Wie erstellt und druckt man Umschläge aus der E-Mail-Liste in Word?
Wenn Sie Briefe an mehrere Personen versenden müssen, kann das handschriftliche Beschriften jedes einzelnen Umschlags – besonders bei langen Adresslisten – viel Zeit in Anspruch nehmen. Zum Glück bietet Microsoft Word eine integrierte Seriendruckfunktion, mit der Sie Umschläge automatisch erstellen und drucken können, indem Sie Adressdaten aus einer externen Liste – etwa einer Excel-Tabelle – nutzen. In diesem Tutorial führen wir Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess: von der Auswahl des passenden Umschlagformats bis zum finalen Druck der personalisierten Umschläge für jeden Empfänger Ihrer Liste.
Umschläge aus E-Mail-Liste in Word erstellen und drucken
- Schritt 1: Umschlagstil festlegen
- Schritt 2: Liste in Word importieren
- Schritt 3: Empfängerinformationen zum Umschlag hinzufügen
- Schritt 4: Die Umschläge drucken
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Umschläge aus E-Mail-Liste in Word erstellen und drucken
Schritt 1: Umschlagstil festlegen
- Öffnen Sie ein Word-Dokument und wechseln Sie zu „Sendungen“ > „Umschläge“.
- Geben Sie im Dialogfeld „Umschläge und Etiketten“ die Empfänger- und Absenderadresse ein, und klicken Sie anschließend auf „Optionen“.
- Wählen Sie im Register „Umschlagoptionen“ des erscheinenden Dialogfelds Ihr gewünschtes Umschlagformat und die passenden Positionierungsoptionen aus.
- Wechseln Sie zum Register „Druckoptionen“ und wählen Sie die passende Einzugsart für Ihren Drucker aus.
- Klicken Sie auf „OK“ und anschließend auf „Drucken“.
- Klicken Sie auf „Ja“, wenn Sie zur Speicherung der Absenderadresse aufgefordert werden.
- Stellen Sie sicher, dass der Umschlag korrekt gedruckt wurde. Passen Sie andernfalls die Einstellungen für die Einzugsart an und versuchen Sie es erneut.
Schritt 2: Liste in Word importieren
- Klicken Sie auf „Sendungen“ > „Serienbrief starten“ > „Umschläge“.
- Klicken Sie im Dialogfeld „Umschlagoptionen“ auf „OK“, um ein neues Umschlaglayout mit Ihrer Standard-Absenderadresse anzuzeigen.
- Wechseln Sie zu „Sendungen“ > „Empfänger auswählen“ > „Vorhandene Liste verwenden“.
- Wählen Sie die Excel-Datei mit Ihrer E-Mail-Liste aus, klicken Sie auf „Öffnen“ und anschließend im erscheinenden Dialogfeld „Tabelle auswählen“ das gewünschte Arbeitsblatt.
- Klicken Sie auf „OK“ und anschließend auf „Sendungen“ > „Empfängerliste bearbeiten“, um die importierte Liste zu bestätigen.
- Wählen Sie die Empfänger aus, die Sie einbeziehen möchten, und klicken Sie auf „OK“.
Schritt 3: Empfängerinformationen zum Umschlag hinzufügen
- Platzieren Sie den Cursor in das mittlere Textfeld des Umschlags an der Stelle, an der die Empfängeradresse erscheinen soll.
- Klicken Sie auf „Sendungen“ > „Adressblock“, um das Dialogfeld „Adressblock einfügen“ zu öffnen.
- Wählen Sie unter „Namen des Empfängers in folgendem Format einfügen“ das gewünschte Namensformat aus, und prüfen Sie die Vorschau.
- Klicken Sie gegebenenfalls auf „Felder zuordnen“, um sicherzustellen, dass die Felder Ihrer E-Mail-Liste korrekt den erforderlichen Adressblock-Feldern zugeordnet sind. Wenn ein Feld nicht auf dem Umschlag erscheinen soll, wählen Sie in der Dropdown-Liste für dieses Feld „(nicht zugeordnet)“ aus.
- Klicken Sie auf „OK“, um den Adressblock in den Umschlag einzufügen.
Schritt 4: Die Umschläge drucken
- Klicken Sie auf „Sendungen“ > „Vorschau“, und nutzen Sie die Navigationsbuttons im Menüband, um zu sehen, wie jeder Umschlag aussehen wird.
- Klicken Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen“ > „Dokumente drucken“.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Zusammenführen mit Drucker“ die gewünschten Datensätze aus und klicken Sie auf „OK“.
Die Umschläge sind jetzt gedruckt und versandfertig.
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