Abwesenheitsantworten in Outlook einrichten (vollständiger Leitfaden)

In der heutigen digitalen Ära können wir jederzeit und überall auf unsere E-Mails zugreifen. Dennoch gibt es Zeiten, in denen wir nicht sofort auf eingehende Nachrichten antworten können, wie zum Beispiel während der Feiertage oder wenn wir nicht im Büro sind. Hier wird die Abwesenheits-Antwortfunktion besonders wertvoll, da sie den Absendern mitteilt, dass unsere Antworten verzögert werden. Egal, ob Sie Outlook auf "Windows", "Web", "Mac" oder sogar "iOS und Android-Geräten" verwenden, dieser Leitfaden hilft Ihnen, detailliert zu erfahren, wie Sie Abwesenheitsantworten auf all diesen Plattformen einrichten. Lassen Sie uns beginnen.

• Abwesenheitsantworten in Outlook auf Windows einrichten
  • Automatische Antworten verwenden (für Exchange-Konten)
  • Kutools für Outlook einfach verwenden (für alle E-Mail-Konten, einfach und flexibel)
  • Regeln verwenden (für alle E-Mail-Konten, komplex)
• Abwesenheitsantworten in Outlook auf Mac einrichten
• Abwesenheitsantworten in Outlook im Web einrichten
• Abwesenheitsantworten in Outlook für iOS und Android einrichten

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Abwesenheitsantworten in Outlook auf Windows einrichten

Dieser Abschnitt zeigt drei Methoden, um Ihnen zu helfen, Abwesenheitsantworten für Exchange-Konten und alle E-Mail-Konten auf Windows einzurichten.

Abwesenheitsantworten mit der Funktion Automatische Antworten einrichten

Wenn Sie ein Exchange-Konto in Outlook verwenden, kann Ihnen die eingebaute Funktion "Automatische Antworten" helfen, Abwesenheitsantworten in Outlook einzurichten. Bitte gehen Sie wie folgt vor.

Schritt1: Öffnen Sie das Fenster Automatische Antworten

Gehen Sie in Ihrem Outlook auf die Registerkarte "Datei", wählen Sie das Exchange-Konto aus, für das Sie die automatische Antwort aktivieren müssen, aus der Dropdown-Liste des Kontos aus, und klicken Sie dann auf "Automatische Antworten". Siehe Screenshot:

Schritt2: Automatische Antworten aktivieren und Einstellungen konfigurieren

Im geöffneten Fenster "Automatische Antworten" müssen Sie wie folgt vorgehen.

1. Wählen Sie die Option "Automatische Antworten senden", um diese Funktion zu aktivieren.
2. Um die automatischen Antworten nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Nur während dieses Zeitraums senden" und geben Sie die gewünschten Start- und Endzeiten an.
   Tipp: Wenn Sie keinen Zeitraum festlegen, bleibt Ihre automatische Antwort aktiv, bis Sie sie durch Auswahl von "Keine automatischen Antworten senden" deaktivieren.
3. Wenn Sie automatische Antworten nur an Absender innerhalb Ihrer Organisation senden möchten, bleiben Sie auf der Registerkarte "Innerhalb meiner Organisation".
4. Geben Sie die automatische Antwortnachricht im Textfeld ein.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die Einstellungen zu speichern.

Ergebnis

Wenn Sie in Schritt3 einen Zeitraum für automatische Antworten festlegen, wird die automatische Antwort zur festgelegten Zeit aktiviert, und Sie sehen dann eine gelbe Informationsleiste unterhalb des Outlook-Menübands. Wenn kein Zeitraum festgelegt ist, wird die automatische Antwort sofort aktiviert.

Sie können zum Ordner "Gesendete Elemente" gehen, um die automatisch gesendeten E-Mails (E-Mails mit dem Präfix "Automatische Antwort:") zu sehen.

Wichtige Punkte nicht verpassen

• Wenn sowohl die Funktion "Automatische Antworten" eines Exchange-Kontos als auch die von Ihnen erstellte "automatische Antwortregel" für andere E-Mail-Konten (wie ein POP-Konto) aktiviert sind und eine E-Mail empfangen wird, kann eine eingehende E-Mail sowohl die Exchange "Automatische Antworten" als auch die clientseitige automatische Antwortregel auslösen. Die Reihenfolge der Antwort hängt von der Serververarbeitung und der Ausführungsreihenfolge der clientseitigen Regel ab.
  • "Automatische Antworten" für Exchange: Dies ist eine serverseitige Funktion von Exchange und erfordert nicht, dass Outlook läuft.
  • Automatische Antworten über erstellte Regeln: Dies ist normalerweise eine clientseitige Funktion, die erfordert, dass Outlook aktiv ist und eingehende E-Mails verarbeitet.
  Wenn beide Antwortmethoden eingerichtet sind, könnte die Person, die Ihnen eine E-Mail sendet, zwei automatische Antwort-E-Mails erhalten.
• Um diese Funktion zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Deaktivieren" in der Informationsleiste.

