Wie leite ich E-Mails automatisch an eine bestimmte Person weiter, wenn ich außer Haus bin, in Outlook?
Wenn Sie außer Haus sind, ist es wichtig sicherzustellen, dass wichtige E-Mails an einen Kollegen oder ein Teammitglied weitergeleitet werden, das diese in Ihrer Abwesenheit bearbeiten kann. Outlook bietet integrierte Funktionen zur Automatisierung dieses Prozesses, und Kutools für Outlook (KTO) bietet noch fortgeschrittenere Optionen. In diesem Tutorial zeige ich Ihnen zwei Methoden, um E-Mails automatisch an eine bestimmte Person weiterzuleiten, wenn Sie außer Haus sind.
E-Mails automatisch an eine bestimmte Person weiterleiten, wenn Sie außer Haus sind, indem Sie Regeln erstellen
Sie können Regeln erstellen, um alle E-Mails oder bestimmte E-Mails automatisch an die gewünschte Person weiterzuleiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf Regeln > Regelverwaltung, im erscheinenden Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ klicken Sie unter dem Reiter E-Mail-Regeln auf Neue Regel, siehe Screenshot:
2. Wählen Sie im ersten Dialogfeld des Regel-Assistenten die Option Regel auf empfangene Nachrichten anwenden aus dem Abschnitt Regel ohne Vorlage erstellen, siehe Screenshot:
3. Klicken Sie auf die Weiter Schaltfläche um zum zweiten Dialogfeld zu gelangen. In diesem Schritt können Sie die Bedingungen festlegen, damit bestimmte E-Mails automatisch weitergeleitet werden. Wenn Sie alle empfangenen E-Mails weiterleiten möchten, überspringen Sie diesen Schritt und klicken Sie direkt auf die Weiter Schaltfläche. Es erscheint eine Bestätigungsabfrage, klicken Sie auf Ja, siehe Screenshot:
4. Nun aktivieren Sie im dritten Dialogfeld des Assistenten die Option Nachricht an Personen oder öffentliche Gruppe weiterleiten in der Liste Aktion(en) auswählen im Schritt 1, und klicken Sie dann auf den Linktext Personen oder öffentliche Gruppe, um zum Dialogfeld Regeladresse zu gelangen und die Person auszuwählen, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen. Siehe Screenshot:
5. Klicken Sie anschließend auf OK > Weiter, um zum vierten Dialogfeld des Assistenten zu gelangen. Wählen Sie hier Ausnahmen aus, die Sie auf diese Regel anwenden möchten. Sie können diesen Schritt auch überspringen und weiter auf die Schaltfläche Weiter klicken, siehe Screenshot:
6. Geben Sie im letzten Dialogfeld des Regel-Assistenten im Schritt 1 einen Namen für diese Regel ein, und aktivieren Sie im Schritt 2 die Option Diese Regel aktivieren, siehe Screenshot:
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden und dann auf die Schaltfläche OK im Dialogfeld „Regeln und Warnungen“. Jetzt werden beim Empfang einer neuen E-Mail diese automatisch an die von Ihnen angegebene Person weitergeleitet.
E-Mails automatisch an eine bestimmte Person weiterleiten, wenn Sie außer Haus sind, indem Sie Kutools für Outlook verwenden
Kutools für Outlook vereinfacht das E-Mail-Weiterleiten mit seiner Funktion Automatische Weiterleitung, die intuitiver und benutzerfreundlicher ist.
Schritt 1. Laden Sie Kutools für Outlook herunter und installieren Sie es, aktivieren Sie Outlook und klicken Sie auf Kutools Plus > Weiterleiten > Regelverwaltung.
Schritt 3. Im Schritt 1 des Regel-Assistenten
Absender ist in Personen oder öffentlicher Gruppe: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um E-Mails von bestimmten Absendern zu filtern.
Klicken Sie auf Personen oder öffentliche Gruppe: Wählen Sie den unterstrichenen Link, um das Adressbuch zu öffnen.
Wählen Sie die spezifischen Absender aus: Wählen Sie die Absender aus der Liste aus, auf die Sie die Regel anwenden möchten.
- Klicken Sie auf OK: Bestätigen Sie Ihre Auswahl und schließen Sie das Adressbuch.
Schritt 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um zum Schritt 2 des Regel-Assistenten zu gelangen, und wählen Sie die Ausnahmen aus, die Sie benötigen. Wenn Sie keine Ausnahmen haben, klicken Sie direkt auf Weiter, um zum Schritt 3 des Assistenten zu gelangen.
Schritt 5. Im letzten Schritt des Regel-Assistenten
Geben Sie der Regel einen Namen: Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Regel ein (z. B. "Weiterleitung bei Abwesenheit"), um sie später leicht identifizieren zu können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfänger auswählen: Verwenden Sie diese Schaltfläche, um das Adressbuch zu öffnen und die Empfänger für die weitergeleiteten E-Mails auszuwählen.
Klicken Sie auf OK: Bestätigen Sie Ihre Einstellungen und vervollständigen Sie die Regelkonfiguration.
Schritt 6. Klicken Sie auf OK > Ja, um die Regel zu speichern und die Funktion Automatische Weiterleitung zu aktivieren.
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