E-Mails in Outlook planen oder das Senden verzögern (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Das Planen von E-Mails mit Outlook verbessert erheblich Ihre Kommunikationseffizienz, insbesondere beim Austausch mit Personen in verschiedenen Zeitzonen. Diese Funktion stellt sicher, dass Ihre E-Mails zu Zeiten gesendet werden, in denen die Empfänger sie höchstwahrscheinlich lesen, wodurch verhindert wird, dass Ihre Nachrichten übersehen oder in der Masse anderer verloren gehen. In diesem Artikel geben wir Tipps, wie Sie das Senden von E-Mails in Outlook auf verschiedenen Plattformen planen oder verzögern können: Windows, Web, Mac und Mobil.

E-Mails in Outlook für Windows planen oder das Senden verzögern

• Das Senden einer einzelnen E-Mail mit der Funktion "Lieferung verzögern" planen
• Das Senden aller E-Mails durch Erstellen einer Regel verzögern
• Wie kann man geplante E-Mails verfolgen?

E-Mails in Outlook im Web planen oder das Senden verzögern

• Das Senden einer E-Mail mit der Funktion "Senden planen" planen
• Eine gesendete E-Mail mit der Funktion "Senden rückgängig machen" abbrechen

E-Mails in Outlook für Mac planen oder das Senden verzögern

E-Mails in Outlook auf Mobilgeräten planen oder das Senden verzögern

FAQs

Video: E-Mails in Outlook planen oder das Senden verzögern

E-Mails in Outlook für Windows planen oder das Senden verzögern

In diesem Abschnitt bieten wir eine umfassende Anleitung, die den Prozess des Planens und Verzögerns des Sendens einzelner E-Mails sowie das Festlegen von Standardverzögerungen für alle ausgehenden E-Mails in Outlook für Windows detailliert beschreibt.

Das Senden einer einzelnen E-Mail mit der Funktion "Lieferung verzögern" planen

Die Funktion "Lieferung verzögern" von Outlook ist eine leistungsstarke Funktion, die speziell für das Planen des Versands einzelner E-Mails entwickelt wurde. Sie ermöglicht es Benutzern, Nachrichten in Ruhe zu verfassen und sie für einen bestimmten zukünftigen Zeitpunkt zu planen. Hier zeigen wir, wie Sie diese Funktion "Lieferung verzögern" nutzen können, um das Senden einer einzelnen E-Mail in Outlook zu planen.

Schritt1: Eine neue E-Mail verfassen

Öffnen Sie Outlook auf Windows und klicken Sie unter dem Tab "Start" auf "Neue E-Mail". Verfassen Sie dann im neuen Nachrichtenfenster Ihre E-Mail wie gewohnt, indem Sie den Empfänger, den Betreff und den Text der Nachricht ausfüllen. Siehe Screenshot:

Schritt2: Zugriff auf die Funktion "Lieferung verzögern" und Lieferzeit festlegen

1. Klicken Sie im neuen Nachrichtenfenster auf "Optionen" > "Lieferung verzögern", siehe Screenshot:
   
2. Wenn das Dialogfeld "Eigenschaften" erscheint, geben Sie im Abschnitt "Nicht zustellen vor" das Datum und die Uhrzeit an, zu der die E-Mail gesendet werden soll. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Schließen", um das Dialogfeld zu verlassen. Siehe Screenshot:
   

Schritt3: E-Mail fertigstellen und senden

Beenden Sie das Verfassen Ihrer E-Mail, indem Sie alle weiteren erforderlichen Anhänge oder Informationen hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden" im Nachrichtenfenster. Die geplante E-Mail bleibt im Ordner "Postausgang", bis sie die festgelegte Lieferzeit erreicht. Siehe Screenshot:

Solange sie sich im Postausgang befindet, haben Sie die Flexibilität, die Nachricht bei Bedarf zu bearbeiten oder zu löschen.

Das Senden aller E-Mails durch Erstellen einer Regel verzögern

Das Verzögern des Sendens aller E-Mails kann sehr nützlich sein, insbesondere wenn Sie nach dem Drücken der Senden-Schaltfläche einen Moment Zeit haben möchten, um eine E-Mail zu überprüfen oder abzubrechen. Durch das Erstellen einer Regel in Outlook können Sie eine Verzögerung für alle Ihre ausgehenden Nachrichten festlegen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dies erreichen können:

Schritt1: Regeln & Benachrichtigungen in Outlook verwalten öffnen

Klicken Sie im Hauptfenster von Outlook auf "Regeln" > "Regeln & Benachrichtigungen verwalten" im Tab "Start", siehe Screenshot:

Schritt2: Die neue Regel erstellen

1. Klicken Sie im Dialogfeld "Regeln und Benachrichtigungen" auf "Neue Regel", siehe Screenshot:
   
2. Ein "Regel-Assistent" erscheint. Klicken Sie im Abschnitt "Mit einer leeren Regel beginnen" auf die Option "Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden" und dann auf "Weiter".
   
