Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel

Gantt-Diagramme, die in den 1910er Jahren von Henry Gantt erfunden wurden, kommen im Projektmanagement allgemein zum Einsatz. Sie ermöglichen es Ihnen, Projekte visuell zu planen, zu verwalten und ihren Fortschritt nachzuverfolgen – ganz ohne umfangreiche Aufgaben-Datentabellen. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen.

Das folgende Gantt-Diagramm zeigt die Aufgaben aus zwei Perspektiven: Wählen Sie „Plan“ aus der Dropdown-Liste, wird im Gantt-Diagramm ausschließlich die geplante Dauer der Aufgaben angezeigt. Sobald Sie den Wert auf „Ist“ ändern, erscheint innerhalb des grauen Balkens ein grüner Balken, der den Fortschritt der Aufgabe visualisiert. Wird eine Aufgabe vorzeitig abgeschlossen oder verschoben, passt sich die Länge des grauen Balkens entsprechend an.

Erstellen Sie ein einfaches Gantt-Diagramm in Excel
Erstellen Sie ein dynamisches Gantt-Diagramm, das den Aufgabenfortschritt anzeigt
Erstellen Sie eine Online-Excel-Gantt-Diagramm-Vorlage
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Video: Erstellen Sie Gantt-Diagramm in Excel

Erstellen Sie ein einfaches Gantt-Diagramm in Excel

Daten vorbereiten

Angenommen, Sie haben eine Aufgabentabelle mit den Spalten „Aufgabenname“, „Startdatum“ und „Enddatum“, wie im folgenden Screenshot dargestellt. Um ein einfaches Gantt-Diagramm zu erstellen, fügen Sie einfach eine weitere Spalte für die Dauer hinzu.

Wählen Sie eine leere Zelle aus (in diesem Fall D2, um die erste Dauer anzuzeigen), geben Sie die Formel =C2-B2 ein und drücken Sie die Eingabetaste. Markieren Sie die Formelzelle und ziehen Sie den Ausfüllknauf nach unten, bis alle Dauern angezeigt werden.

Erstellen Sie Gantt-Diagramm

1. Wählen Sie die Spalte mit dem Startdatum (ohne Überschrift) aus, wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie dann auf Säulendiagramm oder Balkendiagramm > Gestapeltes Balkendiagramm. Siehe Screenshot:

2. Anschließend wird das Diagramm in das Arbeitsblatt eingefügt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Daten auswählen aus dem Kontextmenü.

3. Klicken Sie im Dialogfeld Daten auswählen – Quelle auf die Schaltfläche Hinzufügen.

4. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Datenreihe bearbeiten. Geben Sie den Namen der Datenreihe ein, wählen Sie im Feld Serienwerte den Bereich der Dauer-Spalte (ohne Überschrift) aus und klicken Sie auf OK.

5. Sobald Sie zum Dialogfeld Daten auswählen – Quelle zurückkehren, wählen Sie Reihe1 im Feld Bereich der Reihennamen aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche Bearbeiten im Feld Horizontale Achsenbeschriftungen.

6. Wählen Sie im Dialogfeld Bereich der Achsenbeschriftungen den Bereich der Aufgabenbeschreibungs-Spalte (ohne Überschrift) aus und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

7. Sobald Sie erneut zum Dialogfeld Daten auswählen – Quelle zurückkehren, sehen Sie, dass die ursprünglichen Reihennummern durch die Aufgabenbeschreibungen ersetzt wurden. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderung zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Wie Sie sehen, werden die Aufgabenbeschreibungen im Diagramm in umgekehrter Reihenfolge angezeigt. Ordnen Sie sie neu an, damit sie der Reihenfolge der Originaldaten entsprechen.

8. Wählen Sie die Achsenbeschriftung aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü Achse formatieren aus.

9. Aktivieren Sie im Bereich Achse formatieren das Kontrollkästchen Kategorien in umgekehrter Reihenfolge unter der Registerkarte Achsenoptionen.

Die Aufgabenbeschreibungen werden nun in der üblichen Reihenfolge aufgelistet.

10. Klicken Sie auf einen der blauen Balken, um alle auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Datenreihen formatieren aus dem Kontextmenü.

11. Wechseln Sie im Bereich Datenreihen formatieren zur Registerkarte Füllung & Linie und wählen Sie nacheinander in den Abschnitten Füllung und Rahmen die Optionen Keine Füllung und Kein Rahmen.

Jetzt sind alle blauen Balken im Gantt-Diagramm ausgeblendet.

12. Wählen Sie das erste Startdatum in Ihrem Bereich aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie die Option Zellenformat festlegen aus dem Kontextmenü. Klicken Sie im Dialogfeld Zellenformat festlegen auf Allgemein in der Liste Kategorie, notieren Sie sich die Zahl auf der rechten Seite oder schreiben Sie sie auf, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Abbrechen, um das Dialogfeld zu schließen.

13. Wählen Sie die gesamte Datumsachse aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Achse formatieren.

14. Geben Sie im Bereich Achse formatieren die Zahl, die Sie in Schritt 12 notiert haben, in das Feld Minimum ein und passen Sie anschließend die Haupt- und Neben-Intervalle nach Bedarf an.