Abwesenheitsantworten mit Kutools für Outlook einfach einrichten

Angesichts der Einschränkungen der oben genannten Methode möchte ich Ihnen hier die "Automatische Antwort"-Funktion von "Kutools für Outlook" empfehlen, die Ihnen hilft, Abwesenheitsantworten einfach in Outlook einzurichten, unabhängig von den E-Mail-Kontotypen. Nach dem Herunterladen und Installieren von Kutools für Outlook müssen Sie wie folgt vorgehen:

Schritt1: Automatische Antwort-Einstellungen konfigurieren

Wählen Sie "Kutools" > "Antworten" > "Automatische Antwort verwalten", um das Dialogfeld "Automatische Antwort" zu öffnen, und dann müssen Sie:

1. E-Mail-Konten auswählen, bei denen Sie die automatische Antwort aktivieren möchten:
   Der Abschnitt "Konten auswählen" listet alle E-Mail-Konten in Ihrem Outlook auf. Wählen Sie die Konten aus, bei denen Sie die automatische Antwort aktivieren möchten.
2. Das Betreff-Präfix für automatische Antwort-E-Mails ändern:
   Der Standardtext im Textfeld "Betreff-Präfix" ist "Automatische Antwort". Dies wird das Präfix für die Betreffzeilen der automatischen Antwort-E-Mails sein. Sie können diesen Standardtext bei Bedarf ersetzen.
3. Geben Sie den Inhalt der automatischen Antwort ein:
   Eine Standardvorlage wird im Dialogfeld bereitgestellt, die Sie bei Bedarf ändern können.
4. Änderungen speichern: Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".
   

Schritt2: Automatische Antwort-Funktion aktivieren

Ein "Kutools für Outlook"-Dialogfeld erscheint und fragt, ob Sie die Funktion sofort aktivieren möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ja", um die Funktion zu aktivieren.

Ergebnis

Von nun an werden eingehende E-Mails an die ausgewählten Konten automatische Antworten auslösen.

Abwesenheitsantworten durch Erstellen von Outlook-Regeln einrichten

Sie können auch Outlook-Regeln erstellen, um Abwesenheitsantworten für alle E-Mail-Konten einzurichten. Diese Methode erfordert jedoch mehrere Schritte zur Fertigstellung. Wenn Sie möchten, folgen Sie den untenstehenden Schritten.

Schritt1: Eine automatische Antwortvorlage erstellen

1. Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail-Nachricht, indem Sie unter der Registerkarte "Start" auf "Neue E-Mail" klicken.

   

2. Geben Sie im Fenster "Nachricht" einen Betreff und einen Nachrichtentext für Ihre Vorlage ein.

   

3. Klicken Sie auf "Datei" > "Speichern unter".

   

4. Geben Sie im geöffneten Dialogfeld "Speichern unter" der Vorlage einen Namen (standardmäßig wird der E-Mail-Betreff als Vorlagenname verwendet), wählen Sie "Outlook-Vorlage" aus der Dropdown-Liste "Speichern im Format" aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern".
   Diese benutzerdefinierte Vorlage wird im Standardordner für persönliche Vorlagen gespeichert.

   

5. Nachdem Sie die Vorlage gespeichert haben, schließen Sie die E-Mail ohne zu speichern.

Schritt2: Das Fenster Regeln und Benachrichtigungen öffnen

Klicken Sie unter der Registerkarte "Start" auf "Regeln" > "Regeln und Benachrichtigungen verwalten", um das Fenster "Regeln und Benachrichtigungen" zu öffnen.

Schritt3: Eine Abwesenheits-Antwortregel erstellen

Bitte gehen Sie im Fenster "Regeln und Benachrichtigungen" wie folgt vor, um eine Abwesenheits-Antwortregel zu erstellen.

1. Wählen Sie unter der Registerkarte "E-Mail-Regeln" ein E-Mail-Konto aus, bei dem Sie die automatische Antwortregel anwenden möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Neue Regel".
   Tipp: Wenn die Dropdown-Liste "Änderungen auf diesen Ordner anwenden" im Fenster "Regeln und Benachrichtigungen" Ihres Outlook nicht angezeigt wird, gelten die von Ihnen erstellten Regeln für alle E-Mail-Konten.

   

2. Wählen Sie im ersten "Regel-Assistent" "Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte" im Abschnitt "Mit einer leeren Regel beginnen" aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Weiter".

