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Wie erstellt und druckt man Umschläge aus einer Mailingliste in Word?

Author Sun Last modified

Wenn Sie Briefe an mehrere Personen versenden müssen, kann das manuelle Schreiben von Namen und Adressen auf jedem Umschlag zeitaufwendig sein, insbesondere bei einer langen Mailingliste. Glücklicherweise bietet Microsoft Word eine integrierte Serienbrieffunktion, mit der Sie automatisch Umschläge erstellen und drucken können, indem Sie Daten aus einer Liste wie einer Excel-Tabelle verwenden. Dieses Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess – von der Einstellung des Umschlagstils bis zum Drucken der Umschläge für jeden Empfänger auf Ihrer Liste.

Umschläge aus einer Mailingliste in Word erstellen und drucken

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Umschläge aus einer Mailingliste in Word erstellen und drucken

Schritt 1: Umschlagstil festlegen

  1. Öffnen Sie ein Word-Dokument und gehen Sie zu „Serienbrief“ > „Umschläge“.
    Envelopes button on the Mailings tab on the ribbon
  2. Geben Sie im Dialogfeld „Umschläge und Etiketten“ die Lieferadresse und die Rücksendeadresse ein und klicken Sie dann auf „Optionen“.
    Envelopes and Labels dialog
  3. Wählen Sie im Reiter „Umschlagoptionen“ des Pop-up-Dialogfelds die Umschlaggröße und Positionierungsoptionen aus.
    Envelope Options dialog with the Envelope Options tab opened
  4. Wechseln Sie zum Reiter „Druckoptionen“ und wählen Sie die richtige Zufuhrmethode für Ihren Drucker aus.
    Envelope Options dialog with the Printing Options tab opened
  5. Klicken Sie auf „OK“, dann auf „Drucken“.
  6. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie die Rücksendeadresse speichern möchten, klicken Sie auf „Ja“.
    Dialog box saying 'Do you want to save the new return address as the default return address?'
  7. Überprüfen Sie, ob der Umschlag korrekt gedruckt wurde. Wenn nicht, passen Sie die Zufuhrmethode an und versuchen Sie es erneut.

Schritt 2: Liste in Word importieren

  1. Klicken Sie auf „Serienbrief“ > „Seriendruck starten“ > „Umschläge“.
    Envelopes option on the Mailings tab on the ribbon
  2. Klicken Sie im Dialogfeld „Umschlagoptionen“ auf „OK“. Ein neues Umschlaglayout erscheint mit Ihrer Standard-Rücksendeadresse.
    Envelope layout in the document
  3. Gehen Sie zu „Serienbrief“ > „Empfänger auswählen“ > „Vorhandene Liste verwenden“.
    Use Existing List option on the Mailings tab
  4. Wählen Sie die Excel-Datei aus, die Ihre Mailingliste enthält, und klicken Sie auf „Öffnen“, dann wählen Sie das Arbeitsblatt aus dem Pop-up-Dialogfeld „Tabelle auswählen“ aus.
    Select Data Source dialog
    Arrow
    Select Table dialog
  5. Klicken Sie auf „OK“, dann auf „Serienbrief“ > „Empfängerliste bearbeiten“, um die importierte Liste zu bestätigen.
    Mail Merge Recipients dialog
  6. Wählen Sie die Empfänger aus, die Sie einbeziehen möchten, und klicken Sie auf „OK“.

Schritt 3: Empfängerinformationen zum Umschlag hinzufügen

  1. Platzieren Sie den Cursor in der mittleren Textbox des Umschlags dort, wo die Empfängeradresse erscheinen soll.
    Envelope layout with text box
  2. Klicken Sie auf „Serienbrief“ > „Adressblock“, um das Dialogfeld „Adressblock einfügen“ zu öffnen.
    Insert Address Block dialog
  3. Wählen Sie das gewünschte Namensformat unter „Empfängername in diesem Format einfügen“ aus und sehen Sie sich das Ergebnis in der Vorschau an.
    Preview in Insert Address Block dialog
  4. Klicken Sie bei Bedarf auf „Felder zuordnen“, um sicherzustellen, dass die Felder in Ihrer Mailingliste korrekt den erforderlichen Feldern für den Adressblock entsprechen. Wenn Sie ein Feld nicht auf dem Umschlag anzeigen möchten, wählen Sie „(nicht zugeordnet)“ aus der Dropdown-Liste für dieses Feld aus.
    Match Fields dialog
  5. Klicken Sie auf „OK“, um den Adressblock in den Umschlag einzufügen.
    Address block inserted into envelope

Schritt 4: Umschläge drucken

  1. Klicken Sie auf „Serienbrief“ > „Ergebnisse überprüfen“. Verwenden Sie die Navigationsbuttons auf der Registerkarte, um zu überprüfen, wie jeder Umschlag aussehen wird.
    Preview Results button on the Mailings tab on the ribbon
    Arrow
    Names and addresses on the envelopes
  2. Klicken Sie auf „Fertigstellen und zusammenführen“ > „Dokumente drucken“.
    Print Documents option
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Zusammenführung mit Drucker“ die Datensätze aus, die Sie drucken möchten, und klicken Sie auf „OK“.
    Merge to Printer dialog

Die Umschläge sind nun gedruckt und bereit zum Versand.

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