Erstellen, bearbeiten, verwenden und teilen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

Das Tutorial widmet sich typischen Herausforderungen, die bei der Nutzung einer Kontaktgruppe (früher „Verteilerliste“ genannt) in Outlook auftreten können, und stellt die gängigsten sowie praxiserprobtesten Lösungen vor. Klicken Sie einfach auf eine der unten aufgeführten Lösungen, um direkt zur entsprechenden Anleitung zu gelangen.

Erstellen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

• Erstellen Sie ein Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch
• Erstellen Sie ein Kontaktgruppe aus Daten in Excel, Word oder anderen Anwendungen
• Erstellen Sie ein Kontaktgruppe für Empfänger oder Absender in Ihrem Postfach

Bearbeiten Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

• Mitglieder zu einer Kontaktgruppe hinzufügen oder daraus entfernen
• Teilen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook auf
  • Teilen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook durch Kopieren und Entfernen auf
  • Teilen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook mühelos mit einem beeindruckenden Werkzeug auf
• Trennen Sie eine Kontaktgruppe auf und fügen Sie ihre Mitglieder als Kontakte in Outlook hinzu
  • Trennen Sie eine Kontaktgruppe mit der integrierten Funktion von Outlook auf
  • Trennen Sie eine Kontaktgruppe mühelos mit Kutools für Outlook auf
• Führen Sie Kontaktgruppe in Outlook zu einer zusammen

Senden Sie eine E-Mail an eine Kontaktgruppe in Outlook

Teilen und speichern Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

• Teilen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook
• Speichern Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

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Erstellen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

Möglicherweise müssen Sie aus geschäftlichen Gründen eine Massen-E-Mail an alle Mitglieder eines Unternehmens oder einer Arbeitsgruppe versenden – oder allen Familienmitgliedern und Freunden eine Feiertagskarte zukommen lassen. In solchen Fällen spart die Erstellung einer Kontaktgruppe wertvolle Zeit, da Sie nicht jede E-Mail einzeln versenden müssen. Deshalb hat unser ExtendOffice-Team praktische Methoden zusammengestellt, um Kontaktgruppen direkt aus Ihren Outlook-Kontakten, Ihrem Adressbuch sowie aus Daten in Excel, Word oder Textdateien zu erstellen – und um Gruppen für Absender oder Empfänger in Ihren Outlook-Postfächern anzulegen.

Erstellen Sie ein Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste Ihres Outlook-Clients auf Personen oder Kontakte.

2. Klicken Sie unter der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Kontaktgruppe.

3. Benennen Sie im Fenster Kontaktgruppe die Kontaktgruppe im Feld Name.

4. Klicken Sie in der Gruppe Mitglieder auf Mitglieder hinzufügen und wählen Sie in der Dropdown-Liste je nach Bedarf Aus Outlook-Kontakten oder Aus Adressbuch hinzufügen. (Wenn Sie momentan nur einen Kontakt hinzufügen möchten, der weder in Ihren Outlook-Kontakten noch im Adressbuch enthalten ist, wählen Sie)E-Mail-Kontakt.)

5. Halten Sie im Dialogfeld Mitglieder auswählen zum Auswählen mehrerer nicht zusammenhängender Kontakte die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Kontakte; um mehrere zusammenhängende Kontakte auszuwählen, klicken Sie auf den ersten Kontakt, halten Sie anschließend die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf die letzte Zelle.

6. Klicken Sie unten links im Dialogfeld auf die Schaltfläche Mitglieder, um alle ausgewählten Kontakte dem Feld Mitglieder hinzuzufügen, und bestätigen Sie anschließend mit OK.

7. Klicken Sie im Fenster Kontaktgruppe auf Speichern und schließen.

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Erstellen Sie ein Kontaktgruppe aus Daten in Excel, Word oder anderen Anwendungen

Angenommen, Sie haben eine Liste mit E-Mail-Adressen in einer Excel-Arbeitsmappe, einem Word-Dokument oder einer anderen Anwendung erhalten – so wie oben dargestellt. Um alle Adressen auf einmal einer Kontaktgruppe in Ihrem Outlook hinzuzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste Ihres Outlook auf Personen oder Kontakte.

