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Nachrichtenformat - HTML, Plaint Text und Rich Text

Haben Sie jemals Nachrichten nur mit normalem Text oder E-Mails mit vielen Bildern und verschiedenen Schriftformaten wie Fett, Kursiv, Unterstrichen, Farbe usw. in Outlook erhalten? Outlook unterstützt das Senden von E-Mails in verschiedenen Nachrichtenformaten: HTML, Nur-Text und Rich-Text. In diesem Tutorial werde ich über die Nachrichtenformate und deren Anwendung auf Nachrichten in Outlook sprechen.

Inhaltsverzeichnis

Hinweis: Die auf dieser Seite vorgestellten Methoden gelten für das Microsoft Outlook 2019-Desktopprogramm unter Windows 10. Die Anweisungen können je nach Version von Microsoft Outlook und den Windows-Umgebungen erheblich oder geringfügig variieren.


1. Verfügbare Arten von Nachrichtenformaten

Microsoft Outlook bietet drei Arten von Nachrichtenformaten: HTML, Rich Text und Nur Text. Jedes Nachrichtenformat erfüllt unterschiedliche Anforderungen.

1.1 HTML

Das HTML-Format ist die beliebteste Art von Nachrichtenformat in Outlook.

Wie wir wissen, ist HTML eine Webseitensprache, mit deren Hilfe wir unsere Webseite mit umfangreichen Formatierungstexten, Bildern und anderen Objekten codieren können. In ähnlicher Weise lässt das HTML-Format den gesamten Nachrichteninhalt wie eine schöne und ordentliche Webseite aussehen. Die E-Mails im HTML-Format unterstützen die meisten gängigen Schriftformatierungen, Absatzformatierungen, Ausrichtungen usw. Darüber hinaus können E-Mails im HTML-Format von den meisten E-Mail-Clients erkannt werden.

Outlook-Benutzer können direkt ein Nachrichtenthema anwenden, um eine HTML-Nachricht mit mehreren voreingestellten Überschriften, Schriftformatierungen, Ausrichtungen usw. zu erstellen. Auf der anderen Seite können Outlook-Benutzer eine HTML-E-Mail auch mit Fettdruck, kursivem Text, Unterstreichung und Hervorhebungsfarbe dekorieren. erweiterte Texteffekte usw. nach Bedarf.

Sie müssen jedoch bemerkt haben, dass einige Bilder und Formen nicht direkt im Outlook des Empfängers angezeigt werden können und die Empfänger sie manuell herunterladen müssen. Was noch schlimmer ist, Outlook-Empfänger können so konfigurieren, dass keine Bilder in HTML-E-Mails heruntergeladen werden. Wenn Bilder nicht heruntergeladen und im Outlook des Empfängers angezeigt werden, werden diese Bilder durch Bildplatzhalter ersetzt, wodurch die gesamte Nachricht unübersichtlich wird.

1.2 Klartext

Im Vergleich zum HTML-Format unterstützt das Nur-Text-Format nur normalen Text im Nachrichtentext. Das Nur-Text-Format unterstützt keine Formatierungen wie Fett, Kursiv, Unterstreichen, Durchgestrichen, Hervorheben von Farben usw. Es unterstützt auch nicht das Anzeigen von Bildern und Hyperlinks in der Nachricht. Wenn Sie wichtige Bilder in die Nachricht einfügen müssen, besteht die einzig gültige Lösung darin, sie als Anhänge anzuhängen.

1.3 Rich-Text

Das Rich-Text-Format unterstützt auch mehrere Schriftformatierungen, Hyperlinks, Tabellen, Formen, Bilder usw. Die meisten Formatierungen in der Rich-Text-Nachricht sind jedoch nur mit Microsoft Outlook und Microsoft Exchange kompatibel. Darüber hinaus werden die Anhänge in den Nachrichtentext eingebettet und nicht in den Nachrichtenkopf angehängt.


2. Ändern Sie das Nachrichtenformat in HTML, Rich Text Format oder Nur-Text

Wenn Sie neue Nachrichten verfassen oder Nachrichten in Outlook beantworten / weiterleiten, können Sie das Nachrichtenformat leicht ändern.

