Automatische Antworten in Outlook einrichten (vollständiger Leitfaden)

Im heutigen digitalen Zeitalter haben wir jederzeit und überall Zugriff auf unsere E-Mails. Doch trotz ständiger Online-Verfügbarkeit gibt es Situationen, in denen wir eingehende Nachrichten nicht sofort beantworten können – etwa im Urlaub oder außerhalb des Büros. Genau dann wird die Abwesenheitsnachricht-Funktion (auch Automatische Antwort genannt) unverzichtbar: Sie informiert Absender höflich und professionell, dass Ihre Antwort sich verzögern wird. Ganz gleich, ob Sie Outlook unter Windows, im Web, auf dem Mac oder sogar auf iOS- und Android-Geräten nutzen – dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie automatische Antworten (Abwesend) auf all diesen Plattformen einrichten. Los geht’s!

• Richten Sie Abwesend-Antworten in Outlook unter Windows ein
  • Verwendung automatischer Antworten (für Exchange-Konten)
  • Verwendung von Kutools für Outlook auf einfache Weise (für Alle Konten, einfach und flexibel)
  • Verwendung von Regeln (für Alle Konten, komplex)
• Richten Sie Abwesend-Antworten in Outlook auf dem Mac ein
• Richten Sie Abwesend-Antworten in Outlook im Web ein
• Richten Sie Abwesend-Antworten in Outlook für iOS und Android ein

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Richten Sie automatische Antworten (Abwesend) in Outlook unter Windows ein

Dieser Abschnitt stellt drei Methoden vor, mit denen Sie automatische Antworten für Exchange-Konten sowie für alle Konten unter Windows einrichten können.

Automatische Antworten mit der Funktion „Automatische Antworten“ einrichten

Wenn Sie ein Exchange-Konto in Outlook nutzen, richten Sie automatische Antworten ganz einfach mit der integrierten Funktion „Automatische Antworten“ ein – so geht’s:

Schritt 1: Öffnen des Fensters „Automatische Antworten“

Gehen Sie in Outlook zur Registerkarte „Datei“, wählen Sie in der Dropdown-Liste das Exchange-Konto aus, für das Sie automatische Antworten aktivieren möchten, und klicken Sie anschließend auf „Automatische Antworten“. Siehe Screenshot:

Schritt 2: Automatische Antworten aktivieren und Einstellungen konfigurieren

Führen Sie im geöffneten Fenster „Automatische Antworten“ die folgenden Schritte aus.

1. Aktivieren Sie die Funktion, indem Sie die Option „Automatische Antworten senden“ auswählen.
2. Um die automatischen Antworten nur innerhalb eines festgelegten Zeitbereich zu versenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur während dieses Zeitbereich senden“ und geben Sie die gewünschten Start- und Endzeiten an.
   Tipp: Wenn Sie keinen Zeitraum festlegen, bleibt Ihre automatische Antwort aktiviert, bis Sie sie durch Auswahl von „Nicht senden automatische Antworten“ deaktivieren.
3. Wenn Sie automatische Antworten nur an Absender innerhalb Ihrer Organisation senden möchten, bleiben Sie auf dem Reiter „Innerhalb meiner Organisation“.
4. Geben Sie Ihre automatische Antwortnachricht in das Textfeld ein.
5. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Ergebnis

Wenn Sie in Schritt 3 einen Zeitraum für automatische Antworten festlegen, wird die Funktion „Automatische Antwort“ zum angegebenen Zeitpunkt aktiviert, und eine gelbe Informationsleiste erscheint unterhalb des Outlook-Menübands. Wird kein Zeitraum angegeben, wird die Funktion „Automatische Antwort“ sofort aktiviert.

Öffnen Sie den Ordner „Gesendete Elemente“, um Ihre automatischen Antwort-E-Mails (gekennzeichnet mit dem Präfix „Automatische Antwort:“) einzusehen.

Wichtige Punkte

• Wenn sowohl die Funktion „Automatische Antworten“ eines Exchange-Kontos als auch eine von Ihnen erstellte Regel für automatische Antworten für andere E-Mail-Konten (z. B. ein POP-Konto) aktiviert sind, kann eine eingehende E-Mail unter Umständen zwei automatische Antworten auslösen – eine vom Exchange-Server und eine von der clientseitigen Regel. Die Reihenfolge dieser Antworten hängt von der Serververarbeitung und der Ausführungsreihenfolge der clientseitigen Regel ab.
  • „Automatische Antworten“ für Exchange: Dies ist eine serverseitige Exchange-Funktion und erfordert nicht, dass Outlook ausgeführt wird.
  • Automatische Antworten mithilfe erstellter Regeln: Dies ist in der Regel eine clientseitige Funktion, die voraussetzt, dass Outlook aktiv ist und eingehende E-Mails verarbeitet.
  Wenn daher beide Antwortmethoden eingerichtet sind, könnte der Absender möglicherweise zwei automatische Antwort-E-Mails erhalten.
• Um diese Funktion zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Ausschalten“ in der Informationsleiste.

