Erstellen, bearbeiten, verwenden und teilen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

Das Tutorial konzentriert sich auf die Probleme, die in Outlook bei der Verwendung einer Kontaktgruppe auftreten können, die früher als "Verteilerliste" bezeichnet wurde. Es fasst die gängigsten und bequemsten Lösungen zusammen. Bitte klicken Sie auf die unten aufgeführten Lösungen, um zu den entsprechenden Anweisungen zu gelangen.

Erstellen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

• Erstellen Sie eine Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder -Adressbuch
• Erstellen Sie eine Kontaktgruppe aus Daten in Excel, Word oder anderen Anwendungen
• Erstellen Sie eine Kontaktgruppe für Empfänger oder Absender in Ihrem Postfach

Bearbeiten einer Kontaktgruppe in Outlook

• Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern zu einer Kontaktgruppe
• Teilen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook
  • Verschüttete eine Kontaktgruppe in Outlook durch Kopieren und Entfernen
  • Teilen Sie ganz einfach eine Kontaktgruppe in Outlook mit einem erstaunlichen Tool
• Trennen Sie eine Kontaktgruppe und fügen Sie ihre Mitglieder als Kontakte in Outlook hinzu
  • Trennen Sie eine Kontaktgruppe mit der integrierten Funktion von Outlook
  • Trennen Sie ganz einfach eine Kontaktgruppe mit Kutools für Outlook
• Kontaktgruppen in Outlook zu einer zusammenführen

Senden Sie eine E-Mail an eine Kontaktgruppe in Outlook

Teilen und speichern Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

• Teilen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook
• Speichern Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

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Erstellen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

Möglicherweise finden Sie Situationen, in denen Sie aus geschäftlichen Gründen eine Massen-E-Mail an die Mitglieder eines Unternehmens oder einer Arbeitsgruppe senden müssen. Oder Sie müssen allen Ihren Familienmitgliedern und Ihren Freunden eine Weihnachtskarte schicken. In solchen Fällen spart das Erstellen einer Kontaktgruppe viel Zeit beim Versenden von E-Mails nacheinander. Hier unser ExtendOffice team haben die Methoden aufgelistet, um Kontaktgruppen aus Ihren Outlook-Kontakten, Adressbuch und Daten in Excel, Word oder in Textform zu erstellen und Gruppen für die Absender oder Empfänger in Ihren Postfächern in Outlook zu erstellen.

Erstellen Sie eine Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder -Adressbuch

1 Klicken Personen or Kontakt in der Navigationsleiste in Ihrem Outlook.

2. Unter der Registerkarte Startseite, klicken Neue Kontaktgruppe in der Gruppe Neu.

3. In dem Kontaktgruppe Benennen Sie die Kontaktgruppe im Fenster Name und Vorname Feld.

4 Klicken Mitglieder hinzufügen in der Gruppe Mitglieder, wählen Aus Outlook-Kontakten or Aus dem Adressbuch in der Dropdown-Liste nach Ihren Bedürfnissen. (Wenn Sie im Moment nur einen Kontakt hinzufügen möchten, der sich nicht in Ihren Outlook-Kontakten oder -Adressbuch befindet, wählen Sie Neuer E-Mail-Kontakt.)

5. In dem Wählen Sie Mitglieder Um mehrere nicht zusammenhängende Kontakte auszuwählen, halten Sie die Ctrl Taste und klicken Sie dann nacheinander auf die Kontakte; Um mehrere zusammenhängende Kontakte auszuwählen, klicken Sie auf den ersten Kontakt und halten Sie dann gedrückt Shift und wählen Sie den letzten aus.

6. Klicken Sie auf die Mitglieder Schaltfläche unten links im Dialogfeld, um alle ausgewählten Kontakte zum Mitglieder Feld, und klicken Sie dann auf OK.

