Wie extrahiert man einzelne Kontakte aus einer Kontaktgruppe in Outlook?

Wenn Sie eine Verteilerliste erhalten, möchten Sie diese vielleicht als einzelne Kontakte speichern und konvertieren, anstatt sie als Gruppe zu belassen. Outlook bietet hierfür normalerweise keine direkte Funktion – doch im Folgenden zeige ich Ihnen zwei Methoden, mit denen Sie diese Aufgabe so schnell wie möglich erledigen können.

Einzelne Kontakte aus einer Kontaktgruppe mithilfe der Import-/Exportfunktion extrahieren

Einzelne Kontakte aus einer Kontaktgruppe mithilfe einer leistungsstarken Funktion extrahieren

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Einzelne Kontakte aus einer Kontaktgruppe mithilfe der Import-/Exportfunktion extrahieren

Um die Verteilerliste in einzelne Kontakte aufzuteilen, unterstützt Sie die Import-/Exportfunktion von Outlook. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Ziehen Sie zunächst die empfangene Kontaktgruppe per Drag & Drop aus der Nachricht auf das Personen-Symbol in der Navigation und speichern Sie sie in Ihrem Kontaktordner.

2. Wählen Sie anschließend die Kontaktgruppe aus und klicken Sie dann auf Datei > Speichern unter. Wählen Sie im erscheinenden Speichern unter-Fenster einen Speicherort für die Datei und anschließend im Dropdown-Menü Speichern im Format den Dateityp Nur Text (*.txt) aus – siehe Screenshot:

3. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, um die Datei zu speichern.

4. Öffnen Sie nun die gespeicherte Textdatei mit dem Editor und kopieren Sie alle Zeilen mit den Namen und den E-Mail-Adressen – siehe Screenshot:

5. Öffnen Sie anschließend Excel, und geben Sie „Name“ sowie die E-Mail-Adresse jeweils in die Zellen A1 und B1 ein. Setzen Sie dann den Cursor in Zelle A2 und drücken Sie Strg + V, um Namen und Adressen in die Zellenliste einzufügen – siehe Screenshot:

6. Klicken Sie dann auf Datei > Speichern unter. Wählen Sie im Fenster Speichern unter einen Speicherort für die Datei, vergeben Sie einen Namen und wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü Speichern im Format den Dateityp CSV (MS-DOS) (*.csv) aus – siehe Screenshot:

7. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, um die Datei zu speichern.

8. Öffnen Sie diese Datei nun mit dem Editor – siehe Screenshot:

9. Prüfen Sie im geöffneten Editor, ob die Namen und die E-Mail-Adresse durch Kommas getrennt sind. Falls nicht, trennen Sie sie manuell mit Kommas. Siehe Screenshot:

10. Schließen Sie den Editor und klicken Sie anschließend in der Hauptoberfläche von Outlook auf Datei > Öffnen & Exportieren > Import/Export, siehe Screenshot:

11. Wählen Sie im Assistenten Import und Export die Option Aus einem anderen Programm oder einer Datei importieren aus der Liste Auszuführende Aktion auswählen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter, siehe Screenshot:

12. Klicken Sie im nächsten Schritt in der Liste Zu importierende Dateityp auswählen auf Durch Kommas getrennte Werte und dann auf Datei importieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter, siehe Screenshot:

13. Klicken Sie im nächsten Schritt in Datei importieren auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die zuvor gespeicherte CSV-Datei auszuwählen, und legen Sie im Abschnitt Optionen eine Option für den Umgang mit doppelten Kontakten fest. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Weiter (siehe Screenshot):

14. Wählen Sie im nächsten Schritt den Zielkontaktordner aus, in den Sie die einzelnen Kontakte importieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter – siehe Screenshot:

15. Klicken Sie im letzten Schritt des Assistenten Datei importieren auf die Schaltfläche Fertig stellen. Nach Abschluss des Importvorgangs werden die einzelnen Kontakte in den angegebenen Kontaktordner importiert.

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Einzelne Kontakte aus einer Kontaktgruppe mithilfe einer leistungsstarken Funktion extrahieren

Die oben beschriebene Methode umfasst zu viele Schritte. Um den Vorgang zu vereinfachen, können Sie eine praktische Funktion nutzen – Trennen aus dem Kutools für Outlook. Mit dieser Funktion teilen Sie die Kontaktgruppe mit nur wenigen Klicks in einzelne Kontakte auf.

Nach der Installation von Kutools für Outlookgehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, die Sie in einzelne Kontakte aufteilen möchten, und klicken Sie anschließend auf KUTOOLS PLUS > Kontaktgruppe > Aufteilen. Siehe Screenshot:

2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Aufteilen die Option Alle, um alle Kontakte auszuwählen, die Sie aufteilen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK – siehe Screenshot:

3. Klicken Sie in der daraufhin erscheinenden Bestätigungsbox auf die Schaltfläche Ja.

4. Jetzt werden alle Mitglieder der ausgewählten Kontaktgruppe als einzelne Kontakte in denselben Kontaktordner übertragen – und die ursprüngliche Kontaktgruppe wird dabei automatisch gelöscht.