Wie können Sie die Größe Ihres Outlook-Postfachs effektiv reduzieren?

Eine große Menge an E-Mails verlangsamt Outlook. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie mit verschiedenen Methoden die Postfachgröße reduzieren und so die Outlook-Produktivität steigern.

Hinweis: Stellen Sie vor dem Ausprobieren der bereitgestellten Lösungen sicher, dass Sie eine vollständige Sicherungskopie Ihrer Outlook-PST-Dateien erstellt haben.

Alle in diesem Tutorial beschriebenen Methoden wurden in Outlook 2021 durchgeführt; es können geringfügige Unterschiede zu anderen Outlook-Versionen bestehen.

Große E-Mails und Anhänge suchen und löschen

Methode 1: E-Mails nach Größe sortieren

Methode 2: E-Mails nach Größe suchen

Postfachbereinigung verwenden

Leeren Sie Gelöschte Elemente

Alte E-Mails in eine Archivdatei verschieben

Die Outlook-Datendatei komprimieren

Ältere Outlook-Datendatei archivieren

Überflüssige Nachrichten bereinigen

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Große E-Mails und Anhänge suchen und löschen

Es gibt zwei Methoden, mit denen Sie große E-Mails und Anhänge schnell aufspüren können.

Methode 1: E-Mails nach Größe sortieren

In Outlook sortieren Sie E-Mails normalerweise nach Empfangsdatum – tatsächlich können Sie sie aber auch nach ihrer Größe sortieren.

Gehen Sie dann zum Menüpunkt „Nach Datum“ in der Dropdown-Liste und wählen Sie „Größe“.

Nun werden alle E-Mails im Ordner nach Größe sortiert, und Outlook gruppiert sie automatisch in vier Größenkategorien.

Anschließend können Sie große E-Mails entfernen.

Methode 2: E-Mails nach Größe suchen

Scrollen Sie in der Kontenordnerliste zu „Suchordner“, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Neuer Suchordner“.

Im Dialogfeld „Neuer Suchordner“ scrollen Sie zum Abschnitt „E-Mails organisieren“, klicken auf „Große E-Mails“ und anschließend auf „Auswählen“, um das Dialogfeld „E-Mail-Größe“ zu öffnen. Geben Sie dort die Mindestgröße an, ab der E-Mails gesucht werden sollen. Klicken Sie nacheinander auf „OK“ > „OK“, um die Dialogfelder zu schließen.

Nun sehen Sie, dass ein neuer Ordner erstellt wurde und alle E-Mails mit einer Größe von mehr als 50 KB darin aufgelistet sind. Durchsuchen Sie den Ordner und löschen Sie alle E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen.

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Postfachbereinigung verwenden

Das Postfachbereinigungstool ist äußerst hilfreich, um die Größe Ihres Postfachs effizient zu reduzieren: Leeren Sie den Ordner „Gelöschte Elemente“, um wertvollen Speicherplatz freizugeben, und nutzen Sie zudem die Funktion „Automatisches Archivieren“, um ältere E-Mails automatisch in eine Archivdatei zu verschieben.

Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf „Extras“ > „Postfachbereinigung...“.

Leeren Sie Gelöschte Elemente

Klicken Sie auf „Gelöschte Elemente-Größe anzeigen“, um die Größe des Ordners „Gelöschte Elemente“ einzusehen. Kehren Sie anschließend zurück und klicken Sie auf „Leeren“, um die Elemente im Ordner „Gelöschte Elemente“ dauerhaft zu löschen.

Alte E-Mails in eine Archivdatei verschieben

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Automatisches Archivieren“, um alte Elemente in die Archivdateien auf Ihrem aktuellen Computer zu verschieben.

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Die Outlook-Datendatei komprimieren

In Outlook können Sie Ihre Outlook-Datendatei (PST) manuell komprimieren.

Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“.

Klicken Sie im Dialogfeld „Kontoeinstellungen“ auf die Registerkarte „Datendateien“, wählen Sie ein Konto aus, dessen Datendatei Sie komprimieren möchten, und klicken Sie auf „Einstellungen“.

Klicken Sie im Dialogfeld „Outlook-Datendatei“ auf „Jetzt komprimieren“ und bestätigen Sie mit „OK“.

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Ältere Outlook-Datendatei archivieren

Klicken Sie auf „Datei“ > „Optionen“. Wählen Sie im linken Bereich des Fensters „Optionen“ die Registerkarte „Erweitert“ und klicken Sie anschließend auf „Einstellungen für automatisches Archivieren“.

Aktivieren Sie im Dialogfeld „Automatisches Archivieren“ das Kontrollkästchen „Automatisches Archivieren alle n Tage ausführen“ und stellen Sie diese sowie weitere gewünschte Optionen – wie beispielsweise „Elemente bereinigen, die älter sind als“ – nach Ihren Vorstellungen ein. Klicken Sie anschließend auf „OK“ > „OK“.

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Überflüssige Nachrichten bereinigen

Nutzen Sie die Funktion „Bereinigen“, um überflüssige Nachrichten in ausgewählten Unterhaltungen, Ordnern oder Unterordnern effizient zu entfernen.

Wählen Sie die gewünschten Ordner oder Unterhaltungen aus, wechseln Sie zur Registerkarte „Start“, und klicken Sie in der Gruppe „Löschen“ auf das Dropdown-Menü „Bereinigen“, um eine Funktion auszuwählen.