Erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in Word: eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die ausfüllbaren Formulare von Microsoft Word sind ein unverzichtbares Werkzeug, um Dokumente zu erstellen, die Benutzereingaben erfordern – etwa Umfragen, Anträge oder Registrierungsformulare. Diese Anleitung begleitet Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess: von der Aktivierung der erforderlichen Werkzeuge bis zur finalen Sicherung Ihres Formulars für die Nutzung.

• Schritt 1: Aktivieren Sie die Registerkarte „Entwickler“
• Schritt 2: Fügen Sie Formularfelder ein und konfigurieren Sie diese
• Schritt 3: Beschränken Sie die Bearbeitung auf das Ausfüllen des Formulars

Was ist ein ausfüllbares Formular in Word?

„Ausfüllbare Formulare“ in Word ermöglichen es Dokumentenerstellern, interaktive Formularelemente direkt in ihre Dokumente einzubetten – damit Benutzer Informationen strukturiert und einfach eingeben oder auswählen können. Sie eignen sich ideal für eine konsistente und übersichtliche Datenerfassung und werden typischerweise mit Formularfeldern wie Textfeldern, Kontrollkästchen, Dropdown-Listen und Datumsauswahl erstellt.

Wie erstellt man in Word ein ausfüllbares Formular?

Das Erstellen eines ausfüllbaren Formulars in Word umfasst mehrere Schritte, mit denen Sie ein Standarddokument ganz einfach in ein interaktives Formular zur Dateneingabe verwandeln. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie diese Aufgabe mühelos meistern.

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Schritt 1: Entwicklertools-Registerkarte aktivieren

Die Entwicklertools-Registerkarte enthält alle notwendigen Werkzeuge zum Erstellen ausfüllbarer Formulare – einschließlich Formularsteuerelementen und Optionen zum Schutz Ihres Dokuments.Falls die Entwicklertools-Registerkarte in Ihrem Menüband nicht angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus, um sie einzublenden; andernfalls fahren Sie mit Schritt 2fort.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menüband und wählen Sie im Kontextmenü „Menüband anpassen“.
   
2. Wechseln Sie im Fenster „Word-Optionen“ zum rechten Bereich, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Entwickler“ und klicken Sie auf „OK“, um Ihre Änderungen zu speichern.
   

Dadurch wird die Registerkarte „Entwicklertools“ zu Ihrem Menüband hinzugefügt.

Schritt 2: Formularfelder einfügen und konfigurieren

Formularfelder sind die Bausteine ausfüllbarer Formulare in Word und ermöglichen es, Stellen einzufügen, an denen Benutzer Text eingeben, Auswahlmöglichkeiten treffen oder Daten auswählen können. In diesem Fall zeige ich Ihnen, wie Sie das folgende einfache Word-Dokument in ein ausfüllbares Formular verwandeln.

Formularfelder einfügen

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Entwickler“.
2. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument, an der das Formularsteuerelement benötigt wird. Klicken Sie in der Gruppe „Steuerelemente“ auf das gewünschte Formularsteuerelement, um es einzufügen.
   
   Tipp:Klicken Sie hier, um mehr über die in der Gruppe „Steuerelemente“ verfügbaren Formularsteuerelemente zu erfahren.
   • Fügen Sie ein Textinhaltsteuerelement ein
     In diesem Beispiel klicken Sie zur Eingabe des Namens durch Benutzer auf den leeren Bereich nach der Bezeichnung „Name:“ und wählen dann „Rich-Text-Inhaltsteuerelement“ aus der Gruppe „Steuerelemente“ aus.
     
   • Fügen Sie ein Dropdown-Liste-Steuerelement ein
     Um Benutzern die Auswahl eines Abteilungsnamens aus einem Dropdown-Liste zu ermöglichen, klicken Sie auf den leeren Bereich neben der Bezeichnung „Abteilung:“ und wählen dann „Dropdown-Liste-Inhaltsteuerelement“ aus der Gruppe „Steuerelemente“ aus.
     
     Hinweis: Um andere Formularsteuerelemente wie „Kontrollkästchen“, „Datumsauswahl“ oder „Bildinhaltsteuerelemente“ einzufügen, führen Sie die oben beschriebenen Schritte analog aus.

Eigenschaften des Formularsteuerelements konfigurieren

Nach dem Einfügen der Formularsteuerelemente legen Sie für jedes einzelne dessen Eigenschaften fest – so geht’s:

1. Klicken Sie auf das Formularsteuerelement, das Sie konfigurieren möchten, und wählen Sie anschließend unter der Registerkarte „Entwickler“ in der Gruppe „Steuerelemente“ die Option „Eigenschaften“.
   
