Wie verschlüsselt man E-Mails in Outlook und Microsoft 365?
Es gibt Zeiten, in denen Sie eine E-Mail verschlüsseln möchten, da sie sensible Informationen enthält, die Sie nicht möchten, dass andere sie kennen. In diesem Tutorial stellen wir Methoden zur Verschlüsselung von E-Mails in Outlook vor, um die Privatsphäre Ihrer Nachrichten zu schützen.
E-Mails mit S/MIME in Outlook verschlüsseln
Bevor Sie S/MIME zum Verschlüsseln Ihrer E-Mails verwenden, sollten Sie zunächst ein Zertifikat von Ihrem IT-Administrator oder Helpdesk erhalten und es dann dem Schlüsselbund auf Ihrem Computer hinzufügen. Sobald das Zertifikat auf Ihrem Computer eingerichtet ist, müssen Sie den unten stehenden Anweisungen folgen, um es in Outlook zu konfigurieren. Hinweis: Für private Nutzung können Sie online nach „kostenlosen S/MIME-Zertifikaten“ suchen, um ein kostenloses S/MIME-Zertifikat zu erhalten.
1. Klicken Sie in Ihrem Outlook auf Datei > Optionen > Trust Center > Einstellungen für das Trust Center.
2. Wählen Sie E-Mail-Sicherheit aus dem linken Menü aus. Wählen Sie dann unter dem Abschnitt Verschlüsselte E-Mail die Option Einstellungen.
3. Geben Sie im Pop-up-Fenster „ Ändern der Sicherheitseinstellungen“ einen Namen für die Sicherheitseinstellung im Eingabefeld ein, und klicken Sie dann neben Signierzertifikat auf Auswählen, um das S/MIME-Zertifikat auszuwählen.
4. Klicken Sie auf die OK-Schaltflächen.
5. Um eine verschlüsselte Nachricht zu senden, wenn Sie ein Office Insider mit einem Microsoft 365-Abonnement sind, wählen Sie in einer E-Mail-Nachricht Optionen aus, wählen Sie Verschlüsseln und wählen Sie dann die Option Verschlüsseln mit S/MIME aus dem Dropdown-Menü wie unten gezeigt. Für Outlook 2019- und Outlook 2016-Benutzer: Wählen Sie in einer E-Mail-Nachricht Optionen aus, wählen Sie Berechtigungen. Hinweis: Sie sehen die Option Verschlüsseln mit S/MIME nur, wenn Sie ein S/MIME-Zertifikat auf Ihrem Computer installiert haben.
6. Klicken Sie auf Senden, um die verschlüsselte Nachricht zu versenden.
Hinweis: Um eine mit S/MIME verschlüsselte Nachricht zu empfangen, muss der Empfänger eine Mail-Anwendung haben, z.B. Outlook, die den S/MIME-Standard unterstützt, und das S/MIME-Steuerelement installiert haben.
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Sicherheitsberechtigungen für E-Mails mit Microsoft 365 anwenden
In diesem Abschnitt werden wir über Methoden sprechen, die keine Installation von Zertifikaten für Sender und Empfänger erfordern. Derjenige, der eine Nachricht verschlüsselt, sollte jedoch ein Microsoft 365-Abonnement mit einer Lizenz haben, die Microsoft 365 Message Encryption beinhaltet (Prüfen Sie, ob Message Encryption in Ihrem Plan verfügbar ist). Die Erfahrung für Empfänger einer verschlüsselten Nachricht wird variieren. Zusammengefasst: Unabhängig davon, ob sie ein Microsoft 365-Abonnement haben oder nicht, werden sie die Nachricht lesen können.
Verschlüsselte Nachrichten in Outlook.com senden
Wenn Sie ein Microsoft 365-Abonnent mit einer Lizenz sind, die Microsoft 365 Message Encryption unterstützt, können Sie sich in Ihr E-Mail-Konto in Outlook.com einloggen, das eine Verschlüsselungsfunktion enthält, mit der Sie Sicherheitsberechtigungen auf Ihre Nachrichten anwenden können.
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Nachricht, um eine Nachricht zu verfassen.
2. Klicken Sie auf Verschlüsseln auf der Symbolleiste. Die Verschlüsselungsinformationen erscheinen dann unterhalb der Symbolleiste.
3. Wählen Sie Berechtigungen ändern, um das Dialogfeld wie unten gezeigt aufzurufen.
4. Klicken Sie auf Verschlüsseln, um eine Verschlüsselungsoption auszuwählen:
- Vertraulich \ Alle Mitarbeiter: Vertrauliche Daten, die Schutz erfordern und allen Mitarbeitern volle Berechtigungen gewähren. Dateneigentümer können Inhalte nachverfolgen und widerrufen.
- Nicht weiterleiten: Empfänger können diese Nachricht nur lesen, aber nicht weiterleiten, drucken oder den Nachrichteninhalt kopieren.
- Verschlüsseln: Diese Nachricht ist verschlüsselt. Empfänger können die Verschlüsselung nicht entfernen.
- Hochvertraulich \ Alle Mitarbeiter: Hochvertrauliche Daten, die allen Mitarbeitern Anzeige-, Bearbeitungs- und Antwortberechtigungen für diesen Inhalt gewähren. Dateneigentümer können Inhalte nachverfolgen und widerrufen.
5. Klicken Sie auf OK. Und dann auf Senden, um die verschlüsselte Nachricht zu versenden.
Verschlüsselte Nachrichten im Desktop-Outlook senden
Wenn Ihr Microsoft 365-Plan eine Lizenz hat, die Microsoft 365 Message Encryption unterstützt, können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten im Desktop-Outlook verschlüsseln. Bitte folgen Sie den unten stehenden Schritten:
1. Klicken Sie auf Neue E-Mail, um eine E-Mail zu verfassen, die Sie verschlüsseln möchten.
2. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Optionen > Verschlüsseln und wählen Sie dann die gewünschte Berechtigungsoption für die Nachricht aus.
- Nur-Verschlüsseln: Diese Nachricht ist verschlüsselt. Empfänger können die Verschlüsselung nicht entfernen.
- Nicht weiterleiten: Empfänger können diese Nachricht nur lesen, aber nicht weiterleiten, drucken oder den Nachrichteninhalt kopieren.
- Vertraulich \ Alle Mitarbeiter: Vertrauliche Daten, die Schutz erfordern und allen Mitarbeitern volle Berechtigungen gewähren. Dateneigentümer können Inhalte nachverfolgen und widerrufen.
- Hochvertraulich \ Alle Mitarbeiter: Hochvertrauliche Daten, die allen Mitarbeitern Anzeige-, Bearbeitungs- und Antwortberechtigungen für diesen Inhalt gewähren. Dateneigentümer können Inhalte nachverfolgen und widerrufen.
3. Klicken Sie auf Senden, um die verschlüsselte Nachricht zu versenden.
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