Erstellen, Bearbeiten, Verwenden und Teilen einer Kontaktgruppe in Outlook
Dieses Tutorial konzentriert sich auf die Probleme, die Sie bei der Verwendung einer Kontaktgruppe in Outlook möglicherweise erleben, früher als „Verteilerliste“ bezeichnet. Es fasst die gebräuchlichsten und praktischsten Lösungen zusammen. Bitte klicken Sie auf die unten aufgelisteten Lösungen, um zu den entsprechenden Anweisungen zu gelangen.
Erstellen einer Kontaktgruppe in Outlook
- Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch
- Erstellen einer Kontaktgruppe aus Daten in Excel, Word oder anderen Anwendungen
- Erstellen einer Kontaktgruppe für Empfänger oder Absender in Ihrem Postfach
Bearbeiten einer Kontaktgruppe in Outlook
- Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern aus einer Kontaktgruppe
- Aufteilen einer Kontaktgruppe in Outlook
- Auflösen einer Kontaktgruppe und Hinzufügen ihrer Mitglieder als Kontakte in Outlook
- Zusammenführen von Kontaktgruppen in einer in Outlook
Senden einer E-Mail an eine Kontaktgruppe in Outlook
Teilen und Speichern einer Kontaktgruppe in Outlook
Erstellen einer Kontaktgruppe in Outlook
Sie werden Situationen finden, in denen Sie aus geschäftlichen Gründen eine Massen-E-Mail an die Mitglieder eines Unternehmens oder einer Arbeitsgruppe senden müssen. Oder Sie möchten allen Ihren Familienmitgliedern und Freunden eine Weihnachtskarte schicken. In solchen Fällen spart das Erstellen einer Kontaktgruppe viel Zeit beim Versand von E-Mails einzeln. Unser ExtendOffice-Team hat hier die Methoden zum Erstellen von Kontaktgruppen aus Ihren Outlook-Kontakten, dem Adressbuch und Daten in Excel, Word oder im Textformat sowie zum Erstellen von Gruppen für die Absender oder Empfänger in Ihren Outlook-Postfächern aufgelistet.
Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch
1. Klicken Sie auf Personen oder Kontakte in der Navigationsleiste in Ihrem Outlook.
2. Klicken Sie unter der Registerkarte Start auf Neue Kontaktgruppe in der Gruppe Neu.
3. Geben Sie im Kontaktgruppe Fenster der Kontaktgruppe einen Namen im Name Feld ein.
4. Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen in der Gruppe Mitglieder, wählen Sie Aus Outlook-Kontakten oder Aus Adressbuch aus der Dropdown-Liste entsprechend Ihren Bedürfnissen aus. (Wenn Sie nur einen Kontakt hinzufügen möchten und dieser nicht in Ihren Outlook-Kontakten oder im Adressbuch ist, wählen Sie Neuer E-Mail-Kontakt.)
5. Wählen Sie im Dialogfeld Mitglieder auswählen mehrere nicht zusammenhängende Kontakte aus, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und dann die Kontakte nacheinander anklicken; Um mehrere zusammenhängende Kontakte auszuwählen, klicken Sie auf den ersten Kontakt, halten Sie dann Umschalt gedrückt und wählen Sie den letzten aus.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder unten links im Dialogfeld, um alle ausgewählten Kontakte zum Feld Mitglieder hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf OK.
7. Klicken Sie im Fenster Kontaktgruppe auf Speichern & Schließen.
Erstellen einer Kontaktgruppe aus Daten in Excel, Word oder anderen Anwendungen
Angenommen, Sie haben eine Liste von E-Mail-Adressen in einer Excel-Tabelle, einem Word-Dokument oder anderen Anwendungen wie oben gezeigt erhalten. Um die Adressen massenhaft einer Kontaktgruppe in Ihrem Outlook hinzuzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf Personen oder Kontakte in der Navigationsleiste in Ihrem Outlook.