2. Klicken Sie unter der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Kontaktgruppe.

3. Benennen Sie im Fenster Kontaktgruppe die Kontaktgruppe im Feld Name.

4. Klicken Sie in der Gruppe Mitglieder auf Mitglieder hinzufügen und wählen Sie Aus Outlook-Kontakten.

5. Kopieren Sie die Daten aus Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihrem Word-Dokument.

6. Fügen Sie im Dialogfeld Mitglieder auswählen die Daten in das Feld Mitglieder ein, und klicken Sie anschließend auf OK.

7. Klicken Sie im Fenster Kontaktgruppe auf Speichern und schließen.

√ Hinweis: Jede E-Mail-Adresse muss durch ein Semikolon oder Absatzmarke getrennt werden (ein Name und eine Adresse pro Zeile). Falls kein Name vorhanden ist, wird die Adresse als Anzeigename in der Kontaktgruppe verwendet.

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Erstellen Sie eine Kontaktgruppe für Empfänger oder Absender in Ihrem Postfach

Wenn Sie alle Empfänger und Absender einer oder mehrerer E-Mails einer Kontaktgruppe hinzufügen möchten oder bestimmte Absender bzw. Empfänger aus Ihrem Postfach gruppieren wollen, nutzen Sie einfach die Funktion Zu Gruppe hinzufügen von Kutools für Outlook – einem praktischen Outlook-Add-In, das von unserem Team entwickelt wurde. Es erstellt blitzschnell eine Kontaktgruppe ganz nach Ihren Wünschen.

1. Wählen Sie die E-Mail(s) mit den Empfängern oder Absendern aus, die Sie der Kontaktgruppe hinzufügen möchten.

2. Wechseln Sie zur Registerkarte KUTOOLS PLUS, und klicken Sie in der Gruppe Kontakt auf Zu Gruppe hinzufügen.

3. Wählen Sie im Dialogfeld Empfänger zu Kontaktgruppe hinzufügen unter Alle, Alle Absender oder Alle Empfänger im Bereich Umfang eine Option aus der Dropdown-Liste aus. Die Kontrollkästchen neben den E-Mail-Adressen, die der Bedingung entsprechen, werden automatisch aktiviert.

4. Wählen Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds die Kontaktgruppe(n) aus, zu denen Sie die Adressen hinzufügen möchten, oder erstellen Sie eine neue Kontaktgruppe, indem Sie auf Neue Kontaktgruppe klicken, und aktivieren Sie anschließend das zugehörige Kontrollkästchen. Klicken Sie abschließend auf OK.

Falls unser Outlook-Add-In noch nicht installiert ist, klicken Sie hier zum Herunterladen. Alternativ können Sie einen umständlicheren Weg wählen: Kopieren Sie die Adressen der gewünschten Absender oder Empfänger, die Sie einer Kontaktgruppe hinzufügen möchten, und fügen Sie sie anschließend in das Feld Mitglieder im Dialogfeld Mitglieder auswählen ein. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Schritten 4 bis 7 unter Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch.

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Bearbeiten Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

Manchmal müssen wir unsere Kontaktgruppe bearbeiten: Aufgrund personeller Veränderungen in Ihrem Unternehmen, wechselnder Kollegen und Projekte müssen Mitglieder hinzugefügt oder entfernt werden; die Mitglieder einer Kontaktgruppe sind durcheinander, sodass Sie die Gruppe in zwei oder mehr Gruppen aufteilen möchten; zwei Abteilungen wurden zusammengelegt, weshalb zwei Kontaktgruppe zusammengeführt werden müssen ……

Bevor wir dies tun, müssen wir herausfinden, wo sich die Gruppen befinden:

Wenn Sie sich in der Ansicht E-Mail befinden, klicken Sie auf Adressbuch in der Gruppe Suchen unter der Registerkarte Start und suchen Sie anschließend im erscheinenden Dialogfeld nach der Gruppe. Falls Sie bereits zur Ansicht Personen oder Kontakte in der Navigationsleiste Ihres Outlook gewechselt sind, finden Sie die Gruppe in der Kontaktliste, indem Sie ihren Namen in das Suchfeld oberhalb der Liste eingeben.

