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Outlook Tutorial - E-Mail-Vorlagen

Wir können problemlos Dokumentvorlagen in Word erstellen und anwenden. Können wir auch schnell E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellen und anwenden? Ja, dieses Tutorial führt Sie zum einfachen Erstellen, Bearbeiten und Anwenden von E-Mail-Vorlagen in Outlook.

Inhaltsverzeichnis

Hinweis: Die auf dieser Seite vorgestellten Methoden gelten für das Microsoft Outlook 2019-Desktopprogramm unter Windows 10. Die Anweisungen können je nach Version von Microsoft Outlook und den Windows-Umgebungen erheblich oder geringfügig variieren.


1. Erstellen Sie eine E-Mail-Nachrichtenvorlage

Sie können in Outlook ganz einfach eine neue E-Mail-Nachrichtenvorlage erstellen:

1. Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Home > Neue e-mail um eine neue E-Mail zu erstellen.

Tipps: Alternativ können Sie auch drücken Ctrl + N Schlüssel zum Erstellen einer neuen E-Mail.

2. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster zum Verfassen von Nachrichten. Fügen Sie Empfänger hinzu, geben Sie den Betreff ein, fügen Sie E-Mail-Tags hinzu, hängen Sie Anhänge an und erstellen Sie den Nachrichtentext nach Bedarf.

3. Klicken Sie Reichen Sie das > Speichern unter.

4. Benennen Sie im Dialogfeld Speichern unter die neue Vorlage in der Dateiname Wählen Sie Outlook Vorlage (* .oft) von dem Speichern als Typ Dropdown-Liste und klicken Sie auf Auswahl speichern .

Tipps: Die neue E-Mail-Nachrichtenvorlage wird standardmäßig im Outlook-Vorlagenordner gespeichert. Wenn Sie die Vorlage in einem anderen Ordner speichern müssen, müssen Sie den Ordner im Dialogfeld Speichern unter öffnen, bevor Sie auf klicken Auswahl speichern .

Dies ist der Standardpfad für Outlook-Vorlagenordner: % AppData% \ Microsoft \ Templates

5. Jetzt wird die neue E-Mail-Nachrichtenvorlage erstellt. Bitte schließen Sie das neue Fenster zum Erstellen von Nachrichten, ohne es zu speichern.


2. Erstellen Sie eine neue E-Mail aus der Vorlage

2.1 Erstellen Sie eine neue E-Mail aus der Vorlage mit der Funktion "Formular auswählen"

So erstellen Sie eine neue E-Mail aus einer vorhandenen Vorlage in Outlook:

1. Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Home > Neue Dinge > Wählen Sie Formular.

2. Im Dialogfeld "Formular auswählen":
(1) Wählen Sie Benutzervorlagen im Dateisystem von Hinein sehen Dropdown-Liste;
(2) Klicken Sie, um die angegebene Vorlage auszuwählen, aus der Sie eine E-Mail erstellen möchten (Tipps: Wenn Ihre E-Mail-Vorlage nicht im Dialogfeld aufgeführt ist, können Sie auf klicken Kategorie wählen Schaltfläche zum Suchen und Auswählen in einem anderen Ordner.);
(3) Klicken Sie auf Offenheit .

Anschließend wird eine neue E-Mail basierend auf der angegebenen Vorlage erstellt. Verfassen Sie es und senden Sie es nach Bedarf.

2.2 Erstellen Sie eine neue E-Mail aus der Vorlage, indem Sie die Vorlagendatei direkt öffnen

Wir können die E-Mail-Vorlage öffnen, um direkt daraus eine neue E-Mail zu erstellen.

1. Öffnen Sie den Ordner mit der E-Mail-Vorlage.
Tipps: Wenn die E-Mail-Vorlage im Standardvorlagenordner gespeichert ist, können Sie den Ordner über diesen Ordnerpfad öffnen: % AppData% \ Microsoft \ Templates

2. Doppelklicken Sie auf die E-Mail-Vorlage, um sie zu öffnen.

Anschließend wird eine neue E-Mail basierend auf der angegebenen Vorlage erstellt. Sie können die neue E-Mail nach Bedarf verfassen und senden.


3. Bearbeiten Sie eine E-Mail-Vorlage

Wie wir wissen, kann die E-Mail-Vorlage nicht direkt geöffnet und bearbeitet werden. Wir können diesen Job jedoch auf Umwegen lösen: Erstellen Sie eine neue E-Mail aus der Vorlage und speichern Sie die E-Mail als gleichnamige Vorlage, um die ursprüngliche zu überschreiben.

1. Klicken Sie in Outlook auf Home > Neue Dinge > Wählen Sie Formular.

2. Im Dialogfeld "Formular auswählen":
(1) Wählen Sie Benutzervorlagen im Dateisystem von Hinein sehen Dropdown-Liste;
(2) Klicken Sie, um die angegebene Vorlage auszuwählen, aus der Sie eine E-Mail erstellen möchten (Tipps: Wenn Sie die angegebene Vorlage nicht finden können, klicken Sie auf Kategorie wählen Schaltfläche zum Suchen und Auswählen aus einem anderen Ordner);
(3) Klicken Sie auf Offenheit .

3. Jetzt wird eine neue E-Mail aus der angegebenen Vorlage erstellt. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in der neuen E-Mail vor.