2. Klicken Sie unter der Registerkarte Start auf Neue Kontaktgruppe in der Gruppe Neu.
3. Geben Sie im Kontaktgruppe Fenster der Kontaktgruppe einen Namen im Name Feld ein.
4. Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen in der Gruppe Mitglieder, wählen Sie Aus Outlook-Kontakten.
5. Kopieren Sie die Daten in Ihrer Excel-Tabelle oder in Ihrem Word-Dokument.
6. Fügen Sie im Dialogfeld Mitglieder aussuchen die Daten im Feld Mitglieder ein und klicken Sie dann auf OK.
7. Klicken Sie im Fenster Kontaktgruppe auf Speichern & Schließen.
√ Hinweis: Jede E-Mail-Adresse muss durch ein Semikolon oder einen Absatzmarkierung getrennt sein (ein Name und eine Adresse pro Zeile). Wenn es keinen Namen gibt, wird die Adresse als Anzeigename in der Kontaktgruppe verwendet.
Erstellen einer Kontaktgruppe für Empfänger oder Absender in Ihrem Postfach
Wenn Sie alle Empfänger und Absender einer oder mehrerer E-Mails einer Kontaktgruppe hinzufügen möchten oder wenn Sie einige der Absender oder Empfänger in Ihrem Postfach gruppieren möchten, können Sie die Funktion Zu Gruppe hinzufügen von Kutools für Outlook verwenden, einem praktischen Outlook-Add-in, das von unserem Team entwickelt wurde. Es erstellt schnell eine Kontaktgruppe entsprechend Ihren Bedürfnissen.
1. Wählen Sie die E-Mail(n) mit den Empfängern oder Absendern aus, die Sie der Kontaktgruppe hinzufügen möchten.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Kutools Plus, in der Gruppe Kontakt, klicken Sie auf Zu Gruppe hinzufügen.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Empfänger zu Kontaktgruppen hinzufügen Alle, Alle Absender oder Alle Empfänger aus der Dropdown-Liste Bereich. Die Kontrollkästchen neben den E-Mail-Adressen, die die Bedingung erfüllen, werden aktiviert.
4. Wählen Sie auf der rechten Seite des Dialogfelds die Kontaktgruppe(n) aus, zu denen Sie die Adressen hinzufügen möchten; Oder Sie können eine neue Kontaktgruppe erstellen, indem Sie auf Neue Kontaktgruppe klicken, dann das Kontrollkästchen daneben aktivieren. Klicken Sie auf OK.
Wenn Sie unser Outlook-Add-in nicht installiert haben, klicken Sie hier zum Herunterladen. Oder Sie können eine umständlichere Methode verwenden: Kopieren Sie die Adressen der Absender oder Empfänger, die Sie einer Kontaktgruppe hinzufügen möchten, und fügen Sie sie im Feld Mitglieder im Dialogfeld Mitglieder auswählen ein. Für weitere Details verweisen wir auf die 4.-7. Schritte beim Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch.
Bearbeiten einer Kontaktgruppe in Outlook
Es gibt Zeiten, in denen wir unsere Kontaktgruppen bearbeiten müssen: Es gibt Personalveränderungen in Ihrem Unternehmen, Kollegen und Projekte kommen und gehen, sodass Sie einige Mitglieder hinzufügen oder entfernen müssen; Die Mitglieder in einer Kontaktgruppe sind irgendwie gemischt, sodass Sie die Gruppe in zwei oder mehr Gruppen aufteilen möchten; Zwei Abteilungen haben fusioniert, sodass Sie zwei Kontaktgruppen zusammenführen müssen…
Bevor wir dies tun, müssen wir herausfinden, wo sich die Gruppen befinden:
Wenn Sie sich in der Ansicht Mail befinden, klicken Sie bitte auf das Adressbuch in der Gruppe Suchen unter der Registerkarte Start und suchen Sie dann nach der Gruppe im Pop-up-Dialogfeld; Wenn Sie zur Ansicht Personen oder Kontakte auf der Navigationsleiste in Ihrem Outlook gewechselt haben, können Sie die Gruppe in der Liste Ihrer Kontakte finden, indem Sie ihren Namen in das Suchfeld über der Liste eingeben.
