Wie hebt man vertrauliche E-Mails mit Lesebestätigung in Outlook hervor?

Für besonders vertrauliche E-Mails kann der Absender diese als vertraulich kennzeichnen und eine Lesebestätigung anfordern. In solchen Fällen möchten wir diese wichtigen Nachrichten im Posteingang sofort erkennen – selbst wenn wir zahlreiche E-Mails durchsehen. Damit sie sofort ins Auge fallen, sollten vertrauliche E-Mails mit Lesebestätigung automatisch hervorgehoben werden. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie dazu die bedingte Formatierung nutzen.

Hinweis: Als Beispiel wird hier Microsoft Outlook 365 verwendet; die Schritte und Beschreibungen können sich in anderen Outlook-Versionen geringfügig unterscheiden.

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Vertrauliche E-Mails mit Lesebestätigung hervorheben

Hier möchten wir E-Mail-Nachrichten hervorheben, die eine Lesebestätigung enthalten und als vertraulich eingestuft sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Starten Sie Outlook, öffnen Sie den Posteingangsordner, wechseln Sie zur Ansicht-Registerkarte und klicken Sie auf Ansichtseinstellungen.

2. Das Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen: Kompakt wird angezeigt. Wählen Sie die Option Bedingte Formatierung verwenden aus.

3. Anschließend erscheint das Dialogfeld Bedingte Formatierung verwenden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Es wird eine unbenannte Regel erstellt und in der Liste der Regeln für diese Ansicht angezeigt.

4. Um die Regel nach Ihren Wünschen zu benennen, geben Sie einen Namen in das Textfeld Name ein. In diesem Beispiel trage ich „Vertrauliche E-Mails mit Lesebestätigung“ ein.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftart, um das Erscheinungsbild der hervorgehobenen vertraulichen E-Mails mit Lesebestätigung festzulegen.

6. Das Dialogfeld Schriftart wird geöffnet. Passen Sie das Format ganz nach Ihren Wünschen an. In diesem Beispiel stelle ich die Größe auf Größer ein, aktiviere das Kontrollkästchen Unterstrichen und wähle Rot als Farbe. Klicken Sie abschließend auf OK.

Hinweis: Sie können das endgültige Erscheinungsbild im Abschnitt Beispiel sehen.

7. Kehren Sie zum Dialogfeld Bedingte Formatierung verwenden zurück. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung, um die Bedingung für die Auslösung der Regel festzulegen.

8. Das Dialogfeld Filter wird angezeigt. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert. Klicken Sie im Abschnitt Weitere Kriterien definieren auf die Schaltfläche Feld.

9. Navigieren Sie in der Dropdown-Liste zu den Häufig verwendeten Feldern und klicken Sie darauf. Klicken Sie anschließend auf Vertraulichkeit.

10. Sie kehren zum Dialogfeld Filter zurück. Stellen Sie den Wert für Vertraulichkeitswert auf Vertraulich ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen.

11. Im Abschnitt Elemente suchen, die diesen Kriterien entsprechen wird diese Bedingung zur Liste hinzugefügt und angezeigt.

12. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Feld. Wählen Sie Alle E-Mail-Felder > Lesebestätigung angefordert.

13. Kehren Sie erneut zum Dialogfeld Filter zurück. Stellen Sie den Wert der Bedingung Lesebestätigung angefordert auf Wert gleich Ja ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen.

14. Nun werden beide Bedingungen in der Liste angezeigt. Klicken Sie auf OK.

15. Klicken Sie weiterhin auf OK > OK, um die Einrichtung abzuschließen. Anschließend wird eine vertrauliche E-Mail mit Lesebestätigung in der E-Mail-Liste hervorgehoben.

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