Wie organisiere ich Besprechungen über mehrere Zeitzonen hinweg in Outlook?

Wenn Sie mit Kollegen in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten, kann es eine echte Herausforderung sein, einen passenden Termin für eine gemeinsame Besprechung zu finden. Sobald Sie jedoch mehrere Zeitzonen in Ihrem Outlook-Kalender aktiviert haben, wird die Terminplanung mit Teilnehmern weltweit deutlich einfacher. Richten Sie daher vor dem Erstellen der Besprechung zunächst die Zeitzonen Ihrer Kollegen oder aller Personen, die Sie einladen möchten, in Ihrem Outlook-Kalender ein. Klicken Sie hier, um das Tutorial zu lesen:So fügen Sie mehrere Zeitzonen im Outlook-Kalender hinzu. Anschließend erfahren Sie unter „Bitte lesen“, wie Sie mühelos eine Besprechung für Teilnehmer in unterschiedlichen Zeitzonen planen können.

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Erstellen von Besprechungen über mehrere Zeitzonen hinweg in Outlook

Outlook für Desktop ermöglicht die gleichzeitige Anzeige von bis zu drei Zeitzonen in Ihrem Kalender. Wenn die Zeitzonen der Personen, die Sie zur Besprechung einladen möchten, bereits in Ihrem Outlook-Kalender sichtbar sind, finden Sie so ganz einfach einen Termin, der für alle Beteiligten passt:

1. Wechseln Sie zur Kalender-Ansicht, indem Sie auf das Kalendersymbol in der linken unteren Ecke Ihres Outlook-Fensters klicken.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Tag, Arbeitswoche oder Woche, um Ihren Kalender in der Tages- oder Wochenansicht mit sichtbaren Zeitblöcken im Bereich Organisieren anzuzeigen. In diesem Beispiel habe ich auf Arbeitswoche geklickt – siehe untenstehenden Screenshot.

Tipp: Befindet sich der Kalender in einer anderen Ansicht, z. B. Liste, klicken Sie auf Ansicht > Ansicht ändern > Kalender, um die Kalenderansicht auf Kalender umzustellen.

3. Scrollen Sie zu der Seite, auf der der Überlappungsbereich der Zeitblöcke aller drei Zeitzonen weiß hervorgehoben ist.

Hinweis: Zeitblöcke innerhalb der Arbeitszeiten werden weiß dargestellt; außerhalb der Arbeitszeiten sind sie schattiert. Sie können Ihre Arbeitszeiten hier festlegen:Datei>Optionen>Kalender.

4. Die Personen, die Sie einladen möchten, haben möglicherweise nicht dieselben Arbeitszeiten wie Sie – doch dank der Anzeige der Zeitzonen behalten Sie stets den optimalen Überblick, wann die Besprechung für alle am besten passt. Wechseln Sie nun zur Woche der geplanten Besprechung und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Zeitbereich. Siehe Screenshot:

5. Klicken Sie auf Besprechung-Anfrage. Geben Sie anschließend die erforderlichen Informationen und die erforderlichen Teilnehmer im erscheinenden Besprechungs-Fenster ein. Klicken Sie danach auf Senden.

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