Nachdem Sie die Kontaktgruppe gefunden haben, doppelklicken Sie auf ihren Namen, um das Fenster Kontaktgruppe zu öffnen. Nun finden Sie die unten aufgelisteten Methoden, die Ihren Bedürfnissen für den nächsten Schritt entsprechen.
Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern aus einer Kontaktgruppe
• Um Mitglieder zu einer Kontaktgruppe hinzuzufügen, verweisen Sie bitte auf die 4.-7. Schritte beim Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch.
• Um Mitglieder aus einer Kontaktgruppe zu entfernen, wählen Sie die Mitglieder in einem geöffneten Fenster Kontaktgruppe zuerst aus, dann klicken Sie auf die Funktion Mitglied entfernen in der Gruppe Mitglieder. Klicken Sie auf Speichern & Schließen in der Gruppe Aktionen.
Aufteilen einer Kontaktgruppe in Outlook
Hier listen wir zwei Möglichkeiten auf, eine Kontaktgruppe in Outlook aufzuteilen: Eine mit seiner eigenen Funktion, die andere mit der Funktion Aufteilen in Kontaktgruppen von Kutools für Outlook.
• Aufteilen einer Kontaktgruppe in Outlook durch Kopieren und Entfernen
Angenommen, Sie müssen eine Kontaktgruppe in zwei Teile trennen. Bitte folgen Sie den unten aufgeführten Schritten:
1. Suchen Sie auf der Seite Personen oder Kontakte die Kontaktgruppe, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf (lassen Sie nicht los) die Gruppe und ziehen Sie sie etwas nach oben oder unten, lassen Sie die Maustaste los, Sie sehen ein kurzes Pop-up-Menü wie im Screenshot unten gezeigt, klicken Sie auf Kopieren. Es werden zwei gleiche Kontaktgruppen in der Liste erscheinen.
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3. Doppelklicken Sie, um beide Gruppen zu öffnen, ändern Sie die Namen der Gruppen nach Bedarf, zum Beispiel ExtendOffice1 und ExtendOffice2. Dann entfernen Sie, sagen wir, Namen 8-15 in ExtendOffice1 und Namen 1-7 in ExtendOffice2.
4. Bis jetzt haben Sie zwei neue kleinere Kontaktgruppen, klicken Sie auf Speichern & Schließen.
• Einfaches Aufteilen einer Kontaktgruppe in Outlook mit einem erstaunlichen Tool
Oder wenn Sie unser Kutools für Outlook auf Ihrem Computer installiert haben, um eine Kontaktgruppe aufzuteilen, folgen Sie bitte den unten aufgeführten Schritten:
1. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, die Sie aufteilen möchten (Ich habe hier die Gruppe namens ExtendOffice Test 1 als Beispiel ausgewählt).
2. Gehen Sie zur Registerkarte Kutools Plus, finden Sie Kontaktgruppe in der Menübandgruppe Kontakt, wählen Sie Aufteilen in Kontaktgruppen aus der Dropdown-Liste.
3. Aktivieren Sie im Fenster Aufteilen in Kontaktgruppen die Kontrollkästchen neben den Gruppenmitgliedern, die Sie in eine neue Kontaktgruppe verschieben möchten, klicken Sie auf Ok.
4. Benennen Sie die neue Gruppe im Pop-up-Dialogfeld, klicken Sie auf OK.
5. Die beiden aufgeteilten Kontaktgruppen werden dann in der Kontaktliste erscheinen, öffnen Sie die Gruppen frei, um ihre Mitglieder zu sehen.