Das Gantt-Diagramm wird nun wie im folgenden Screenshot dargestellt.

Gestalten Sie Ihr Gantt-Diagramm ganz nach Wunsch – mit zusätzlichen Formatierungsoptionen für den perfekten Look.

Schließlich wird das Gantt-Diagramm wie im folgenden Screenshot dargestellt.

Erstellen Sie ein dynamisches Gantt-Diagramm, das den Aufgabenfortschritt anzeigt

In vielen Fällen lassen sich Aufgaben jedoch vorzeitig abschließen oder verschieben. In diesem Abschnitt erstellen wir ein vollständiges Gantt-Diagramm, das nicht nur die tatsächlich für Aufgaben aufgewendeten Tage, sondern auch deren Fortschritt anzeigt.

Bereiten Sie zunächst Ihre Daten vor

1. Berechnen Sie die geplante Dauer für jede Aufgabe. Wie im folgenden Screenshot gezeigt, erstellen Sie manuell eine Dauerspalte – sofern in Ihrer Tabelle noch keine vorhanden ist (in diesem Fall überspringen Sie diesen Schritt).

Wählen Sie eine Zelle aus, um die Dauer der ersten Aufgabe anzuzeigen, geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie die Eingabetaste. Ziehen Sie anschließend den Ausfüllknauf dieser Formelzelle nach unten, um alle Dauern zu erhalten.

=D4-C4

2. Erstellen Sie eine neue Tabelle mit den tatsächlich für die Aufgaben aufgewendeten Tagen (die Enddaten können sich von den ursprünglichen unterscheiden). Berechnen Sie die tatsächlichen Dauern mithilfe der folgenden Formel, und fügen Sie außerdem eine Spalte für den Fertigstellungsprozentsatz hinzu.

=D16-C16

3. Fügen Sie in Zelle I4 eine Dropdown-Liste mit Datenüberprüfung ein, deren Quellwerte „Geplante Dauer“ und „Tatsächliche Dauer“ sind.

4. Erstellen Sie abschließend die dritte Projektzeitachsentabelle – auf Basis dieser Daten wird das Gantt-Diagramm erstellt.

Hinweise:

Erstellen Sie ein dynamisches Gantt-Diagramm mit den Daten der Projektzeitachsentabelle

1. Führen Sie zunächst dieselben Schritte wie oben von Schritt 1 bis 1 aus, um ein normales Gantt-Diagramm basierend auf den Daten der Projektzeitachsentabelle zu erstellen.

Wenn das Gantt-Diagramm wie im folgenden Screenshot angezeigt wird, fügen Sie den Aufgabenfortschritt hinzu.

2. Wählen Sie die unsichtbaren Balken aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Diagrammelemente und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Fehlerindikatoren. Siehe Screenshot:

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Fehlerindikatoren und wählen Sie im Kontextmenü Fehlerindikatoren formatieren.

4. Im Bereich Fehlerindikatoren formatieren müssen Sie Folgendes tun:

5. Wählen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Fehlerindikatoren die Spalte Fortschritt im Feld Positiver Fehlerwert aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

6. Da die Fehlerindikatoren weiterhin ausgewählt sind, wechseln Sie zur Registerkarte Füllung & Linie im Bereich Fehlerindikatoren formatieren und legen Sie Farbe sowie Breite fest.

Tipp: Wählen Sie „Tatsächliche Dauer“ in der Dropdown-Liste aus, um den Aufgabenfortschritt im Gantt-Diagramm anzuzeigen.

Das Gantt-Diagramm mit dem Aufgabenfortschritt wurde nun wie im folgenden Screenshot gezeigt erstellt.

Tipps: Verleihen Sie Ihrem Gantt-Diagramm mit weiteren Formatierungen eine individuelle Note – ganz nach Ihren Wünschen. Zum Beispiel:

Hier ist das dynamische Gantt-Diagramm mit Fortschrittsanzeige der Aufgaben.

Erstellen Sie eine Online-Excel-Gantt-Diagramm-Vorlage

Darüber hinaus bietet Excel kostenlose Online-Gantt-Diagramm-Vorlagen an. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie eine solche Gantt-Diagramm-Vorlage in Excel Online erstellen.

1. Klicken Sie auf Datei > Neu.

2. Geben Sie „Gantt“ in das Suchfeld ein und drücken Sie anschließend die Enter-Taste.

3. Nun werden alle Excel-Online-Gantt-Diagramm-Vorlagen gefunden. Klicken Sie auf eine der Vorlagen, um sie nach Bedarf zu erstellen.

4. Anschließend erscheint ein Fenster mit der Vorschau und Beschreibung des ausgewählten Gantt-Diagramms. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

5. Danach wird das spezifische Gantt-Diagramm in einem neuen Arbeitsblatt erstellt. Sie müssen lediglich die vorhandenen Daten durch Ihre eigenen ersetzen, damit das Gantt-Diagramm nützlich wird.

Erstellen Sie problemlos ein Gantt-Diagramm in Excel

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