Sobald Sie die Kontaktgruppe gefunden haben, doppelklicken Sie auf ihren Namen, um das Fenster Kontaktgruppe zu öffnen. Wählen Sie nun die Methode aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht – aus den unten aufgeführten Optionen.

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Mitglieder einer Kontaktgruppe hinzufügen oder entfernen

• Um Mitglieder einer Kontaktgruppe hinzuzufügen, folgen Sie bitte den Schritten 4 bis 7 unter Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch.

• Um Mitglieder aus einer Kontaktgruppe zu entfernen, wählen Sie zunächst die Mitglieder im geöffneten Fenster Kontaktgruppe aus und klicken dann in der Gruppe Mitglieder auf die Funktion Mitglied entfernen. Klicken Sie abschließend in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.

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Eine Kontaktgruppe in Outlook aufteilen

Im Folgenden stellen wir zwei Möglichkeiten vor, eine Kontaktgruppe in Outlook aufzuteilen: Eine nutzt die integrierte Funktion, die andere die Funktion In Kontaktgruppe aufteilen von Kutools für Outlook.

• Eine Kontaktgruppe in Outlook durch Kopieren und Entfernen aufteilen

Angenommen, Sie möchten eine Kontaktgruppe in zwei Gruppen aufteilen. Befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

1. Suchen Sie auf der Seite Personen oder Kontakte nach der Kontaktgruppe, die Sie bearbeiten möchten.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe (lassen Sie die Taste gedrückt), ziehen Sie sie leicht nach oben oder unten, lassen Sie die Maustaste los, und klicken Sie im erscheinenden Kontextmenü (siehe Screenshot unten) auf Kopieren. Anschließend erscheinen zwei identische Kontaktgruppen in der Liste.

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3. Öffnen Sie beide Gruppen per Doppelklick, ändern Sie die Namen der Gruppen nach Bedarf – beispielsweise in ExtendOffice1 und ExtendOffice2 – und entfernen Sie beispielsweise den Namen 8-15 aus ExtendOffice1 sowie den Namen 1-7 aus ExtendOffice2.

4. Nun verfügen Sie über zwei neue, kleinere Kontaktgruppen. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

• Eine Kontaktgruppe in Outlook mühelos mit einem beeindruckenden Werkzeug aufteilen

Falls Sie unser Kutools für Outlookauf Ihrem Computer installiert haben, gehen Sie zum Aufteilen einer Kontaktgruppe bitte wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, die Sie aufteilen möchten (in diesem Beispiel habe ich die Gruppe mit dem Namen ExtendOffice test 1 ausgewählt).

2. Wechseln Sie zur Registerkarte KUTOOLS PLUS, und suchen Sie in der Gruppe Kontakt im Menüband-Bereich Kontakt die Option In Kontaktgruppe aufteilen aus.

3. Im Split to Kontaktgruppe-Fenster aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Gruppenmitgliedern, die Sie in eine neue Kontaktgruppe verschieben möchten, und klicken Sie auf OK.

4. Benennen Sie die neue Gruppe im erscheinenden Dialogfeld und klicken Sie auf OK.

5. Die beiden geteilten Kontaktgruppe erscheinen anschließend in der Kontaktliste. Sie können die Gruppen öffnen, um deren Mitglieder einzusehen.

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Eine Kontaktgruppe auflösen und ihre Mitglieder als Kontakte in Outlook hinzufügen

Um eine Kontaktgruppe in Outlook aufzulösen – oder, wie wir es nennen, zu entfernen – navigieren Sie zur Personen- oder Kontakte-Seite, klicken mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Gruppe und wählen im Kontextmenü Löschen. Möchten Sie stattdessen alle Mitglieder gleichzeitig als individuelle Outlook-Kontakte übernehmen, prüfen Sie bitte die beiden folgenden Methoden:

• Eine Kontaktgruppe mit der integrierten Funktion von Outlook auflösen

1. Doppelklicken Sie, um die Kontaktgruppe in Ihrer Kontaktliste zu öffnen.

2. Doppelklicken Sie auf ein Mitglied, um es Ihrer Kontaktliste hinzuzufügen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um weitere Optionen anzuzeigen, und wählen Sie anschließend Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.

