Wie erstellt und druckt man Umschläge aus einer Mailingliste in Word?
Wenn Sie Briefe an mehrere Personen versenden müssen, kann das manuelle Schreiben von Namen und Adressen auf jedem Umschlag zeitaufwendig sein, insbesondere bei einer langen Mailingliste. Glücklicherweise bietet Microsoft Word eine integrierte Serienbrieffunktion, mit der Sie automatisch Umschläge erstellen und drucken können, indem Sie Daten aus einer Liste wie einer Excel-Tabelle verwenden. Dieses Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess – von der Einstellung des Umschlagstils bis zum Drucken der Umschläge für jeden Empfänger auf Ihrer Liste.
Umschläge aus einer Mailingliste in Word erstellen und drucken
- Schritt 1: Umschlagstil festlegen
- Schritt 2: Liste in Word importieren
- Schritt 3: Empfängerinformationen zum Umschlag hinzufügen
- Schritt 4: Umschläge drucken
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Umschläge aus einer Mailingliste in Word erstellen und drucken
Schritt 1: Umschlagstil festlegen
- Öffnen Sie ein Word-Dokument und gehen Sie zu „Serienbrief“ > „Umschläge“.
- Geben Sie im Dialogfeld „Umschläge und Etiketten“ die Lieferadresse und die Rücksendeadresse ein und klicken Sie dann auf „Optionen“.
- Wählen Sie im Reiter „Umschlagoptionen“ des Pop-up-Dialogfelds die Umschlaggröße und Positionierungsoptionen aus.
- Wechseln Sie zum Reiter „Druckoptionen“ und wählen Sie die richtige Zufuhrmethode für Ihren Drucker aus.
- Klicken Sie auf „OK“, dann auf „Drucken“.
- Wenn Sie gefragt werden, ob Sie die Rücksendeadresse speichern möchten, klicken Sie auf „Ja“.
- Überprüfen Sie, ob der Umschlag korrekt gedruckt wurde. Wenn nicht, passen Sie die Zufuhrmethode an und versuchen Sie es erneut.
Schritt 2: Liste in Word importieren
- Klicken Sie auf „Serienbrief“ > „Seriendruck starten“ > „Umschläge“.
- Klicken Sie im Dialogfeld „Umschlagoptionen“ auf „OK“. Ein neues Umschlaglayout erscheint mit Ihrer Standard-Rücksendeadresse.
- Gehen Sie zu „Serienbrief“ > „Empfänger auswählen“ > „Vorhandene Liste verwenden“.
- Wählen Sie die Excel-Datei aus, die Ihre Mailingliste enthält, und klicken Sie auf „Öffnen“, dann wählen Sie das Arbeitsblatt aus dem Pop-up-Dialogfeld „Tabelle auswählen“ aus.
- Klicken Sie auf „OK“, dann auf „Serienbrief“ > „Empfängerliste bearbeiten“, um die importierte Liste zu bestätigen.
- Wählen Sie die Empfänger aus, die Sie einbeziehen möchten, und klicken Sie auf „OK“.
Schritt 3: Empfängerinformationen zum Umschlag hinzufügen
- Platzieren Sie den Cursor in der mittleren Textbox des Umschlags dort, wo die Empfängeradresse erscheinen soll.
- Klicken Sie auf „Serienbrief“ > „Adressblock“, um das Dialogfeld „Adressblock einfügen“ zu öffnen.
- Wählen Sie das gewünschte Namensformat unter „Empfängername in diesem Format einfügen“ aus und sehen Sie sich das Ergebnis in der Vorschau an.
- Klicken Sie bei Bedarf auf „Felder zuordnen“, um sicherzustellen, dass die Felder in Ihrer Mailingliste korrekt den erforderlichen Feldern für den Adressblock entsprechen. Wenn Sie ein Feld nicht auf dem Umschlag anzeigen möchten, wählen Sie „(nicht zugeordnet)“ aus der Dropdown-Liste für dieses Feld aus.
- Klicken Sie auf „OK“, um den Adressblock in den Umschlag einzufügen.
Schritt 4: Umschläge drucken
- Klicken Sie auf „Serienbrief“ > „Ergebnisse überprüfen“. Verwenden Sie die Navigationsbuttons auf der Registerkarte, um zu überprüfen, wie jeder Umschlag aussehen wird.
- Klicken Sie auf „Fertigstellen und zusammenführen“ > „Dokumente drucken“.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Zusammenführung mit Drucker“ die Datensätze aus, die Sie drucken möchten, und klicken Sie auf „OK“.
Die Umschläge sind nun gedruckt und bereit zum Versand.
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