Wie verschlüsselt man E-Mails in Outlook und Microsoft 365?

Es gibt Situationen, in denen Sie eine bereits gesendete E-Mail verschlüsseln möchten, weil sie sensible Informationen enthält, die für andere nicht bestimmt sind. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen effektive Methoden, um Ihre Outlook-E-Mails zu verschlüsseln und so die Privatsphäre Ihrer Nachrichten sicher zu schützen.

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E-Mails mit S/MIME in Outlook verschlüsseln Bevor Sie S/MIME zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Nachrichten nutzen können, müssen Sie zunächst ein Zertifikat von Ihrem IT-Administrator oder Helpdesk beziehen und es anschließend in den Schlüsselbund Ihres Computers importieren. Sobald das Zertifikat auf Ihrem Computer eingerichtet ist, folgen Sie der unten stehenden Anleitung, um es in Outlook zu konfigurieren. Hinweis: Für den privaten Gebrauch können Sie online nach „kostenlosen S/MIME-Zertifikaten“ suchen, um ein kostenloses S/MIME-Zertifikat zu erhalten. 1. Klicken Sie in Ihrem Outlook auf Datei > Optionen > Vertrauenscenter > Einstellungen des Vertrauenscenters.

2. Wählen Sie im linken Menü E-Mail-Sicherheit aus. Wählen Sie dann im Abschnitt Einstellungen neben Verschlüsselte E-Mail die Option „Einstellungen“ aus. 3. Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld Sicherheitseinstellungen ändern einen Namen für die Sicherheitseinstellung in das Eingabefeld ein und klicken Sie anschließend auf Auswählen neben Signaturzertifikat, um das S/MIME-Zertifikat auszuwählen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 5. Um eine verschlüsselte Nachricht zu senden, wählen Sie – sofern Sie Office Insider mit einem Microsoft-365-Abonnement sind – in einer E-Mail-Nachricht Optionen, dann Verschlüsseln und anschließend im Dropdown-Menü die Option Mit S/MIME verschlüsseln, wie unten dargestellt. Für Benutzer von Outlook 2019 und Outlook 2016 wählen Sie in einer E-Mail-Nachricht Optionen und dann Berechtigungen. Hinweis:Mit S/MIME verschlüsseln 6. Klicken Sie auf Senden, um die verschlüsselte Nachricht zu versenden. Hinweis: Um eine mit S/MIME verschlüsselte Nachricht empfangen zu können, muss der Empfänger über eine E-Mail-Anwendung wie Outlook verfügen, die den S/MIME-Standard unterstützt, und die S/MIME-Erweiterung installiert haben.

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Sicherheitsberechtigungen für E-Mails mit Microsoft 365 anwenden In diesem Abschnitt behandeln wir Methoden, bei denen weder Sender noch Empfänger Zertifikate installieren müssen. Allerdings benötigt der Sender, der eine Nachricht verschlüsselt, ein Microsoft-365-Abonnement mit einer Lizenz, die Microsoft 365 Message Encryptionumfasst ()Prüfen Sie, ob Nachrichtenverschlüsselung in Ihrem Tarif verfügbar ist). Die Benutzererfahrung hängt vom Empfänger der verschlüsselten Nachricht ab – doch egal, ob dieser über ein Microsoft-365-Abonnement verfügt oder nicht, kann er die Nachricht lesen.

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Senden Sie verschlüsselte Nachrichten in Outlook.com Wenn Sie Microsoft-365-Abonnent mit einer Lizenz sind, die Microsoft 365 Message Encryption unterstützt, können Sie sich in Ihrem E-Mail-Konto in Outlook.com anmelden, das über eine Verschlüsselungsfunktion verfügt, mit der Sie Sicherheitsberechtigungen auf Ihre Nachrichten anwenden können. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Nachricht, um eine Nachricht zu verfassen. 2. Klicken Sie im Menüband auf Verschlüsseln. Die Verschlüsselungsinformationen werden dann unterhalb des Menübands angezeigt. 3. Wählen Sie Berechtigungen ändern, um das unten dargestellte Dialogfeld zu öffnen. 4. Klicken Sie auf Verschlüsseln, um eine beliebige Verschlüsselungsoption auszuwählen:

• Vertraulich \ Alle Mitarbeiter: Vertrauliche Daten, die Schutz erfordern und allen Mitarbeitern volle Berechtigungen gewähren. Dateninhaber können Inhalte nachverfolgen und widerrufen.
• Nicht weiterleiten: Empfänger können diese Nachricht nur lesen – Weiterleiten, Drucken oder Kopieren des Inhalts ist nicht möglich.
• Verschlüsseln: Diese Nachricht ist verschlüsselt. Empfänger können die Verschlüsselung nicht entfernen.
• Streng vertraulich \ Alle Mitarbeiter: Streng vertrauliche Daten, bei denen alle Mitarbeiter Lese-, Bearbeitungs- und Antwortberechtigungen für diesen Inhalt erhalten. Dateninhaber können Inhalte nachverfolgen und jederzeit widerrufen.

5. Klicken Sie auf OK. Anschließend klicken Sie auf Senden, um die verschlüsselte Nachricht zu versenden.

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Senden Sie verschlüsselte Nachrichten in Outlook auf dem Desktop Wenn Ihr Microsoft-365-Tarif über eine Lizenz verfügt, die Microsoft 365 Message Encryption unterstützt, können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten in Outlook auf dem Desktop verschlüsseln. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte: 1. Klicken Sie auf Neue E-Mail, um eine zu verschlüsselnde E-Mail zu verfassen. 2. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Optionen > Verschlüsseln und wählen Sie anschließend die gewünschte Berechtigungsoption für die Nachricht aus.

• Nur verschlüsseln: Diese Nachricht ist verschlüsselt. Empfänger können die Verschlüsselung nicht entfernen.
• Nicht weiterleiten: Empfänger können diese Nachricht nur lesen – Weiterleiten, Drucken oder Kopieren des Inhalts ist nicht möglich.
• Vertraulich \ Alle Mitarbeiter: Vertrauliche Daten, die Schutz erfordern und allen Mitarbeitern volle Berechtigungen gewähren. Dateninhaber können Inhalte nachverfolgen und jederzeit widerrufen.
• Streng vertraulich \ Alle Mitarbeiter: Streng vertrauliche Daten, bei denen alle Mitarbeiter Lese-, Bearbeitungs- und Antwortberechtigungen für diesen Inhalt erhalten. Dateninhaber können Inhalte nachverfolgen und widerrufen.

3. Klicken Sie auf Senden, um die verschlüsselte Nachricht zu versenden.

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