Wie filtert man Daten nach mehreren Farben in Excel?
Bei der normalen Nutzung von Excel ist es einfach, einen Filter auf Basis der Zellenfarbe anzuwenden, wenn man mit einer einzigen Farbe arbeitet. Aber was, wenn Sie Zeilen filtern müssen, die mehr als eine bestimmte Farbe gleichzeitig enthalten? Zum Beispiel haben Sie eine formatierte Datenliste mit verschiedenen Kategorien, die durch unterschiedliche Füllfarben hervorgehoben sind, und möchten nur die Zeilen anzeigen, die zwei oder mehr ausgewählte Farben enthalten. Dieses Szenario kann nicht direkt über die Standardfilterfunktionen von Excel gelöst werden, da der integrierte Filter jeweils nur eine Farbauswahl zulässt. Dieser Artikel stellt effiziente Methoden zur Lösung dieses Problems vor und erklärt deren praktischen Nutzen sowie Situationen, in denen Sie möglicherweise eine Methode der anderen vorziehen.
Unten finden Sie die ursprünglich präsentierte VBA-Code-Lösung sowie zusätzliche Tipps und Hinweise, um Ihnen die bestmöglichen Ergebnisse zu liefern. Außerdem finden Sie zwei alternative Methoden (mit Hilfsspalten und Formeln sowie das Kutools for Excel Add-In) zur besseren Orientierung verlinkt:
Daten nach mehreren Farben mit VBA-Code filtern
Manuelles Kategorisieren und Filtern von Daten nach mehreren Farben in Excel
Daten nach mehreren Farben mit VBA-Code filtern
Derzeit bietet Excel keine native Möglichkeit, Zeilen basierend auf mehr als einer Zellhintergrundfarbe gleichzeitig zu filtern. Wenn Sie nur Zeilen anzeigen müssen, die mehrere spezifische Farben enthalten, können Sie sich einer angepassten VBA-Lösung bedienen. Der unten beschriebene Ansatz zeigt, wie Sie eine benutzerdefinierte Funktion verwenden, um Farbindexnummern in eine angrenzende Hilfsspalte zu extrahieren. Nachdem Sie die Farben so identifiziert haben, können Sie mit den integrierten Filtertools von Excel nach Bedarf filtern. Diese Methode eignet sich am besten für kleine bis mittelgroße Datensätze und ist besonders hilfreich, wenn Sie mit Makros vertraut sind.
1. Halten Sie die Tasten ALT + F11 gedrückt, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen. Wenn Sie den Code in Ihrer Arbeitsmappe für die zukünftige Verwendung behalten möchten, speichern Sie die Datei als makrofähige Arbeitsmappe (.xlsm) oder in einem anderen Format, das Makros unterstützt, da reguläre Excel-Dateien (.xlsx) keinen VBA-Code speichern können.
2. Klicken Sie auf Einfügen > Modul und fügen Sie den folgenden Code in das geöffnete Modul-Fenster ein.
VBA-Code: Extrahieren der Farbindexnummer:
Function GetColor(x As Range) As Integer
GetColor = x.Interior.ColorIndex
End Function
Bevor Sie fortfahren, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Arbeit gespeichert haben. Die Verwendung von VBA löst in einigen Fällen eine Sicherheitswarnung aus, daher aktivieren Sie bei entsprechender Aufforderung Makros.
3. Gehen Sie zurück zu Ihrem Arbeitsblatt. Neben Ihren Daten wählen Sie eine leere Zelle aus (z.B. wenn Ihre farbigen Zellen in Spalte A sind und Ihre erste Datenzeile Zeile 2 ist, verwenden Sie B2) und geben Sie die Formel ein: =Getcolor(A2). Hier bezieht sich A2 auf die erste farbige Zelle, die Sie analysieren möchten. Diese Funktion gibt den Farbindex als Zahl in die Hilfsspalte zurück. Siehe Screenshot:
4. Verwenden Sie den Ausfüllknauf, um diese Formel entlang Ihres Datenbereichs zu kopieren, sodass nun jede Zeile den Farbindex für diese Zeile anzeigt. Wenn Ihre Tabelle groß ist, können Sie den Ausfüllknauf doppelt anklicken, um die Spalte automatisch an Ihre Daten anzupassen. Alle Zeilen zeigen nun eine Farbindexnummer an, wie im Folgenden gezeigt:
Tipps: Wenn eine Zelle keine Hintergrundfarbe hat, gibt die Funktion -4142 zurück. Sie können dies als Referenz verwenden, wenn Sie Zeilen ohne Farbe ausschließen möchten.
