Wie leitet man E-Mails an eine bestimmte Person weiter, während man in Outlook als abwesend eingestellt ist?

Wenn Sie außer Haus sind, ist es wichtig, sicherzustellen, dass wichtige E-Mails an einen Kollegen oder ein Teammitglied weitergeleitet werden, das diese in Ihrer Abwesenheit bearbeiten kann. Outlook bietet integrierte Funktionen, um diesen Prozess zu automatisieren – und Kutools für Outlook (KTO) liefert noch erweiterte Optionen. In diesem Tutorial zeige ich Ihnen zwei Methoden, wie Sie E-Mails automatisch an eine bestimmte Person weiterleiten können, sobald Sie abwesend sind.

E-Mails an eine bestimmte Person weiterleiten, wenn Abwesend, indem Sie Regeln erstellen

E-Mails an eine bestimmte Person weiterleiten, wenn Abwesend, mithilfe von Kutools für Outlook

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E-Mails an eine bestimmte Person weiterleiten, wenn Abwesend, indem Sie Regeln erstellen

Sie können Regeln erstellen, um alle oder bestimmte E-Mails automatisch an eine gewünschte Person weiterzuleiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Im erscheinenden Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ klicken Sie auf Neue Regel unter der Registerkarte E-Mail-Regeln. Siehe Screenshot:

2. Klicken Sie im ersten Regel-Assistent-Dialogfeld im Abschnitt Leere Regel erstellen auf die Option Regel auf empfangene Nachrichten anwenden. Siehe Screenshot:

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um zum zweiten Dialogfeld zu gelangen. In diesem Schritt des Assistenten legen Sie die Bedingungen fest, nach denen bestimmte E-Mails automatisch weitergeleitet werden sollen. Wenn Sie alle empfangenen E-Mails weiterleiten möchten, überspringen Sie diesen Schritt und klicken direkt auf die Schaltfläche Weiter. Daraufhin wird eine Meldungsbox angezeigt – klicken Sie auf die Schaltfläche Ja. Siehe Screenshot:

4. Aktivieren Sie im dritten Assistenten-Dialogfeld nun die Option an Personen oder öffentliche Gruppe weiterleiten in der Liste Schritt 1: Aktion(en) auswählen, und klicken Sie anschließend auf den Hyperlink-Text Personen oder öffentliche Gruppe, um das Dialogfeld Regeladresse zu öffnen und die Person auszuwählen, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen. Siehe Screenshot:

5. Klicken Sie anschließend auf OK > Weiter, um zum vierten Assistenten-Dialogfeld zu gelangen. Wählen Sie hier ggf. Ausnahmen aus, die Sie auf diese Regel anwenden möchten. Sie können diesen Schritt auch überspringen und direkt auf die Schaltfläche Weiter klicken. Siehe Screenshot:

6. Geben Sie im letzten Regel-Assistenten-Dialogfeld im Schritt 1 einen Namen für diese Regel ein und aktivieren Sie im Schritt 2 die Option Diese Regel aktivieren. Siehe Screenshot:

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen und anschließend im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ OK auf die Schaltfläche OK.

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E-Mails an eine bestimmte Person weiterleiten, wenn Abwesend, mithilfe von Kutools für Outlook

Kutools für Outlook vereinfacht die E-Mail-Weiterleitung mit seiner intuitiveren und benutzerfreundlicheren Funktion Automatische Weiterleitung.

Schritt 1. Laden Sie Kutools für Outlook herunter und installieren Sie es. Öffnen Sie anschließend Outlook und klicken Sie auf KUTOOLS PLUS > Weiterleiten > Regeln verwalten.

Schritt 3. Im ersten Schritt des Regel-Assistenten

1. Absender ist – Person oder öffentliche Gruppe – aktivieren: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für diese Bedingung, um E-Mails bestimmter Absender zu filtern.

2. Klicken Sie auf Person oder öffentliche Gruppe: Wählen Sie den unterstrichenen Link aus, um das Adressbuch zu öffnen.

3. Wählen Sie den oder die bestimmten Absender: Wählen Sie aus der Liste den oder die Absender aus, auf den oder die die Regel angewendet werden soll.

4. Klicken Sie auf OK: Bestätigen Sie Ihre Auswahl und schließen Sie das Adressbuch.

   

Schritt 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um zum Schritt 2 des Regel-Assistenten zu gelangen, und wählen Sie gegebenenfalls Ausnahmen aus. Falls keine erforderlich sind, klicken Sie direkt auf „Weiter“, um zum Schritt 3 des Assistenten zu gelangen.

Schritt 5. Im letzten Schritt des Regel-Assistenten

1. Geben Sie der Regel einen Namen: Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Regel (z. B. „Abwesenheitsweiterleitung“), damit Sie sie später leicht wiedererkennen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Empfänger auswählen“: Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das Adressbuch und wählen die Empfänger für die weitergeleiteten E-Mails aus.

3. Klicken Sie auf OK: Bestätigen Sie Ihre Einstellungen und schließen Sie die Einrichtung der Regel ab.

   

Schritt 6. Klicken Sie auf OK und dann auf Ja, um die Regel zu speichern und die Funktion Automatische Weiterleitung zu aktivieren.