Auflösen einer Kontaktgruppe und Hinzufügen ihrer Mitglieder als Kontakte in Outlook
Um aufzulösen, oder wir sagen entfernen, eine Kontaktgruppe in Outlook, können Sie einfach zur Seite Personen oder Kontakte gehen und mit der rechten Maustaste auf die Gruppe klicken, die Sie entfernen möchten, und im Pop-up-Menü auf Löschen klicken. Aber wenn Sie gleichzeitig alle ihre Mitglieder als einzelne Outlook-Kontakte hinzufügen möchten, prüfen Sie bitte die beiden Ansätze, die wir unten aufgelistet haben:
• Auflösen einer Kontaktgruppe mit der integrierten Funktion von Outlook
1. Doppelklicken Sie, um die Kontaktgruppe in Ihrer Kontaktliste zu öffnen.
2. Doppelklicken Sie auf ein Mitglied, das Sie Ihrer Kontaktliste hinzufügen möchten.
3. Klicken Sie auf die Dreipunkt-Schaltfläche, um weitere Optionen anzuzeigen, und klicken Sie dann auf Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.
4. Im Pop-up-Fenster Kontakt können Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzufügen, dann auf Speichern & Schließen klicken.
5. Wiederholen Sie die Schritte 2-4, um alle Mitglieder hinzuzufügen.
6. Gehen Sie nun zurück zur Ansicht Personen oder Kontakte, um die Kontaktgruppe zu löschen.
Die Methode eignet sich für Gruppen, die nur wenige Mitglieder enthalten. Wenn die Gruppe eine große Anzahl von Mitgliedern enthält, würde die Methode zu viel Zeit verschwenden. In diesem Fall prüfen Sie bitte die Funktion Auflösen von Kutools für Outlook unten.
• Einfaches Auflösen einer Kontaktgruppe mit Kutools für Outlook
1. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, die Sie auflösen möchten.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Kutools Plus, klicken Sie auf Kontaktgruppe > Auflösen.
3. Aktivieren Sie im Fenster Auflösen alle Kontrollkästchen, indem Sie auf Alle klicken, dann auf Ok.
4. Ein Dialogfeld wird angezeigt mit der Frage Möchten Sie die aktuelle Kontaktgruppe in einzelne Kontakte aufteilen? Klicken Sie auf Ja.
5. Alle Mitglieder sind nun Ihrer Kontaktliste hinzugefügt, und die Kontaktgruppe wird gleichzeitig gelöscht.
√ Hinweis: Wenn Sie nur einige ihrer Mitglieder zu Ihrer Kontaktliste hinzufügen möchten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den spezifischen Mitgliedern, klicken Sie auf Ok, um sie zur Liste hinzuzufügen, während Sie sie aus der Gruppe löschen. Die Gruppe, die die Mitglieder enthält, die Sie nicht markiert haben, bleibt bestehen.
Zusammenführen von Kontaktgruppen in einer in Outlook
Um zwei oder mehr Kontaktgruppen als eine neue Gruppe zusammenzuführen. Bitte folgen Sie den unten aufgeführten Schritten:
1. Erstellen Sie eine neue Kontaktgruppe. (Folgen Sie den Schritten 1-3 beim Erstellen einer Kontaktgruppe aus Outlook-Kontakten oder Adressbuch.)
2. Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen in der Gruppe Mitglieder, wählen Sie Aus Outlook-Kontakten.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Mitglieder auswählen die Kontaktgruppen aus, die Sie kombinieren möchten.
4. Klicken Sie auf Mitglieder unten links im Dialogfeld und dann auf OK.
5. Klicken Sie im Fenster Kontaktgruppe auf Speichern & Schließen.
√ Hinweis: Die obige Methode ist sehr einfach und schnell. Allerdings ist die Gruppe, die Sie auf diese Weise erstellen, wie eine große Gruppe, die mehrere kleine Gruppen enthält, was nicht so praktisch ist, wenn Sie die Gruppenmitglieder bearbeiten müssen. Denn Sie müssen jede kleine Gruppe öffnen, um sie zu bearbeiten. Um mehrere Kontaktgruppen zusammenzuführen und nur Gruppenmitglieder zu einer Gruppe hinzuzufügen. Prüfen Sie bitte Wie kann man Verteilerlisten in Outlook zusammenführen oder kombinieren?