Klicken Sie im neuen Fenster zum Verfassen, Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten einfach auf HTML, Nur-Textbezeichnet, oder Rich-Text- Knopf im Format Gruppe auf der Text formatieren Tab.

Hinweis: Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht in den Lesebereich eingebettet ist, müssen Sie auf klicken Herausspringen Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Lesebereichs auf die Schaltfläche, um die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht im Nachrichtenfenster anzuzeigen.


3. Ändern Sie das Standardnachrichtenformat für alle neuen Nachrichten

Im Allgemeinen werden neue E-Mails in Outlook automatisch im HTML-Format gesendet. In einigen Fällen müssen wir jedoch automatisch neue E-Mails in einem anderen Nachrichtenformat senden, z. B. Klartext oder Rich Text. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie das Standardnachrichtenformat für alle neuen ausgehenden Nachrichten in Outlook ändern.

1. Klicken Sie Reichen Sie das > Optionen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen auf E-mail Gehen Sie in der linken Leiste zum Verfassen Sie Nachrichten und wählen Sie ein neues Nachrichtenformat aus Verfassen Sie Nachrichten in diesem Format Dropdown-Liste.

3. Drücke den OK Schaltfläche, um die Änderungen zu speichern und den Dialog zu schließen.

Von nun an werden alle neuen Nachrichten automatisch in das angegebene Nachrichtenformat geändert.


4. Ändern Sie das Nachrichtenformat einer empfangenen E-Mail

Im Allgemeinen haben wir in Outlook jeden Tag mehrere E-Mails erhalten. Diese E-Mails können im HTML-Format, im Nur-Text-Format oder im Rich-Text-Format vorliegen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie das Format einer empfangenen E-Mail in Outlook schnell ändern können.

1. Doppelklicken Sie in der Nachrichtenliste, um die angegebene E-Mail zu öffnen.

2. Dann wird die E-Mail in einem Nachrichtenfenster geöffnet. Klicken Nachricht > Aktionen > Nachricht bearbeiten.

3. Jetzt kann die Nachricht bearbeitet werden. Fahren Sie fort, um die zu aktivieren Text formatieren Klicken Sie auf die Registerkarte, und klicken Sie dann auf das angegebene Nachrichtenformat, in das Sie die E-Mail konvertieren möchten Format Gruppe.

4. Drücken Sie Ctrl + S Tasten oder klicken Sie auf Sparen Schaltfläche (standardmäßig die Sparen Die Schaltfläche befindet sich in der Symbolleiste für den Schnellzugriff über den Registerkarten, um die Änderungen zu speichern und das Nachrichtenfenster zu schließen.

Hinweis: Diese Methode kann jeweils nur das Nachrichtenformat für eine empfangene E-Mail ändern.


5. Antworten oder weiterleiten im Klartext

Wenn Sie eine E-Mail immer im Nur-Text-Format beantworten oder weiterleiten müssen, können Sie in diesem Abschnitt Ihre Probleme in Outlook problemlos lösen.

1. Klicken Sie in der Hauptoberfläche von Outlook auf Reichen Sie das > Optionen um das Dialogfeld "Outlook-Optionen" zu öffnen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen auf Trust Center Klicken Sie in der linken Leiste auf Vertrauensstellungscenter .

3. Klicken Sie im Dialogfeld "Vertrauensstellungscenter" auf Email-Sicherheit in der linken Leiste und kreuzen Sie dann das an Lesen Sie alle Standard-E-Mails im Klartext Option in der Als Klartext lesen Abschnitt.

4. Klicken Sie OK Schaltflächen nacheinander, um beide Dialoge zu schließen.

Jetzt kehrt es zur Hauptoberfläche von Outlook zurück und Sie werden sehen, dass alle empfangenen E-Mails in der Nachrichtenliste automatisch in den Klartext konvertiert werden.

5. Wählen Sie eine E-Mail aus, auf die Sie antworten möchten, und klicken Sie dann auf Home > antworten or Allen antworten.