2. Im geöffneten Dialogfeld „Eigenschaften für Inhaltssteuerelemente“ können Sie verschiedene Arten von Formularsteuerelementen ganz einfach konfigurieren.
   • Konfigurieren Sie die Eigenschaften des Dropdown-Listen-Inhaltsteuerelements
     Das Hinzufügen von Elementen ist ein entscheidender Schritt bei der Einrichtung einer Dropdown-Liste. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie die Eigenschaften eines Dropdown-Listen-Inhaltsteuerelements so konfigurieren, dass alle erforderlichen Einträge enthalten sind.
     1. Klicken Sie im Abschnitt „Dropdown-Liste-Eigenschaften“ auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
     2. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld „Auswahl ändern“ den gewünschten Namen in das Feld „Anzeigename“ ein und klicken Sie anschließend auf „OK“.
     3. Wiederholen Sie die beiden vorherigen Schritte, bis alle Elemente in das Eigenschaftenfeld der Dropdown-Liste eingefügt wurden.
     4. Klicken Sie auf „OK“, um die Einstellungen zu speichern.
        
        Hinweise: Ich behalte hier die Standardeinstellungen für die übrigen Felder im Dialogfeld bei, da diese in der Regel meinen grundlegenden Anforderungen genügen. Wenn Sie jedoch verstehen, wie diese Einstellungen angepasst werden können, sind Sie in der Lage, das Steuerelement gezielt an spezifische Anforderungen anzupassen – und so Funktionalität sowie Benutzerfreundlichkeit Ihres Formulars deutlich zu verbessern.

        • Titel: Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel für Ihre Dropdown-Liste. Dieser Titel ist im Dokument nicht sichtbar, hilft Ihnen aber beim Bearbeiten, das Steuerelement schnell zu identifizieren.
        • Tag: Sie können dem Element außerdem einen Tag zur weiteren Anpassung oder Programmierung zuweisen – beispielsweise, um das Feld mit einer Datenbank zu verknüpfen oder in Skripten zu verwenden.
        • Anzeigen als: Passen Sie das Erscheinungsbild des Dropdown-Listen-Formularsteuerelements ganz nach Ihren Wünschen an. Behalten Sie die Standardeinstellung „Begrenzungsrahmen“ bei, um visuelle Konsistenz zu gewährleisten, oder wählen Sie „Keine“, um das Steuerelement dezenter erscheinen zu lassen.
        • Stil und Formatierung: Wenden Sie bei Bedarf einen passenden Stil an, um den in die Dropdown-Liste eingegebenen Text nahtlos an das übrige Dokument anzupassen.
        • Sperren: Überlegen Sie, ob Sie das Steuerelement sperren sollten, um versehentliche Löschungen oder ungewollte Änderungen zu verhindern. Diese Option ist besonders in formellen Dokumenten nützlich, da unbeabsichtigte Änderungen dort problematisch sein können.
     Sie können nun einen Eintrag aus dem Dropdown-Listen-Formularsteuerelement auswählen.
     
   • Konfigurieren Sie die Eigenschaften anderer Inhaltsteuerelemente
     Hier liste ich einen Überblick über 4 gängige Inhaltsteuerelemente und alle wesentlichen Einstellungen auf, die Sie möglicherweise konfigurieren müssen.
     1. Textsteuerelement (einfacher und formatierter Text):
        Titel und Tag: Nützlich zur Identifikation und für Skripterstellung.
        Sperren: Optionen zum Sperren von Inhalten vor Bearbeitung oder Löschung.
        Mehrzeilig: Legen Sie bei Rich-Text-Steuerelementen fest, ob mehrere Zeilen zulässig sind.
     2. Kontrollkästchen-Steuerelement:
        Titel und Tag: Für die Identifikation und Skripterstellung.
        Markiertes Symbol: Legen Sie einen Standardzustand (markiert oder nicht markiert) fest.
        Sperren: Sperren Sie gegebenenfalls Bearbeitung oder Löschung.
     3. Kombinationsfeld-Steuerelement:
        Titel und Tag: Hilft bei Identifikation und Skripterstellung.
        Listenelement: Fügen Sie Elemente zur Dropdown-Liste hinzu, ändern oder entfernen Sie sie.
        Sperren: Verhindern Sie Änderungen an der Liste und das Löschen des Steuerelements.
     4. Datumsauswahl-Steuerelement:
        Titel und Tag: Für Identifikationszwecke.
        Datum anzeigen als: Wählen Sie das Datumsformat, das den Anforderungen des Dokuments entspricht.
        Sperren: Beschränken Sie die Bearbeitung oder Entfernung des Steuerelements.