7. In dem Kontaktgruppe Klicken Sie im Fenster Speichern und schließen.

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Erstellen Sie eine Kontaktgruppe aus Daten in Excel, Word oder anderen Anwendungen

Angenommen, Sie haben eine Liste mit E-Mail-Adressen in einer Excel-Tabelle, einem Word-Dokument oder einer anderen Anwendung erhalten, wie oben gezeigt. Um die Adressen massenweise zu einer Kontaktgruppe in Ihrem Outlook hinzuzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1 Klicken Personen or Kontakt in der Navigationsleiste in Ihrem Outlook.

2. Unter der Registerkarte Startseite, klicken Neue Kontaktgruppe in der Gruppe Neu.

3. In dem Kontaktgruppe Benennen Sie die Kontaktgruppe im Fenster Name und Vorname Feld.

4 Klicken Mitglieder hinzufügen in der Gruppe Mitglieder, wählen Aus Outlook-Kontakten.

5. Kopieren Sie die Daten in Ihre Excel-Tabelle oder Ihr Word-Dokument.

6. In dem Auswählen Mitglieder fügen Sie die Daten in das Dialogfeld ein Mitglieder Feld, und klicken Sie dann auf OK.

7. In dem Kontaktgruppe Klicken Sie im Fenster Speichern und schließen.

√ Hinweis: Jede E-Mail-Adresse muss durch ein Semikolon oder eine Absatzmarke getrennt werden (ein Name und eine Adresse pro Zeile). Wenn kein Name vorhanden ist, wird die Adresse für den Anzeigenamen in der Kontaktgruppe verwendet.

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Erstellen Sie eine Kontaktgruppe für Empfänger oder Absender in Ihrem Postfach

Wenn Sie alle Empfänger und Absender einer E-Mail oder mehrerer E-Mails zu einer Kontaktgruppe hinzufügen oder einige der Absender oder Empfänger in Ihrem Postfach gruppieren möchten, können Sie das Zur Gruppe hinzufügen feature von Kutools for Outlook, ein praktisches Outlook-Add-In, das von unserem Team entwickelt wurde. Es wird schnell eine Kontaktgruppe nach Ihren Bedürfnissen erstellen.

1. Wählen Sie die E-Mail(s) mit den Empfängern oder Absendern aus, die Sie der Kontaktgruppe hinzufügen möchten.

2. Gehen Sie zum Kutoolen Plus Registerkarte, in der Kontakt Gruppe, klicken Sie auf Zur Gruppe hinzufügen.

3. In dem Hinzufügen von Empfängern zu Kontaktgruppen Dialogfeld auswählen Alle, Alle Absender, oder Alle Empfänger auf die Geltungsbereich Dropdown-Liste. Die Kästchen neben den E-Mail-Adressen, die die Bedingung erfüllen, werden aktiviert.

4. Wählen Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds die Kontaktgruppe(n) aus, zu denen Sie die Adressen hinzufügen möchten; Oder Sie können eine neue Kontaktgruppe erstellen, indem Sie auf klicken Neue Kontaktgruppe, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen daneben. Klicken OK.

Wenn Sie unser Outlook-Add-In nicht installiert haben, Klicken Sie hier zum Download. Oder Sie können es etwas umständlicher machen: Kopieren Sie die Adressen der Absender von Empfängern, die Sie einer Kontaktgruppe hinzufügen möchten, und fügen Sie sie dann in das Mitglieder Feld in der Wählen Sie Mitglieder Dialogbox. Weitere Informationen finden Sie in den 4.-7. Schritten von Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch.

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Bearbeiten einer Kontaktgruppe in Outlook

Es gibt Zeiten, in denen wir unsere Kontaktgruppen bearbeiten müssen: Es gibt personelle Veränderungen in Ihrem Unternehmen, Kollegen und Projekte kommen und gehen, sodass Sie einige Mitglieder hinzufügen oder entfernen müssen; Die Mitglieder einer Kontaktgruppe sind gemischt, daher möchten Sie die Gruppe in zwei oder mehr Gruppen aufteilen. Zwei Abteilungen zusammengeführt, also müssen Sie zwei Kontaktgruppen zusammenführen……

Bevor wir dies tun, müssen wir herausfinden, wo sich die Gruppen befinden:

Wenn Sie in der Sicht von MailBitte klicken Sie auf Adressbuch in der Gruppe Finden Sie unter der Registerkarte Startseite, und suchen Sie dann im Popup-Dialogfeld nach der Gruppe. Wenn Sie zu gewechselt sind Personen or Kontakt Ansicht in der Navigationsleiste in Ihrem Outlook finden Sie die Gruppe in der Liste Ihrer Kontakte, indem Sie ihren Namen in das Suchfeld über der Liste eingeben.

