Outlook-Tutorial – E-Mail-Vorlagen
In Word können wir ganz einfach Dokumentvorlagen erstellen und anwenden. Ähnlich können wir auch in Outlook schnell E-Mail-Vorlagen erstellen und anwenden. Ja, dieses Tutorial führt Sie durch das einfache Erstellen, Bearbeiten und Anwenden von E-Mail-Vorlagen in Outlook.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Erstellen einer E-Mail-Vorlage
- 2. Erstellen einer neuen E-Mail aus einer Vorlage
- 3. Bearbeiten einer E-Mail-Vorlage
- 4. (Automatische) Antwort mit Vorlage
- 5. Antworten oder Weiterleiten mit einer Klartext-Vorlage
Hinweis: Die auf dieser Seite vorgestellten Methoden gelten für das Microsoft Outlook 2019-Desktopprogramm unter Windows 10. Die Anweisungen können je nach Version von Microsoft Outlook und den Windows-Umgebungen erheblich oder geringfügig variieren.
1. Erstellen einer E-Mail-Vorlage
Sie können ganz einfach eine neue E-Mail-Vorlage in Outlook wie folgt erstellen:
1. Klicken Sie in der Postansicht auf Start > Neue E-Mail, um eine neue E-Mail zu erstellen.

Tipps: Alternativ können Sie auch die Tasten Strg + N drücken, um eine neue E-Mail zu erstellen.
2. Nun öffnet sich ein neues Fenster zum Verfassen einer Nachricht. Fügen Sie Empfänger hinzu, geben Sie einen Betreff ein, fügen Sie E-Mail-Tags hinzu, hängen Sie Anhänge an und verfassen Sie den Nachrichtentext wie benötigt.

3. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
4. Geben Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ der neuen Vorlage im Feld Dateiname einen Namen, wählen Sie Outlook-Vorlage (*.oft) aus der Dropdown-Liste „Speichern als Typ“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Tipps: Die neue E-Mail-Vorlage wird standardmäßig im Outlook-Vorlagenordner gespeichert. Wenn Sie die Vorlage in einem anderen Ordner speichern möchten, müssen Sie den Ordner im Dialogfeld „Speichern unter“ öffnen, bevor Sie auf die Speichern Schaltfläche klicken.
Dies ist der Standardpfad des Outlook-Vorlagenordners: %AppData%\Microsoft\Templates
5. Nun wurde die neue E-Mail-Vorlage erstellt. Bitte schließen Sie das Fenster zum Verfassen der neuen Nachricht ohne zu speichern.
2. Erstellen einer neuen E-Mail aus einer Vorlage
2.1 Erstellen einer neuen E-Mail aus einer Vorlage über die Funktion „Formular auswählen“
Um eine neue E-Mail aus einer vorhandenen Vorlage in Outlook zu erstellen, können Sie wie folgt vorgehen:
1. Klicken Sie in der Postansicht auf Start > Neue Elemente > Formular auswählen.

2. Im Dialogfeld „Formular auswählen“:
(1) Wählen Sie Benutzerdefinierte Vorlagen im Dateisystem aus Suchen in Dropdown-Liste;
(2) Klicken Sie, um die angegebene Vorlage auszuwählen, aus der Sie eine E-Mail erstellen möchten (Tipps: Wenn Ihre E-Mail-Vorlage nicht im Dialogfeld aufgeführt ist, können Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken, um sie in einem anderen Ordner zu finden und auszuwählen.);
(3) Klicken Sie auf die Öffnen Schaltfläche.

Dann wird eine neue E-Mail basierend auf der angegebenen Vorlage erstellt. Fahren Sie fort, sie zu verfassen und zu senden, wie Sie es benötigen.
2.2 Erstellen einer neuen E-Mail aus einer Vorlage durch direktes Öffnen der Vorlagendatei
Wir können die E-Mail-Vorlage öffnen, um direkt daraus eine neue E-Mail zu erstellen.
1. Öffnen Sie den Ordner, der die E-Mail-Vorlage enthält.
Tipps: Wenn die E-Mail-Vorlage im Standardvorlagenordner gespeichert ist, können Sie den Ordner über diesen Ordnerpfad öffnen: %AppData%\Microsoft\Templates
2. Doppelklicken Sie auf die E-Mail-Vorlage, um sie zu öffnen.
Dann wird eine neue E-Mail basierend auf der angegebenen Vorlage erstellt. Sie können die neue E-Mail verfassen und senden, wie Sie es benötigen.
3. Bearbeiten einer E-Mail-Vorlage
Wie wir wissen, kann die E-Mail-Vorlage nicht direkt geöffnet und bearbeitet werden. Wir können diese Aufgabe jedoch auf Umwegen lösen: Erstellen Sie eine neue E-Mail aus der Vorlage und speichern Sie die E-Mail dann als Vorlage mit demselben Namen, um die ursprüngliche zu überschreiben.
1. Klicken Sie in Outlook auf Start > Neue Elemente > Formular auswählen.

2. Im Dialogfeld „Formular auswählen“:
(1) Wählen Sie Benutzerdefinierte Vorlagen im Dateisystem aus Suchen in Dropdown-Liste;
(2) Klicken Sie, um die angegebene Vorlage auszuwählen, aus der Sie eine E-Mail erstellen möchten (Tipps: Wenn Sie die angegebene Vorlage nicht finden können, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen , um sie aus einem anderen Ordner zu finden und auszuwählen);
(3) Klicken Sie auf die Öffnen Schaltfläche.

