Outlook-Tutorial – E-Mail-Vorlagen

Sie können in Outlook problemlos eine Neue Email-Nachrichtenvorlage wie folgt erstellen:

1. Klicken Sie in der Mail-Ansicht auf Start > Neue E-Mail, um eine neue E-Mail zu erstellen.

Tipps: Alternativ können Sie auch die Tasten Strg+NDrücken Sie, um eine neue E-Mail zu erstellen.

2. Es öffnet sich nun ein neues Nachrichtenfenster. Fügen Sie Empfänger hinzu, geben Sie einen Betreff ein, ergänzen Sie E-Mail-Tags und Anhänge und verfassen Sie den Nachrichtentext ganz nach Ihren Wünschen.

3. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

4. Geben Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ der neuen Vorlage im Feld Dateiname einen Namen, wählen Sie Outlook-Vorlage (*.oft) aus dem Dropdown-Menü Speichern im Format aus und klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche.

Tipps:Die neue E-Mail-Nachrichtenvorlage wird standardmäßig im Outlook-Vorlagenordner gespeichert. Wenn Sie die Vorlage in einem anderen Ordner speichern möchten, öffnen Sie diesen Ordner im Dialogfeld „Speichern unter“, bevor Sie auf die Schaltfläche klicken.SpeichernKlicken Sie.

Dies ist die standardmäßige Outlook-Vorlage Dateipfad:%AppData%\Microsoft\Templates

5. Die neue E-Mail-Nachrichtenvorlage wurde erfolgreich erstellt. Bitte schließen Sie das Nachrichtenfenster, ohne zu speichern.

2,1 Erstellen einer Neue Email aus Vorlage mithilfe der Funktion „Formular auswählen“

Um eine Neue Email aus einer vorhandenen Vorlage in Outlook zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Mail-Ansicht auf Start > Neue Elemente > Formular auswählen.

2. Im Dialogfeld „Formular auswählen“:
(1) Wählen Sie im Dropdown-Menü Suchen in die Option Benutzervorlagen im Dateisystem aus;
(2) Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage, aus der Sie eine E-Mail erstellen möchten ()Tipp: Falls Ihre E-Mail-Vorlage nicht im Dialogfeld aufgeführt ist, klicken Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche, um sie in einem anderen Ordner zu suchen und auszuwählen.);
(3) Klicken Sie auf die Öffnen-Schaltfläche.

Anschließend wird eine neue E-Mail basierend auf der angegebenen Vorlage erstellt. Verfassen und versenden Sie diese ganz nach Bedarf.

2,2 Erstellen einer Neue Email aus Vorlage durch direktes Öffnen der Vorlagendatei

Wir können die E-Mail-Vorlage öffnen, um direkt eine neue E-Mail daraus zu erstellen.

1. Öffnen Sie den Ordner, der Ihre E-Mail-Vorlage enthält.
Tipp: Wenn die E-Mail-Vorlage im standardmäßigen Vorlagenordner gespeichert ist, öffnen Sie diesen ganz einfach über folgenden Dateipfad: %AppData%\Microsoft\Templates

2. Doppelklicken Sie auf die E-Mail-Vorlage, um sie zu öffnen.

Anschließend wird eine neue E-Mail basierend auf der angegebenen Vorlage erstellt. Sie können die neue E-Mail ganz nach Ihren Wünschen verfassen und versenden.

Wie bekannt ist, lässt sich eine E-Mail-Vorlage nicht direkt öffnen und bearbeiten. Doch es gibt einen einfachen Umweg: Erstellen Sie eine neue E-Mail aus der Vorlage und speichern Sie diese anschließend als Vorlage mit demselben Namen, um die ursprüngliche Vorlage zu überschreiben.

1. Klicken Sie in Outlook auf Start > Neue Elemente > Formular auswählen.

2. Im Dialogfeld „Formular auswählen“:
(1) Wählen Sie im Dropdown-Menü Suchen in die Option Benutzervorlagen im Dateisystem aus;
(2) Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage, aus der Sie eine E-Mail erstellen möchten ()Tipp: Falls Sie die gewünschte Vorlage nicht finden, klicken Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche, um sie in einem anderen Ordner zu suchen und auszuwählen);
(3) Klicken Sie auf die Öffnen-Schaltfläche.

3. Es wird nun eine neue E-Mail basierend auf der angegebenen Vorlage erstellt. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der neuen E-Mail vor.

4. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Datei > Speichern unter.

