Wie kann man beim Beantworten einer Nachricht in Outlook automatisch eine persönliche Grußzeile mit dem Namen des Absenders erstellen?

Beim Beantworten von E-Mails in Outlook beginnt man üblicherweise mit einer höflichen Anrede wie „Sehr geehrter Herr Müller,“ oder „Liebe Anna,“, gefolgt von einer Begrüßung wie „Guten Tag!“. Diese jedes Mal manuell einzugeben, ist jedoch mühsam und kostet wertvolle Zeit. In diesem Tutorial stellen wir zwei effektive Methoden vor, um beim Antworten auf Nachrichten in Outlook automatisch den Namen des Absenders sowie eine passende Begrüßung einzufügen:

Methode 1: Automatisches Hinzufügen von Grüßen mithilfe von VBA beim Beantworten von E-Mails(Flexibel, aber manuelle Einrichtung erforderlich)

Methode 2: Automatisches Hinzufügen eines Grußes beim Beantworten oder Weiterleiten mit Kutools für Outlook 👍(Schnell & einfach)

Methode 1: Automatisches Hinzufügen von Grüßen mithilfe von VBA beim Beantworten von E-Mails

Der folgende VBA-Code fügt beim Antworten automatisch eine personalisierte Begrüßung – beispielsweise „Sehr geehrter Herr Schmidt, guten Morgen!“ – basierend auf der aktuellen Tageszeit in den Nachrichtentext ein.

Schritt 1: Öffnen des VBA-Editors in Outlook

1. Drücken Sie Alt + F11, um das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu öffnen.

2. Erweitern Sie im linken Bereich unter „Projekt1 (VbaProject.OTM)“ den Knoten „Microsoft Outlook-Objekte“ und doppelklicken Sie auf „ThisOutlookSession“.

Schritt 2: Einfügen des VBA-Codes

Kopieren Sie den folgenden VBA-Code und fügen Sie ihn in den Editor ein:

Public WithEvents GExplorer As Outlook.Explorer
Public WithEvents GMailItem As Outlook.MailItem

Private Sub Application_Startup()
    Set GExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_SelectionChange()
    Dim xItem As Object
    On Error Resume Next
    Set xItem = GExplorer.Selection.Item(1)
    If xItem.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set GMailItem = xItem
End Sub

Private Sub GMailItem_Reply(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub

Private Sub GMailItem_ReplyAll(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub

Sub AutoAddGreetingToReply(Item As Object)
    Dim xGreetStr As String
    Dim xReplyMail As MailItem
    Dim xSenderName As String
    Dim xRecipient As Recipient
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xReplyMail = Item
    For Each xRecipient In xReplyMail.Recipients
        If xSenderName = "" Then
            xSenderName = xRecipient.Name
        Else
            xSenderName = xSenderName & "," & xRecipient.Name
        End If
    Next xRecipient
    Select Case Time
           Case 0.3 To 0.5
                xGreetStr = " Good morning!"
           Case 0.5 To 0.75
                xGreetStr = " Good afternoon!"
           Case Else
                xGreetStr = " Good evening!"
    End Select
    With xReplyMail
        .Display
        .HTMLBody = "Dear " & xSenderName & "," & xGreetStr & "" & .HTMLBody
    End With
End Sub

Schritt 3: Speichern des VBA-Codes und Neustart von Outlook

1. Drücken Sie Strg+S, um das Projekt zu speichern.

2. Schließen Sie den VBA-Editor und starten Sie Outlook neu, damit der Code wirksam wird.

Ergebnis:

Jedes Mal, wenn Sie auf eine E-Mail antworten, fügt Outlook automatisch eine Grußformel am Anfang des Nachrichtentextes ein.

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Methode 2: Automatisches Hinzufügen eines Grußes beim Beantworten oder Weiterleiten mit Kutools für Outlook 👍

Wenn Sie eine schnellere, codefreie Lösung bevorzugen, bietet „Kutools für Outlook“ eine integrierte Grußfunktion, die beim Antworten oder Weiterleiten automatisch den Namen des Absenders samt passender Begrüßung einfügt.

1. Klicken Sie auf „Kutools“ > „Optionen“, um das Dialogfeld „Optionen“ zu öffnen.

2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Optionen“ Folgendes:

1. 1). Wechseln Sie zur Registerkarte „Antworten“.
2. 2). Aktivieren Sie die Option „Automatisch Begrüßung hinzufügen beim Verfassen, Antworten oder Weiterleiten von E-Mails“. Standardmäßig wird im Feld „Hallo >,“ angezeigt.
⚡ Tipp: Sie können den Gruß durch eigenen Text ersetzen und mithilfe automatischer Namenscodes wie >,>oder >den Namen des Empfängers nach Bedarf einfügen.
3. 3). Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Einstellungen zu speichern.

📌Ergebnis: Ab sofort fügt Kutools bei jeder Antwort oder Weiterleitung automatisch eine Grußformel am Anfang des Nachrichtentextes ein.

Welche Methode sollten Sie verwenden?

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Vergleich der beiden Methoden, um Ihnen bei der Auswahl der für Ihre Anforderungen besten Lösung zu helfen:

Abschließende Empfehlung:
Wenn Sie mit VBA vertraut sind und erweiterte Kontrolle über den Inhalt Ihrer Grußformel benötigen, ist Methode 1 eine solide Wahl. Für die meisten Anwender ist jedoch Methode 2 mit Kutools für Outlook der einfachste und effizienteste Weg, um automatisch Grüße hinzuzufügen – ganz ohne Programmierkenntnisse und mit minimalem Aufwand.

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