Wie kann man E-Mails in Outlook automatisch basierend auf dem Betreff farblich kategorisieren?
Farbkategorien ermöglichen es Ihnen, verwandte Elemente in Outlook schnell zu erkennen und zu gruppieren, sodass Sie sie leicht verfolgen und die Effizienz steigern können. In diesem Artikel werden wir darüber sprechen, wie Sie eine Regel in Outlook erstellen, um E-Mails automatisch basierend auf ihren Betreffzeilen Farbkategorien zuzuweisen.
E-Mails automatisch basierend auf ihrem Betreff in Outlook farblich kategorisieren
Wählen Sie in Ihrem Outlook den Posteingang der E-Mail-Adresse aus, auf die Sie die automatische Kategorisierungsregel anwenden möchten, und wählen Sie dann eine beliebige Nachricht aus dem Ordner aus. Befolgen Sie anschließend die folgenden Schritte.
1. Auf der Start Registerkarte klicken Sie auf Regeln > Regel erstellen.
2. Im Pop-up-Fenster Regel erstellen Dialogfeld klicken Sie auf Erweiterte Optionen.
3. Im Regel-Assistenten, der fragt, welche Bedingungen Sie überprüfen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- In Schritt 1: Wählen Sie die Bedingung(en) aus, aktivieren Sie die zweite Option mit (dem Betreff Ihrer ausgewählten Nachricht) im Betreff.
- In Schritt 2: Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung, klicken Sie auf den blau unterstrichenen Text, um das Dialogfeld „Text suchen“ zu öffnen.
- Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld „Text suchen“ die Schlüsselwörter oder Phrasen ein, nach denen Sie E-Mails automatisch farblich kategorisieren möchten.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Hinweis: Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht basierend auf mehreren Schlüsselwörtern oder Phrasen automatisch farblich kategorisieren müssen, wiederholen Sie Schritt iii und iv. Sie können die Schlüsselwörter oder Phrasen im Suchlistenfeld auswählen und dann auf Löschen klicken, um die unerwünschten zu entfernen. - Klicken Sie im Dialogfeld „ Text suchen“ auf OK, um zum Regel-Assistenten zurückzukehren.
- Klicken Sie auf Weiter.
4. Im Regel-Assistenten, der fragt, was Sie mit der Nachricht tun möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- In Schritt 1: Wählen Sie Aktion(en) aus, aktivieren Sie die Option „Zuweisen zur Kategorie“.
- In Schritt 2: Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung, klicken Sie auf die blau unterstrichene Kategorie, um das Dialogfeld „Farbkategorien“ zu öffnen.
- Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Farbkategorien“ eine oder mehrere Kategorien aus, die Sie den E-Mails mit den Titeln zuweisen möchten, die die Wörter oder Phrasen enthalten, die Sie im dritten Schritt angegeben haben.
- Klicken Sie im Dialogfeld „Farbkategorien“ auf OK, um zum Regel-Assistenten zurückzukehren.
- Klicken Sie auf Weiter.
5. Im Regel-Assistent der fragt Gibt es Ausnahmen, wählen Sie Ausnahmen in Schritt 1 aus, falls vorhanden, und bearbeiten Sie die Ausnahmenbeschreibung in Schritt 2. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.
6. Im Regel-Assistenten zum Abschluss der Regelkonfiguration konfigurieren Sie bitte wie folgt:
- In Schritt 1 geben Sie einen Namen für diese Regel im Eingabefeld an.
- In Schritt 2 aktivieren Sie die Option „Diese Regel jetzt für Nachrichten im Posteingang ausführen“, um Farbkategorien den Nachrichten in Ihrem Posteingang zuzuweisen, die die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllen; Aktivieren Sie die Option „Diese Regel einschalten“, um Farbkategorien den eingehenden E-Mails zuzuweisen, die die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllen.
- In Schritt 3 können Sie die von Ihnen festgelegten Regeldetails überprüfen. Wenn Sie eines der Kriterien ändern müssen, klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, um ihn zu bearbeiten.
- Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Beenden.
7. Ein Dialogfeld erscheint, das Sie darüber informiert, dass die Regel nur funktioniert, wenn Sie E-Mails in Outlook überprüfen. Klicken Sie auf OK.
8. Nun wurde die Regel erfolgreich erstellt. Wenn Sie sie in Zukunft überprüfen oder bearbeiten müssen, gehen Sie zu Regeln > Regel erstellen. Und denken Sie daran, den richtigen Ordner wie im Screenshot unten gezeigt auszuwählen.
AI-Mail-Assistent in Outlook: Intelligentere Antworten, klarere Kommunikation (per Klick-Zauberei!) KOSTENLOS
Vereinfachen Sie Ihre täglichen Outlook-Aufgaben mit dem AI-Mail-Assistenten von Kutools für Outlook. Dieses leistungsstarke Tool lernt aus Ihren früheren E-Mails, um intelligente und genaue Antworten anzubieten, Ihren E-Mail-Inhalt zu optimieren und Ihnen das Verfassen und Überarbeiten von Nachrichten mühelos zu ermöglichen.
Diese Funktion unterstützt:
- Intelligente Antworten: Erhalten Sie Antworten, die aus Ihren früheren Gesprächen erstellt wurden – maßgeschneidert, präzise und sofort einsatzbereit.
- Verbesserter Inhalt: Optimieren Sie Ihren E-Mail-Text automatisch für Klarheit und Wirkung.
- Müheloses Verfassen: Geben Sie einfach Schlüsselwörter ein und lassen Sie die KI den Rest erledigen, mit mehreren Schreibstilen.