Tipps: Um eine E-Mail weiterzuleiten, wählen Sie die E-Mail in der Nachrichtenliste aus und klicken Sie dann auf Kutools> Weiterleiten.

6. Dann sehen Sie die Antwortnachricht oder die Weiterleitungsnachricht wird im Nur-Text-Format erstellt. Sie können die antwortende Nachricht verfassen und nach Bedarf senden.

Hinweise: Wenn die Lesen Sie alle Standard-Main im Klartext Wenn die Option aktiviert ist, werden alle empfangenen E-Mails automatisch in das Nur-Text-Format konvertiert.


6. Antworten oder weiterleiten im HTML-Format

Wenn Sie in Outlook E-Mails im HTML-Format beantworten oder weiterleiten müssen, können Sie den folgenden VBA-Code verwenden, um das Problem einfach zu lösen.

1. Drücken Sie in Outlook Andere + F11 Tasten zum Öffnen des Fensters Microsoft Visual Basic für Applikationen.

2. Klicken Sie im Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen auf Insert > Modulund fügen Sie dann den folgenden Code in das neue Modul ein.

VBA: E-Mails im HTML-Format automatisch beantworten oder weiterleiten

Sub ForceReplyInHTML () 'Update von ExtendOffice.com am 11 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName (Application.ow) Wenn xWinStr = "Explorer", dann setze xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection Wenn xSelection.Count> 18 Dann setze xItem = xSelection.Item (2020) Sonst MsgBox "Kein Nachrichtenelement ausgewählt." & "Bitte treffen Sie zuerst eine Auswahl.", vbInformation, "Kutools for Outlook" Sub End beenden Wenn ElseIf xWinStr = "Inspector", dann setzen Sie xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Nicht unterstützter Fenstertyp" . ", vbInformation," Kutools for Outlook "Sub End beenden Wenn If xItem.Class <> olMail Then MsgBox" Kein Nachrichtenelement ausgewählt. "&" Bitte treffen Sie zuerst eine Auswahl. ", vbInformation," Kutools for Outlook "Sub End beenden If xIsPlainText = False Set xMailItem = xItem If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Dann xIsPlainText = True End If xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply 'Wenn Sie auf alle Empfänger in HTML antworten müssen, ändern Sie xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll' xMailItem.Forward Wenn xIsPlainText = True, dann xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

Notes: Der obige Code hilft Ihnen beim Beantworten von E-Mails im HTML-Format. Wenn Sie alle E-Mails im HTML-Format automatisch beantworten oder weiterleiten möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

(1) Um allen Empfängern im HTML-Format zu antworten, ersetzen Sie den linken Code durch den rechten:
Setzen Sie xRMail = xMailItem.Reply      Setzen Sie xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Um E-Mails im HTML-Format weiterzuleiten, ersetzen Sie den linken Code durch den rechten:
Setzen Sie xRMail = xMailItem.Reply      Setzen Sie xRMail = xMailItem.Forward

3. Jetzt können Sie klicken, um eine E-Mail auszuwählen, und im angegebenen Modulfenster auf klicken Run Taste oder drücken F5 Schlüssel zum Antworten, Antworten auf alle oder Weiterleiten der E-Mail im HTML-Format.

Es wird jedoch langweilig sein, das angegebene Modulfenster zu öffnen, um den VBA-Code von Zeit zu Zeit manuell auszuführen. Wenn wir dieses VBA häufig anwenden müssen, um unsere Arbeit zu vereinfachen, können wir dieses VBA als Befehlsschaltfläche zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen, sodass wir dieses VBA-Modul in Zukunft problemlos mit nur einem Klick anwenden können.

4. Drücken Sie im angegebenen Modulfenster Ctrl + S Tasten, um den Code zu speichern, und schließen Sie dann das Modulfenster und das Microsoft Visual Basic für Applikationen-Fenster.

5. Klicken Sie in der Hauptoberfläche von Outlook auf den kleinen Pfeil  Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf und wählen Sie dann Mehr Befehle Aus dem Dropdown-Menü.