4. Im erscheinenden Kontakt-Fenster können Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen eingeben und anschließend auf Speichern und schließen klicken.

5. Wiederholen Sie die Schritte 2-4, um alle Mitglieder hinzuzufügen.

6. Gehen Sie nun zurück zur Personen- oder Kontakte-Ansicht, um die Kontaktgruppe zu löschen.

Diese Methode eignet sich ideal für Gruppen mit nur wenigen Mitgliedern. Enthält die Gruppe jedoch viele Mitglieder, wird diese Vorgehensweise zu zeitaufwendig – prüfen Sie in diesem Fall bitte die Auflösen-Funktion von Kutools für Outlook weiter unten.

• Eine Kontaktgruppe mithilfe von Kutools für Outlook einfach auflösen

1. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, die Sie auflösen möchten.

2. Wechseln Sie zur Registerkarte KUTOOLS PLUS, klicken Sie auf Kontaktgruppe > Auflösen.

3. Klicken Sie im Auflösen-Fenster auf Alle, um sämtliche Kontrollkästchen zu aktivieren, und bestätigen Sie mit OK.

4. Es erscheint ein Dialogfeld mit der Frage: Möchten Sie die aktuelle Kontaktgruppe in einzelne Kontakte aufteilen? Klicken Sie auf Ja.

5. Alle Mitglieder wurden nun Ihrer Kontaktliste hinzugefügt und die Kontaktgruppe wurde gleichzeitig gelöscht.

√ Hinweis: Wenn Sie nur bestimmte Kontakte aus Ihrer Liste hinzufügen möchten, aktivieren Sie einfach die Kontrollkästchen neben den gewünschten Mitgliedern und klicken Sie auf OK, um sie der Liste hinzuzufügen – sie werden dabei automatisch aus der Gruppe entfernt. Die verbleibenden, nicht ausgewählten Mitglieder bleiben weiterhin in der Gruppe erhalten.

Klicken Sie hier, um die kostenlose Version von Kutools für Outlook herunterzuladen.

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Mehrere Kontaktgruppe in Outlook zu einer zusammenführen

Um zwei oder mehr Kontaktgruppe zu einer einzigen Neue Gruppe zusammenzuführen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Erstellen Sie eine neue Kontaktgruppe. (Folgen Sie den Schritten 1–3 unter)Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch.)

2. Klicken Sie im Abschnitt Mitglieder auf Mitglieder hinzufügen und wählen Sie Aus Outlook-Kontakten.

3. Wählen Sie im Dialogfeld Mitglieder auswählen die Kontaktgruppe aus, die Sie zusammenführen möchten.

4. Klicken Sie im Dialogfeld unten links auf Mitglieder und anschließend auf OK.

5. Klicken Sie im Kontaktgruppe-Fenster auf Speichern und schließen.

√ Hinweis: Die oben beschriebene Methode ist zwar sehr einfach und schnell – die so erstellte Gruppe wirkt jedoch wie eine große Gruppe, die mehrere kleinere enthält. Das macht die Bearbeitung der Mitglieder unpraktisch, da Sie jede Untergruppe einzeln öffnen müssten. Möchten Sie mehrere Kontaktgruppen wirklich zusammenführen und ausschließlich deren Mitglieder in eine einzige Gruppe übernehmen, lesen Sie bitte So führen Sie Verteilerlisten in Outlook zusammen?

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Eine E-Mail an eine Kontaktgruppe in Outlook senden

Um eine E-Mail an eine oder mehrere Kontaktgruppe in Outlook zu senden, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Mail-Ansicht auf Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu verfassen.

