Wie kann man die Größe des Postfachs in Outlook reduzieren?

Author: Sun Last Modified: 2025-08-06

Viele E-Mails verlangsamen die Leistung von Outlook. In diesem Tutorial werden mehrere Methoden zur Reduzierung der Postfachgröße vorgestellt, um die Produktivität von Outlook zu steigern.

Hinweis: Bevor Sie die bereitgestellten Lösungen ausprobieren, stellen Sie bitte sicher, dass Sie eine vollständige Sicherung der Outlook-PST-Dateien erstellt haben.

Alle in diesem Tutorial beschriebenen Methoden werden in Outlook 2021 durchgeführt; es kann jedoch Unterschiede in verschiedenen Outlook-Versionen geben.

Große E-Mails und Anhänge finden und löschen

Methode 1 E-Mails nach Größe sortieren

Methode 2 E-Mails nach Größe suchen

Mailbox-Bereinigung verwenden

Gelöschte Elemente leeren

Alte E-Mails in Archivdatei verschieben

Outlook-Datendatei komprimieren

Ältere Outlook-Datendatei archivieren

Redundante Nachrichten bereinigen

Große E-Mails und Anhänge finden und löschen

Es gibt zwei Methoden, die Ihnen helfen können, schnell große E-Mails und Anhänge zu finden.

Methode 1 E-Mails nach Größe sortieren

In Outlook sortieren Sie E-Mails normalerweise nach dem Empfangsdatum. Tatsächlich können Sie E-Mails auch "nach ihrer Größe sortieren".

Gehen Sie dann zur Dropdown-Liste "Nach Datum", und wählen Sie "Größe".

Jetzt sind alle E-Mails im Ordner nach Größe sortiert, und Outlook gruppiert die E-Mails automatisch nach Größe in 4 Gruppen.

Dann können Sie die großen E-Mails entfernen.

Methode 2 E-Mails nach Größe suchen

Klicken Sie in einer Kontenordnerliste auf "Suchordner", und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um "Neuer Suchordner" auszuwählen.

Wählen Sie im Dialogfeld "Neuer Suchordner" den Abschnitt "E-Mail organisieren" und klicken Sie auf "Große E-Mails", dann auf "Auswählen", um das Dialogfeld "E-Mail-Größe" zu öffnen, und "geben Sie mindestens die kleinste Größe an", nach der Sie E-Mails suchen möchten. Klicken Sie auf "OK" > "OK", um die Dialoge zu schließen.

Jetzt sehen Sie einen neuen Ordner, in dem alle E-Mails, deren Größe größer als 50 KB ist, aufgelistet sind. Sie können sie durchsuchen und die E-Mails löschen, die Sie nicht mehr benötigen.

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Mailbox-Bereinigung verwenden

Das Mailbox-Bereinigungstool ist sehr nützlich, um die Größe des Postfachs zu reduzieren. Damit können Sie den "Ordner Gelöschte Elemente leeren", um Speicherplatz freizugeben, und außerdem auf "Autoarchivierung" klicken, um ältere E-Mails in die Archivdatei zu verschieben.

Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei", dann auf "Tools" > "Mailbox-Bereinigung...".

Gelöschte Elemente leeren

Klicken Sie auf "Größe der gelöschten Elemente anzeigen", um die "Größe des Ordners Gelöschte Elemente" zu sehen, gehen Sie zurück und klicken Sie auf "Leeren", um die Elemente im Ordner Gelöschte Elemente dauerhaft zu entfernen.

Alte E-Mails in Archivdatei verschieben

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Autoarchivierung", um alte Elemente in die Archivdateien auf dem aktuellen Computer zu verschieben.

Outlook-Datendatei komprimieren

In Outlook können Sie die Outlook-Datendatei (PST) manuell komprimieren.

Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei", dann auf "Kontoeinstellungen" > "Kontoeinstellungen".

Wählen Sie im Dialogfeld Kontoeinstellungen die Registerkarte "Datendatei", dann "ein Konto auswählen", dessen Datendatei Sie komprimieren möchten, und klicken Sie auf "Einstellungen".

Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei auf "Jetzt komprimieren". Klicken Sie auf OK.

Ältere Outlook-Datendatei archivieren

Klicken Sie auf "Datei" > "Optionen", und im Optionsfenster klicken Sie auf die Registerkarte "Erweitert" im linken Bereich, dann auf "AutoArchiv-Einstellungen".

Aktivieren Sie im Dialogfeld AutoArchivierung die Option "AutoArchivierung alle n Tage ausführen", und passen Sie diese Option sowie andere Optionen wie "Elemente bereinigen, die älter sind als" entsprechend Ihren Bedürfnissen an. Klicken Sie auf OK > OK.

Redundante Nachrichten bereinigen

Verwenden Sie die Funktion "Bereinigen", um redundante Nachrichten in ausgewählten Konversationen, Ordnern oder Unterordnern zu entfernen.

Wählen Sie die Ordner oder die Konversationen aus, und klicken Sie auf die Registerkarte "Start". Wählen Sie im Bereich "Löschen" eine Funktion aus der Dropdown-Liste von "Bereinigen".