Notes: Sie können auch klicken Reichen Sie das > Optionen Öffnen Sie das Dialogfeld "Outlook-Optionen" und klicken Sie auf Quick Access Toolbar in der linken Leiste.

6. Nun wird das Dialogfeld "Outlook-Optionen" angezeigt Quick Access Toolbar ist in der linken Leiste aktiviert. Sie können wie folgt vorgehen:
(1) Wählen Sie Makros von dem Wählen Sie Befehle aus Dropdown-Liste;
(2) Klicken Sie im linken Listenfeld auf, um den angegebenen VBA-Befehl hervorzuheben, den wir gerade hinzugefügt haben.
(3) Klicken Sie auf Verwenden Sie .

7. Jetzt wird der angegebene VBA-Befehl zum rechten Listenfeld hinzugefügt. Gehen Sie wie folgt vor:
(1) Klicken Sie im rechten Listenfeld auf, um den angegebenen VBA-Befehl zu markieren.
(2) Klicken Sie auf Ändern Taste;
(3) Geben Sie im Dialogfeld "Schaltfläche ändern" ein Symbol für den VBA-Befehl in der an Symbol Box;
(4) Geben Sie einen leicht verständlichen Namen für den VBA-Befehl in das Feld ein Angezeigter Name Box;
(5) Klicken Sie auf OK Schaltflächen nacheinander, um die Änderungen zu speichern und beide Dialoge zu schließen.

Jetzt wird der VBA-Befehl zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt (siehe Abbildung unten).

Zukünftig können Sie auf den VBA-Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken, um zu antworten, alle zu beantworten oder die aktuell ausgewählte E-Mail im HTML-Format weiterzuleiten, unabhängig davon, in welchem ​​Nachrichtenformat sich die ursprüngliche E-Mail befindet.


7. Antworten oder leiten Sie in Outlook immer im HTML-, Nur-Text- oder Rich-Text-Format weiter

Wie können Sie damit umgehen, wenn Sie E-Mails im Nur-Text-Format beantworten oder weiterleiten möchten, aber das Nachrichtenformat empfangener E-Mails in Outlook nicht beeinflussen? Gibt es außer über VBA eine andere einfache Lösung, um in HTML zu antworten oder weiterzuleiten? Und was ist mit der automatischen Beantwortung oder Weiterleitung im Rich-Text-Format? In diesem Abschnitt werden erstaunliche Tools von Drittanbietern vorgestellt. Antwortformatierung behoben . Vorwärtsformatierung behoben Zur Verfügung gestellt von Kutools for Outlook um E-Mails mit dem angegebenen Nachrichtenformat immer automatisch zu beantworten oder weiterzuleiten.

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1. Klicken Sie Kutools > Formatierung korrigiert > Antwortformatierung behoben > Antwortformatierung einstellen.

Hinweis: Um eine E-Mail in einem festen Nachrichtenformat weiterzuleiten, klicken Sie bitte auf Kutools > Formatierung korrigiert > Froward-Formatierung behoben > Vorwärtsformatierung festlegen.

2. Überprüfen Sie im Dialogfeld "Antwortformatierung festlegen" oder "Weiterleitungsformatierung festlegen" das angegebene Nachrichtenformat, in dem Sie immer antworten oder weiterleiten, und klicken Sie auf OK .

3. Klicken Sie weiter Kutools > Formatierung korrigiert > Antwortformatierung behoben (oder Vorwärtsformatierung behoben)> Aktivieren Sie die Formatierung für feste Antworten (oder Aktivieren Sie die feste Vorwärtsformatierung), um die Funktion zu aktivieren.

Klicken Sie im Dialogfeld "Kutools für Outlook erneut bestätigen" auf OK .

Von nun an, wenn Sie klicken Home > antworten, Allen antwortenbezeichnet, oder vorwärts Um eine E-Mail zu beantworten / weiterzuleiten, werden die Antworten oder Weiterleitungen automatisch in das angegebene Nachrichtenformat geändert.


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