Outlook-E-Mail-Extraktion: Extrahieren Sie wichtige Informationen wie Namen, Firmen, Nummern und E-Mail-Adressen

In der heutigen schnelllebigen E-Mail-Kommunikation ist es entscheidend, schnell wichtige Informationen aus E-Mails zu extrahieren – wie Namen, E-Mail-Adressen, Zahlen (z. B. Preise, Telefonnummern) und Firmennamen. Besonders bei langen E-Mails hilft die Extraktion dieser Informationen nicht nur dabei, den Inhalt schneller zu verstehen, sondern verbessert auch erheblich die Arbeitseffizienz und Genauigkeit. Dieses Tutorial stellt drei Methoden zur E-Mail-Informationsgewinnung vor: Manuelle Extraktion, VBA Semi-Automatisierte Extraktion und Kutools AI Vollautomatische Extraktion, um Ihnen die bestmögliche Herangehensweise für Ihre Bedürfnisse zu ermöglichen.

Traditionelle Extraktion – Manuell

Daten manuell aus E-Mails kopieren und einfügen. Einfach, aber langsam und fehleranfällig.

Kutools AI für Extraktion – Vollautomatisch

Daten mit einem Klick automatisch extrahieren mit Kutools für Outlooks AI-Assistent. Schnell, genau und einfach zu bedienen.

VBA für Extraktion – Semi-Automatisiert

Verwenden Sie VBA-Skripte, um die Extraktion teilweise zu automatisieren. Erfordert Programmierkenntnisse und bietet begrenzte Anpassungsmöglichkeiten.

Traditionelle Extraktion – Manuell

Die manuelle Extraktion ist die grundlegendste Methode, bei der Benutzer E-Mails öffnen, manuell wichtige Informationen (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern) finden und diese in Excel oder andere Dokumente kopieren müssen.

Schritt 1. Öffnen Sie die Ziel-E-Mail und lesen Sie deren Inhalt durch.

Schritt 2. Finden Sie manuell die wichtigsten Informationen (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern), wählen Sie sie aus und drücken Sie Strg + C, um sie zu kopieren.

Schritt 3. Gehen Sie zu Excel oder anderen Dokumenten und drücken Sie Strg + V, um einzufügen.

Kutools AI für Extraktion – Vollautomatisch

Der AI-Assistent von Kutools für Outlook bietet eine vollständig automatisierte Lösung. Durch die Nutzung fortschrittlicher KI-Technologie können Benutzer mit nur einem Klick wichtige Informationen (z. B. Namen, Firmennamen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) extrahieren.

Schritt 1. Installieren Sie Kutools für Outlook, öffnen Sie dann Outlook, klicken Sie auf Kutools > AI, um das Kutools AI-Feature zu aktivieren.

Schritt 2. Gehen Sie zum aktivierten Kutools AI-Bereich, klicken Sie auf den Registerreiter Extrahieren und dann auf die Schaltfläche Generieren, um die Informationen aus der aktuellen E-Mail per KI zu extrahieren.

Sie können sehen, dass alle wichtigen Informationen extrahiert und im Bereich aufgelistet werden.

Schritt 3 - 1. Wenn der Inhalt nicht geschichtet ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu generieren, damit die KI neue Schlüsselinformationen für Sie extrahiert.

Schritt 3 - 2. Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, klicken Sie auf die Kopieren Schaltfläche um den extrahierten Inhalt zu kopieren und ihn an beliebiger Stelle einzufügen.

Anpassung

Benutzer können die Arten der zu extrahierenden Informationen anpassen (z. B. Namen, Firmennamen, Telefonnummern).

Klicken Sie auf die Skillbibliothek Verwaltung Schaltfläche, suchen Sie die Extrahieren Fähigkeit und klicken Sie auf die Optionen hinzufügen Schaltfläche, um Ihre benutzerdefinierten Anforderungen einzugeben und zu speichern.

VBA für Extraktion – Semi-Automatisiert

VBA (Visual Basic for Applications) ist eine semi-automatisierte Methode, die es Benutzern ermöglicht, bestimmte Informationen aus E-Mails zu extrahieren, indem sie Skripte schreiben.

Hinweis: Das hier bereitgestellte VBA kann nur E-Mail-Adressen und Zahlen extrahieren und zeigt die extrahierten Inhalte in einem Dialogfeld an, ohne die Möglichkeit zu kopieren.

Schritt 1. Öffnen Sie die Ziel-E-Mail und lesen Sie deren Inhalt durch.

Schritt 2. Drücken Sie Alt + F11, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen, klicken Sie dann auf Einfügen > Modul, um ein neues Modul zu erstellen.

Schritt 3. Kopieren Sie das folgende VBA und fügen Sie es in das neue Modul ein.

VBA: Extrahieren von E-Mail-Adressen und Zahlen aus der aktuellen E-Mail

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

Schritt 4. Klicken Sie auf die Ausführen Schaltfläche oder drücken Sie die F5 Taste und klicken Sie dann auf die Ausführen-Schaltfläche, um den Code auszuführen.

Ein Dialogfenster erscheint, um die extrahierten Informationen anzuzeigen.

Vergleich der Methoden

Ob Sie gelegentlich Informationen extrahieren müssen oder regelmäßig große Mengen von E-Mails bearbeiten – die drei in diesem Tutorial vorgestellten Methoden können Ihre Anforderungen erfüllen. Wenn Sie nach einer schnellen, genauen und programmierungsfreien Lösung suchen, ist der AI-Assistent von Kutools für Outlook Ihre beste Wahl. Laden Sie es jetzt herunter und testen Sie es kostenlos, um den Komfort der Ein-Klick-E-Mail-Extraktion zu erleben!

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