Wie fordert man Lesebestätigungen von E-Mails mit bestimmten Bedingungen an?
Wenn Sie täglich große Mengen von E-Mails an verschiedene Kunden versenden, benötigen Sie wahrscheinlich eine Bestätigung darüber, ob wichtige E-Mails gelesen wurden oder nicht. Das bedeutet, dass Sie nur Lesebestätigungen für diejenigen E-Mails erhalten möchten, die bestimmte Kriterien erfüllen, und nicht für alle gesendeten E-Mails. In diesem Fall stelle ich Ihnen eine einfache Methode vor, um Lesebestätigungen für bestimmte E-Mails anzufordern.
Lesebestätigungen von E-Mails mit bestimmten Bedingungen anfordern
Lesebestätigungen von E-Mails mit bestimmten Bedingungen anfordern
1. Gehen Sie in Outlook auf die Registerkarte „Start“, klicken Sie in der Gruppe „Verschieben“ auf „Regeln“ und dann im Dropdown-Menü auf „Regeln & Warnungen verwalten“.
2. Klicken Sie im Fenster „Regeln und Warnungen“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“ unter der Registerkarte „E-Mail-Regeln“.
3. Wählen Sie im Fenster „Regel-Assistent“ die Option „Regel auf Nachrichten anwenden, die ich sende“ im Abschnitt „Von einer Vorlage oder einer leeren Regel beginnen“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Weiter“.
4. Legen Sie die gewünschten Bedingungen aus der vorgeschlagenen Liste fest. Zum Beispiel möchte ich nur dann eine Lesebestätigung erhalten, wenn das Wort „test“ im Betreff oder im Text der E-Mail enthalten ist.
- Aktivieren Sie die Option „mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text“ in Schritt 1.
- Klicken Sie auf die unterstrichenen Worte „bestimmte Wörter“ in Schritt 2.
- Das Dialogfeld „Text suchen“ erscheint. Geben Sie das Wort „test“ in das Feld ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“.
- Klicken Sie im Fenster „Regel-Assistent“ auf die Schaltfläche „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
5. Legen Sie die Aktionen fest. Aktivieren Sie die Option „Benachrichtigen, wenn es gelesen wurde“ in Schritt 1. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Weiter“.
6. Legen Sie Ausnahmen fest. Wenn keine Ausnahmen vorliegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
7. Geben Sie einen Namen für diese Regel ein und richten Sie Regeloptionen ein. Stellen Sie sicher, dass die Option „Diese Regel aktivieren“ aktiviert ist. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Beenden“.
8. Ein Microsoft Outlook-Warnungsdialogfenster erscheint. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
9. Klicken Sie im Fenster „Regeln und Warnungen“ auf die Schaltfläche „Anwenden“ und dann auf die Schaltfläche „OK“.
10. Nun ist die Regel zur Anforderung einer Lesebestätigung eingerichtet. Nachdem die E-Mail mit dem Wort „test“ im Betreff oder Text zugestellt wurde und der Empfänger die E-Mail liest, wird eine Lesebestätigung an Ihren Posteingang in Outlook gesendet. Die Benachrichtigung über die Lesebestätigung wird wie folgt aussehen.
Die Lesebestätigungsbenachrichtigung enthält den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff sowie das Datum und die Uhrzeit, wann die E-Mail gesendet wurde und wann der Empfänger sie gelesen hat.
Hinweis: Manchmal erhalten Sie möglicherweise keine Lesebestätigung, selbst wenn Sie eine E-Mail gesendet haben, die die Bedingungen erfüllt. Die Gründe dafür sind wie folgt:
- Für Empfänger, die Outlook als ihr E-Mail-Programm verwenden, erscheint nach dem Lesen der Nachricht ein Microsoft Outlook-Dialogfeld. Sie können sich weigern, eine Lesebestätigung zu senden.
- Einige Empfänger-Einstellungen oder Mailserver blockieren Lesebestätigungen vollständig.
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