Automatische Antworten mithilfe von Kutools für Outlook einfach einrichten

Aufgrund der Einschränkungen der oben genannten Methode empfehle ich Ihnen hier die Funktion „Automatische Antwort“ von Kutools für Outlook heruntergeladen und installiert haben – mit ihr richten Sie automatische Antworten in Outlook ganz einfach ein, unabhängig vom verwendeten E-Mail-Kontotyp. Nachdem Sie Kutools für Outlook heruntergeladen und installiert haben, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Die Einstellungen für Automatische Antwort konfigurieren

Wählen Sie „Kutools“ > „Antworten“ > „Automatische Antwort verwalten“, um das Dialogfeld „Automatische Antwort“ zu öffnen, und führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie die E-Mail-Konten aus, für die Sie die automatische Antwort aktivieren möchten:
   Der Abschnitt „Konten auswählen“ listet alle Konten in Ihrem Outlook auf. Wählen Sie die gewünschten Konten aus, um die automatische Antwort zu aktivieren.
2. Passen Sie den Betreffpräfix für automatische Antwort-E-Mails an:
   Der Standardtext im Textfeld „Entfernen Sie den Betreffpräfix“ lautet „Automatische Antwort“. Dieser wird als Präfix im Betreff automatischer Antwort-E-Mails verwendet. Sie können diesen Standardtext jederzeit nach Bedarf ersetzen.
3. Geben Sie den Inhalt der automatischen Antwort ein:
   Im Dialogfeld steht Ihnen eine Standardvorlage zur Verfügung, die Sie ganz nach Bedarf anpassen können.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf die Schaltfläche „OK“ klicken.
   

Schritt 2: Die Funktion Automatische Antwort aktivieren

Es erscheint das Dialogfeld „Kutools für Outlook“ mit der Frage, ob Sie die Funktion sofort aktivieren möchten. Klicken Sie auf „Ja“, um sie zu aktivieren.

Ergebnis

Ab sofort lösen eingehende E-Mails an das Konten auswählen automatische Antworten aus.

Automatische Antworten durch Erstellen von Outlook-Regeln einrichten

Sie können auch Outlook-Regeln erstellen, um automatische Antworten für alle Konten einzurichten – diese Methode erfordert jedoch mehrere Schritte. Falls nötig, folgen Sie einfach den nachstehenden Anweisungen.

Schritt 1: Eine automatische Antwortvorlage erstellen

1. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail-Nachricht, indem Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Neue E-Mail“ klicken.

   

2. Geben Sie im Fenster „Nachricht“ einen aussagekräftigen Betreff und Ihren Nachrichtentext für die Vorlage ein.

   

3. Klicken Sie auf „Datei“ > „Speichern unter“.

   

4. Benennen Sie im geöffneten Dialogfeld „Speichern unter“ die Vorlage (standardmäßig wird der E-Mail-Betreff als Vorlagenname verwendet), wählen Sie „Outlook-Vorlage“ aus der Liste „Speichern im Format“ Dropdown-Liste aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Speichern“.
   Diese benutzerdefinierte Vorlage wird am standardmäßigen Speicherort für persönliche Vorlagen abgelegt.

   

5. Schließen Sie die E-Mail nach dem Speichern der Vorlage, ohne sie erneut zu speichern.

Schritt 2: Öffnen des Fensters „Regeln und Benachrichtigungen“

Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“, um das Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ zu öffnen.

Schritt 3: Eine automatische Antwortregel für Abwesend erstellen

Führen Sie im Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ die folgenden Schritte aus, um eine automatische Antwortregel für Abwesend zu erstellen.

1. Geben Sie im Reiter „E-Mail-Regeln“ ein E-Mail-Konto an, auf das Sie die Regel für automatische Antworten anwenden möchten, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Neue Regel“.
   Tipp: Wenn im Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ Ihres Outlook die Dropdown-Liste mit dem Kontrollkästchen „Änderungen auf diesen Ordner anwenden“ nicht angezeigt wird, gelten die erstellten Regeln für alle Konten.

   

2. Wählen Sie im ersten „Regel-Assistent“ im Abschnitt „Mit einer leeren Regel beginnen“ die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Weiter“.