   

3. Wenn Sie im zweiten "Regel-Assistent" auf jede E-Mail-Nachricht, die Sie erhalten, automatisch antworten möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter", ohne Bedingungen zu überprüfen. Klicken Sie im Popup-Dialogfeld "Microsoft Outlook" auf die Schaltfläche "Ja".
   Tipp: Wenn Sie nur auf bestimmte E-Mails automatisch antworten möchten, geben Sie die benötigten Bedingungen an.

   

4. Überprüfen Sie im dritten "Regel-Assistent" das Kontrollkästchen "Antwort mit einer bestimmten Vorlage" im "Schritt1"-Feld und klicken Sie dann auf den unterstrichenen Text im "Schritt2"-Feld.

   

5. Wählen Sie im Dialogfeld "Antwortvorlage auswählen" "Benutzervorlagen im Dateisystem" aus der Dropdown-Liste "Suchen in" aus, wählen Sie die Vorlage aus, die Sie in Schritt1 erstellt haben, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Öffnen".

   

6. Wenn es zum dritten "Regel-Assistent" zurückkehrt, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter", um fortzufahren.

   

7. Geben Sie im vierten "Regel-Assistent" bei Bedarf Ausnahmen für Ihre Regel an. Hier klicke ich auf die Schaltfläche "Weiter", ohne Ausnahmen zu überprüfen.

   

8. Geben Sie im letzten "Regel-Assistent" einen Namen für diese Regel im Abschnitt Schritt1 an, halten Sie das Kontrollkästchen "Diese Regel aktivieren" im Abschnitt Schritt2 aktiviert und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Fertig".

   

9. Ein "Microsoft Outlook"-Hinweisfenster wird dann angezeigt, das Sie daran erinnert, dass die Regel nur ausgeführt wird, wenn Outlook läuft. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".

   

10. Dann kehrt es zum Fenster "Regeln und Benachrichtigungen" zurück, Sie können die erstellte Regel im Fenster sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die Regel zu speichern.

    

Ergebnis

Jetzt haben Sie eine automatische Antwortregel erstellt. Von nun an werden eingehende E-Mails an das angegebene Konto oder alle Konten diese automatische Antwortregel auslösen, und die Person, die Ihnen eine E-Mail gesendet hat, erhält eine automatische Antwort-E-Mail.

Abwesenheitsantworten in Outlook auf Mac einrichten

Wenn Sie automatische Antworten in Outlook für Mac einrichten möchten, kann Ihnen die Methode in diesem Abschnitt helfen. Bitte gehen Sie wie folgt vor.

Schritt1: Zugriff auf die "Abwesenheits"-Funktion

Starten Sie Outlook auf Mac, öffnen Sie das E-Mail-Konto, für das Sie die Abwesenheitsfunktion aktivieren möchten, gehen Sie dann zur Registerkarte "Extras" und wählen Sie "Abwesenheits".

Schritt2: Einstellungen für automatische Antworten konfigurieren

Im Dialogfeld "Einstellungen für automatische Antworten" müssen Sie die folgenden Konfigurationen vornehmen.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Antworten für Konto senden" "(Ihr Konto)".
2. Geben Sie im Textfeld "Einmal an jeden Absender antworten mit" den Text für die automatische Antwortnachricht ein.
3. Optional:
   • Start- und Enddaten für die automatische Antwort festlegen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Antworten nur während dieses Zeitraums senden" und geben Sie die Start- und Enddaten sowie Zeiten ein. Nach dem Enddatum und der Endzeit werden die Abwesenheitsantworten automatisch deaktiviert.
   • Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation: Wenn erforderlich, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Antworten auch an Absender außerhalb meiner Organisation senden". Wählen Sie entweder "Nur an Absender in meiner Kontaktliste" oder "An alle externen Absender senden" und geben Sie dann den Text für die automatische Antwortnachricht ein.
4. Klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen zu speichern und diese Funktion für automatische Antworten anzuwenden.

   

Ergebnis

Automatische Antworten wurden für bestimmte E-Mail-Konten in Ihrem Outlook für Mac aktiviert. Von nun an werden eingehende E-Mails an dieses Konto automatische Antworten auslösen.

Abwesenheitsantworten in Outlook im Web einrichten

Wenn Sie Outlook im Web verwenden und Abwesenheitsantworten einrichten möchten, kann Ihnen die Methode in diesem Abschnitt helfen. Bitte folgen Sie den untenstehenden Schritten.