Schritt 3: Bearbeitung auf das Ausfüllen des Formulars beschränken

Sobald Ihr Formular eingerichtet ist, schützen Sie es, um zu verhindern, dass Benutzer das Formular selbst verändern – und ihnen ausschließlich das Ausfüllen der vorgesehenen Bereiche zu ermöglichen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie weiterhin unter der Registerkarte „Entwickler“ in der Gruppe „Schützen“ auf „Bearbeitung einschränken“.
   
2. Der Bereich „Bearbeitung einschränken“ wird nun rechts neben Ihrem Dokument angezeigt. Nehmen Sie bitte die folgenden Einstellungen vor.
   1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen“.
   2. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Formulare ausfüllen“ aus.
   3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja, Schutz aktivieren“.
   4. Legen Sie ein Kennwort für dieses Formular fest – oder lassen Sie das Kennwortfeld einfach leer.
   5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Siehe Screenshot:
      

Nach Aktivierung des Schutzes für das Ausfüllen des Formulars ist das ausfüllbare Formular nun vollständig und betriebsbereit.

Hinweise zu ausfüllbaren Formularen

• Die folgende Tabelle vermittelt ein klares Verständnis der jeweiligen Funktionsliste jedes Steuerelements im Menüband.

  Symbol	Typ	Beschreibung
  	Rich-Text-Steuerelement	Ermöglicht die Eingabe von formatiertem Text. Nutzer können innerhalb dieses Textfelds Formatierungen wie Fettdruck, Kursivschrift und Unterstreichung sowie Schriftarten und -größen verwenden.
  	Klartext-Steuerelement	Ermöglicht die Eingabe von unformatiertem Text. Es stehen keine Formatierungs- oder Stylingoptionen zur Verfügung, sodass der Text stets einfach und konsistent bleibt.
  	Bildsteuerelement	Ermöglicht das Einfügen eines einzelnen Bildes. Nutzer können ein Bild von ihrem Gerät hinzufügen, das direkt in das Dokument eingebettet wird.
  	Bausteingalerie-Steuerelement	Zeigt eine Auswahl vorgefertigter Dokumentteile an – zum Beispiel Titelseiten, Textfelder sowie Kopf- und Fußzeilen aus der Schnellbausteine-Galerie.
  	Kontrollkästchen-Steuerelement	Fügt ein Kontrollkästchen ein, das Sie einfach ein- und ausschalten können. Ideal für Formulare mit binären Auswahlmöglichkeiten wie Ja/Nein oder Wahr/Falsch.
  	Kombinationsfeld-Steuerelement	Stellt ein Dropdown-Menü bereit, das Benutzer bearbeiten können. Mit diesem Steuerelement können Benutzer neue Elemente hinzufügen – ideal für flexible und vielseitige Eingaben.
  	Dropdown-Liste-Steuerelement	Bietet eine feste Liste von Optionen, aus der Benutzer über ein Dropdown-Menü auswählen können. Dieses Steuerelement erlaubt keine Änderungen an den Listeneinträgen durch den Benutzer.
  	Datumsauswahl-Steuerelement	Ermöglicht die Dateneingabe über eine Kalenderschnittstelle. Das Steuerelement formatiert das Datum automatisch gemäß den Dokumenteinstellungen.
  	Wiederholungsabschnitt-Steuerelement	Ermöglicht Benutzern, einen bestimmten Formularabschnitt beliebig oft zu duplizieren.Dieses Steuerelement ist ideal für Formulare, bei denen mehrere Einträge derselben Art erforderlich sind – zum Beispiel, um mehrere Berufserfahrungen oder Bildungsabschlüsse aufzulisten.
  	Veraltete Werkzeuge	Enthält verschiedene Formularsteuerelemente älterer Word-Versionen, die sich ideal für die Kompatibilität mit in diesen Versionen erstellten Dokumenten eignen.

• Kompatibilität und Weitergabe:
  Stellen Sie sicher, dass das Formular mit der Word-Version kompatibel ist, die alle vorgesehenen Benutzer einsetzen. Formulare, die in neueren Word-Versionen erstellt wurden, funktionieren möglicherweise nicht korrekt in älteren Versionen.

Das Erstellen ausfüllbarer Formulare in Word ist ein unkomplizierter Prozess, der die Erfassung und Verarbeitung von Informationen erheblich vereinfacht. Indem Sie diese Schritte befolgen, erstellen Sie professionelle und funktionale Formulare, die perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind – für mehr Produktivität und präzisere Datenerfassung. Für alle, die die Möglichkeiten von Word noch besser nutzen möchten, bietet unsere Website eine Fülle hilfreicher Anleitungen.Entdecken Sie hier weitere Word-Tipps und -Tricks.