Nachdem Sie die Kontaktgruppe gefunden haben, doppelklicken Sie auf ihren Namen, um das Kontaktgruppe Fenster. Suchen Sie nun nach den unten aufgeführten Methoden, die Ihren Anforderungen für den nächsten Schritt entsprechen.

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Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern zu einer Kontaktgruppe

• Um Mitglieder zu einer Kontaktgruppe hinzuzufügen, lesen Sie bitte die 4.-7. Schritte von Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch.

• Um Mitglieder aus einer Kontaktgruppe zu entfernen, wählen Sie die Mitglieder in einem geöffneten Kontaktgruppe zuerst das Fenster, dann klicken Sie auf das Mitglied entfernen Funktion in der Gruppe Mitglieder. Klicken Sie Speichern und schließen in der Gruppe Aktionen.

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Teilen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

Hier haben wir zwei Möglichkeiten zum Aufteilen einer Kontaktgruppe in Outlook aufgelistet: Eine mit einer eigenen Funktion, die andere mit der Auf Kontaktgruppe aufteilen Merkmal von Kutools for Outlook.

• Eine Kontaktgruppe in Outlook durch Kopieren und Entfernen verschüttet

Angenommen, Sie müssen eine Kontaktgruppe in zwei Gruppen aufteilen. Bitte befolgen Sie die folgenden Schritte:

1. Auf der Personen or Kontakt suchen Sie nach der Kontaktgruppe, die Sie bearbeiten möchten.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe (nicht loslassen) und ziehen Sie sie etwas nach oben oder unten, lassen Sie die Maustaste los, Sie sehen ein kurzes Popup-Menü wie im Screenshot unten gezeigt, klicken Sie auf Kopieren. Es werden zwei gleiche Kontaktgruppen in der Liste angezeigt.

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3. Doppelklicken Sie, um die beiden Gruppen zu öffnen, ändern Sie die Namen der Gruppen nach Bedarf, z. ExtendOffice1 und ExtendOffice2. Dann entfernen Sie, sagen wir, den Namen 8-15 im ExtendOffice1 und nenne 1-7 im ExtendOffice2.

4. Sie haben jetzt zwei neue kleinere Kontaktgruppen, klicken Sie auf Speichern und schließen.

• Teilen Sie ganz einfach eine Kontaktgruppe in Outlook mit einem erstaunlichen Tool

Oder wenn Sie installiert haben UNSERE Kutools for Outlook Um eine Kontaktgruppe auf Ihrem Computer aufzuteilen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, die Sie teilen möchten (Hier habe ich die Gruppe namens . ausgewählt ExtendOffice Test 1 zum Beispiel).

2. Gehen Sie zur Registerkarte Kutoolen Plus, finden Kontakt Gruppe im Band KontaktWählen Auf Kontaktgruppe aufteilen in der Dropdown-Liste.

3. In dem Auf Kontaktgruppe aufteilen Aktivieren Sie im Fenster die Kontrollkästchen neben den Gruppenmitgliedern, die Sie in eine neue Kontaktgruppe verschieben möchten, klicken Sie auf Ok.

4. Benennen Sie die neue Gruppe im Popup-Dialogfeld, klicken Sie auf OK.

5. Die beiden geteilten Kontaktgruppen werden dann in der Kontaktliste angezeigt. Sie können die Gruppen öffnen, um ihre Mitglieder anzuzeigen.