3. Um das Senden aller E-Mails zu verzögern, klicken Sie einfach erneut auf "Weiter", ohne Bedingungen auszuwählen. Ein Bestätigungsfenster wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob diese Regel auf jede von Ihnen gesendete Nachricht angewendet werden soll. Klicken Sie auf "Ja".
   Wenn Sie die Verzögerung von E-Mails, die bestimmten Bedingungen entsprechen, wünschen, wählen Sie das entsprechende Kontrollkästchen aus und legen Sie die Regel fest. (Zum Beispiel, um E-Mails zu verzögern, die über ein bestimmtes Konto gesendet werden, wählen Sie das entsprechende Konto aus und wählen Sie das E-Mail-Konto aus.)
   
4. Im Feld "Was möchten Sie mit der Nachricht tun?":
   1. Wählen Sie die Option "Lieferung um eine Anzahl von Minuten verzögern" aus der Liste "Schritt1: Aktion(en) auswählen" aus;
   2. Klicken Sie im unteren Bereich unter "Schritt2: Regelbeschreibung bearbeiten" auf den unterstrichenen Text "eine Anzahl von";
   3. Geben Sie im Feld "Verzögerte Lieferung" eine Anzahl von Minuten ein, um die das Senden Ihrer E-Mails verzögert werden soll (maximal120), und klicken Sie dann auf "OK".
      
5. Der Linktext zeigt nun das Zeitintervall an, um das Outlook das Senden von E-Mails verzögern wird. Bitte klicken Sie weiter auf die Schaltfläche "Weiter", siehe Screenshot:
   
6. Wenn es keine Ausnahmen zur Verzögerungsregel gibt, klicken Sie direkt auf die Schaltfläche "Weiter", ohne Bedingungen auszuwählen.
   Wenn es Ausnahmen zur Verzögerungsregel gibt, geben Sie diese im nächsten Fenster an. (Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise keine E-Mails mit einem bestimmten Wort im Betreff verzögern, legen Sie die entsprechende Regel fest, die Sie benötigen.)
   
7. Geben Sie im letzten Schritt Ihrer Regel einen Namen und aktivieren Sie die Option "Diese Regel aktivieren", und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Fertig stellen".
   
8. Klicken Sie weiter auf die Schaltfläche "OK" im folgenden Eingabefenster, siehe Screenshot:
   
9. Klicken Sie zuletzt auf "OK" im Dialogfeld "Regeln und Benachrichtigungen".

Ergebnis:

Jetzt werden nach dem Klicken auf die Senden-Schaltfläche alle Ihre E-Mails im Ordner Postausgang gespeichert und um die angegebene Anzahl von Minuten verzögert.

Wie kann man geplante E-Mails verfolgen?

E-Mails, die für eine spätere Zustellung geplant sind, verbleiben in Ihrem Postausgang. Obwohl dies nützlich ist, kann es auch zu Verwirrung führen, da sichtbare Indikatoren fehlen, die die Lieferverzögerung der Nachrichten anzeigen. In diesem Fall ist das Hinzufügen einer benutzerdefinierten Spalte im Postausgang, die die geplante Zeit einer E-Mail anzeigt, eine gute Lösung. So geht's in Outlook:

1. Öffnen Sie Ihren Ordner "Postausgang" und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Leiste mit dem Spaltennamen und wählen Sie "Feld auswählen" aus dem Kontextmenü, siehe Screenshot:
   
2. Wählen Sie im Feld "Feld auswählen" aus der Dropdown-Liste "Datum/Uhrzeit-Felder" und ziehen Sie dann die Option "Verzögern bis" in die Spaltenleiste, schließen Sie zuletzt das Feld, siehe das folgende Demo:
   
3. Das Datum und die Uhrzeit der geplanten E-Mail sind nun im Ordner "Postausgang" sichtbar, sodass Sie leicht überprüfen können, wann jede E-Mail gesendet werden soll.
   

E-Mails in Outlook im Web planen oder das Senden verzögern

Wenn Sie Outlook Online verwenden, wird sichergestellt, dass Ihre geplanten E-Mails zum vorher festgelegten Datum und zur vorher festgelegten Uhrzeit gesendet werden, unabhängig davon, ob Sie Outlook Online geöffnet haben oder nicht. In diesem Abschnitt geben wir einige Tipps und Tricks zum Planen von E-Mails in Outlook im Web.

Das Senden einer E-Mail mit der Funktion "Senden planen" planen

Outlook Online bietet eine benutzerfreundliche Funktion - "Senden planen", mit der Sie E-Mails zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt senden können. Bitte führen Sie die folgenden Schritte aus:

Schritt1: Melden Sie sich bei Outlook im Web an

Besuchen Sie die Outlook-Website und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an.

