Wie erstellt man in Outlook eine Dropdown-Liste für Betreffzeilen?

AutorSiluvia Änderungsdatum2025-04-09

Möglicherweise nutzen Sie verschiedene voreingestellte E-Mail-Betreffzeilen, die an unterschiedliche Empfänger in Outlook versendet werden sollen. Noch effizienter wäre es, beim Verfassen einer Nachricht direkt aus einer Dropdown-Liste den passenden Betreff auszuwählen – ohne manuelle Eingabe, wie im folgenden GIF veranschaulicht. In diesem Tutorial erhalten Sie drei VBA-Codes, mit denen Sie eine Dropdown-Liste mit Ihren voreingestellten Betreffzeilen erstellen können. Wählen Sie beim Schreiben einer E-Mail einfach den gewünschten Betreff aus der Liste aus, und die Betreffzeile wird automatisch ausgefüllt. Folgen Sie dazu einfach der schrittweisen Anleitung.

Erstellen einer Dropdown-Liste für Betreffzeilen in Outlook mithilfe von VBA-Code

Tatsächlich lässt Outlook das direkte Hinzufügen einer Dropdown-Liste in die Betreffzeile nicht zu. Um dies dennoch umzusetzen, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Formular erstellen und dieses mit VBA-Code verknüpfen.

1. Starten Sie Outlook und drücken Sie „Alt“ + „F11“, um das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu öffnen.

2. Klicken Sie im Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ auf „Einfügen“ > „UserForm“.

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3. Anschließend wird „UserForm1“ unter „Project1“ im linken Bereich des „Visual Basic“-Editors eingefügt. Fügen Sie dieser UserForm nun ein Kombinationsfeld und eine Schaltfläche hinzu, indem Sie nacheinander „ComboBox“ und „CommandButton“ aus der „Toolbox“ auf „UserForm1“ ziehen.

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4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche und wählen Sie im Kontextmenü „Eigenschaften“.

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5. Ändern Sie im Bereich „Eigenschaften – CommandButton1“ das Feld „Caption“ in „OK“, um den auf der Schaltfläche angezeigten Text zu aktualisieren.

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6. Doppelklicken Sie auf einen leeren Bereich der UserForm, um das zugehörige Fenster „UserForm (Code)“ zu öffnen, und ersetzen Sie anschließend den vorhandenen Code durch den folgenden VBA-Code.

VBA-Code 1: UserForm mit einer Dropdown-Liste, die mehrere voreingestellte E-Mail-Betreff enthält

Private Sub UserForm_Initialize()
'Updated by Extendoffice 20220927
  With ComboBox1
    .AddItem "Subject 1"
    .AddItem "Subject 2"
    .AddItem "Subject 3"
    .AddItem "Subject 4"
    .AddItem "Subject 5"
    .AddItem "No change"
  End With
End Sub

Private Sub CommandButton1_Click()
  GCbbIndex = ComboBox1.ListIndex
  GSelSubject = ComboBox1.Value
  Unload Me
End Sub

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Hinweis: Im Code stehen „Betreff 1, 2, 3, 4“ und „5“ für die voreingestellten E-Mail-Betreffzeilen, die Sie in Ihren E-Mails verwenden möchten. „Keine Änderung“ bedeutet, dass der bestehende Betreff unverändert bleibt. Passen Sie die voreingestellten Betreffzeilen im VBA-Code ganz einfach an Ihre Anforderungen an.

7. Doppelklicken Sie auf „Project1“ > „Microsoft Outlook-Objekte“ > „ThisOutlookSession“. Fügen Sie anschließend den folgenden VBA-Code in das Fenster „ThisOutlookSession (Code)“ ein.

VBA-Code 2, der im Fenster „ThisOutlookSession“ verwendet wird

Public WithEvents GExplorer As Explorer
'Updated by Extendoffice 20220927
Private Sub Application_Startup()
  Set GExplorer = Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_InlineResponse(ByVal Item As Object)
  Set GInlineMail = Item
End Sub

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8. Klicken Sie im „Visual Basic“-Editor weiterhin auf „Einfügen“ > „Modul“. Anschließend kopieren Sie den folgenden VBA-Code in das Fenster „Modul (Code)“.

VBA-Code 3, der im Modulfenster verwendet wird

Public GCbbIndex As Long
'Updated by Extendoffice 20220927
Public GSelSubject As String
Public GInlineMail As MailItem
Public Sub ChangeSubject()
  Dim xItem As MailItem
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  On Error Resume Next
  Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
    Case "Explorer"
      Set xMail = GInlineMail
      Debug.Print "Explorer"
    Case "Inspector"
      Set xMail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
      Debug.Print "Inspector"
  End Select
  UserForm1.Show
  If (GCbbIndex <> -1) And (GSelSubject <> "no change") Then
    xMail.Subject = GSelSubject
  End If
End Sub

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9. Speichern Sie den Code und drücken Sie „Alt“ + „Q“, um den Visual Basic-Editor zu schließen und zur Outlook-Anwendung zurückzukehren.

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“ unter der Registerkarte „Start“, um eine E-Mail zu erstellen.

11. Klicken Sie im neuen Nachrichtenfenster auf „Schnellzugriffssymbolleiste anpassen“ > „Weitere Befehle“.

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12. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ Folgendes:

12,1) Wählen Sie im Feld „Befehle auswählen aus“ die Option „Makros“ aus;

12,2) Wählen Sie in der Befehlsliste „Project1.ChangeSubject“ aus;

12,3) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“;

12,4) Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Siehe Screenshot:

doc-subject-line-drop-down-list-9

13. Anschließend sehen Sie, dass eine Schaltfläche doc-subject-line-drop-down-list-10 zum Menüband des Nachrichtenfensters hinzugefügt wurde.

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14. Starten Sie nun Ihr Outlook neu.

15. Möchten Sie beim Verfassen einer E-Mail-Nachricht einen voreingestellten Betreff einfügen, klicken Sie einfach auf die neu hinzugefügte Schaltfläche im Menüband, wählen Sie einen Betreff aus dem Dropdown-Menü aus und bestätigen Sie mit „OK“, um ihn in die Betreffzeile einzufügen.

Hinweise:

1) Sie können den bestehenden Betreff durch jeden in der Dropdown-Liste ausgewählten Betreff ersetzen;

2) Diese Methode funktioniert gut, wenn Sie auf eine E-Mail antworten oder sie in einem neuen Fenster weiterleiten;

3) Falls Sie lieber direkt aus dem Lesebereich heraus inline auf E-Mails antworten, anstatt ein separates Fenster zu öffnen, können Sie das Benutzerformular wie folgt aufrufen.

3,1) Klicken Sie auf „Entwicklertools“ > „Makros“ > „Project1.ChangeSubject“. Siehe Screenshot:

doc-subject-line-drop-down-list-13

3,2) Wenn das Benutzerformular erscheint, wählen Sie einen voreingestellten Betreff aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Der ursprüngliche Betreff wird sofort geändert.

4) Wenn Sie im Dropdown-Menü „Keine Änderung“ auswählen, bleibt der ursprüngliche Betreff ohne Änderungen erhalten.

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