Wie drucke ich Anhänge automatisch, wenn E-Mails in Outlook ankommen?

Dieses Tutorial zeigt eine Methode zum Kombinieren eines VBA-Skripts und einer Outlook-Regel, damit Sie Anhänge bestimmter E-Mails automatisch drucken können, wenn sie in Outlook ankommen.

Anhänge automatisch drucken, wenn bestimmte E-Mails eintreffen

Angenommen, Sie möchten Anhänge eingehender E-Mails von einem bestimmten Absender automatisch drucken. Sie können wie folgt vorgehen, um dies zu erreichen.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Skript in Outlook

Zunächst müssen Sie ein VBA-Skript in Outlook erstellen.

1. Starten Sie Outlook und drücken Sie die Taste Andere + F11 Tasten gleichzeitig zum Öffnen der Microsoft Visual Basic für Applikationen Fenster.

2. In dem Microsoft Visual Basic für Applikationen Fenster, doppelklicken Sie auf Project1 > Microsoft Outlook-Objekte > DieseOutlookSession öffnen Diese Outlook-Sitzung (Code) Fenster, und kopieren Sie dann den folgenden Code in dieses Codefenster.

VBA-Code 1: Automatisches Drucken von Anhängen (alle Arten von Anhängen), wenn E-Mails eintreffen

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Hinweis: Dieser Code unterstützt das Drucken aller Arten von Anhängen, die in E-Mails empfangen werden. Wenn Sie nur den angegebenen Anhangstyp drucken möchten, z. B. PDF-Dateien, wenden Sie bitte den folgenden VBA-Code an.

VBA-Code 2: Automatisches Drucken der angegebenen Art von Anhängen, wenn E-Mails eintreffen

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Notizen:

3. Fahren Sie fort und klicken Sie Tools > Referenzen. Beim Auftauchen Referenzen – Projekt1 Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Scripting-Laufzeit Feld, und klicken Sie dann auf OK .

4. Speichern Sie den Code und drücken Sie die Taste Andere + Q Tasten zum Schließen der Microsoft Visual Basic für Applikationen Fenster.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass die Aktivieren Sie alle Makros Option in Ihrem Outlook aktiviert ist. Sie können diese Option überprüfen, indem Sie die unten gezeigten Schritte ausführen.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Regel zur Verwendung des Skripts

Nachdem Sie das VBA-Skript in Outlook hinzugefügt haben, müssen Sie eine Regel erstellen, um das Skript basierend auf bestimmten Bedingungen zu verwenden.

1. Gehen Sie zur Registerkarte Startseite, klicken Sie auf Regeln > Regeln und Warnungen verwalten.

2. In dem Regeln und Warnungen Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Neue Regel Schaltfläche, um eine Regel zu erstellen.

Tipps: Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten zu Ihrem Outlook hinzugefügt haben, geben Sie bitte ein Konto in der an Wenden Sie Änderungen auf diesen Ordner an Dropdown-Liste, wo Sie die Regel anwenden möchten. Andernfalls wird es auf den Posteingang des aktuell ausgewählten E-Mail-Kontos angewendet.

3. Im ersten Regel-Assistent Dialogfeld auswählen Übernehmen Sie Regeln für Nachrichten, die ich erhalte der Schritt 1 Box, und klicken Sie dann auf Weiter.

4. In dieser Sekunde Regel-Assistent Dialogfeld müssen Sie:

5. Im dritten Regel-Assistent Dialogfeld müssen Sie wie folgt konfigurieren.

Tipps: Wenn das “Führen Sie ein Skript aus”-Option fehlt in Ihrer Regel-Assistent, können Sie es anzeigen, indem Sie der in diesem Artikel beschriebenen Methode folgen: Stellen Sie die fehlende Option „Skript ausführen“ in der Outlook-Regel wieder her.

6. Dann noch eine Regel-Assistent erscheint und fragt nach Ausnahmen. Sie können die Ausnahmen bei Bedarf auswählen, andernfalls klicken Sie auf Weiter Schaltfläche ohne Auswahl。

7. Im letzten Regel-Assistent, müssen Sie einen Namen für die Regel angeben und dann auf klicken Endziel .

8. Dann kehrt es zum zurück Regeln und Warnungen Dialogfeld können Sie die von Ihnen erstellte Regel darin aufgelistet sehen, klicken Sie auf die OK Schaltfläche, um die gesamten Einstellungen zu beenden.

Wenn von nun an eine E-Mail von der angegebenen Person eingeht, werden die angehängten Dateien automatisch gedruckt.

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