So fordern Sie Lesebestätigungen für E-Mails mit bestimmten Bedingungen an
Wenn Sie täglich zahlreiche E-Mails an unterschiedlichste Kunden versenden, möchten Sie wahrscheinlich sicherstellen, dass wichtige Nachrichten auch gelesen werden. Das heißt: Sie benötigen Lesebestätigungen nur für bestimmte E-Mails – nicht für jede einzelne Nachricht, die Sie versenden. In diesem Fall zeige ich Ihnen eine einfache Methode, um gezielt Lesebestätigungen für ausgewählte E-Mails anzufordern.
Lesebestätigungen für E-Mails mit bestimmten Bedingungen anfordern
Lesebestätigungen für E-Mails mit bestimmten Bedingungen anfordern
1. Wechseln Sie in Outlook zur Registerkarte „Start“, klicken Sie in der Gruppe „Verschieben“ auf „Regeln“ und anschließend im Dropdown-Menü auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
2. Klicken Sie im Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ auf der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“.
3. Wählen Sie im Fenster „Regel-Assistent“ unter „Aus Vorlage oder leerer Regel beginnen“ die Option „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“ aus und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
4. Legen Sie aus der vorgeschlagenen Liste die gewünschten Bedingungen fest – beispielsweise, dass Sie eine Lesebestätigung nur für E-Mails erhalten möchten, die das Wort „test“ im Betreff oder im Text enthalten.
- Aktivieren Sie in Schritt 1 die Option „Betreff oder Text enthält bestimmte Wörter“.
- Klicken Sie in Schritt 2 auf die unterstrichenen Wörter „bestimmte Wörter“.
- Das Dialogfeld „Suchtext“ wird geöffnet. Geben Sie das Wort „test“ in das entsprechende Feld ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
- Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „OK“.
- Klicken Sie im Fenster „Regel-Assistent“ auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
5. Legen Sie die Aktionen fest. Aktivieren Sie in Schritt 1 die Option „Benachrichtigen, sobald die Nachricht gelesen wurde“, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
6. Geben Sie gegebenenfalls Ausnahmen an. Falls keine vorhanden sind, klicken Sie auf „Weiter“.
7. Vergeben Sie einen Namen für diese Regel und legen Sie die Regeloptionen fest. Stellen Sie sicher, dass die Option „Diese Regel aktivieren“ aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf „Fertig stellen“.
8. Ein Warnhinweis von Microsoft Outlook wird angezeigt – klicken Sie auf „OK“.
9. Klicken Sie im Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ auf „Übernehmen“ und dann auf „OK“.
10. Die Regel zur Anforderung einer Lesebestätigung ist jetzt eingerichtet. Sobald eine E-Mail mit dem Wort „test“ im Betreff oder im Text zugestellt wird und der Empfänger sie öffnet, erhalten Sie eine Lesebestätigung in Ihrem Outlook-Posteingang. Die Benachrichtigung über die Lesebestätigung sieht wie folgt aus.
Die Lesebestätigungsbenachrichtigung enthält den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff, das Sendedatum und die -uhrzeit sowie den Zeitpunkt, zu dem die E-Mail gelesen wurde.
Hinweis: Gelegentlich erhalten Sie möglicherweise keine Lesebestätigung, selbst wenn Ihre gesendete E-Mail alle festgelegten Bedingungen erfüllt. Mögliche Gründe hierfür sind die folgenden:
- Bei Empfängern, die Outlook als E-Mail-Programm nutzen, erscheint nach dem Lesen der Nachricht ein Microsoft-Outlook-Dialogfeld – Sie können die Zusendung einer Lesebestätigung jederzeit ablehnen.
- Die Einstellungen bestimmter Empfänger oder deren Mailserver blockieren Lesebestätigungen vollständig.
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