4. Klicken Sie im Fenster zum Verfassen von Nachrichten auf Reichen Sie das > Speichern unter.

5. Im Dialogfeld Speichern unter:
(1) Wählen Sie Outlook Vorlage (* .oft) von dem Speichern als Typ Dropdown-Liste;
(2) Öffnen Sie den Ordner mit der ursprünglichen E-Mail-Vorlage.
(3) In der Dateiname Stellen Sie im Feld sicher, dass der Dateiname definitiv mit dem Dateinamen der ursprünglichen E-Mail-Vorlage übereinstimmt.
(4) Klicken Sie auf Auswahl speichern .

6. Nun wird das Dialogfeld "Speichern unter bestätigen" angezeigt. Bitte klicken Sie auf die Ja Schaltfläche zum Überschreiben der Originalvorlage.

Bisher haben wir die E-Mail-Vorlage auf Umwegen bearbeitet. Und Sie können die neue E-Mail schließen, ohne sie zu speichern.


4. (Auto) Antwort mit Vorlage

Wir können ganz einfach eine neue E-Mail aus einer E-Mail-Vorlage von der erstellen Wählen Sie Formular Funktion, aber wie kann man eine E-Mail mit einer Vorlage in Outlook beantworten? Wir können eine Regel erstellen, um dieses Problem zu lösen.

1. Bereiten Sie die E-Mail-Vorlage vor, mit der Sie antworten werden. (Klicke zum Zeigen So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage.)

2. Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Home > Regeln > Regeln und Warnungen verwalten.

3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Warnungen auf Neue Regel um eine neue Regel zu erstellen.

4. Klicken Sie im Regel-Assistenten auf, um das zu markieren Übernehmen Sie Regeln für Nachrichten, die ich erhalte Option und klicken Sie auf Weiter .

5. Geben Sie im zweiten Dialogfeld des Regelassistenten die Bedingungen an, unter denen E-Mails beantwortet werden, und klicken Sie auf Weiter .
In meinem Fall kreuze ich das an nur an mich geschickt .

6. Aktivieren Sie im dritten Dialogfeld des Regelassistenten das Kontrollkästchen antworten Sie mit einer bestimmten Vorlage Option in der Schritt 1 Klicken Sie dann auf den verknüpften Text. “eine angegebene Vorlage" im Schritt 2 Abschnitt.

7. Wählen Sie nun im Dialogfeld Antwortvorlage auswählen die Option Benutzervorlagen im Dateisystem von dem Hinein sehen Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf, um die angegebene Vorlage auszuwählen, und klicken Sie auf Offenheit .

Tipps: Wenn Sie die angegebene Vorlage im Dialogfeld nicht finden können, klicken Sie auf Kategorie wählen Schaltfläche, um es aus anderen Ordnern auszuwählen.

8. Jetzt kehrt es zum dritten Regelassistenten zurück und klicken Sie auf Weiter Taste, um fortzufahren.

9. Geben Sie im vierten Regelassistenten bei Bedarf die Ausnahmen an und klicken Sie auf Weiter .

10. Benennen Sie im letzten Regelassistenten die Regel im Schritt 1 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen die gewünschten Optionen im Feld Schritt 2 Abschnitt und klicken Sie auf beenden .

Tipps: Um E-Mails im Ordner "Posteingang" jetzt zu beantworten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Führen Sie diese Regel jetzt für Nachrichten aus, die sich bereits im Posteingang befinden. .

11. Es kehrt zum Dialogfeld Regeln und Warnungen zurück. Klicken Sie auf OK Schaltfläche, um es zu schließen.

Tipps:
(1) Um alle eingehenden E-Mails automatisch zu beantworten, muss Outlook ständig ausgeführt werden.
(2) Wenn Sie E-Mails in einem Exchange-Konto automatisch beantworten möchten, können Sie auf klicken Reichen Sie das > Info > Automatische Antworten Um die Funktion "Automatische Antworten" zu aktivieren, geben Sie die Einstellungen und den Text für die automatische Antwort wie im folgenden Screenshot an:


5. Antwort oder Weiterleitung mit Vorlage (im Klartext)

Wenn es sich bei der Antwort oder dem Weiterleitungsinhalt nur um einfache Wörter in der Vorlage handelt, können Sie einen schnellen Schritt ausführen, um eine Antwort oder Weiterleitung mit der Vorlage zu erreichen.

1. Klicken Sie in der Mailansicht auf Home > Neu erstellen (in dem Schnelle Schritte Gruppe).

2Benennen Sie im Dialogfeld "Schnellschritt bearbeiten" den neuen Schnellschritt und geben Sie die Aktion als an antworten or Allen antworten or vorwärts, klicken Optionen anzeigen Um den Optionsbereich zu erweitern, geben Sie die Antwort ein oder leiten Sie den Inhalt weiter und klicken Sie auf beenden .

Bisher wurde der neue schnelle Schritt erstellt. Sie können den schnellen Schritt einfach mit Klicks anwenden.

3. Wenn Sie eine E-Mail mit diesem schnellen Schritt beantworten müssen, wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie auf den neuen schnellen Schritt in der Schnelle Schritte Gruppe.

4. Dann öffnet sich das Fenster für die Beantwortung oder Weiterleitung von Nachrichten mit dem voreingestellten Inhalt. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf senden .


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