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Trennen Sie eine Kontaktgruppe und fügen Sie ihre Mitglieder als Kontakte in Outlook hinzu

Um eine Kontaktgruppe in Outlook aufzulösen oder zu entfernen, können Sie einfach zum gehen Personen or Kontakt Seite und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen im Popup-Menü. Wenn Sie jedoch alle seine Mitglieder gleichzeitig als einzelne Outlook-Kontakte hinzufügen möchten, überprüfen Sie bitte die beiden unten aufgeführten Ansätze:

• Trennen Sie eine Kontaktgruppe mit der integrierten Funktion von Outlook

1. Doppelklicken Sie, um die Kontaktgruppe in Ihrer Kontaktliste zu öffnen.

2. Doppelklicken Sie auf ein Mitglied, das Sie zu Ihrer Kontaktliste hinzufügen möchten.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um weitere Optionen anzuzeigen, und klicken Sie dann auf Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.

4. Im Popup Kontakt Fenster können Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzufügen und dann auf klicken Speichern und schließen.

5. Wiederholen Sie die Schritte 2-4, um alle Mitglieder hinzuzufügen.

6. Gehen Sie nun zurück zum Personen or Kontakt anzeigen, um die Kontaktgruppe zu löschen.

Die Methode ist für Gruppen geeignet, die nur wenige Mitglieder enthalten. Wenn die Gruppe eine große Anzahl von Mitgliedern enthält, würde die Methode zu viel Zeit verschwenden. Bitte überprüfen Sie in diesem Fall die Break Funktion von Kutools für Outlook unten.

• Auflösen einer Kontaktgruppe mit Kutools für Outlook

1. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, die Sie unterbrechen möchten.

2. Gehen Sie zur Registerkarte Kutoolen Plus, klicken Kontakt Gruppe > Break.

3. In dem Break Klicken Sie im Fenster Alle um alle Kästchen anzukreuzen, dann klicke Ok.

4. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden Möchten Sie diese Kontaktgruppe in einzelne Kontakte aufteilen? Klicken Sie auf Kostenlos erhalten und dann auf Installieren. Ja.

5. Alle ihre Mitglieder werden jetzt zu Ihrer Kontaktliste hinzugefügt und gleichzeitig wird die Kontaktgruppe gelöscht.

√ Hinweis: Wenn Sie nur einige seiner Mitglieder zu Ihrer Kontaktliste hinzufügen möchten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den jeweiligen Mitgliedern, klicken Sie auf Ok um sie der Liste hinzuzufügen, während sie aus der Gruppe gelöscht werden. Die Gruppe mit den nicht überprüften Mitgliedern ist weiterhin vorhanden.

Klicken Sie hier, um Kutools for Outlook für eine 60-tägige kostenlose Testversion herunterzuladen.

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Kontaktgruppen in Outlook zu einer zusammenführen

Um zwei oder mehr Kontaktgruppen zu einer neuen Gruppe zusammenzuführen. Bitte befolgen Sie die folgenden Schritte:

1. Erstellen Sie eine neue Kontaktgruppe. (Folgen Sie den Schritten 1-3 von Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch.)

2 Klicken Mitglieder hinzufügen in der Gruppe Mitglieder, wählen Aus Outlook-Kontakten.

3. In dem Wählen Sie Mitglieder Wählen Sie im Dialogfeld die Kontaktgruppen aus, die Sie kombinieren möchten.

4 Klicken Mitglieder unten links im Dialogfeld und klicken Sie dann auf OK.

5. In dem Kontaktgruppe Klicken Sie im Fenster Speichern und schließen.

√ Hinweis: Die obige Methode ist sehr einfach und schnell. Die auf diese Weise erstellte Gruppe ist jedoch wie eine große Gruppe, die mehrere kleine enthält. Sie ist nicht so praktisch, wenn Sie die Gruppenmitglieder bearbeiten müssen. Denn Sie müssen jede kleine Gruppe öffnen, um sie zu bearbeiten. Um mehrere Kontaktgruppen zusammenzuführen und nur Gruppenmitglieder zu einer Gruppe hinzuzufügen. Bitte prüfen So führen Sie Verteilerlisten in Outlook zusammen oder kombinieren sie?