Schritt1: Zugriff auf die Funktion "Automatische Antworten"

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" in der oberen rechten Ecke der Seite

   

2. Wählen Sie im geöffneten Fenster "Einstellungen" "Automatische Antworten" im Abschnitt "Mail" aus.

   

Schritt2: Einstellungen für "Automatische Antworten" konfigurieren

1. Klicken Sie auf den Umschalter "Automatische Antworten aktivieren", um die Funktion "Automatische Antworten" zu aktivieren.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Antworten nur während eines Zeitraums senden" und geben Sie die Start- und Enddaten sowie Zeiten für die automatischen Antworten an. Sie können diese Einstellung ignorieren, wenn Sie sie nicht benötigen.
3. Geben Sie im Textbearbeitungsfeld den Text für die automatische Antwortnachricht ein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

   

Ergebnis

Jetzt haben Sie automatische Antworten in Outlook im Web aktiviert. Von nun an werden eingehende E-Mails an dieses Konto automatische Antworten auslösen.

Abwesenheitsantworten in Outlook für iOS und Android einrichten

Viele Outlook-Nutzer sind mit der Einrichtung von automatischen Antworten auf ihren Desktops vertraut, wissen jedoch wenig über das mobile Programm. Im letzten Abschnitt dieses Artikels werde ich Ihnen zeigen, wie Sie automatische Antworten von Ihren iOS- oder Android-Geräten einrichten, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten, egal wo Sie sind. Folgen wir den untenstehenden Schritten.

Schritt1: Outlook auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät starten

Schritt2: Zugriff auf die Funktion "Automatische Antworten"

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Start" in der oberen linken Ecke der Seite

   

2. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Einstellungen".

   

3. Wählen Sie im Dialogfeld "Einstellungen" und unter dem Abschnitt "Mail-Konten" ein E-Mail-Konto aus, bei dem Sie automatische Antworten aktivieren möchten. In diesem Fall wähle ich ein "Exchange"-Konto.

   

4. Auf der "Exchange"-Seite (wenn Sie im vorherigen Schritt ein anderes Konto auswählen, wird der Titel dieses Dialogfelds die Domain des anderen Kontos anzeigen), sehen Sie, dass die Funktion "Automatische Antworten" deaktiviert ist. Bitte klicken Sie darauf.

   

Schritt3: Einstellungen für automatische Antworten konfigurieren

Im Dialogfeld "Automatische Antworten" müssen Sie wie folgt konfigurieren.

1. Im Feld "Automatische Antworten" den Schalter aktivieren.
2. Geben Sie an, an wen Sie automatische Antworten senden möchten: entweder "an alle" oder "nur an Personen innerhalb Ihrer Organisation". Hier wähle ich "An alle antworten".
3. Geben Sie die Antwortnachricht im Textfeld "An alle antworten mit" ein.
4. Klicken Sie auf das Häkchen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um die Einstellungen zu speichern.

   

   Hinweise:

   • Im Feld "Antwort während eines Zeitraums" den Schalter aktivieren, dann können Sie die Start- und Enddaten sowie Zeiten für das Senden Ihrer automatischen Antworten festlegen.
   • Im Feld "Verschiedene Antworten verwenden" den Schalter aktivieren, dann können Sie verschiedene Antwortnachrichten für die Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation festlegen.
   • Wenn Sie einen anderen Kontotyp als ein Exchange-Konto auswählen, wird das Feld "Verschiedene Antworten verwenden" im Dialogfeld "Automatische Antworten" nicht angezeigt.
   • Wenn Sie zum vorherigen Dialogfeld zurückkehren, sehen Sie, dass die Funktion "Automatische Antworten" aktiviert wurde.

     

Ergebnis

Jetzt haben Sie automatische Antworten in Ihrem Outlook für iOS oder Android aktiviert.

Kurz gesagt, die Möglichkeit, Abwesenheits-Antworten in Outlook einzurichten, stellt sicher, dass die Personen, die Sie kontaktieren, wissen, dass Sie abwesend sind, und somit eine professionelle und effektive Kommunikation aufrechterhalten. Egal, ob Sie Outlook auf Windows, Mac, Web oder mobilen Geräten verwenden, die Flexibilität und Tiefe, die diese Funktion bietet, ist unverzichtbar. Wir hoffen, dass dieser umfassende Leitfaden Ihnen das Wissen vermittelt, um diese Antworten nahtlos auf verschiedenen Plattformen zu konfigurieren und sowohl Ihnen als auch Ihren E-Mail-Korrespondenten ein reibungsloses Erlebnis zu gewährleisten. Für diejenigen, die tiefer in die Fähigkeiten von Outlook eintauchen möchten, bietet unsere Website eine Fülle von Tutorials. Entdecken Sie hier weitere Outlook-Tipps und Tricks.

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