Planen oder verzögern Sie das Senden von E-Mails in Outlook (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Das Planen von E-Mails mit Outlook verbessert Ihre Kommunikationseffektivität erheblich, insbesondere bei der Interaktion mit Personen in verschiedenen Zeitzonen. Durch diesen Vorgang wird sichergestellt, dass Ihre E-Mails zu Zeiten gesendet werden, zu denen die Empfänger sie am wahrscheinlichsten lesen – so gehen Ihre Nachrichten nicht in der Masse anderer E-Mails unter. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Tipps zum Planen oder Verzögern des Versands von E-Mails in Outlook auf verschiedenen Plattformen: Windows, Web, Mac und Mobilgeräte.

Planen oder Verzögern des E-Mail-Versands in Outlook für Windows

• Geplanten Versand einer einzelnen E-Mail mithilfe der Funktion „Verzögerter Versand“
• Verzögerten Versand aller E-Mails durch Erstellen einer Regel
• Wie behalte ich den Überblick über geplante E-Mails?

Planen oder Verzögern des E-Mail-Versands in Outlook im Web

• Geplanten Versand einer E-Mail mithilfe der Funktion „Geplanter Versand“
• Abbrechen einer zu sendenden E-Mail mithilfe der Funktion „Senden rückgängig machen“

Planen oder Verzögern des E-Mail-Versands in Outlook für Mac

Planen oder Verzögern des E-Mail-Versands in Outlook auf Mobilgeräten

Häufig gestellte Fragen

Video: Planen oder Verzögern des E-Mail-Versands in Outlook

Planen oder Verzögern des E-Mail-Versands in Outlook für Windows

In diesem Abschnitt erhalten Sie eine umfassende Anleitung, wie Sie in Outlook für Windows sowohl das Senden einzelner E-Mails als auch die Standardverzögerung für alle ausgehenden Nachrichten einrichten.

Geplanten Versand einer einzelnen E-Mail mithilfe der Funktion „Verzögerter Versand“

Die Outlook-Funktion „Sendeverzögerung“ ist eine leistungsstarke Lösung, die speziell dafür entwickelt wurde, den Versand einzelner E-Mails zeitlich zu planen. So können Sie Ihre Nachrichten in Ruhe verfassen und für einen exakten zukünftigen Zeitpunkt vorsehen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Funktion nutzen, um den Versand einer einzelnen E-Mail in Outlook zu planen.

Schritt 1: Verfassen einer Neue Email

Öffnen Sie Outlook unter Windows, klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Neue E-Mail“, und verfassen Sie Ihre Nachricht im neuen Fenster ganz wie gewohnt – geben Sie einfach Empfänger, Betreff und Nachrichtentext ein. Siehe Screenshot:

Schritt 2: Zugriff auf die Funktion „Zeitverzögerte Zustellung“ und Festlegen der Zustellzeit

1. Klicken Sie im neuen Nachrichtenfenster auf „Optionen“ > „Verzögerter Versand“, siehe Screenshot:
   
2. Wenn das Dialogfeld „Eigenschaften“ erscheint, geben Sie im Abschnitt „Nicht vor“ das gewünschte Datum und die Uhrzeit für den E-Mail-Versand an, und klicken Sie anschließend auf „Schließen“, um das Dialogfeld zu verlassen. Siehe Screenshot:
   

Schritt 3: Fertigstellen und Senden der E-Mail

Beenden Sie das Verfassen Ihrer E-Mail, und fügen Sie alle weiteren erforderlichen Anhänge oder Informationen hinzu. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf die Schaltfläche „Senden“. Die geplante E-Mail verbleibt im Ordner „Postausgang“, bis die festgelegte Zustellzeit erreicht ist. Siehe Screenshot:

Solange sich die Nachricht im Postausgang befindet, können Sie sie jederzeit nach Ihren Wünschen bearbeiten oder löschen.

Verzögerten Versand aller E-Mails durch Erstellen einer Regel

Das zeitverzögerte Senden aller E-Mails kann äußerst nützlich sein – besonders, wenn Sie nach dem Klick auf „Senden“ noch Zeit haben möchten, Ihre Nachricht zu überprüfen oder den Versand abzubrechen. Mit einer einfachen Regel in Outlook legen Sie eine Verzögerung für alle ausgehenden E-Mails fest. So geht’s Schritt für Schritt:

Schritt 1: Öffnen von „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ in Outlook

Klicken Sie im Hauptfenster von Outlook auf der Registerkarte „Start“ auf „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Siehe Screenshot:

Schritt 2: Erstellen der neuen Regel

1. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf „Neue Regel“, siehe Screenshot:
   
2. Ein „Regel-Assistent“ wird angezeigt. Klicken Sie im Abschnitt „Mit einer leeren Regel beginnen“ die Option „Regel auf Nachrichten anwenden, die ich sende“, und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
   
3. Um das Senden aller E-Mails zu verzögern, klicken Sie einfach erneut auf „Weiter“, ohne Bedingungen auszuwählen. Es erscheint ein Bestätigungsfeld und fragt, ob diese Regel auf jede von Ihnen gesendete Nachricht angewendet werden soll. Klicken Sie auf „Ja“.
   Wenn Sie das verzögerte Senden nur für Nachrichten anwenden möchten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen und legen Sie die Regel fest. (Beispiel: Um das verzögerte Senden für Nachrichten zu aktivieren, die über ein bestimmtes Konto versendet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das betreffende Konto und wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus.)
   