Senden einer E-Mail an eine Kontaktgruppe in Outlook
Um eine E-Mail an eine oder mehrere Kontaktgruppen in Outlook zu senden, folgen Sie bitte den unten aufgeführten Schritten:
1. Klicken Sie in der Ansicht Mail auf Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu starten.
2. Geben Sie im An... den Namen der Kontaktgruppe ein. Outlook zeigt potenzielle Übereinstimmungen aus Ihrer Kontaktliste an, wie im Bild unten gezeigt. Wenn Sie nicht möchten, dass die Empfänger sich gegenseitig sehen, geben Sie den Namen der Gruppe im Bcc... ein. (Wenn das Feld nicht im Nachrichtenfenster angezeigt wird, gehen Sie zur Registerkarte Optionen und klicken Sie auf Bcc in der Gruppe Felder anzeigen.)
Falls Sie sich nicht an den Gruppennamen erinnern, können Sie auf An... klicken, um das Fenster Namen auswählen zu öffnen und alle Ihre Kontakte in Ihrer Kontaktliste anzuzeigen. Wählen Sie die Gruppen aus, an die Sie eine Nachricht senden möchten, klicken Sie dann auf An, Cc oder Bcc, je nach Bedarf. Die Namen der Gruppen werden im entsprechenden Feld angezeigt. (Ich habe hier als Beispiel auf An geklickt.) Dann klicken Sie auf OK.
3. Geben Sie den Betreff und den Text Ihrer E-Mail-Nachricht ein. Klicken Sie auf Senden, nachdem Sie die Eingabe abgeschlossen haben.
Teilen und Speichern einer Kontaktgruppe in Outlook
Sie müssen möglicherweise eine arbeitsbezogene Kontaktgruppe an einen neuen Mitarbeiter senden oder eine interessebezogene Gruppe an Ihre Freunde teilen; Sie könnten auch eine von anderen geteilte Kontaktgruppe erhalten. In diesem Teil sprechen wir darüber, wie man eine Kontaktgruppe teilt und wie man eine von anderen gesendete Kontaktgruppe in Outlook speichert.
Teilen einer Kontaktgruppe in Outlook
• Sie können die Gruppe in eine E-Mail-Nachricht einbinden und an andere senden:
1. Klicken Sie in der Ansicht Mail auf Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu erstellen. Ein Nachrichtenfenster wird angezeigt. Passen Sie die Größe des Fensters an, verschieben Sie es neben Ihr Outlook-Fenster, sodass beide Fenster gleichzeitig sichtbar sind.
2. Klicken Sie auf Personen oder Kontakte in der Navigationsleiste im Outlook-Fenster.
3. Finden Sie die Kontaktgruppe, die Sie teilen möchten, und ziehen Sie sie als Anhang in den Nachrichtentext im Nachrichtenfenster.
4. Füllen Sie die Informationen im Nachrichtenfenster nach Bedarf aus und klicken Sie dann auf Senden, um die Kontaktgruppe zu teilen.
• Sie können auch eine Kontaktgruppe als Anhang einfügen, anstatt sie in den Nachrichtentext zu ziehen:
1. Klicken Sie in der Ansicht Mail auf Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu erstellen.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Einfügen im Pop-up-Nachrichtenfenster, finden Sie die Gruppe Einbinden, klicken Sie auf Outlook-Element.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Element einfügen einen Kontakte-Ordner unter einem bestimmten Postfach aus, um alle Kontakte und Kontaktgruppen im Feld Elemente aufzulisten. Jetzt können Sie die Kontaktgruppe finden und auswählen und dann auf OK klicken, um sie als Anhang einzufügen.
4. Füllen Sie die Informationen im Nachrichtenfenster nach Bedarf aus und klicken Sie dann auf Senden, um die Kontaktgruppe zu teilen.
Speichern einer Kontaktgruppe in Outlook
Um eine von anderen in einer E-Mail-Nachricht geteilte Kontaktgruppe zu speichern:
1. Öffnen Sie die Nachricht, die den Kontaktgruppenanhang enthält.
2. Ziehen Sie den Anhang zur Navigationsleiste und legen Sie ihn auf Personen oder Kontakte ab.
Dies ist der einfachste Ansatz, Sie können auf Personen oder Kontakte klicken, um die neu gespeicherte Gruppe zu überprüfen.
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