Wie können E-Mails automatisch aus Outlook nach Excel exportiert werden?

Normalerweise können Sie E-Mails mithilfe der Import-/Export-Funktion aus Outlook nach Excel exportieren. Wenn Sie eingehende E-Mails jedoch automatisch beim Empfang in eine Excel-Datei exportieren möchten, bietet Outlook keine integrierte Lösung. Dieser Artikel stellt zwei Methoden vor, um dieses Ziel zu erreichen:

Automatischer Export neuer eingehender E-Mails aus dem Posteingang nach Excel mithilfe von VBA(Manuell & mühsam)

Schneller Export aller E-Mails aus einem ausgewählten Ordner in einen Excel-Bericht mit Kutools für Outlook 👍(Schnell & einfach)

Automatischer Export neuer eingehender E-Mails aus dem Posteingang nach Excel mithilfe von VBA

Wenn Sie eine automatisierte Lösung zum Exportieren neuer E-Mails nach Excel benötigen, können Sie den folgenden VBA-Code nutzen. Diese Methode überwacht Ihren Posteingangsordner und exportiert die Details eingehender E-Mails sofort beim Empfang in eine Excel-Datei.

Schritt 1: Vorbereiten der Excel-Datei

Richten Sie vor der Ausführung des VBA-Codes eine Excel-Arbeitsmappe ein, um die exportierten E-Mail-Daten zu speichern, und fügen Sie in der ersten Zeile folgende Spaltenüberschriften ein: Nr., Absendername, Absender-E-Mail, Betreff und Empfangszeit.

Schritt 2: Öffnen des VBA-Editors in Outlook

1. Drücken Sie Alt+F11, um das Fenster „Microsoft Visual Basic für Applikationen“ zu öffnen.

2. Erweitern Sie im Bereich „Projekt1 (VbaProject.OTM)“ die Microsoft Outlook-Objekte, und doppelklicken Sie auf „ThisOutlookSession“.

Schritt 3: Einfügen des VBA-Codes

Kopieren Sie den folgenden VBA-Code und fügen Sie ihn in das Modul ein:

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim xMailItem As Outlook.MailItem
    Dim xExcelFile As String
    Dim xExcelApp As Excel.Application
    Dim xWb As Excel.Workbook
    Dim xWs As Excel.Worksheet
    Dim xNextEmptyRow As Integer
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xMailItem = Item
    ' Update this path with your actual Excel file path  
    xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
    If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
        Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
        Set xWb = GetObject(xExcelFile)
        If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
    Else
        Set xExcelApp = New Excel.Application
    End If
    Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
    Set xWs = xWb.Sheets(1)
    xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
    With xWs
        .Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
        .Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
        .Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
        .Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
        .Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
    End With
    xWs.Columns("A:E").AutoFit
    xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
    Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
    On Error Resume Next
    xFreeFile = FreeFile()
    Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
    Close xFreeFile
    xErrNo = Err
    On Error GoTo 0
    Select Case xErrNo
        Case 0: IsWorkBookOpen = False
        Case 70: IsWorkBookOpen = True
        Case Else: Error xErrNo
    End Select
End Function

Schritt 4: Aktivieren der Microsoft Excel-Objektbibliothek

1. Klicken Sie im Fenster „Microsoft Visual Basic für Applikationen“ auf Extras > Verweise.

2. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Verweise – Projekt1“ die Option „Microsoft Excel-Objektbibliothek“.

3. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Schritt 5: Speichern und Neustarten von Outlook

1. Speichern Sie den VBA-Code und schließen Sie den Editor.

2. Starten Sie Outlook neu, damit die Änderungen wirksam werden.

Ergebnis:

Ab sofort wird jede neue E-Mail, die im Posteingang eingeht, automatisch in die angegebene Excel-Arbeitsmappe exportiert.

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Schneller Export aller E-Mails aus einem ausgewählten Ordner in einen Excel-Bericht mit Kutools für Outlook 👍

Wenn Sie eine unkomplizierte Möglichkeit suchen, E-Mails aus beliebigen Ordnern – sei es dem Posteingang, den Gesendeten Elementen oder benutzerdefinierten Ordnern – ohne VBA zu exportieren, bietet die Schnellbericht-Funktion von Kutools für Outlook eine einfache Lösung.

Schritt 1: Ordner auswählen und die Schnellbericht-Funktion aktivieren

1. Öffnen Sie Outlook und navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie exportieren möchten – etwa Posteingang, Postausgang oder Gesendete Elemente.

2. Klicken Sie auf KUTOOLS PLUS > Bericht > Schnellbericht.

Schritt 2: Speicherort wählen

1. Wählen Sie im Fenster „Bericht speichern“ einen Speicherort aus und geben Sie einen Dateinamen für den Export ein.

2. Klicken Sie auf „Speichern“.

Schritt 3: Öffnen der Bericht exportieren

Es erscheint eine Bestätigungsmeldung. Klicken Sie auf „Ja“, um die exportierte Datei zu öffnen.

Ergebnis:

Alle E-Mails aus dem ausgewählten Ordner werden in eine Excel-kompatible XML-Datei exportiert – inklusive Absender, Betreff, Empfangszeit und weiterer relevanter Informationen.

Hinweis:Um das Schnellbericht-Tool von Kutools für Outlook zu verwenden, müssen Sie zunächst Kutools für Outlookherunterladen und installieren.

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Welche Methode sollten Sie verwenden?

Im Folgenden finden Sie einen Vergleich der beiden Methoden, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche am besten Ihren Anforderungen entspricht:

Methode	Am besten geeignet für	Benutzerfreundlichkeit	Effizienz
Verwendung von VBA-Code (automatisiert, aber komplex)	Automatisches Exportieren von Neue Email aus dem Posteingang	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Verwendung von Kutools für Outlook (einfach und flexibel)	Schnelles Exportieren aller E-Mails aus einem ausgewählten Ordner	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

Mit der passenden Methode exportieren Sie Outlook-E-Mails je nach Ihren Workflow-Anforderungen effizient nach Excel!

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