3. Nun wurde eine neue E-Mail aus der angegebenen Vorlage erstellt. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen in der neuen E-Mail vor.
4. Klicken Sie im Fenster zum Verfassen der Nachricht auf Datei > Speichern unter.
5. Im Dialogfeld „Speichern unter“:
(1) Wählen Sie Outlook-Vorlage (*.oft) aus der Speichern als Typ Dropdown-Liste;
(2) Öffnen Sie den Ordner, der die ursprüngliche E-Mail-Vorlage enthält;
(3) Im Dateiname Feld stellen Sie sicher, dass der Dateiname genau mit dem Dateinamen der ursprünglichen E-Mail-Vorlage übereinstimmt;
(4) Klicken Sie auf die Speichern Schaltfläche.

6. Nun erscheint das Bestätigungsdialogfeld „Speichern unter“. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Ja, um die ursprüngliche Vorlage zu überschreiben.

Bisher haben wir die E-Mail-Vorlage auf Umwegen bearbeitet. Und Sie können die neue E-Mail schließen, ohne zu speichern.
4. (Automatische) Antwort mit Vorlage
Wir können ganz einfach eine neue E-Mail aus einer E-Mail-Vorlage erstellen, indem wir die Funktion „Formular auswählen “ verwenden, aber wie antworten wir mit einer Vorlage in Outlook? Wir können eine Regel erstellen, um dieses Problem zu lösen.
1. Bereiten Sie die E-Mail-Vorlage vor, mit der Sie antworten möchten. (Klicken Sie hier, um zu sehen, wie man eine E-Mail-Vorlage erstellt.)
2. Klicken Sie in der Postansicht auf Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche Neue Regel , um eine neue Regel zu erstellen.

4. Klicken Sie im Regel-Assistenten auf die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“, um sie hervorzuheben, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter .

5. Im zweiten Dialogfeld des Regel-Assistenten legen Sie die Bedingungen fest, nach denen E-Mails beantwortet werden sollen, und klicken Sie auf die Weiter Schaltfläche.
In meinem Fall habe ich die Option nur an mich gesendet aktiviert.

6. Im dritten Dialogfeld des Regel-Assistenten aktivieren Sie die Option „Antworten mit einer bestimmten Vorlage“ im Abschnitt Schritt 1 und klicken dann im Abschnitt Schritt 2 auf den verlinkten Text „eine bestimmte Vorlage“.

7. Wählen Sie nun im Dialogfeld „Antwortvorlage auswählen“ im Dropdown-Menü „Suchen in“ die Option „Benutzerdefinierte Vorlagen im Dateisystem“ aus, klicken Sie auf die gewünschte Vorlage, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Tipps: Wenn Sie die angegebene Vorlage im Dialogfeld nicht finden können, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen , um sie aus anderen Ordnern auszuwählen.
8. Nun kehrt es zum dritten Dialogfeld des Regel-Assistenten zurück, und Sie klicken auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.
9. Legen Sie im vierten Dialogfeld des Regel-Assistenten bei Bedarf Ausnahmen fest und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter .
10. Benennen Sie im letzten Dialogfeld des Regel-Assistenten die Regel im Feld Schritt 1, aktivieren Sie die gewünschten Optionen im Abschnitt Schritt 2, und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

Tipps: Um E-Mails im Posteingang sofort zu beantworten, aktivieren Sie die Option Führen Sie diese Regel jetzt für Nachrichten aus, die sich bereits im „Posteingang“ befinden Option.
11. Es kehrt zum Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zurück, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um es zu schließen.
Tipps:
(1) Um automatisch auf alle eingehenden E-Mails zu antworten, muss Outlook die ganze Zeit laufen.
(2) Wenn Sie E-Mails in einem Exchange-Konto automatisch beantworten möchten, können Sie auf Datei > Info > Automatische Antworten klicken, um die Funktion „Automatische Antworten“ zu aktivieren, und legen Sie dann die Einstellungen und den Text für die automatische Antwort wie im folgenden Screenshot gezeigt fest:

5. Antworten oder Weiterleiten mit einer Klartext-Vorlage
Wenn der Antwort- oder Weiterleitungsinhalt nur aus einfachen Worten in der Vorlage besteht, können Sie einen Schnellschritt anwenden, um das Antworten oder Weiterleiten mit einer Vorlage zu ermöglichen.
1. Klicken Sie in der Postansicht auf Start > Neu erstellen (in der Gruppe Schnellschritte).

2. Geben Sie im Dialogfeld „Schnellschritt bearbeiten“ dem neuen Schnellschritt einen Namen, legen Sie die Aktion als Antwort, Allen antworten oder Weiterleiten fest, klicken Sie auf Optionen anzeigen, um den Optionsabschnitt zu erweitern, geben Sie den Antwort- oder Weiterleitungstext ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

Bisher wurde der neue Schnellschritt erstellt. Sie können den Schnellschritt leicht mit einem Klick anwenden.
3. Wenn Sie eine E-Mail mit diesem Schnellschritt beantworten müssen, wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie auf den neuen Schnellschritt in der Gruppe Schnellschritte.

4. Dann öffnet sich das Fenster zum Antworten oder Weiterleiten mit dem voreingestellten Inhalt. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

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