4. Im Feld „Was möchten Sie mit der Nachricht tun?“:
   1. Aktivieren Sie die Option „Versand um eine bestimmte Anzahl Minuten verzögern“ im Feld „Schritt 1: Aktion(en) auswählen“;
   2. Klicken Sie im unteren Bereich unter dem Feld „Schritt 2: Regelinhalt bearbeiten“ auf den unterstrichenen Text „eine bestimmte Anzahl“;
   3. Geben Sie im Feld „Verzögerter Versand“ die Anzahl der Minuten ein, um die der Versand Ihrer E-Mails verzögert werden soll (maximal 120), und klicken Sie anschließend auf „OK“.
      
5. Der Link-Text zeigt nun das Zeitintervall an, um das Outlook das Senden von E-Mails verzögert. Klicken Sie bitte weiterhin auf die Schaltfläche „Weiter“, siehe Screenshot:
   
6. Falls es keine Ausnahmen für die Verzögerungsregel gibt, klicken Sie direkt auf die Schaltfläche „Weiter“, ohne Bedingungen auszuwählen.
   Falls Ausnahmen für die Verzögerungsregel bestehen, legen Sie diese im nächsten Fenster fest. (Beispiel: Möglicherweise möchten Sie das verzögerte Senden nicht anwenden, wenn ein bestimmtes Wort im Betreff enthalten ist – definieren Sie in diesem Fall die entsprechende Regel.)
   
7. Geben Sie im letzten Schritt Ihrer Regel einen Namen ein, aktivieren Sie die Option „Diese Regel aktivieren“ und klicken Sie anschließend auf „Fertig stellen“.
   
8. Klicken Sie weiterhin auf die Schaltfläche „OK“ im folgenden Meldungsfeld, siehe Screenshot:
   
9. Klicken Sie abschließend im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf „OK“.

Ergebnis:

Nachdem Sie nun auf „Senden“ klicken, werden alle Ihre E-Mails im Ordner „Postausgang“ gespeichert und um die angegebene Anzahl an Minuten verzögert.

Wie behalten Sie den Überblick über geplante E-Mails?

E-Mails, die für eine spätere Zustellung geplant sind, verbleiben in Ihrem Postausgang. Das ist zwar praktisch, kann aber aufgrund fehlender sichtbarer Hinweise auf die verzögerte Zustellung leicht zu Verwirrung führen. In diesem Fall bietet sich die Lösung an, im Postausgang eine benutzerdefinierte Spalte hinzuzufügen, die die geplante Sendezeit der E-Mail anzeigt. So geht’s in Outlook:

1. Öffnen Sie Ihren Ordner „Postausgang“, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Leiste mit dem Spaltennamen und wählen Sie im Kontextmenü „Feldauswahl“, siehe Screenshot:
   
2. Wählen Sie im Feld „Feldauswahl“ unter Dropdown-Liste die Option „Datum-/Zeitfelder“ aus, ziehen Sie dann die Option „Aufschieben bis“ in die Spaltenleiste und schließen Sie anschließend das Feld, siehe untenstehende Demo:
   
3. Das Datum und die Uhrzeit der geplanten E-Mail sind nun im Ordner „Postausgang“ sichtbar, sodass Sie auf einen Blick prüfen können, wann jede E-Mail versendet wird.
   

Planen oder Verzögern des E-Mail-Versands in Outlook im Web

Wenn Sie Outlook Online nutzen, wird Ihre geplante E-Mail garantiert zum vorher festgelegten Datum und zur festgelegten Uhrzeit versendet – ganz unabhängig davon, ob Outlook Online gerade geöffnet ist oder nicht. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen praktische Tipps und Tricks zum Planen von E-Mails in Outlook im Web.

Geplanten Versand einer E-Mail mithilfe der Funktion „Geplanter Versand“

Outlook Online bietet eine einfach zu bedienende Funktion – „Senden planen“ – mit der Sie E-Mails zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt versenden können. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Anmelden bei Outlook im Web

Besuchen Sie die Outlook-Website und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an.

