Wie erstellt man eine Dropdown-Liste für Betreffzeilen in Outlook?

Möglicherweise haben Sie verschiedene voreingestellte E-Mail-Betreffzeilen, die an unterschiedliche Empfänger in Outlook verteilt werden müssen. Es wäre sehr effizient, eine Dropdown-Liste für Betreffzeilen zu haben, aus der Sie einen Betreff auswählen können, ohne ihn manuell eingeben zu müssen, wenn Sie eine E-Mail verfassen. Wie im folgenden GIF dargestellt. Dieses Tutorial bietet drei VBA-Codes, um Ihnen zu helfen, eine Dropdown-Liste mit verschiedenen voreingestellten Betreffzeilen zu erstellen. Beim Verfassen einer E-Mail können Sie einen beliebigen benötigten Betreff aus der Dropdown-Liste auswählen, um die Betreffzeile automatisch auszufüllen. Bitte folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung, um dies zu erledigen.

Erstellen einer Dropdown-Liste für Betreffzeilen in Outlook mit VBA-Code

Tatsächlich erlaubt Outlook nicht, eine Dropdown-Liste in der Betreffzeile hinzuzufügen. Hier müssen Sie ein Benutzerformular erstellen und es mit VBA-Codes kombinieren, um dies abzuschließen.

1. Starten Sie Ihr Outlook und drücken Sie die Tasten „Alt“ + „F11“, um das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu öffnen.

2. Klicken Sie im Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ auf „Einfügen“ > „UserForm“.

3. Dann wird „UserForm1“ unter „Project1“ im linken Bereich des „Visual Basic“-Editors eingefügt. Sie müssen eine Kombinationsbox und eine Befehlsschaltfläche zu diesem Userform hinzufügen, indem Sie die „ComboBox“ und „CommandButton“ jeweils aus der „Toolbox“ auf „UserForm1“ ziehen.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Befehlsschaltfläche und wählen Sie „Eigenschaften“ im Kontextmenü.

5. Ändern Sie im Bereich „Eigenschaften – CommandButton1“ das Feld „Beschriftung“ in „OK“. Diese Aktion ändert den auf der Befehlsschaltfläche angezeigten Text.

6. Doppelklicken Sie auf den leeren Bereich im UserForm, um das entsprechende Fenster „UserForm (Code)“ zu öffnen, und ersetzen Sie den vorhandenen Code durch den folgenden VBA-Code.

VBA-Code 1: UserForm mit einer Dropdown-Liste, die mehrere voreingestellte E-Mail-Betreffzeilen enthält

Private Sub UserForm_Initialize()
'Updated by Extendoffice 20220927
  With ComboBox1
    .AddItem "Subject 1"
    .AddItem "Subject 2"
    .AddItem "Subject 3"
    .AddItem "Subject 4"
    .AddItem "Subject 5"
    .AddItem "No change"
  End With
End Sub

Private Sub CommandButton1_Click()
  GCbbIndex = ComboBox1.ListIndex
  GSelSubject = ComboBox1.Value
  Unload Me
End Sub

Hinweis: Im Code sind „Betreff 1, 2, 3, 4“ und „5“ die voreingestellten E-Mail-Betreffzeilen, die Sie in Ihren E-Mails verwenden möchten. „Keine Änderung“ bedeutet, dass nichts am bestehenden E-Mail-Betreff geändert wird. Sie können die voreingestellten E-Mail-Betreffzeilen im VBA-Code nach Bedarf ändern.

7. Doppelklicken Sie auf „Project1“ > „Microsoft Outlook Objects“ > „ThisOutlookSession“. Kopieren Sie dann den folgenden VBA-Code in das Fenster „ThisOutlookSession (Code)“.

VBA-Code 2, der im ThisOutlookSession-Fenster verwendet wird

Public WithEvents GExplorer As Explorer
'Updated by Extendoffice 20220927
Private Sub Application_Startup()
  Set GExplorer = Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_InlineResponse(ByVal Item As Object)
  Set GInlineMail = Item
End Sub

8. Klicken Sie weiterhin auf „Einfügen“ > „Modul“ im „Visual Basic“-Editor. Kopieren und fügen Sie dann den folgenden VBA-Code in das Fenster „Modul (Code)“ ein.

VBA-Code 3, der im Modul-Fenster verwendet wird

Public GCbbIndex As Long
'Updated by Extendoffice 20220927
Public GSelSubject As String
Public GInlineMail As MailItem
Public Sub ChangeSubject()
  Dim xItem As MailItem
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  On Error Resume Next
  Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
    Case "Explorer"
      Set xMail = GInlineMail
      Debug.Print "Explorer"
    Case "Inspector"
      Set xMail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
      Debug.Print "Inspector"
  End Select
  UserForm1.Show
  If (GCbbIndex <> -1) And (GSelSubject <> "no change") Then
    xMail.Subject = GSelSubject
  End If
End Sub

9. Speichern Sie die Codes und drücken Sie die Tasten „Alt“ + „Q“, um das Fenster „Visual Basic Editor“ zu schließen und zur Outlook-Anwendung zurückzukehren.

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“ unter der Registerkarte „Start“, um eine E-Mail zu erstellen.

11. Klicken Sie im neuen Nachrichtenfenster auf „Schnellzugriffsleiste anpassen“ > „Weitere Befehle“.

12. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ wie folgt.

13. Dann sehen Sie, dass eine Schaltfläche zur Multifunktionsleiste des Nachrichtenfensters hinzugefügt wurde.

14. Nun müssen Sie Ihr Outlook neu starten.

15. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht verfassen und einen voreingestellten Betreff einfügen möchten, klicken Sie einfach auf die neu hinzugefügte Schaltfläche in der Multifunktionsleiste, um das Benutzerformular anzuzeigen, wählen Sie einen Betreff aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“, um diesen in die Betreffzeile einzufügen.

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