Wie fügt man eine Tabelle in eine E-Mail-Vorlage in Outlook ein und formatiert sie ansprechend?

Wenn Sie eine Tabelle in eine E-Mail-Vorlage einfügen möchten, kann es frustrierend sein, Zeilen und Spalten manuell mit Leerzeichen auszurichten. Zum Glück bietet Outlook eine integrierte Tabellenfunktion, die Ihnen die Arbeit erheblich erleichtert – und mit zusätzlichen Formatierungsoptionen sorgt sie dafür, dass Ihre Tabellendaten noch ansprechender wirken. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Tabelle in eine E-Mail-Vorlage einfügen und professionell formatieren.

Hinweis: Als Beispiel dient hier Microsoft Outlook 365. Die Schritte und Beschreibungen können sich in anderen Outlook-Versionen leicht unterscheiden.

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Eine Tabelle in einer neuen Nachricht erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um in einer E-Mail-Vorlage eine Tabelle zu erstellen.

1. Starten Sie Outlook. Wechseln Sie zur Registerkarte Start und klicken Sie in der Gruppe Neu auf Neue E-Mail.

2. Geben Sie die Daten, die Sie in der Tabelle speichern möchten, in den E-Mail-Text ein. Trennen Sie dabei jeden Wert innerhalb einer Zeile durch ein Leerzeichen und beginnen Sie eine neue Zeile mit einem Zeilenumbruch, wie im folgenden Screenshot dargestellt.

3. Markieren Sie die Daten und wechseln Sie dann zur Registerkarte Einfügen. Klicken Sie auf Tabelle > Tabelle einfügen.

4. Sie sehen, dass die Tabelle automatisch eingefügt wurde.

Hinweise:

1). Falls die Werte einer Zeile mit den oben genannten Methoden nicht automatisch in separate Spalten aufgeteilt werden, erstellen Sie zunächst eine Tabelle mit einer festgelegten Anzahl von Spalten und Zeilen und tragen den Text anschließend manuell in die entsprechenden Zellen ein. Alternativ wenden Sie die Funktion „Text in Tabelle umwandeln“ wie folgt an.

2). Falls Ihre Datenzeilen nicht durch einen Zeilenumbruch getrennt sind, wie im folgenden Screenshot gezeigt, gehen Sie wie folgt vor.

1. Markieren Sie die Daten und wechseln Sie dann zur Einfügen-Registerkarte. Klicken Sie auf Tabelle > Text in Tabelle umwandeln.
   
2. Das Dialogfeld Text in Tabelle umwandeln wird geöffnet. Ändern Sie im Abschnitt Tabellengröße die Zahl im Textfeld Anzahl der Spalten von 1 auf 4. Aktivieren Sie im Abschnitt Text trennen bei das Kontrollkästchen Andere und geben Sie ein Leerzeichen in das Textfeld ein.
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Einstellung abzuschließen.

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Die Tabelle im E-Mail-Text formatieren

Die Tabelle wurde erfolgreich in den E-Mail-Text eingefügt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Tabelle ganz nach Ihren Vorstellungen zu formatieren.

1. Wechseln Sie in der Registerkarte Tabellenentwurf zum Abschnitt Tabellenformatvorlagen.

2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um die verfügbaren Formatvorlagen anzuzeigen.

3. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Tabellenformatvorlagen aus.

4. Ziehen Sie das quadratische Feld, um die Größe der Tabelle anzupassen.

Hinweis: Passen Sie die Tabellenformatvorlage ganz nach Ihren Wünschen an, indem Sie auf die Option Neue Tabellenformatvorlage klicken, oder bearbeiten Sie eine vorhandene Vorlage, indem Sie auf Tabellenformatvorlage ändern klicken.

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Die Tabelle in einer E-Mail-Vorlage speichern und verwenden

Die formatierte Tabelle ist nun fertig. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Tabelle in einer E-Mail-Vorlage zu speichern und diese Vorlage zu verwenden.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter.

2. Wählen Sie im Feld Outlook-Vorlage unter Speichern im Format aus. Geben Sie anschließend einen Namen für die Vorlage in das Feld Dateiname ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Tabelle als E-Mail-Vorlage zu speichern.

√ Hinweis: Behalten Sie den standardmäßigen Zielordner zum Speichern von E-Mail-Vorlagen unverändert bei. Sobald Sie den Standardspeicherort ändern, kann Outlook die Vorlagen nicht mehr finden. Der Standardordner für gespeicherte E-Mail-Vorlagen lautet:
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

3. Um die Tabellen-E-Mail-Vorlage in einer neuen Nachricht zu verwenden, wechseln Sie zur Registerkarte Start, klicken Sie auf Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen.

4. Das Dialogfeld Formular auswählenwird geöffnet. Wählen Sie im Textfeld Suchen inaus dem Dropdown-Menü Benutzervorlagen im Dateisystemaus. Suchen Sie die soeben gespeicherte Tabellenvorlage, klicken Sie darauf und anschließend auf Öffnen.

5. Sie sehen, dass die Tabelle direkt im Text Ihrer neuen Nachricht angezeigt wird.

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