   

3. Wenn Sie im zweiten „Regel-Assistenten“ automatisch auf jede empfangene E-Mail-Nachricht antworten möchten, klicken Sie ohne Auswahl weiterer Bedingungen auf die Schaltfläche „Weiter“. Klicken Sie im daraufhin erscheinenden Dialogfeld „Microsoft Outlook“ auf „Ja“.
   Tipp: Wenn Sie nur auf bestimmte E-Mails automatisch antworten möchten, legen Sie entsprechende Bedingungen fest.

   

4. Aktivieren Sie im dritten „Regel-Assistenten“ im Feld „Schritt 1“ das Kontrollkästchen „Antwort mithilfe einer bestimmten Vorlage“, und klicken Sie anschließend auf den unterstrichenen Text im Feld „Schritt 2“.

   

5. Wählen Sie im Dialogfeld „Vorlage auswählen“ in der Dropdown-Liste „Suchen in“ die Option „Benutzervorlagen im Dateisystem“ aus, markieren Sie die in Schritt 1 erstellte Vorlage und klicken Sie anschließend auf „Öffnen“.

   

6. Sobald Sie zum dritten „Regel-Assistenten“ zurückkehren, klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.

   

7. Legen Sie im vierten Schritt des „Regel-Assistenten“ gegebenenfalls Ausnahmen für Ihre Regel fest. In diesem Fall klicke ich auf „Weiter“, ohne weitere Ausnahmen auszuwählen.

   

8. Geben Sie im letzten „Regel-Assistent“ unter „Schritt 1“ einen Namen für diese Regel ein, lassen Sie das Kontrollkästchen „Diese Regel aktivieren“ in Schritt 2 aktiviert und klicken Sie anschließend auf „Fertig stellen“.

   

9. Anschließend erscheint ein Hinweisfenster von „Microsoft Outlook“, das Sie darauf hinweist, dass die Regel nur ausgeführt wird, wenn Outlook geöffnet ist. Klicken Sie auf „OK“.

   

10. Kehren Sie danach zum Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ zurück, wo Ihre neu erstellte Regelliste angezeigt wird. Klicken Sie auf „OK“, um die Regel zu speichern.

    

Ergebnis

Sie haben nun eine automatische Antwortregel erstellt. Ab sofort lösen eingehende E-Mails an das angegebene Konto oder alle Konten diese Regel aus, und der Absender erhält eine automatische Antwort-E-Mail.

Automatische Antworten in Outlook auf dem Mac einrichten

Wenn Sie automatische Antworten in Outlook für Mac einrichten möchten, hilft Ihnen die Methode in diesem Abschnitt weiter. Gehen Sie dazu wie folgt vor.

Schritt 1: Zugriff auf die Funktion „Abwesend“

Starten Sie Outlook auf dem Mac, öffnen Sie das gewünschte E-Mail-Konto, wechseln Sie zur Registerkarte „Extras“ und wählen Sie „Abwesend“.

Schritt 2: Einstellungen für automatische Antworten konfigurieren

Nehmen Sie im Dialogfeld „Einstellungen für automatische Antworten“ die folgenden Einstellungen vor.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Automatische Antworten für Konto senden“ (Ihr Konto).
2. Geben Sie im Textfeld „Einmalige Antwort an jeden Absender mit“ den gewünschten Text für Ihre automatische Antwortnachricht ein.
3. Optional können Sie Folgendes tun:
   • Legen Sie Start- und Enddatum für die automatische Antwort fest: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur während dieses Zeitraums Antworten senden“ und geben Sie das gewünschte Start- und Enddatum mit Uhrzeit ein. Nach Ablauf des Enddatums und der angegebenen Uhrzeit wird die Abwesenheitsantwort automatisch deaktiviert.
   • Antwort an Personen außerhalb Ihrer Organisation: Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen „Antworten auch an Absender außerhalb meiner Organisation senden“. Wählen Sie anschließend entweder „Nur an Absender in meiner Kontaktliste“ oder „An alle externen Absender senden“ und geben Sie den gewünschten Text für Ihre automatische Antwortnachricht ein.
4. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Einstellungen zu speichern und die Funktion „Automatische Antworten“ zu aktivieren.

   

Ergebnis

Automatische Antworten wurden für bestimmte E-Mail-Konten in Ihrem Outlook für Mac aktiviert. Ab sofort lösen eingehende E-Mails an dieses Konto automatische Antworten aus.

Automatische Antworten in Outlook im Web einrichten

Wenn Sie Outlook im Web nutzen und automatische Antworten einrichten möchten, unterstützt Sie die Methode in diesem Abschnitt dabei – folgen Sie einfach den nachstehenden Schritten.

Schritt 1: Zugriff auf die Funktion „Automatische Antworten“

1. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche „Einstellungen“.

