Wie ändert man die Outlook-Signatur automatisch je nach Empfänger?

Standardmäßig bietet Outlook eine integrierte Funktion, mit der Benutzer beim Versand von E-Mails über verschiedene E-Mail-Konten automatisch die passende Signatur auswählen können. Darüber hinaus zeige ich Ihnen hier eine Methode, um die Signatur in Outlook automatisch anhand der verschiedenen Empfänger im „An“-Feld anzupassen.

Signatur automatisch je nach Empfänger mithilfe von VBA-Code ändern

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Signatur automatisch je nach Empfänger mithilfe von VBA-Code ändern

Befolgen Sie diese Schritte, um beim Senden von E-Mails in Outlook je nach Empfänger automatisch die passende Signatur zu verwenden.

1. Deaktivieren Sie zunächst die automatische Signatur-Anhängungsfunktion in Outlook. Klicken Sie dazu auf Datei > Optionen, um das Fenster Outlook-Optionen zu öffnen.

2. Wählen Sie im Fenster Outlook-Optionen im linken Bereich E-Mail aus und klicken Sie dann im Abschnitt Nachrichten verfassen auf die Schaltfläche Signaturen. Siehe Screenshot:

3. Wechseln Sie im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier zum Abschnitt Standard-Signatur auswählen unter dem Reiter E-Mail-Signatur. Wählen Sie dort ein E-Mail-Konto aus der Dropdown-Liste E-Mail-Konto aus und anschließend für sowohl Neue Nachrichten als auch Antworten/Weiterleitungen die Option (keine). Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle Konten auf (keine) eingestellt sind. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.

Hinweis: Sie können Ihre benötigten Signaturen auch direkt im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier erstellen.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, sobald Sie zum Fenster Outlook-Optionen zurückkehren.

5. Drücken Sie die Tastenkombination Alt+F11, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.

6. Doppelklicken Sie im Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen im linken Bereich auf ThisOutlookSession, um das Codefenster zu öffnen, und fügen Sie den folgenden VBA-Code ein. Siehe Screenshot:

VBA-Code: Signatur in Outlook automatisch je nach Empfänger ändern

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Updated by ExtendOffice 2022/08/01
Dim xMailItem As MailItem
Dim xRecipients As Recipients
Dim xRecipient As Recipient
Dim xRcpAddress As String
Dim xSignatureFile, xSignaturePath As String
Dim xFSO As Scripting.FileSystemObject
Dim xDoc As Document
Dim xFindStr As String
On Error Resume Next
Set xFSO = New Scripting.FileSystemObject
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
xSignaturePath = CreateObject("WScript.Shell").SpecialFolders(5) + "\Microsoft\Signatures\"
For Each xRecipient In xRecipients
    If xRecipient.AddressEntry.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
        xRcpAddress = xRecipient.AddressEntry.GetExchangeUser.PrimarySmtpAddress
    Else
        xRcpAddress = xRecipient.AddressEntry.Address
    End If
    Select Case xRcpAddress
        Case "Email Address 1"
            xSignatureFile = xSignaturePath & "aaa.htm"
            Exit For
        Case "Email Address 2", "Email Address 3"
            xSignatureFile = xSignaturePath & "bbb.htm"
            Exit For
        Case "Email Address 4"
            xSignatureFile = xSignaturePath & "ccc.htm"
            Exit For
    End Select
Next
VBA.DoEvents
Set xDoc = xMailItem.GetInspector.WordEditor
xFindStr = "From: " & xMailItem.Recipients.Item(1).Name & " <" & xRcpAddress & ">"
If VBA.InStr(1, xMailItem.Body, xFindStr) <> 0 Then
    xDoc.Application.Selection.HomeKey Unit:=wdStory, Extend:=wdMove
    With xDoc.Application.Selection.Find
        .ClearFormatting
        .Text = xFindStr
        .Execute Forward:=True
    End With
    With xDoc.Application.Selection
        .MoveLeft wdCharacter, 2
        .InsertParagraphAfter
        .MoveDown Unit:=wdLine, Count:=1
    End With
Else
    With xDoc.Application.Selection
        .EndKey Unit:=wdStory, Extend:=wdMove
        .InsertParagraphAfter
        .MoveDown Unit:=wdLine, Count:=1
    End With
End If
xDoc.Application.Selection.InsertFile FileName:=xSignatureFile, Link:=False, Attachment:=False
End Sub

Hinweise:

• 1). Ersetzen Sie im VBA-Code bitte „E-Mail-Adresse 1/2/3/4“ durch die jeweilige E-Mail-Adresse des Empfängers.
• 2). „aaa.htm“, „bbb.htm“ und „ccc.htm“ sind die festgelegten Signaturen, die Sie an die jeweiligen Empfänger senden.
• 3). In diesem Fall erhält „E-Mail-Adresse 1“ die Signatur „aaa“, „E-Mail-Adresse 2“ die Signatur „bbb“ sowie „E-Mail-Adresse 3“ und „E-Mail-Adresse 4“ die E-Mail mit der eingebetteten Signatur „ccc“. Bitte passen Sie diese entsprechend Ihren Anforderungen an.
• 4). Enthält eine E-Mail mehrere Empfänger, berücksichtigt der Code ausschließlich den ersten Empfänger – alle weiteren erhalten dann dieselbe Signatur wie dieser.

7. Klicken Sie anschließend auf Extras > Verweise, um das Dialogfeld Verweise – Projekt zu öffnen. Aktivieren Sie dort sowohl die Option Microsoft Word Object Library als auch Microsoft Scripting Runtime, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:

8. Drücken Sie die Tastenkombination Alt+Q, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu schließen.

Ab sofort wird nach dem Verfassen einer E-Mail und einem Klick auf „Senden“ automatisch die passende Signatur am Ende des E-Mail-Textes eingefügt – basierend auf der Empfänger-E-Mail-Adresse im An-Feld.

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