Schritt 2: Verfassen einer neuen E-Mail

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“, um eine Neue Email zu verfassen, siehe Screenshot:
   
2. Fügen Sie dann Empfänger und Betreff hinzu und verfassen Sie den E-Mail-Text nach Bedarf, siehe Screenshot:
   

Schritt 3: Planen Ihrer E-Mail

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü neben „Senden“ die Option „Senden planen“, siehe Screenshot:
   
2. Wählen Sie im Feld „Senden planen“ eines der vorgeschlagenen Daten und Uhrzeiten aus, oder klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Zeit“, um Ihr eigenes Datum und Ihre eigene Uhrzeit festzulegen. Hier klicke ich auf „Benutzerdefinierte Zeit“ – siehe Screenshot:
   
3. Geben Sie im Feld „Benutzerdefiniertes Datum und Uhrzeit festlegen“ das gewünschte Sendedatum und die gewünschte Uhrzeit für Ihre E-Mail ein, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Senden“ (siehe Screenshot).
   

Ergebnis:

Ihre Geplante Email wurde nun im Ordner „Entwürfe“ gespeichert. Außerdem sehen Sie eine klare Benachrichtigung, dass Sie die E-Mail mit Datum und Uhrzeit für die geplante Zustellung festgelegt haben. Siehe Screenshot:

Solange sich die Nachricht im Ordner „Entwürfe“ befindet, können Sie sie nach Bedarf bearbeiten oder löschen.

Abbrechen einer zu sendenden E-Mail mithilfe der Funktion „Senden rückgängig machen“

Das kennen wir alle: Kaum haben wir auf „Senden“ geklickt, bemerken wir bereits eine Sekunde später einen Fehler. Vielleicht ein Tippfehler, ein vergessener Anhang oder sogar die falsche Empfängeradresse. Glücklicherweise bietet Outlook Online eine praktische Lösung für solche Situationen: die Funktion „Senden rückgängig machen“. Dieses leistungsstarke Tool kann Ihnen in kritischen Momenten helfen, eine E-Mail kurz nach dem Versand zurückzuziehen. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung zur Nutzung dieser Funktion in Outlook Online.

Schritt 1: Anmelden bei Outlook im Web

Besuchen Sie die Outlook-Website und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an.

Schritt 2: Aktivieren der Option „Senden rückgängig machen“

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke von Outlook Online, siehe Screenshot:
   
2. Führen Sie im Fenster „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:
   1. Klicken Sie im linken Bereich auf „E-Mail“;
   2. Klicken Sie anschließend im mittleren Bereich auf „Verfassen und Antworten“;
   3. Scrollen Sie zum Abschnitt „Senden rückgängig machen“ und schieben Sie den Schieberegler nach rechts, um festzulegen, wie lange Outlook mit dem Senden der Nachricht warten soll – bis zu 10 Sekunden. Hier scrolle ich zu „10“.
   4. Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche „Speichern“.
      
3. Schließen Sie dann dieses Fenster.

Ergebnis:

Sobald Sie eine E-Mail in Outlook Online senden, erscheint für 10 Sekunden eine „Rückgängig“-Schaltfläche – diese kurze Verzögerung schützt Sie vor dem versehentlichen Versand.

Planen oder Verzögern des E-Mail-Versands in Outlook für Mac

Wenn Sie Outlook für Mac verwenden, können Sie die Funktion „Senden planen“ direkt auf Ihrem Mac nutzen, um E-Mails effizient für eine zukünftige Zustellung zu planen.

Schritt 1: Verfassen einer Neue Email

Öffnen Sie Outlook auf dem Mac und klicken Sie auf „Neue E-Mail“. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff und den Nachrichtentext ein. Siehe Screenshot:

Schritt 2: Planen der E-Mail

1. Klicken Sie auf der Schaltfläche „Senden“ auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Senden planen“, siehe Screenshot:
   
2. Geben Sie im Fenster „Datum und Uhrzeit festlegen“ das Datum und die Uhrzeit an, zu der die E-Mail gesendet werden soll, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“, siehe Screenshot:
   

Ergebnis:

Die Nachricht wird nun im Ordner „Entwürfe“ gespeichert. Außerdem sehen Sie eine klare Benachrichtigung, dass Sie die E-Mail mit Datum und Uhrzeit für die geplante Zustellung festgelegt haben. Siehe Screenshot:

Solange sich die Nachricht im Ordner „Entwürfe“ befindet, können Sie sie nach Bedarf bearbeiten oder löschen.

Planen oder Verzögern des E-Mail-Versands in Outlook auf Mobilgeräten

In der heutigen dynamischen Arbeitswelt ist die mobile Outlook-App für viele unverzichtbar geworden. Mit Funktionen wie „Senden planen“ stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten stets zum richtigen Zeitpunkt versendet werden – selbst wenn Sie nicht am Schreibtisch sitzen. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie das Senden von E-Mails in Outlook unter Android oder iOS zeitlich verzögern können.

Schritt 1: Starten der Outlook-App auf Ihrem Android- oder iOS-Gerät

Ergebnis:

Die Geplante Email verbleibt nun im Ordner „Postausgang“, bis die festgelegte Zustellzeit erreicht ist.

Solange sich die Nachricht im Ordner „Postausgang“ befindet, können Sie sie nach Bedarf bearbeiten oder löschen.

Häufig gestellte Fragen

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