnung von Besprechungseinladungen. Geben Sie im Nachrichten-Fenster die Nachricht ein, die beim Ablehnen der Einladungen versendet werden soll. Siehe Screenshot:

2. Speichern Sie die Nachricht anschließend im Vorlagenformat. Klicken Sie dazu auf Datei > Speichern unter. Geben Sie im Speichern unter-Fenster einen Namen für die Nachricht in das Dateiname-Feld ein und wählen Sie dann Outlook-Vorlage (*.oft) aus der Dropdown-Liste Speichern im Format aus. Siehe Screenshot:

Hinweis: Wenn Sie Outlook-Vorlage (*.oft) auswählen, öffnet sich automatisch der Standardordner für Benutzervorlagen.

3. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Speichern, um die Nachrichtenvorlage zu speichern, und schließen Sie das Nachrichtenfenster.

4. Erstellen Sie nun eine Regel. Klicken Sie dazu unter der Registerkarte Start > Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf Start. Siehe Screenshot:

5. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel unter der Registerkarte E-Mail-Regeln. Siehe Screenshot:

6. Wählen Sie im erscheinenden Regel-Assistenten die Option Regel auf empfangene Nachrichten anwenden im Abschnitt Leere Regel erstellen aus. Siehe Screenshot:

7. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter. Aktivieren Sie im erscheinenden Dialogfeld in der Liste Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Option „von Personen oder öffentlicher Gruppe“ und klicken Sie auf den Textlink Personen oder öffentliche Gruppe, um das Regeladresse-Dialogfeld zu öffnen und die Personen auszuwählen, deren Besprechungseinladungen abgelehnt werden sollen. Siehe Screenshot:

8. Klicken Sie auf OK. Bleiben Sie in diesem Dialogfeld und aktivieren Sie weiter unten in der Liste unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Option „bei einer Besprechungseinladung oder -aktualisierung“. Siehe Screenshot:

9. Klicken Sie erneut auf Weiter, um zum nächsten Dialogfeld zu gelangen:

(1.) Aktivieren Sie in der Liste „mit einer bestimmten Vorlage antworten“unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen;

(2.) Klicken Sie anschließend auf den Textlink eine bestimmte Vorlage, um das Dialogfeld Wählen Sie eine Antwortvorlagezu öffnen;

(3.) Wählen Sie im Dialogfeld Wählen Sie eine Antwortvorlageunter Benutzervorlagen inDateisystemaus der Dropdown-Liste Suchen inaus;

(4.) Wählen Sie dann den gerade erstellten Nachrichtennamen aus;

(5.) Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

10. Gehen Sie zurück zum ursprünglichen Dialogfeld und aktivieren Sie zusätzlich die Option löschen in der Liste Schritt 1: Aktion(en) auswählen. Siehe Screenshot:

11. Klicken Sie danach auf Weiter > Weiter, um zum letzten Schritt zu gelangen. Geben Sie im Abschnitt Regel abschließen einen Namen für diese Regel ein und aktivieren Sie die Option Diese Regel aktivieren unter Schritt 2: Regelloptionen festlegen. Siehe Screenshot:

12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, um die Regel abzuschließen, und anschließend auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

13. Ab sofort wird bei Empfang einer Besprechungseinladung von diesen bestimmten Personen automatisch eine Absage-E-Mail versendet und die Einladung umgehend gelöscht.

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Besprechungseinladungen von bestimmten Personen automatisch ablehnen und die Besprechung gleichzeitig aus dem Kalender löschen

Die erste Methode sendet eine E-Mail, um der Person mitzuteilen, dass Sie nicht an der Besprechung teilnehmen werden; die Termine bleiben jedoch weiterhin in Ihrem Kalender sichtbar. Wenn Sie diese Besprechungen gleichzeitig aus Ihrem Kalender entfernen möchten, hilft Ihnen der folgende VBA-Code weiter.

1. Halten Sie die Tasten ALT + F11 gedrückt, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.

2. Doppelklicken Sie im Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen im Bereich ThisOutlookSession des Projekts Project1 (VbaProject.OTM), um das Modul zu öffnen, und fügen Sie anschließend den folgenden Code in das leere Modul ein.

VBA-Code: Besprechungseinladungen automatisch ablehnen und die Besprechungen gleichzeitig aus dem Kalender löschen:

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

3. Schließen Sie danach das Code-Fenster und speichern Sie es. Ab sofort erhält die betreffende Person bei einer Besprechungseinladung automatisch eine Ablehnungs-E-Mail, und die Besprechung wird gleichzeitig aus Ihrem Kalender gelöscht.