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Den Autorennamen in Word-Kommentaren ändern oder anonymisieren

AutorSiluvia Änderungsdatum

Beim gemeinsamen Bearbeiten eines Dokuments möchten Sie den in Word-Kommentaren angezeigten Autorennamen unter Umständen ändern oder ausblenden – etwa aus Datenschutzgründen, zur Vereinheitlichung der Darstellung oder um die Datei vor der Weitergabe zu anonymisieren. Dieser Artikel zeigt verschiedene Methoden, wie Sie den standardmäßigen oder bereits vorhandenen Kommentar-Autorennamen anpassen können: mithilfe integrierter Word-Einstellungen, über VBA-Makros oder durch direkte Bearbeitung der Dokumentmetadaten.

Den standardmäßigen Autorennamen für Neuer Kommentar ändern (Standardeinstellung)

Mit dieser Methode legen Sie den Autorennamen fest, der für alle neuen Kommentare oder nachverfolgten Änderungen verwendet wird. Bestehende Kommentare bleiben hiervon unberührt.

  1. Öffnen Sie ein Word-Dokument und navigieren Sie zu „Datei“ > „Optionen“.
  2. Im Fenster „Word-Optionen“:
    1. Bleiben Sie im Reiter „Allgemein“ und suchen Sie die Felder „Benutzername“ und „Initialen“.
    2. Geben Sie Ihren bevorzugten Autorennamen und Ihre Initialen ein.
    3. (Optional, aber empfohlen) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen:
      Diese Werte immer unabhängig von der Anmeldung bei Office verwenden
      Dadurch wird Word gezwungen, den benutzerdefinierten Namen zu verwenden, selbst wenn Sie mit einem Office-Konto angemeldet sind, das eine andere Identität aufweist.
    4. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Änderungen zu speichern.
      Benutzername-Feld in Word-Optionen

Ab sofort verwendet jeder neue Kommentar, den Sie in das aktuelle oder ein neues Dokument einfügen, diesen benutzerdefinierten Autorennamen.

Ein Screenshot, der nur den neuen Kommentar mit dem benutzerdefinierten Autorennamen zeigt
Hinweise:
  • Die Änderung des standardmäßigen Autorennamens gilt ausschließlich für neue Kommentare. Der Autorenname bereits vorhandener Kommentare bleibt unverändert.
  • Warum sollten Sie „Diese Werte immer unabhängig von der Anmeldung bei Office verwenden“ aktivieren?
    Wenn diese Option deaktiviert ist, greift Word auf Ihren Office-/Microsoft-365-Benutzernamen zurück. Durch Aktivierung stellen Sie sicher, dass stets der von Ihnen festgelegte Name verwendet wird – unabhängig davon, ob Sie angemeldet sind oder nicht.
  • Nachdem Sie den Benutzernamen in Word aktualisiert haben, gilt die Änderung in allen Office-Anwendungen wie Excel und PowerPoint. Allerdings zwischenspeichern Excel und PowerPoint oft den vorherigen Namen, sodass der neue Autorenname beim Einfügen von Kommentaren möglicherweise nicht sofort angezeigt wird.
    Um sicherzustellen, dass der neue Name wirksam wird, öffnen Sie Excel oder PowerPoint bitte erneut. Fügen Sie anschließend einen neuen Kommentar ein – der aktualisierte Autorenname sollte nun korrekt erscheinen.

Den Autorennamen bestehender Kommentare ändern (VBA-Makro)

Verwenden Sie zum Aktualisieren des Autorennamens bestehender Kommentare in einem Dokument das folgende VBA-Makro:

  1. Öffnen Sie das Word-Dokument, in dem Sie den Autorennamen vorhandener Kommentare ändern möchten.
  2. Markieren Sie den gewünschten Textabschnitt mit Kommentaren – oder drücken Sie „Strg“ + „A“, um das gesamte Dokument auszuwählen.
  3. Drücken Sie „Alt“ + „F11“, um den VBA-Editor zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf „Einfügen“ > „Modul“ und fügen Sie dann folgenden Code ein:
    VBA-Code: Autorennamen von Kommentaren in einer Auswahl ändern
    Sub ChangeCommentAuthor()
'Updated by ExtendOffice 20250708
    Dim I As Long
    Dim xNewName As String
    Dim xShortName As String
    If Selection.Comments.Count = 0 Then
        MsgBox "No comments in your selection!", vbInformation, "Kutools for Word"
        Exit Sub
    End If
    xNewName = InputBox("New author name?", "Kutools for Word")
    xShortName = InputBox("New author initials?", "Kutools for Word")
    If xNewName = "" Or xShortName = "" Then
        MsgBox "The author name/initials can’t be empty.", vbInformation, "Kutools for Word"
        Exit Sub
    End If
    With Selection
        For I = 1 To .Comments.Count
            .Comments(I).Author = xNewName
            .Comments(I).Initial = xShortName
        Next I
    End With
End Sub
    Ein Screenshot, der zeigt, wo der VBA-Code eingefügt werden muss
  5. Drücken Sie „F5“ oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausführen“.
  6. Geben Sie auf Aufforderung den neuen Autorennamen und die Initialen ein.
    Ein Screenshot, der die beiden Eingabeaufforderungsfenster zeigt

Anschließend werden alle Kommentar-Autorennamen im ausgewählten Bereich aktualisiert.

Die Autorennamen der Kommentare wurden geändert

Tipp: Verwenden Sie zur vollständigen Anonymisierung von Kommentaren vor der Weitergabe einen generischen Namen wie „Prüfer“ und Initialen wie „P“.

Namen in Kommentarthreads anonymisieren (Dokumentenprüfung)

Wenn Sie das Dokument weitergeben möchten, ohne personenbezogene Informationen wie Autorennamen, E-Mail-Adresse oder nachverfolgte Änderungen preiszugeben, entfernen Sie solche Daten mithilfe der Dokumentenprüfung von Word effizient.

  1. Speichern Sie unbedingt eine Kopie Ihres Dokuments!
  2. Gehen Sie zu „Datei“ > „Info“.
  3. Klicken Sie auf „Auf Probleme prüfen > Dokument prüfen“.
    Ein Screenshot, der den Ort der Option „Auf Probleme prüfen“ und „Dokument prüfen“ zeigt
    Hinweis: Wenn Ihr Dokument noch nicht gespeichert wurde, fordert Word Sie auf, es vor der Prüfung zu speichern. Klicken Sie auf „Ja“, um fortzufahren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumentenprüfung auf die aktuellste Version Ihrer Datei zugreifen kann.
    Ein Screenshot der Aufforderung zum Speichern
  4. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Dokumentenprüfung“ unbedingt die Option „Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen“ und klicken Sie anschließend auf „Prüfen“.
    Ein Screenshot des auslösenden Vorgangs
  5. Sobald die Ergebnisse angezeigt werden, klicken Sie neben „Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen“ auf „Alle entfernen“.
    Ein Screenshot des Entfernens aller Dokumenteigenschaften und persönlichen Informationen
  6. Schließen Sie das Dialogfeld. Anschließend erscheint unterhalb des Menübands eine Benachrichtigungsleiste mit dem Hinweis „ENTFERNEN PERSONENBEZOGENER INFORMATIONEN AKTIVIERT“. Drücken Sie „Strg“ + „S“, um das Dokument zu speichern und die Änderungen zu übernehmen.

Dadurch werden sämtliche Metadaten – einschließlich der Kommentarautoren – anonymisiert.

Ein Screenshot, der das Ergebnis zeigt
Hinweis: Mit dieser Methode werden die Autoreninformationen nicht vollständig gelöscht, sondern durch generische Bezeichnungen wie „Autor“ ersetzt, um den Inhalt zu anonymisieren. Dies kann sich auch auf nachverfolgte Änderungen und andere Dokumenteigenschaften auswirken.

Ob Sie im Team zusammenarbeiten, Dokumente für externe Empfänger vorbereiten oder einfach die Darstellung der Kommentarautoren vereinheitlichen möchten – Word bietet gleich mehrere Möglichkeiten, wie Autorennamen in Kommentaren angezeigt werden. Passen Sie die standardmäßige Autorenidentität für neue Kommentare an, aktualisieren Sie bestehende Namen rückwirkend per VBA oder nutzen Sie die integrierte Dokumentenprüfung, um Ihr Dokument vollständig zu anonymisieren. Jede Methode verfolgt einen anderen Zweck – wählen Sie diejenige, die am besten zu Ihrem Szenario passt. Denken Sie jedoch daran: Während kosmetische Anpassungen Präsentation und Datenschutz verbessern, erfordert echte Anonymisierung die sorgfältige Überprüfung und Entfernung eingebetteter Metadaten vor der Weitergabe.

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