Erstellen eines ausfüllbaren Formulars in Word: eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die ausfüllbaren Formulare von Microsoft Word sind ein unverzichtbares Werkzeug zum Erstellen von Dokumenten, die eine Benutzereingabe erfordern, wie Umfragen, Bewerbungen oder Registrierungsformulare. Diese Anleitung führt Sie durch den Prozess des Erstellens eines ausfüllbaren Formulars in Word – von der Aktivierung der notwendigen Tools bis hin zum Sperren des Formulars für die Nutzung.

• Schritt 1: Aktivieren Sie das Entwicklertools-Tab
• Schritt 2: Einfügen und Konfigurieren von Formularfeldern
• Schritt 3: Bearbeitung auf das Ausfüllen des Formulars beschränken

Was ist ein ausfüllbares Formular in Word?

„Ausfüllbare Formulare“ in Word ermöglichen es Dokumentenerstellern, interaktive Formularelemente in ihre Dokumente einzubinden, sodass Benutzer Informationen in einem strukturierten Format eingeben oder auswählen können. Diese Formulare können in verschiedenen Kontexten verwendet werden, z. B. zur Datenerfassung in einer konsistenten und organisierten Weise, und werden oft mithilfe von Formularfeldern gestaltet, die Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Listen und Datumsauswahlen enthalten können.

Wie erstellt man ein ausfüllbares Formular in Word?

Das Erstellen eines ausfüllbaren Formulars in Word umfasst mehrere Schritte, die ein Standarddokument in ein interaktives Formular für die Dateneingabe verwandeln. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie diese Aufgabe bewältigen.

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Schritt 1: Aktivieren Sie das Entwicklertools-Tab

Das Entwicklertools-Tab enthält die Werkzeuge, die benötigt werden, um ausfüllbare Formulare zu erstellen, einschließlich Formularsteuerelemente und Optionen zum Schutz von Dokumenten. Wenn Sie das Entwicklertools-Tab nicht auf Ihrer Symbolleiste sehen, folgen Sie den unten stehenden Schritten, um es anzuzeigen; andernfalls fahren Sie mit Schritt 2 fort.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste und wählen Sie „Symbolleiste anpassen“ aus dem Kontextmenü.
   
2. Gehen Sie im Fenster „Word-Optionen“ zum rechten Bereich, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Entwicklertools“ und klicken Sie dann auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.
   

Dies fügt das Entwicklertools-Tab zu Ihrer Symbolleiste hinzu.

Schritt 2: Einfügen und Konfigurieren von Formularfeldern

Formularfelder sind die Bausteine von ausfüllbaren Formularen in Word. Sie ermöglichen es Ihnen, Stellen hinzuzufügen, an denen Benutzer Text eingeben, Auswahl treffen oder Daten auswählen können. In diesem Fall werde ich demonstrieren, wie das folgende grundlegende Word-Dokument in ein ausfüllbares Formular umgewandelt wird.

Formularfelder einfügen

1. Gehen Sie zum Tab „Entwicklertools“.
2. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument, an der das Formularsteuerelement benötigt wird. Klicken Sie in der Gruppe „Steuerelemente“ auf das Formularsteuerelement, das Sie einfügen möchten.
   
   Tipp: Klicken Sie hier, um mehr über die in der Gruppe Steuerelemente aufgelisteten Formularsteuerelemente zu erfahren.
   • Textinhalt-Steuerelement einfügen
     In diesem Beispiel klicken Sie auf den leeren Bereich nach der Bezeichnung „Name:“ und wählen Sie dann „Rich-Text-Inhaltssteuerelement“ aus der Gruppe „Steuerelemente“.
     
   • Dropdown-Listen-Steuerelement einfügen
     Um Benutzern zu ermöglichen, einen Abteilungsnamen aus einer Dropdown-Liste auszuwählen, klicken Sie auf den leeren Bereich neben der Bezeichnung „Abteilung:“ und wählen Sie dann „Dropdown-Listen-Inhaltssteuerelement“ aus der Gruppe „Steuerelemente“.
     
     Hinweis: Um andere Formularsteuerelemente wie „Kontrollkästchen“, „Datumsauswahl“ oder „Bild-Inhaltssteuerelemente“ einzufügen, folgen Sie denselben Schritten wie oben beschrieben.

Eigenschaften des Formularsteuerelements konfigurieren

Nachdem Sie Formularsteuerelemente eingefügt haben, müssen Sie Eigenschaften für jedes von ihnen festlegen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Formularsteuerelement, das Sie konfigurieren möchten, und wählen Sie dann „Eigenschaften“ in der Gruppe „Steuerelemente“ unter dem Tab „Entwicklertools“.
   