- Intelligente Erweiterungen: Erweitern Sie Ihre Gedanken mit kontextbezogenen Vorschlägen.
- Zusammenfassung: Erhalten Sie prägnante Übersichten über lange E-Mails auf Knopfdruck.
- Weltweite Reichweite: Übersetzen Sie Ihre E-Mails ganz einfach in jede Sprache.
Diese Funktion unterstützt:
- Intelligente E-Mail-Antworten
- Optimierter Inhalt
- Schlüsselwortbasierte Entwürfe
- Intelligente Inhaltserweiterung
- E-Mail-Zusammenfassung
- Mehrsprachige Übersetzung
Das Beste daran ist, dass diese Funktion für immer komplett kostenlos ist! Zögern Sie nicht – laden Sie den AI-Mail-Assistenten noch heute herunter und genießen Sie!
Verwandte Artikel
Wie weist man Farbkategorien Outlook-Elementen zu und bearbeitet sie?
Das Zuweisen von Farbkategorien zu bestimmten Outlook-Elementen, wie E-Mails, Ereignissen und Kontakten, ermöglicht es Ihnen, verwandte Elemente in Outlook schnell zu erkennen und zu gruppieren, sodass Sie sie leicht verfolgen und die Effizienz steigern können. Wenn eines der Elemente mit mehr als einer Kategorie verknüpft ist, weisen Sie einfach weitere Farbkategorien zu. In diesem Artikel stellen wir Methoden vor, um einer Outlook-E-Mail eine Farbkategorie zuzuweisen, eigene Kategorien zu erstellen, die Farbe oder den Namen einer bestehenden Farbkategorie zu ändern und andere schnelle Methoden, um Kategorien anzuwenden und Outlook-Elemente hervorzuheben.
Wie weist man Meetings automatisch eine Farbkategorie zu, nachdem man sie in Outlook akzeptiert hat?
In Ihrer täglichen Arbeit erhalten Sie möglicherweise mehrere Meeting-E-Mails in Outlook. Manchmal möchten Sie Meetings automatisch eine bestimmte Farbkategorie zuweisen, sobald sie akzeptiert wurden. Normalerweise können Sie sie manuell zuweisen, aber das ist mühsam, wenn Sie sie einzeln einstellen müssen. In diesem Artikel werde ich darüber sprechen, wie man dies in Outlook automatisch erledigen kann.
Wie gruppiert man E-Mails nach bestimmten Farbkategorien in Outlook?
Manchmal markieren Sie E-Mails mit bestimmten Farbkategorien, damit Sie diese E-Mails leicht regeln oder finden können, oder aus anderen Gründen. Wenn sich eine große Anzahl von E-Mails in einem Mailordner befindet, ist es schwierig, die nach bestimmten Farbkategorien markierten E-Mails auf einen Blick zu finden. Tatsächlich gibt es einige Tricks, um E-Mails in Microsoft Outlook schnell nach bestimmten Farbkategorien zu gruppieren.
Wie kann man alle Farbkategorien standardmäßig in Outlook reduzieren oder erweitern?
Angenommen, Sie haben Ihren E-Mails in Outlook Farbkategorien zugewiesen und alle Ihre Nachrichten basierend auf verschiedenen Kategorien gruppiert. Allerdings stellen Sie jedes Mal, wenn Sie den Ordner in Outlook reduziert oder erweitert haben und dann den Ordner verlassen und zurückkehren, fest, dass die Kategoriegruppen zur ursprünglichen Ansicht zurückkehren. In diesem Tutorial sprechen wir über die Methode, um Outlook die Farbkategorien zu reduzieren oder zu erweitern. Bitte lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie.
Beste Office-Produktivitätstools
Eilmeldung: Kutools für Outlook startet kostenlose Version!
Erleben Sie das komplett neue Kutools für Outlook mit über100 beeindruckenden Funktionen! Jetzt herunterladen!
📧 E-Mail-Automatisierung: Automatische Antwort (verfügbar für POP und IMAP) /E-Mails zeitgesteuert senden /Automatische CC/BCC nach Regel beim Senden von E-Mails /Automatische Weiterleitung (Erweiterte Regeln) /Automatisches Hinzufügen von Begrüßungen / Mehrfache Empfänger-E-Mails automatisch in einzelne E-Mail-Nachrichten aufteilen...
📨 E-Mail-Verwaltung: E-Mails zurückrufen /Betrugsversuche anhand des Betreffs und anderer Kriterien blockieren /Duplikate E-Mails löschen /Erweiterte Suche /Ordner organisieren...
📁 Anhänge Pro:Stapelweise speichern /Stapelweise abtrennen /Stapelweise komprimieren /Automatisch speichern /Automatisch abtrennen/Automatische Komprimierung...
🌟 Interface-Magie: 😊Mehr attraktive und coole Emojis /Benachrichtigung bei wichtigen E-Mails /Outlook minimieren statt schließen...
👍 Ein-Klick-Wunder: Allen mit Anhängen antworten /Anti-Phishing-E-Mails /🕘Zeitzone des Absenders anzeigen...
👩🏼🤝👩🏻 Kontakte & Kalender: Kontakte stapelweise aus ausgewählten E-Mails hinzufügen /Eine Kontaktgruppe in einzelne Gruppen aufteilen /Geburtstagserinnerung entfernen...
Verwenden Sie Kutools in Ihrer bevorzugten Sprache – unterstützt Englisch, Spanisch, Deutsch, Französisch, Chinesisch und über40 weitere!