5. Im Dialogfeld „Speichern unter“:
(1) Wählen Sie Outlook-Vorlage (*.oft) aus dem Dropdown-Menü Speichern im Format;
(2) Öffnen Sie den Ordner, der die ursprüngliche E-Mail-Vorlage enthält;
(3) Stellen Sie im Feld Dateiname sicher, dass der Dateiname exakt mit dem der ursprünglichen E-Mail-Vorlage übereinstimmt;
(4) Klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche.

6. Nun wird das Dialogfeld „Speichern unter bestätigen“ angezeigt. Klicken Sie auf die Ja-Schaltfläche, um die ursprüngliche Vorlage zu überschreiben.

Bis hierhin haben wir die E-Mail-Vorlage auf Umwegen bearbeitet. Sie können die neue E-Mail nun schließen, ohne zu speichern.

Mit der Funktion Formular auswählen können wir problemlos eine neue E-Mail aus einer Vorlage erstellen. Doch wie beantwortet man in Outlook eine E-Mail mithilfe einer Vorlage? Dieses Problem lässt sich durch das Erstellen einer Regel lösen.

1. Bereiten Sie die E-Mail-Vorlage vor, mit der Sie antworten möchten. (Klicken Sie, um)die Erstellung einer E-Mail-Vorlage anzuzeigen.)

2. Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche Neue Regel, um eine neue Regel zu erstellen.

4. Klicken Sie im Regel-Assistent-Dialogfeld auf die Option Regel auf empfangene Nachrichten anwenden, um sie hervorzuheben, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter.

5. Geben Sie im zweiten Regel-Assistent-Dialogfeld die Bedingungen an, unter denen E-Mails beantwortet werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
In meinem Fall aktiviere ich die Option nur an mich gesendet.

6. Aktivieren Sie im dritten Regel-Assistent-Dialogfeld im Abschnitt Antwort mit einer bestimmten Vorlage die Option Schritt 1, und klicken Sie anschließend auf den verknüpften Text „eine bestimmte Vorlage“ im Abschnitt Schritt 2.

7. Wählen Sie nun im Dialogfeld „Antwortvorlage auswählen“ im Feld Suchen in die Option Benutzervorlagen im Dateisystem aus der Dropdown-Liste aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Tipps: Wenn Sie die gewünschte Vorlage im Dialogfeld nicht finden, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um sie aus anderen Ordnern auszuwählen.

8. Kehren Sie nun zum dritten Regel-Assistenten zurück und klicken Sie auf die Weiter-Schaltfläche, um fortzufahren.

9. Geben Sie im vierten Regel-Assistenten gegebenenfalls Ausnahmen an und klicken Sie auf die Weiter-Schaltfläche.

10. Geben Sie im letzten Regel-Assistenten im Feld Schritt 1 der Regel einen Namen an, aktivieren Sie im Abschnitt Schritt 2 die gewünschten Optionen und klicken Sie auf die Fertig stellen-Schaltfläche.

Tipps: Um E-Mails im Posteingangsordner jetzt zu beantworten, aktivieren Sie die Option Diese Regel jetzt auf bereits im „Posteingang“ befindliche Nachrichten anwenden.

11. Kehren Sie zum Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zurück, und klicken Sie auf die OK-Schaltfläche, um es zu schließen.

Tipps:
(1) Damit automatisch auf alle eingehenden E-Mails geantwortet wird, muss Outlook ständig laufen.
(2) Wenn Sie automatisch auf E-Mails in einem Exchange-Konto antworten möchten, klicken Sie auf Datei > Info > Automatische Antworten, um die Funktion „Automatische Antworten“ zu aktivieren, und geben Sie anschließend die gewünschten Einstellungen und den Antworttext wie im folgenden Screenshot gezeigt ein:

Wenn der Antwort- oder Weiterleitungs-Inhalt in der Vorlage ausschließlich aus reinem Text besteht, können Sie einen Schnellschritt nutzen, um die Antwort oder Weiterleitung mithilfe der Vorlage durchzuführen.

1. Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Start > Neu erstellen(in der Gruppe)Schnellschritte).

2. Geben Sie im Dialogfeld „Schnellschritt bearbeiten“ dem neuen Schnellschritt einen Namen, wählen Sie als Aktion Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten, klicken Sie auf Optionen anzeigen, um den Optionsbereich zu erweitern, geben Sie den Antwort- oder Weiterleitungstext ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

Der neue Schnellschritt ist jetzt erstellt – wenden Sie ihn ganz einfach mit einem Klick an.

3. Wenn Sie eine E-Mail mithilfe dieses Schnellschritts beantworten möchten, wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie auf den neuen Schnellschritt in der Gruppe Schnellschritte.

4. Anschließend öffnet sich das Antwort- oder Weiterleitungs-Nachrichtenfenster mit dem voreingestellten Inhalt. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.