Schritt2: Eine neue E-Mail verfassen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue E-Mail", um eine neue E-Mail zu verfassen, siehe Screenshot:
   
2. Fügen Sie dann den Empfänger und den Betreff hinzu und verfassen Sie den Text der E-Mail nach Bedarf, siehe Screenshot:
   

Schritt3: Ihre E-Mail planen

1. Wählen Sie "Senden planen" aus der Dropdown-Liste "Senden", siehe Screenshot:
   
2. Wählen Sie im Feld "Senden planen" eines der vorgeschlagenen Daten und Uhrzeiten aus oder klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Zeit", um Ihre eigene Datum/Uhrzeit festzulegen. Hier klicke ich auf "Benutzerdefinierte Zeit", siehe Screenshot:
   
3. Geben Sie im Feld "Benutzerdefiniertes Datum und Uhrzeit festlegen" das Datum und die Uhrzeit an, zu der die E-Mail gesendet werden soll. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Senden", siehe Screenshot:
   

Ergebnis:

Jetzt wurde Ihre geplante E-Mail im Ordner "Entwürfe" gespeichert. Und Sie können eine klare Benachrichtigung sehen, dass Sie die E-Mail mit dem Datum und der Uhrzeit geplant haben, zu der sie gesendet werden soll. Siehe Screenshot:

Solange sie sich im Ordner "Entwürfe" befindet, können Sie die Nachricht bei Bedarf bearbeiten oder löschen.

Eine gesendete E-Mail mit der Funktion "Senden rückgängig machen" abbrechen

Wir alle kennen das: Der Moment, in dem wir auf Senden klicken, nur um eine Sekunde später festzustellen, dass wir einen Fehler gemacht haben. Es könnte ein Tippfehler sein, ein vergessenes Attachment oder sogar das Senden an den falschen Empfänger. Glücklicherweise bietet Outlook Online eine praktische Lösung für solche Situationen, die Funktion "Senden rückgängig machen". Dieses leistungsstarke Tool kann ein Lebensretter sein, da es Ihnen ermöglicht, eine E-Mail kurz nach dem Senden zurückzuziehen. Hier ist eine kurze Anleitung, wie Sie die Funktion "Senden rückgängig machen" in Outlook Online verwenden.

Schritt1: Melden Sie sich bei Outlook im Web an

Besuchen Sie die Outlook-Website und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an.

Schritt2: Die Option "Senden rückgängig machen" aktivieren

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke von Outlook Online, siehe Screenshot:
   
2. Führen Sie im Fenster "Einstellungen" die folgenden Schritte aus:
   1. Klicken Sie auf "E-Mail" im linken Bereich;
   2. Klicken Sie dann auf "Verfassen und Antworten" im mittleren Bereich;
   3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Senden rückgängig machen" und schieben Sie den Schieberegler nach rechts, um festzulegen, wie lange Outlook warten soll, bevor die Nachricht gesendet wird, bis zu10 Sekunden. Hier scrolle ich auf "10";
   4. Klicken Sie zuletzt auf die Schaltfläche "Speichern".
      
3. Schließen Sie dann das Fenster.

Ergebnis:

Jetzt erscheint beim Senden einer E-Mail in Outlook Online für10 Sekunden eine Schaltfläche "Rückgängig". Diese kurze Verzögerung ermöglicht es Ihnen, das versehentliche Senden einer E-Mail zu verhindern.

E-Mails in Outlook für Mac planen oder das Senden verzögern

Wenn Sie Outlook für Mac verwenden, können Sie die Funktion "Senden planen" direkt auf Ihrem Mac nutzen, um E-Mails effizient für die zukünftige Zustellung zu planen.

Schritt1: Eine neue E-Mail verfassen

Öffnen Sie Outlook auf dem Mac und klicken Sie auf "Neue E-Mail". Füllen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht aus. Siehe Screenshot:

Schritt2: Die E-Mail planen

1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste der Schaltfläche "Senden" und wählen Sie "Senden planen", siehe Screenshot:
   
2. Geben Sie im Fenster "Datum und Uhrzeit festlegen" das Datum und die Uhrzeit an, zu der die E-Mail gesendet werden soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "OK", siehe Screenshot:
   

Ergebnis:

Jetzt wird die Nachricht im Ordner "Entwürfe" gespeichert. Und Sie können eine klare Benachrichtigung sehen, dass Sie die E-Mail mit dem Datum und der Uhrzeit geplant haben, zu der sie gesendet werden soll. Siehe Screenshot:

Solange sie sich im Ordner "Entwürfe" befindet, können Sie die Nachricht bei Bedarf bearbeiten oder löschen.

E-Mails in Outlook auf Mobilgeräten planen oder das Senden verzögern

In der heutigen dynamischen Umgebung ist die mobile Version von Outlook für viele zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Mit Funktionen wie "Senden planen" stellt es sicher, dass Ihre Nachrichten zur richtigen Zeit gesendet werden, selbst wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind. In diesem Abschnitt stellen wir vor, wie Sie das Senden von E-Mails in Outlook auf Android oder iOS verzögern können.

Schritt1: Starten Sie die Outlook-App auf Ihrem Android- oder iOS-Gerät

Ergebnis:

Die geplante E-Mail wird nun im Ordner "Postausgang" gespeichert, bis sie die festgelegte Lieferzeit erreicht.

Solange sie sich im Ordner "Postausgang" befindet, können Sie die Nachricht bei Bedarf bearbeiten oder löschen.

FAQs

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