Wie kann ich in Outlook eine Warnung erhalten, wenn ich eine E-Mail an eine externe Domäne sende?
Das Versenden von E-Mails an externe Domänen – also außerhalb Ihrer Organisation – kann unbeabsichtigte Datenlecks oder Sicherheitsrisiken verursachen. Um solche Vorfälle zu vermeiden, können Sie in Outlook eine Warnung aktivieren, die Sie vor dem Versand an externe Empfänger rechtzeitig informiert. In diesem Tutorial zeige ich Ihnen zwei einfache Methoden, wie Sie das umsetzen.
Verwendung der integrierten MailTips-Funktion von Outlook
Verwendung der integrierten MailTips-Funktion von Outlook
Die Warnmeldung „Der folgende Empfänger befindet sich außerhalb Ihrer Organisation“ in Outlook ist eine praktische Funktion, die Sie darauf hinweist, sobald Sie eine E-Mail an externe Empfänger senden. Diese Funktion ist Teil von MailTips und wurde erstmals in Microsoft Outlook 2010 eingeführt. Sie steht allen Benutzern zur Verfügung, deren Konten mit einem Microsoft Exchange Server verbunden sind. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Funktionsweise und Verwaltung dieser nützlichen Sicherheitsfunktion.
Funktionsweise
Beim Verfassen einer E-Mail prüft Outlook automatisch, ob die Domäne des Empfängers extern ist.
Wenn sich der Empfänger außerhalb Ihrer Organisation befindet, erscheint unter dem Empfängerfeld eine Warnmeldung: „Der folgende Empfänger befindet sich außerhalb Ihrer Organisation.“
Diese Erinnerung hilft Benutzern, vor dem Versand sensibler Informationen an externe Parteien noch einmal zu prüfen.
Aktivierung der Funktion
Die Warnung „Empfänger außerhalb Ihrer Organisation“ ist normalerweise standardmäßig aktiviert, wenn Ihr Outlook-Konto mit einem Exchange Server verbunden ist. Sollte sie nicht funktionieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Stellen Sie sicher, dass Sie Outlook 2010 oder eine neuere Version verwenden.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto mit einem Microsoft Exchange Server verbunden ist.
- Die MailTips-Funktion wird auf dem Exchange Server eingerichtet. Sollte die Warnung nicht erscheinen, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Administrator und bitten Sie ihn, MailTips für Ihre Organisation zu aktivieren.
Einschränkungen
- Diese Funktion steht ausschließlich für Outlook-Konten zur Verfügung, die mit einem Exchange-Server verbunden sind, und ist nicht für private E-Mail-Konten (z. B. Outlook.com, Gmail oder POP/IMAP-Konten) verfügbar.
- Endbenutzer können diese Funktion in Outlook nicht direkt anpassen oder aktivieren bzw. deaktivieren – sie muss vom IT-Administrator verwaltet werden.
Verwendung von VBA-Code
Der folgende VBA-Code hilft Ihnen, beim Versand einer E-Mail an eine externe Domäne in Outlook eine Warnung zu erhalten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Drücken Sie die Tasten Alt+F11, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.
2. Doppelklicken Sie im Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen auf ThisOutlookSession, um das Fenster ThisOutlookSession (Code) zu öffnen, und fügen Sie anschließend den unten stehenden VBA-Code in dieses Fenster ein. Siehe Screenshot:
VBA-Code: Warnung beim Senden einer E-Mail an eine externe Domäne erhalten
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
If xPos <= 0 Then Exit For
Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End SubHinweis: Im Code steht „@addin99.com“ für die interne E-Mail-Domain, an die Sie E-Mails senden. Passen Sie diese entsprechend Ihren Anforderungen an.
Ab sofort erscheint beim Klicken auf die Schaltfläche „Senden“, um E-Mails an externe E-Mail-Domains zu versenden (nicht an die interne E-Mail-Domain, die Sie im VBA-Code angegeben haben), eine Warnmeldung wie im folgenden Screenshot gezeigt.
KI-E-Mail-Assistent in Outlook: Intelligentere Antworten, klarere Kommunikation (Ein-Klick-Zauber!)
Vereinfachen Sie Ihre täglichen Outlook-Aufgaben mit dem KI-E-Mail-Assistenten von Kutools für Outlook – einem leistungsstarken Tool, das aus Ihren bisherigen E-Mails lernt, um intelligente und präzise Antworten vorzuschlagen, Ihren E-Mail-Inhalt zu optimieren und Ihnen das mühelose Verfassen und Überarbeiten von Nachrichten zu ermöglichen.
Diese Funktion unterstützt:
- Intelligente Antworten: Erhalten Sie maßgeschneiderte, präzise und sofort einsatzbereite Antworten, die auf Ihren bisherigen Gesprächen basieren.
- Verbesserter Inhalt: Verbessern Sie Ihren E-Mail-Text automatisch – für mehr Klarheit und Wirkung.
- Müheloses Verfassen: Geben Sie einfach Stichwörter ein und überlassen Sie den Rest der KI – mit mehreren Schreibstilen.
- Intelligente Erweiterungen: Erweitern Sie Ihre Gedanken mit kontextbezogenen Vorschlägen.
- Zusammenfassung: Erhalten Sie sofort prägnante Übersichten über lange E-Mails.
- Globale Reichweite: Übersetzen Sie Ihre E-Mails mühelos in jede gewünschte Sprache.
Diese Funktion unterstützt:
- Intelligente E-Mail-Antworten
- Optimierter Inhalt
- Stichwortbasierte Entwürfe
- Intelligente Inhaltserweiterung
- E-Mail-Zusammenfassung
- Mehrsprachige Übersetzung
Warten Sie nicht –laden Sie jetzt den KI-E-Mail-Assistenten herunter und genießen Sie!
Verwandte Artikel:
Beste Office-Produktivitätstools
Verbessern Sie Ihre Excel-Kenntnisse mit Kutools für Excel und erleben Sie Effizienz wie nie zuvor.Kutools für Excel bietet über 300 erweiterte Funktionen zur Steigerung der Produktivität und Zeit sparen.Klicken Sie hier, um die Funktion zu erhalten, die Sie am dringendsten benötigen...
Office Tab bringt eine tabbasierte Oberfläche in Office und macht Ihre Arbeit viel einfacher
- Aktivieren Sie die Bearbeitung und das Lesen mit Tabs in Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio und Project.
- Öffnen und erstellen Sie mehrere Dokumente in neuen Tabs desselben Fensters – statt in separaten Fenstern.
- Steigert Ihre Produktivität um 50 % und spart Ihnen täglich Hunderte von Mausklicks!
Alle Kutools-Add-Ins – ein Installationsprogramm
Kutools for Office Das Paket bündelt Add-Ins für Excel, Word, Outlook & PowerPoint sowie Office Tab Pro und ist ideal für Teams, die mit verschiedenen Office-Anwendungen arbeiten.
- Alles-in-einem-Paket— Add-Ins für Excel, Word, Outlook & PowerPoint sowie Office Tab Pro
- Ein Installationsprogramm, eine Lizenz— innerhalb weniger Minuten eingerichtet (MSI-fähig)
- Funktioniert besser zusammen— optimierte Produktivität über alle Office-Anwendungen hinweg
- 30-tägige Vollversion zum Testen— keine Registrierung, keine Kreditkarte erforderlich
- Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis— sparen Sie im Vergleich zum Kauf einzelner Add-Ins