Wie erstelle ich Meetings über Zeitzonen hinweg in Outlook?
Wenn Sie mit Kollegen in mehreren Zeitzonen arbeiten, kann es schwierig sein, die richtige Zeit für ein Meeting zu finden. Wenn Sie jedoch verschiedene Zeitzonen in einem Kalender angezeigt haben, wird es viel einfacher, ein Meeting mit jemandem in einer anderen Zeitzone zu planen. Bevor Sie das Meeting erstellen, sollten Sie zunächst die Zeitzonen für Ihre Kollegen oder alle, die Sie zum Meeting einladen möchten, in Ihrem Outlook-Kalender einrichten. Bitte klicken Sie hier, um das Tutorial zu lesen: Wie fügt man mehrere Zeitzonen im Outlook-Kalender hinzu. Lesen Sie dann weiter, um zu sehen, wie Sie einfach ein Meeting für Personen in verschiedenen Zeitzonen erstellen.
Meetings über mehrere Zeitzonen hinweg in Outlook erstellen
Outlook für Desktop ermöglicht es Ihnen, bis zu drei Zeitzonen in Ihrem Kalender anzuzeigen. Wenn Sie bereits die Zeitzonen der Personen, die Sie zu Ihrem Meeting einladen möchten, in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt haben, gehen Sie wie folgt vor, um eine für alle bequeme Zeit für das Meeting zu finden:
1. Navigieren Sie zur Kalenderansicht, indem Sie auf das Kalendersymbol in der linken unteren Ecke Ihres Outlook-Bildschirms klicken.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Tag, Arbeitswoche oder Woche, um Ihren Kalender in der täglichen oder Wochenansicht anzuzeigen, die Zeitslots in der Gruppe Anordnen zeigt. Hier habe ich auf Arbeitswoche geklickt, siehe Screenshot unten.
Tipp: Wenn der Kalender sich in einer anderen Ansicht befindet, wie z.B. Liste, klicken Sie bitte auf Ansicht > Ansicht ändern > Kalender, um die Kalenderansicht auf Kalender zu ändern.
3. Scrollen Sie nach unten zur Seite, wo sich die überlappenden Bereiche der Zeitslots der drei Zeitzonen weiß verfärben.
Hinweis: Die Zeitslots der Arbeitszeiten sind weiß; und die Nicht-Arbeitszeiten sind schattiert. Sie können Ihre Arbeitszeit hier einstellen: Datei > Optionen > Kalender.
4. Die Personen, die Sie einladen möchten, haben möglicherweise nicht die gleichen Arbeitszeiten wie Sie. Die Zeitslots der Zeitzonen können Ihnen jedoch ein viel klareres Bild davon geben, welche Uhrzeit für das Meeting angemessen ist. Gehen Sie nun zur Woche des Meetings und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Zeitslot. Siehe Screenshot:
5. Klicken Sie auf Neue Besprechungsanfrage. Füllen Sie dann die Informationen und die erforderlichen Teilnehmer im Popup-Fenster Besprechung aus. Klicken Sie anschließend auf Senden.
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