Wie kann man vertrauliche E-Mails mit einer Empfangsbestätigung in Outlook hervorheben?
Bei einigen extrem privaten E-Mail-Nachrichten kann der Absender die E-Mails als vertraulich markieren und eine Empfangsbestätigung anfordern. In diesem Fall möchten wir diese Art von wichtigen E-Mails auf den ersten Blick bemerken, wenn wir uns durch viele E-Mails im Posteingang-Ordner blättern. Um dies zu erreichen, müssen wir einfach automatisch vertrauliche E-Mails mit einer Empfangsbestätigungsanforderung hervorheben, damit sie auffallen. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie bedingte Formatierung verwenden, um vertrauliche E-Mails mit einer Empfangsbestätigungsanforderung hervorzuheben.
Hinweis: Hier wird Microsoft Outlook 365 als Beispiel verwendet; die Schritte und Beschreibungen können je nach Outlook-Version variieren.
Vertrauliche E-Mails mit einer Empfangsbestätigungsanforderung hervorheben
Hier möchten wir E-Mail-Nachrichten hervorheben, die eine Empfangsbestätigungsanforderung haben und als vertraulich eingestuft werden. Um dieses Ziel zu erreichen, gehen Sie bitte wie folgt vor.
1. Aktivieren Sie Outlook, öffnen Sie den Posteingang-Ordner, gehen Sie zur Ansicht-Registerkarte und klicken Sie dann auf Ansichtseinstellungen.
2. Das Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen: Kompakt erscheint. Klicken Sie auf die Option Bedingte Formatierung.
3. Dann erscheint das Dialogfeld Bedingte Formatierung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Eine unbenannte Regel wird erstellt und in der Liste der Regeln für diese Ansicht angezeigt.
4. Um den Regelnamen nach Belieben zu ändern, geben Sie bitte einen Namen in das Namensfeld ein. Hier gebe ich den Text „Vertrauliche E-Mails mit einer Empfangsbestätigungsanforderung“ ein.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftart, um das Aussehen für die hervorgehobenen vertraulichen E-Mails mit einer Empfangsbestätigungsanforderung festzulegen.
6. Das Dialogfeld Schriftart erscheint. Passen Sie das Format nach Belieben an. Hier stelle ich die Größe auf Groß ein, aktiviere das Kontrollkästchen Unterstrichen und wähle Rot als Farbe aus. Klicken Sie auf OK.
Hinweis: Sie können das endgültige Aussehen im Beispielbereich sehen.
7. Zurück im Dialogfeld Bedingte Formatierung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung, um die Bedingung zum Auslösen der Regel festzulegen.
8. Das Filter-Dialogfeld erscheint. Gehen Sie zur Registerkarte Erweitert. Im Abschnitt Weitere Kriterien definieren klicken Sie auf die Schaltfläche Feld.
9. Navigieren Sie zu den häufig verwendeten Feldern aus der Dropdown-Liste und klicken Sie darauf. Dann klicken Sie auf Vertraulichkeit.
10. Es geht zurück zum Filter-Dialogfeld. Stellen Sie den Wert der Vertraulichkeit auf Vertraulich ein. Und klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen.
11. Im Abschnitt Elemente finden, die diesen Kriterien entsprechen, wird diese Bedingung hinzugefügt und in der Liste angezeigt.
12. Klicken Sie weiterhin auf die Schaltfläche Feld. Klicken Sie auf Alle Mail-Felder > Empfangsanforderung.
13. Nochmals zurück im Filter-Dialogfeld. Stellen Sie den Wert der Empfangsanforderung auf Ja ein. Und klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen.
14. Nun sind die beiden Bedingungen hinzugefügt und in der Liste angezeigt. Klicken Sie auf OK.
15. Klicken Sie weiterhin auf OK > OK, um die Einstellung abzuschließen. Jetzt können Sie sehen, dass eine vertrauliche E-Mail mit einer Empfangsanforderung in der E-Mail-Liste hervorgehoben ist.
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