2. Im sich öffnenden Dialogfeld „Eigenschaften des Inhaltssteuerelements“ können Sie verschiedene Arten von Formularsteuerelementen wie folgt konfigurieren.
   • Eigenschaften des Dropdown-Listen-Inhaltssteuerelements konfigurieren
     Das Hinzufügen von Elementen ist ein entscheidender Schritt bei der Konfiguration einer Dropdown-Liste. In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, wie Sie die Eigenschaften einer Dropdown-Liste so einrichten, dass alle erforderlichen Elemente enthalten sind.
     1. Klicken Sie im Abschnitt „Eigenschaften der Dropdown-Liste“ auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
     2. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld „Auswahl ändern“ das gewünschte Element in das Textfeld „Anzeigename“ ein und klicken Sie dann auf „OK“.
     3. Wiederholen Sie die obigen zwei Schritte, bis alle Elemente zum Abschnitt „Eigenschaften der Dropdown-Liste“ hinzugefügt wurden.
     4. Klicken Sie auf „OK“, um die Einstellungen zu speichern.
        
        Hinweise: Hier behalte ich die Standardeinstellungen für die anderen Felder im Dialogfeld, da sie meine grundlegenden Anforderungen normalerweise erfüllen. Aber das Verständnis, wie man diese Einstellungen anpasst, ermöglicht es Ihnen, das Steuerelement an spezifische Anforderungen anzupassen und so die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit des Formulars zu verbessern.

        • Titel: Geben Sie Ihrer Dropdown-Liste einen beschreibenden Titel. Dieser Titel wird im Dokument nicht sichtbar sein, kann aber beim Bearbeiten dabei helfen, das Steuerelement zu identifizieren.
        • Tag: Sie können auch einen Tag für weitere Anpassungen oder Programmierung zuweisen, wie das Verknüpfen des Feldes mit einer Datenbank oder die Verwendung in Skripten.
        • Als anzeigen: Erlaubt Ihnen, das Aussehen des Dropdown-Listen-Formularsteuerelements anzupassen. Sie können dies als Standard „Begrenzungsbox“ belassen, um visuelle Konsistenz zu gewährleisten, oder „Keine“ auswählen, um das Steuerelement weniger auffällig zu machen.
        • Stil und Formatierung: Wenden Sie bei Bedarf einen bestimmten Stil an, um den in die Dropdown-Liste eingegebenen Text zu formatieren und Konsistenz mit dem Rest Ihres Dokuments beizubehalten.
        • Sperren: Überlegen Sie, ob Sie das Steuerelement sperren müssen, um Löschungen oder Bearbeitungen des Inhalts zu verhindern. Diese Optionen sind besonders nützlich in formellen Dokumenten, wo unbeabsichtigte Änderungen problematisch sein könnten.
     Jetzt können Sie ein Element aus dem Dropdown-Listen-Formularsteuerelement auswählen.
     
   • Eigenschaften anderer Inhaltssteuerelemente konfigurieren
     Hier liste ich eine Übersicht über 4 gängige Inhaltssteuerelemente und alle wesentlichen Einstellungen auf, die Sie möglicherweise konfigurieren müssen.
     1. Textsteuerung (Einfach & Rich-Text):
        Titel und Tag: Nützlich zur Identifikation und für Skripte.
        Sperren: Optionen zum Sperren von Inhalten vor Bearbeitung oder Löschung.
        Mehrzeilig: Für Rich-Text-Steuerelemente entscheiden Sie, ob mehrere Zeilen erlaubt werden sollen.
     2. Kontrollkästchen-Steuerelement:
        Titel und Tag: Zur Identifikation und für Skripte.
        Ausgewähltes Symbol: Legen Sie einen Standardzustand fest (aktiviert/deaktiviert).
        Sperren: Sperren Sie die Bearbeitung oder Löschung, falls erforderlich.
     3. Kombinationsfeld-Steuerelement:
        Titel und Tag: Hilfreich zur Identifikation und für Skripte.
        Listenelemente: Fügen Sie hinzu, ändern oder entfernen Sie Elemente aus der Kombinationsfeldliste.
        Sperren: Verhindern Sie Änderungen an der Liste und das Löschen des Steuerelements.
     4. Datumsauswahl-Steuerelement:
        Titel und Tag: Zu Identifikationszwecken.
        Datum so anzeigen: Wählen Sie das Datumsformat, das den Anforderungen des Dokuments entspricht.
        Sperren: Beschränken Sie die Bearbeitung oder das Entfernen des Steuerelements.