5. Nun, da jede Zeile einer bestimmten Farbindexnummer zugeordnet ist, können Sie Ihre Daten filtern, um nur die Zeilen mit den gewünschten Farben anzuzeigen. Wählen Sie dazu Ihre Hilfsspalte aus, gehen Sie zur Registerkarte Daten, klicken Sie auf Filter, und klicken Sie dann auf den Pfeil oben in der Hilfsspalte. Aktivieren Sie im Filter-Dropdown-Menü die Kontrollkästchen für alle Farbindexnummern, die den Farben entsprechen, die Sie anzeigen möchten, wie hier gezeigt:
6. Klicken Sie auf OK, um den Filter anzuwenden. Nun werden nur noch Zeilen mit den ausgewählten Hintergrundfarben in Ihrem Datenbereich angezeigt. Wenn Sie die Ergebnisse weiter analysieren oder kopieren möchten, können Sie die gefilterten Zeilen auswählen. Siehe Screenshot:
7. Schließlich können Sie die Hilfsspalte ausblenden oder löschen, falls sie nicht länger sichtbar sein soll. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass das Löschen der Spalte nach dem Filtern die Farbreferenzen entfernt, wenn Sie versuchen, erneut zu filtern, daher ist es am besten, sie auszublenden, es sei denn, Sie sind mit dieser Analyse fertig.
Wenn Sie nach Eingabe der Formel den Fehler #NAME? erhalten, wurde der VBA-Code wahrscheinlich nicht richtig eingefügt, oder Makros sind nicht aktiviert. Überprüfen Sie Ihr VBA-Modul und die Makro-Sicherheitseinstellungen.
Einer der Vorteile dieser Lösung besteht darin, dass Sie die farbbasierte Filterung mit anderen Arten von Kriterien, wie Text- oder Wertfiltern, kombinieren können, indem Sie die nativen Filtersteuerelemente von Excel verwenden. Eine Einschränkung ist jedoch, dass sich die Zellfarbcodes ändern können, wenn Sie ein neues Design anwenden oder Daten aus anderen Quellen kopieren, was möglicherweise erfordert, dass Sie die VBA-Funktion aktualisieren oder erneut anwenden.
Manuelles Kategorisieren und Filtern von Daten nach mehreren Farben in Excel
Falls die Verwendung von VBA aufgrund von Sicherheitsrichtlinien für die Arbeitsmappe oder Benutzereinstellungen nicht in Frage kommt, bietet sich eine praktische Alternative an, bei der Sie die Farbkategorien manuell in einer Hilfsspalte kodieren und dann auf Grundlage dieser Kategorien filtern. Diese Lösung eignet sich für Situationen, in denen die Anzahl der unterschiedlichen Farben überschaubar ist und Änderungen an den Farbcodes selten vorgenommen werden.
Sie können eine Hilfsspalte (z. B. „Farbkategorie“) neben Ihren Daten erstellen und jeder Zeile manuell eine Bezeichnung entsprechend ihrer Füllfarbe zuweisen (z. B. „Rot“, „Grün“, „Gelb“). Anschließend können Sie die Filterfunktion verwenden, um nur die Kategorien anzuzeigen, die Sie sehen möchten.
Schritte: Geben Sie in Ihrer Hilfsspalte einfache Textbezeichner auf der Grundlage der Farbe ein (z. B. „Blau“ für blaufarbene Zeilen, „Keine“ für keine Füllung). Sobald Sie fertig sind, wählen Sie die Hilfsspalte aus und verwenden Sie Daten > Filter, um eine beliebige Kombination farbiger Zeilen zum Anzeigen auszuwählen.
Dieser Ansatz ist weniger automatisiert, bietet aber mehr Flexibilität, wenn Ihr Datensatz klein ist oder sich Farbdefinitionen häufig ändern. Bei dynamisch wechselnden Daten oder bei Nutzung durch verschiedene Benutzer kann die manuelle Pflege weniger effizient sein.
Für große Datensätze oder häufige Updates sollten Sie diesen Prozess mit VBA automatisieren oder ein spezielles Excel-Add-In verwenden, wie unten vorgestellt.
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