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Senden Sie eine E-Mail an eine Kontaktgruppe in Outlook

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine E-Mail an eine oder mehrere Kontaktgruppen in Outlook zu senden:

1. Klicken Sie in der Mail-Ansicht auf Neue e-mail um eine neue Nachricht zu starten.

2. In dem Um ... Geben Sie im Feld den Namen der Kontaktgruppe ein. Outlook zeigt potenzielle Übereinstimmungen aus Ihrer Kontaktliste an, wie in der Abbildung unten gezeigt. Wenn Sie nicht möchten, dass sich die Empfänger gegenseitig sehen, geben Sie den Namen der Gruppe in das Bcc... Gebiet. (Wenn das Feld nicht im Nachrichtenfenster angezeigt wird, gehen Sie zum Optionen Und klicken Sie dann auf Bcc in der Gruppe Felder anzeigen.)

Falls Sie sich nicht an den Gruppennamen erinnern, können Sie auf klicken Um ... öffnen Wählen Sie Namen Fenster, um alle Ihre Kontakte in Ihrer Kontaktliste anzuzeigen. Wählen Sie die Gruppen aus, denen Sie eine Nachricht senden möchten, und klicken Sie dann auf Zu, Cc, oder Bcc wie du es brauchst. Die Namen der Gruppen werden im entsprechenden Feld angezeigt. (Ich klickte Zu als Beispiel hier.) Dann klicke OK.

3. Geben Sie den Betreff und den Text Ihrer E-Mail-Nachricht ein. Klicken Absenden nachdem Sie mit der Eingabe fertig sind.

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Teilen und speichern Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

Möglicherweise müssen Sie einem neuen Mitarbeiter eine arbeitsbezogene Kontaktgruppe senden oder eine interessenbezogene Gruppe mit Ihren Freunden teilen. Sie können auch eine Kontaktgruppe erhalten, die von anderen geteilt wird. In diesem Teil werden wir darüber sprechen, wie Sie eine Kontaktgruppe freigeben und eine von anderen in Outlook gesendete Kontaktgruppe speichern.

Teilen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

• Sie können die Gruppe in eine E-Mail-Nachricht aufnehmen und an andere senden:

1. Klicken Sie in der Mail-Ansicht auf Neue e-mail um eine neue Nachricht zu erstellen. EIN Nachricht Fenster öffnet sich. Passen Sie die Größe des Fensters an, verschieben Sie es neben Ihr Outlook-Fenster, sodass beide Fenster gleichzeitig sichtbar sind.

2 Klicken Personen or Kontakt aus der Navigationsleiste im Outlook-Fenster.

3. Suchen Sie die Kontaktgruppe, die Sie freigeben möchten, und ziehen Sie sie als Anhang in den Nachrichtentext Nachricht Fenster.

4. Füllen Sie die Informationen im Nachricht Fenster nach Bedarf, klicken Sie dann auf Absenden um die Kontaktgruppe zu teilen.

• Sie können eine Kontaktgruppe auch als Anhang einfügen, anstatt sie in einen Nachrichtentext zu ziehen:

1. In dem Mail Ansicht, klicken Sie auf Neue e-mail um eine neue Nachricht zu erstellen.

2. Gehen Sie zur Registerkarte Insert im Popup Nachricht Fenster finden die Include Gruppe, klicken Sie auf Outlook-Element.

3. In dem Artikel einfügen Wählen Sie im Dialogfeld einen Kontaktordner unter einem bestimmten Postfach aus, um alle Kontakte und Kontaktgruppen im Artikel Kasten. Jetzt können Sie die Kontaktgruppe suchen und auswählen und dann auf klicken OK als Anhang einfügen.

4. Füllen Sie die Informationen im Nachricht Fenster nach Bedarf, klicken Sie dann auf Absenden um die Kontaktgruppe zu teilen.

Speichern Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

So speichern Sie eine von anderen freigegebene Kontaktgruppe in einer E-Mail-Nachricht:

1. Öffnen Sie die Nachricht, die den Anhang der Kontaktgruppe enthält.

2. Ziehen Sie den Anhang in die Navigationsleiste und legen Sie ihn auf Personen or Kontakt.

Dies ist der einfachste Ansatz, den Sie anklicken können Personen or Kontakt um die neu gespeicherte Gruppe zu überprüfen.