Schritt 3: Bearbeitung auf das Ausfüllen des Formulars beschränken

Sobald Ihr Formular eingerichtet ist, müssen Sie es einschränken, um zu verhindern, dass Benutzer das Formular selbst ändern, und ihnen nur das Ausfüllen der vorgesehenen Bereiche zu ermöglichen. Gehen Sie wie folgt vor.

1. Noch unter dem Tab „Entwicklertools“, klicken Sie auf „Bearbeitung einschränken“ in der Gruppe „Schützen“.
   
2. Der Bereich „Bearbeitung einschränken“ wird nun auf der rechten Seite Ihres Dokuments angezeigt. Nehmen Sie bitte die folgenden Konfigurationen vor.
   1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen“.
   2. Wählen Sie „Formulare ausfüllen“ aus dem Dropdown-Menü.
   3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja, Schutz aktivieren“.
   4. Legen Sie ein Passwort für dieses Formular fest oder lassen Sie das Passwortfeld leer.
   5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Siehe Screenshot:
      

Nachdem der Schutz für das Ausfüllen des Formulars aktiviert wurde, ist das ausfüllbare Formular nun vollständig und einsatzbereit.

Hinweise zu ausfüllbaren Formularen

• Die folgende Tabelle bietet einen klaren Überblick über die Funktion jedes Steuerelements, das in der Symbolleiste aufgeführt ist.

  Symbol	Typ	Beschreibung
  	Rich-Text-Steuerelement	Ermöglicht die Eingabe von formatiertem Text. Benutzer können Stile wie Fett, Kursiv und Unterstreichen sowie Schriftarten und -größen innerhalb dieses Textfelds anwenden.
  	Einfaches Text-Steuerelement	Erlaubt die Eingabe von unformatiertem Text. Es stehen keine Formatierungs- oder Gestaltungsoptionen zur Verfügung, sodass der Text einfach und konsistent bleibt.
  	Bild-Steuerelement	Erlaubt das Einfügen eines einzelnen Bildes. Benutzer können ein Bild von ihrem Gerät hinzufügen, das direkt in das Dokument eingebettet wird.
  	Bausteinkatalog-Steuerelement	Zeigt eine Auswahl vorformatierter Dokumententeile an, wie Titelseiten, Textfelder, Kopf- und Fußzeilen aus der Schnellbausteine-Galerie.
  	Kontrollkästchen-Steuerelement	Fügt ein Kontrollkästchen ein, das ein- und ausgeschaltet werden kann. Ideal für Formulare, die binäre Auswahlmöglichkeiten wie Ja/Nein oder Wahr/Falsch erfordern.
  	Kombinationsfeld-Steuerelement	Stellt ein Dropdown-Menü bereit, das Benutzer bearbeiten können. Dieses Steuerelement ermöglicht es Benutzern, neue Elemente hinzuzufügen, was es flexibel für verschiedene Eingaben macht.
  	Dropdown-Listen-Steuerelement	Bietet eine feste Liste von Optionen, aus denen Benutzer aus einem Dropdown-Menü auswählen können. Dieses Steuerelement erlaubt keine Benutzeränderungen an den Listenelementen.
  	Datumsauswahl-Steuerelement	Ermöglicht die Datumsauswahl durch Bereitstellung einer Kalenderschnittstelle. Das Steuerelement formatiert das Datum automatisch entsprechend den Dokumenteinstellungen.
  	Wiederholungsabschnitt-Steuerelement	Erlaubt es Benutzern, einen bestimmten Abschnitt des Formulars beliebig oft zu duplizieren. Dieses Steuerelement ist nützlich für Formulare, bei denen mehrere Einträge derselben Art von Informationen benötigt werden, wie das Auflisten mehrerer Berufserfahrungen oder Bildungsqualifikationen.
  	Legacy-Tools	Enthält verschiedene Formularsteuerelemente aus älteren Versionen von Word, die für die Kompatibilität mit in diesen Versionen erstellten Dokumenten nützlich sind.

• Kompatibilität und Freigabe:
  Stellen Sie sicher, dass das Formular mit der Word-Version kompatibel ist, die alle vorgesehenen Benutzer verwenden. In neueren Word-Versionen erstellte Formulare funktionieren möglicherweise nicht korrekt in älteren Versionen.

Das Erstellen von ausfüllbaren Formularen in Word ist ein einfacher Prozess, der die Art und Weise, wie Informationen gesammelt und verarbeitet werden, erheblich optimieren kann. Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie professionelle und funktionale Formulare erstellen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind und sowohl Produktivität als auch Genauigkeit bei der Datenerfassung erhöhen. Für diejenigen, die tiefer in die Möglichkeiten von Word eintauchen möchten, bietet unsere Website eine Vielzahl von Tutorials. Entdecken Sie hier weitere Word-Tipps und -Tricks.