Wie erstelle ich eine Dropdown-Liste für Themen in Outlook?

Autor: Siluvia Letzte Änderung: 2022-09-30

Möglicherweise haben Sie verschiedene voreingestellte E-Mail-Betreffs, die an verschiedene Empfänger in Outlook verteilt werden müssen. Es wäre sehr effizient, eine Drop-down-Liste für die Betreffzeile zu haben, um einen Betreff auszuwählen, ohne ihn beim Verfassen einer E-Mail manuell eingeben zu müssen. Genau wie das unten gezeigte GIF. Dieses Tutorial enthält drei VBA-Codes, mit denen Sie eine Dropdown-Liste mit verschiedenen voreingestellten Themen erstellen können. Beim Verfassen einer E-Mail können Sie einen beliebigen Betreff aus der Dropdown-Liste auswählen, um die Betreffzeile automatisch auszufüllen. Folgen Sie dazu bitte der Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste für Themen in Outlook mit VBA-Code

Tatsächlich erlaubt Outlook nicht das Hinzufügen einer Dropdown-Liste in der Betreffzeile. Hier müssen Sie ein Benutzerformular erstellen und es mit VBA-Codes kombinieren, um es zu vervollständigen.

1. Starten Sie Outlook und drücken Sie die Taste Andere + F11 Schlüssel zum Öffnen der Microsoft Visual Basic für Applikationen Fenster.

2. In dem Microsoft Visual Basic für Applikationen Klicken Sie im Fenster Insert > Benutzerformular.

3. Dann die Benutzerformular1 wird darunter eingefügt Project1 im linken Bereich der Visual Basic Editor. Sie müssen diesem Benutzerformular ein Kombinationsfeld und eine Befehlsschaltfläche hinzufügen, indem Sie die ziehen Kombinationsfeld und Befehlsschaltfläche jeweils aus der Tools zu den Benutzerformular1.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Befehlsschaltfläche und wählen Sie aus Ferienhäuser im Kontextmenü.

5. In dem Eigenschaften – CommandButton1 Bereich, ändern Sie die Bildunterschrift Feld zu OK. Diese Aktion ändert den auf der Befehlsschaltfläche angezeigten Text.

6. Doppelklicken Sie auf den leeren Bereich in der UserForm, um die entsprechende zu öffnen Benutzerformular (Code) Fenster, und ersetzen Sie dann den vorhandenen Code durch den folgenden VBA-Code.

VBA-Code 1: UserForm mit einer Dropdown-Liste mit mehreren voreingestellten E-Mail-Betreffs

Private Sub UserForm_Initialize()
'Updated by Extendoffice 20220927
  With ComboBox1
    .AddItem "Subject 1"
    .AddItem "Subject 2"
    .AddItem "Subject 3"
    .AddItem "Subject 4"
    .AddItem "Subject 5"
    .AddItem "No change"
  End With
End Sub

Private Sub CommandButton1_Click()
  GCbbIndex = ComboBox1.ListIndex
  GSelSubject = ComboBox1.Value
  Unload Me
End Sub

Note: Im Code, der Thema 1, 2, 3, 4 und 5 sind die voreingestellten E-Mail-Betreffs, die Sie in Ihren E-Mails verwenden möchten. „Keine Änderung“ bedeutet, nichts am bestehenden E-Mail-Betreff zu ändern. Sie können die voreingestellten E-Mail-Betreffs im VBA-Code nach Ihren Bedürfnissen ändern.

7. Doppelklick Project1 > Microsoft Outlook-Objekte > DieseOutlookSession. Kopieren Sie dann den folgenden VBA-Code in das Fenster ThisOutlookSession (Code).

VBA-Code 2, der im ThisOutlookSession-Fenster verwendet wird

Public WithEvents GExplorer As Explorer
'Updated by Extendoffice 20220927
Private Sub Application_Startup()
  Set GExplorer = Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_InlineResponse(ByVal Item As Object)
  Set GInlineMail = Item
End Sub

8. Klicken Sie weiter Insert > Modul an der Visual Basic Editor. Kopieren Sie dann den folgenden VBA-Code und fügen Sie ihn in die Modul (Code) Fenster.

VBA-Code 3, der im Modulfenster verwendet wird

Public GCbbIndex As Long
'Updated by Extendoffice 20220927
Public GSelSubject As String
Public GInlineMail As MailItem
Public Sub ChangeSubject()
  Dim xItem As MailItem
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  On Error Resume Next
  Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
    Case "Explorer"
      Set xMail = GInlineMail
      Debug.Print "Explorer"
    Case "Inspector"
      Set xMail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
      Debug.Print "Inspector"
  End Select
  UserForm1.Show
  If (GCbbIndex <> -1) And (GSelSubject <> "no change") Then
    xMail.Subject = GSelSubject
  End If
End Sub

9. Speichern Sie die Codes und drücken Sie die Andere + Q Tasten zum Schließen der Visual Basic-Editor Fenster und kehren Sie zur Outlook-Anwendung zurück.

10. Klicken Sie auf die Neue e-mail Knopf unter dem Home Registerkarte, um eine E-Mail zu erstellen.

11. Klicken Sie im Fenster für neue Nachrichten auf Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff > Mehr Befehle.

12. In dem Outlook-Optionen Dialogfeld müssen Sie wie folgt konfigurieren.

12.1) Wählen Sie Makros an der Wählen Sie Befehle aus Dropdown-Liste;

12.2) Wählen Sie Project1.ChangeSubject im Befehlslistenfeld;

12.3) Klicken Sie auf Speichern Taste;

12.4) Klicken Sie auf OK Taste. Siehe Screenshot:

13. Dann können Sie das als Schaltfläche sehen wurde der Multifunktionsleiste des Nachrichtenfensters hinzugefügt.

14. Jetzt müssen Sie Ihr Outlook neu starten.

15. Wenn Sie beim Verfassen einer E-Mail-Nachricht einen voreingestellten Betreff einfügen müssen, müssen Sie nur auf die neu hinzugefügte Schaltfläche in der Multifunktionsleiste klicken, um das Benutzerformular anzuzeigen, einen Betreff aus dem Dropdown-Menü auswählen und dann auf klicken OK Schaltfläche, um es in die Betreffzeile einzufügen.

Notizen:

1) Sie können das vorhandene Thema mit jedem in der Dropdown-Liste ausgewählten Thema ändern;

2) Diese Methode funktioniert gut beim Beantworten oder Weiterleiten einer E-Mail in einem neuen Fenster;

3) Wenn Sie dazu neigen, E-Mails direkt aus dem Lesebereich zu beantworten, anstatt ein separates Fenster zu öffnen, können Sie das Benutzerformular wie folgt aufrufen.

3.1) Klicken Sie auf Entwickler:in / Unternehmen > Makros > Project1.ChangeSubject. Siehe Screenshot:

3.2) Wenn das Benutzerformular erscheint, wählen Sie einen voreingestellten Betreff aus der Dropdown-Liste und klicken Sie auf OK drücken, wird das ursprüngliche Thema sofort geändert.

4) Wenn Sie wählen Keine Änderung im Dropdown-Menü wird der ursprüngliche Betreff unverändert beibehalten.

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