   

2. Wählen Sie im geöffneten Fenster „Einstellungen“ unter „E-Mail“ die Option „Automatische Antworten“.

   

Schritt 2: Einstellungen für „Automatische Antworten“ konfigurieren

1. Aktivieren Sie den Schalter „Automatische Antworten aktivieren“, um die Funktion „Automatische Antworten“ zu nutzen.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Antworten nur während eines Zeitraums senden“ und legen Sie Start- und Enddatum sowie die jeweiligen Uhrzeiten für Ihre automatischen Antworten fest. Diese Einstellung können Sie ignorieren, wenn sie nicht benötigt wird.
3. Geben Sie im Textfeld den gewünschten Inhalt für Ihre automatische Antwortnachricht ein.
4. Klicken Sie auf die „Speichern“-Schaltfläche.

   

Ergebnis

Sie haben nun automatische Antworten in Outlook im Web aktiviert. Ab sofort lösen eingehende E-Mails an dieses Konto automatische Antworten aus.

Automatische Antworten in Outlook für iOS und Android einrichten

Viele Outlook-Nutzer kennen die Einrichtung automatischer Antworten auf ihren Desktops, wissen jedoch wenig über die mobile Anwendung. Im letzten Abschnitt dieses Artikels zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie automatische Antworten direkt von Ihrem iOS- oder Android-Gerät aus einrichten, sodass Sie unabhängig von Ihrem Standort eine klare Kommunikation gewährleisten können. Folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

Schritt 1: Starten Sie Outlook auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät

Schritt 2: Zugriff auf die Funktion „Automatische Antworten“

1. Klicken Sie oben links auf der Seite auf die Schaltfläche „Start“.

   

2. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Einstellungen“.

   

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Einstellungen“ unter „E-Mail-Konten“ dasjenige E-Mail-Konto aus, für das Sie automatische Antworten aktivieren möchten. In diesem Beispiel wähle ich ein Exchange-Konto aus.

   

4. Auf der Seite „Exchange“ – der Titel dieses Dialogfelds zeigt die Domäne des zuvor ausgewählten anderen Kontos an – sehen Sie, dass die Funktion „Automatische Antworten“ deaktiviert ist. Klicken Sie darauf.

   

Schritt 3: Einstellungen für automatische Antworten konfigurieren

Nehmen Sie im Dialogfeld „Automatische Antworten“ die folgenden Einstellungen vor.

1. Aktivieren Sie im Feld „Automatische Antworten“ den Schalter.
2. Geben Sie an, an wen Sie automatische Antworten senden möchten: entweder „an alle“ oder „nur an Personen innerhalb Ihrer Organisation“. In diesem Fall wähle ich „An alle antworten“ aus.
3. Geben Sie die Antwortnachricht im Textfeld „Allen mit folgender Nachricht antworten“ ein.
4. Klicken Sie auf das Häkchen oben rechts auf dem Bildschirm, um die Einstellungen zu speichern.

   

   Hinweise:

   • Aktivieren Sie im Feld „Antwort in einem Zeitraum senden“ den Schalter, um anschließend Start- und Enddatum sowie Uhrzeit für das Senden Ihrer automatischen Antworten festzulegen.
   • Aktivieren Sie im Feld „Verschiedene Antworten verwenden“ den Schalter, um unterschiedliche Antwortnachrichten für Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation festlegen zu können.
   • Wenn Sie statt eines Exchange-Kontos einen anderen Kontotyp wählen, wird das Feld „Verschiedene Antworten verwenden“ im Dialogfeld „Automatische Antworten“ nicht angezeigt.
   • Wenn Sie zum vorherigen Dialogfeld zurückkehren, erkennen Sie, dass die Funktion „Automatische Antworten“ aktiviert wurde.

     

Ergebnis

Sie haben nun automatische Antworten in Ihrem Outlook für iOS oder Android aktiviert.

Zusammenfassend sorgt die Möglichkeit, automatische Abwesenheitsnachrichten in Outlook einzurichten, dafür, dass Ihre Kontakte stets über Ihre Abwesenheit informiert sind – und so eine professionelle sowie effektive Kommunikation gewährleistet bleibt. Ganz gleich, ob Sie Outlook unter Windows, auf dem Mac, im Web oder mobil nutzen: Die Flexibilität und Leistungsfähigkeit dieser Funktion ist unverzichtbar. Wir hoffen, dass Ihnen dieser umfassende Leitfaden das nötige Know-how vermittelt, um Abwesenheitsnachrichten nahtlos auf allen Plattformen einzurichten und so für Sie und Ihre E-Mail-Kontakte ein reibungsloses Erlebnis zu schaffen. Für alle, die Outlook noch intensiver nutzen möchten, bietet unsere Website eine Fülle weiterer Anleitungen.Entdecken Sie hier weitere Outlook-Tipps und -Tricks.

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