Wie kategorisiert man E-Mails automatisch farblich basierend auf dem Betreff in Outlook?

Farbkategorien ermöglichen es Ihnen, verwandte Elemente in Outlook schnell zu erkennen und zu gruppieren, sodass Sie diese leicht verfolgen und Ihre Effizienz steigern können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie in Outlook eine Regel erstellen, um E-Mail-Nachrichten automatisch eine Farbkategorie basierend auf deren Betreff zuzuweisen.

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E-Mail-Nachrichten in Outlook automatisch basierend auf ihrem Betreff farblich kategorisieren

Wählen Sie in Outlook den Posteingangsordner des E-Mail-Kontos aus, auf das Sie die automatische Kategorisierungsregel anwenden möchten, und markieren Sie anschließend eine beliebige Nachricht aus diesem Ordner. Führen Sie danach die folgenden Schritte aus.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Regeln > Regel erstellen.

2. Klicken Sie im erscheinenden Regel erstellen-Dialogfeld auf Erweiterte Optionen.

3. Im Regel-Assistent-Dialogfeld mit der Frage Welche Bedingung(en) möchten Sie prüfen?führen Sie Folgendes aus:

1. In Schritt 1: Wählen Sie Bedingung(en) aus aktivieren Sie die zweite Option mit (dem Betreff Ihrer ausgewählten Nachricht) im Betreff.
2. In Schritt 2: Bearbeiten Sie den Regelinhalt klicken Sie auf den blau unterstrichenen Text, um das Suchtext-Dialogfeld zu öffnen.
3. Geben Sie im erscheinenden Suchtext-Dialogfeld die Stichwörter oder Ausdrücke aus dem Betreff ein, anhand derer E-Mails automatisch farblich kategorisiert werden sollen.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   Hinweis: Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht anhand weiterer Stichwörter oder Ausdrücke automatisch farblich kategorisieren möchten, wiederholen Sie die Schritte iii und iv. Außerdem können Sie unerwünschte Einträge löschen, indem Sie die gewünschten Stichwörter oder Ausdrücke im Suchliste-Feld auswählen und anschließend auf Entfernen klicken.
5. Klicken Sie im Suchtext-Dialogfeld auf OK, um zum Regel-Assistent zurückzukehren.
6. Klicken Sie auf Weiter.
7. 

4. Im Regel-Assistent-Dialogfeld mit der Frage Was möchten Sie mit der Nachricht tun? führen Sie Folgendes aus:

1. In Schritt 1: Wählen Sie Aktion(en) aus aktivieren Sie die Option „Kategorie“ zuweisen.
2. Klicken Sie in Schritt 2: Bearbeiten Sie den Regelinhalt auf die blau unterstrichene Kategorie, um das Farbkategorie-Dialogfeld zu öffnen.
3. Wählen Sie im erscheinenden Farbkategorie-Dialogfeld eine oder mehrere Kategorien aus, die Sie den E-Mail-Nachrichten zuweisen möchten, deren Betreff die in Schritt 3 angegebenen Wörter oder Ausdrücke enthält.
4. Klicken Sie im Farbkategorie-Dialogfeld auf OK, um zum Regel-Assistenten zurückzukehren.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. 

5. Im Regel-Assistent-Dialogfeld mit der Frage Gibt es Ausnahmen? wählen Sie gegebenenfalls in Schritt 1 Ausnahmen aus und bearbeiten die Ausnahmebeschreibung in Schritt 2. Klicken Sie nach Abschluss auf Weiter.

6. Nehmen Sie im Regel-Assistent-Dialogfeld zum Abschluss der Regelkonfiguration bitte folgende Einstellungen vor:

1. Geben Sie in Schritt 1 einen Namen für diese Regel in das Eingabefeld ein.
2. In Schritt 2 aktivieren Sie die Option Diese Regel jetzt auf bereits vorhandene Nachrichten im Posteingang ausführen, um Farbkategorien den Nachrichten in Ihrem Posteingang zuzuweisen, die Ihre festgelegten Bedingungen erfüllen. Aktivieren Sie außerdem die Option Diese Regel aktivieren, um eingehenden E-Mails automatisch Farbkategorien zuzuweisen, sobald sie Ihre festgelegten Bedingungen erfüllen.
3. In Schritt 3 können Sie die von Ihnen festgelegten Regelinformationen überprüfen. Möchten Sie eines der Kriterien ändern, klicken Sie einfach auf einen unterstrichenen Wert, um ihn zu bearbeiten.
4. Klicken Sie nach Abschluss auf Fertig stellen.
5. 

7. Es erscheint ein Dialogfeld mit der Information, dass die Regel nur funktioniert, wenn Sie E-Mails in Outlook prüfen. Klicken Sie auf OK.

8. Die Regel wurde erfolgreich erstellt. Wenn Sie sie zukünftig überprüfen oder bearbeiten möchten, navigieren Sie zu Regeln > Regel erstellen. Achten Sie darauf, den richtigen Ordner gemäß dem folgenden Screenshot auszuwählen.

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