2. Geben Sie im Feld An... den Namen der Kontaktgruppe ein. Outlook zeigt Ihnen passende Vorschläge aus Ihrer Kontaktliste an, wie in der folgenden Abbildung dargestellt. Möchten Sie verhindern, dass die Empfänger einander sehen können, tragen Sie den Gruppennamen stattdessen in das Feld Bcc...ein. (Falls dieses Feld im Nachrichtenfenster nicht sichtbar ist, wechseln Sie zur Registerkarte)Optionen und klicken Sie in der Gruppe Bcc unter Felder anzeigen.)

Falls Sie den Namen der Gruppe nicht kennen, klicken Sie auf An..., um das Fenster Namen auswählen zu öffnen und alle Ihre Kontakte einzusehen. Wählen Sie die Gruppen aus, an die Sie eine Nachricht senden möchten, und klicken Sie je nach Bedarf auf An, Cc oder Bcc. Die Namen der Gruppen erscheinen dann im entsprechenden Feld. (In diesem Beispiel habe ich auf)An geklickt.) Klicken Sie anschließend auf OK.

3. Geben Sie Betreff und Nachrichtentext ein und klicken Sie nach Fertigstellung auf Senden.

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Eine Kontaktgruppe in Outlook teilen und speichern

Möglicherweise müssen Sie eine arbeitsbezogene Kontaktgruppe an einen neuen Mitarbeiter senden oder eine interessebasierte Gruppe mit Freunden teilen; ebenso können Sie eine von anderen geteilte Kontaktgruppe erhalten. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Kontaktgruppe teilen und wie Sie eine von anderen gesendete Kontaktgruppe in Outlook speichern.

Eine Kontaktgruppe in Outlook teilen

• Sie können die Gruppe in eine E-Mail-Nachricht einfügen und an andere senden:

1. Klicken Sie in der Mail-Ansicht auf Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu erstellen. Es öffnet sich ein Nachrichten-Fenster. Passen Sie die Größe des Fensters an und platzieren Sie es neben Ihrem Outlook-Fenster, sodass beide gleichzeitig sichtbar sind.

2. Klicken Sie in der Navigationsleiste des Outlook-Fensters auf Personen oder Kontakte.

3. Suchen Sie die Kontaktgruppe, die Sie teilen möchten, und ziehen Sie sie als Anhang in den Nachrichtentext des Nachrichten-Fensters.

4. Füllen Sie die erforderlichen Felder im Nachrichten-Fenster aus und klicken Sie auf Senden, um die Kontaktgruppe zu teilen.

• Alternativ können Sie eine Kontaktgruppe auch als Anhang einfügen, anstatt sie per Drag & Drop in den Nachrichtentext zu ziehen:

1. Wechseln Sie in der Mail-Ansicht zu Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu erstellen.

2. Gehen Sie im Popup-Nachrichten-Fenster zur Registerkarte Einfügen, suchen Sie die Gruppe Einbinden und klicken Sie auf Outlook-Element.

3. Wählen Sie im Dialogfeld Element einfügen einen Kontakteordner innerhalb einer bestimmten Postfachstruktur aus, um alle Kontakte und Kontaktgruppen im Feld Elemente aufzulisten. Anschließend können Sie die gewünschte Kontaktgruppe finden, auswählen und auf OK klicken, um sie als Anhang einzufügen.

4. Füllen Sie die Informationen im Nachrichten-Fenster nach Bedarf aus und klicken Sie anschließend auf Senden, um die Kontaktgruppe zu versenden.

Speichern Sie ein Kontaktgruppe in Outlook

So speichern Sie ein Kontaktgruppe, das von anderen in einer E-Mail-Nachricht geteilt wurde:

1. Öffnen Sie die Nachricht, die den Anhang mit der Kontaktgruppe enthält.

2. Ziehen Sie den Anhang in die Navigationsleiste und lassen Sie ihn auf Personen oder Kontakte los.

Dies ist der einfachste Ansatz: Klicken Sie auf Personen oder Kontakte, um die neu gespeicherte Gruppe anzuzeigen.