Outlook: So erstellen Sie einen „Zum Kalender hinzufügen“-Link für E-Mails

Wie Sie sicher wissen, verschicken die meisten von Ihnen in Outlook üblicherweise eine Besprechungsanfrage, um Personen zu einem Meeting einzuladen. Sobald die Empfänger diese Anfrage annehmen, wird der Termin automatisch in ihren Kalender eingetragen. In diesem Tutorial stellen wir Ihnen eine alternative Methode vor: Erstellen Sie direkt im Nachrichtentext einen „Zum Kalender hinzufügen“-Link.

Hinweis: Die in diesem Tutorial beschriebenen Methoden wurden in Outlook 2021 durchgeführt. Bei anderen Versionen können geringfügige Abweichungen in den einzelnen Schritten auftreten.

Erstellen eines „Zum Kalender hinzufügen“-Links für eine E-Mail

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Erstellen eines „Zum Kalender hinzufügen“-Links für eine E-Mail

Erstellen Sie zunächst einen Termin.

1. Wechseln Sie zur Kalenderansicht, und klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Neu“ auf „Termin“.

2. Bearbeiten Sie im Fenster „Termin“ Titel, Startzeit, Endzeit, Ort und alle weiteren benötigten Informationen – und klicken Sie anschließend auf „Speichern und schließen“.

Senden Sie dann einen iCalendar-Anhang

3. Suchen Sie in Ihrem Kalender den von Ihnen erstellten Termin, klicken Sie darauf und wählen Sie unter der Registerkarte „Anhang“ die Option „Weiterleiten“ > „Als iCalendar weiterleiten“.

Nun öffnet sich ein Nachrichtenfenster, und der Termin wurde als .ics-Anhang hinzugefügt.

Speichern Sie abschließend die iCalendar-Datei an einem gemeinsam genutzten Speicherort und fügen Sie einen Link dazu in den Nachrichtentext ein

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den iCalendar.ics-Anhang und wählen Sie im Kontextmenü „Speichern unter“.

5. Wählen Sie einen freigegebenen Ordner, auf den alle Empfänger Zugriff haben, und klicken Sie auf „Speichern“, um die iCalendar-Datei dort abzulegen.

6. Erstellen Sie eine neue E-Mail, geben Sie Empfänger, Betreff und Nachrichtentext ein, markieren Sie den Text, an dem der Kalenderlink erscheinen soll, wechseln Sie zur Registerkarte „Einfügen“ und klicken Sie in der Gruppe „Links“ auf „Link“.

7. Klicken Sie im Fenster „Hyperlinks einfügen“ auf die Registerkarte „Vorhandene Datei oder Webseite“, navigieren Sie im Feld „Adresse“ zum gespeicherten .ics-Dateipfad, und klicken Sie auf „OK“.

Der Kalenderlink ist jetzt mit dem markierten Text verknüpft. Klicken Sie auf „Senden“, um Ihre E-Mail zu versenden.

Tipp: Möchten Sie den Kalenderlink einem Bild hinzufügen, fügen Sie zunächst das gewünschte Bild über „Einfügen“ > „Bild/Form/Symbole“ ein und wiederholen Sie anschließend Schritt 7, um das Bild zu verlinken.

Sobald der Empfänger auf den verlinkten Text klickt, erscheint ein Dialogfeld mit der Frage, ob der Ordner geöffnet werden soll. Klicken Sie auf „Ja“, um den iCalendar-Ordner zu öffnen.

Doppelklicken Sie anschließend im iCalendar-Ordner auf den Kalendereintrag, den Sie hinzufügen möchten. Sobald das Fenster „Termin“ erscheint, klicken Sie auf „Speichern und schließen“, um ihn Ihrem Kalender hinzuzufügen.