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Wie kann man E-Mails basierend auf Betreff in Outlook automatisch farblich kategorisieren?

Mit Farbkategorien können Sie verwandte Elemente in Outlook schnell erkennen und gruppieren, sodass Sie sie einfach nachverfolgen und die Effizienz verbessern können. In diesem Artikel werden wir darüber sprechen, wie Sie in Outlook eine Regel erstellen, um E-Mail-Nachrichten basierend auf ihren Betreffs automatisch Farbkategorien zuzuweisen.


E-Mail-Nachrichten basierend auf ihrem Betreff in Outlook automatisch farblich kategorisieren

Wählen Sie in Ihrem Outlook den Posteingangsordner des E-Mail-Kontos aus, auf das Sie die Regel zur automatischen Kategorisierung anwenden möchten, und wählen Sie dann eine beliebige Nachricht aus dem Ordner aus. Danach befolgen Sie bitte die folgenden Schritte.

1. Auf der Home klicken Sie auf Regeln > Regel erstellen.

2. Im Popup Regel erstellen Dialogfeld, klicken Sie auf Erweiterte Optionen.

3. In dem Regel-Assistent fragen Welche Bedingungen möchten Sie prüfen?, gehen Sie wie folgt vor:

  1. In Schritt 1: Bedingung (en) auswählen, aktivieren Sie die zweite Option mit (dem Betreff Ihrer ausgewählten Nachricht) im Betreff.
  2. In Schritt 2: Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung, klicken Sie auf den blau unterstrichenen Text, um die zu öffnen Suchtext Dialogbox.
  3. Im Popup Suchtext Geben Sie die Schlüsselwörter oder Phrasen im Titel ein, auf deren Grundlage E-Mails automatisch farblich kategorisiert werden sollen.
  4. Klicken Sie Verwenden Sie.
    Hinweis: Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht basierend auf mehr Schlüsselwörtern oder Phrasen automatisch farblich kategorisieren müssen, wiederholen Sie die Schritte iii und iv. Und Sie können die Schlüsselwörter oder Phrasen in auswählen Suchliste Kästchen und klicken Sie dann auf Entfernen um die unerwünschten zu entfernen.
  5. Klicken Sie OK der Suchtext Dialog, zu dem zurückgekehrt werden soll Regel-Assistent.
  6. Klicken Sie Nächste.

4. In dem Regel-Assistent fragen Was willst du mit der Nachricht machen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. In Schritt 1: Aktion (en) auswählen, Überprüf den Ordnen Sie es der Kategorie Kategorie zu .
  2. In Schritt 2: Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung, klicken Sie auf die blau unterstrichene Kategorie, um die zu öffnen Farbkategorien Dialogbox.
  3. Im Popup Farbkategorien Wählen Sie im Dialogfeld eine oder mehrere Kategorien aus, die Sie den E-Mail-Nachrichten mit den Titeln zuweisen möchten, die die Wörter oder Sätze enthalten, die Sie im angegeben haben 3. Schritt.
  4. Klicken Sie OK der Farbkategorien Dialog, zu dem zurückgekehrt werden soll Regel-Assistent.
  5. Klicken Sie Nächste.

5. In dem Regel-Assistent fragen Gibt es Ausnahmen?, wählen Sie Ausnahmen in Schritte 1 falls vorhanden, und bearbeiten Sie die Ausnahmebeschreibung in Schritte 2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie Nächste.

6. In dem Regel-Assistent Um die Regeleinrichtung abzuschließen, konfigurieren Sie bitte wie folgt:

  1. In Schritte 1, geben Sie im Eingabefeld einen Namen für diese Regel ein.
  2. In Schritte 2, Überprüf den Führen Sie diese Regel jetzt für Nachrichten aus, die sich bereits im „Posteingang“ befinden” Option, um den Nachrichten in Ihrem Posteingang Farbkategorien zuzuweisen, die die von Ihnen angegebenen Bedingungen erfüllen; Überprüf den Aktivieren Sie diese Regel Option, um den eingehenden E-Mail-Nachrichten Farbkategorien zuzuweisen, die die von Ihnen angegebenen Bedingungen erfüllen.
  3. In Schritte 3, können Sie die von Ihnen angegebenen Regeldetails überprüfen. Wenn Sie eines der Kriterien ändern müssen, klicken Sie zum Bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert.
  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Beschichtung.

7. Ein Dialogfeld wird angezeigt, das Sie darüber informiert, dass die Regel nur funktioniert, wenn Sie E-Mails in Outlook abrufen. Klicken OK.

8. Jetzt ist die Regel erfolgreich erstellt. Wenn Sie es in Zukunft überprüfen oder bearbeiten müssen, gehen Sie bitte zu Regeln > Regel erstellen. Und denken Sie daran, den richtigen Ordner auszuwählen, wie im folgenden Screenshot gezeigt.


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