Nachrichtenformat – HTML, Nur-Text und Rich-Text

Microsoft Outlook bietet drei Arten von Nachrichtenformaten: HTML, Rich-Text und Nur-Text. Jedes Nachrichtenformat erfüllt unterschiedliche Bedürfnisse.

1.1 HTML

Das HTML-Format ist der beliebteste Typ des Nachrichtenformats in Outlook.

Wie wir wissen, ist HTML eine Webseitensprache, die uns hilft, unsere Webseite mit reich formatiertem Text, Bildern und anderen Objekten zu gestalten. Ähnlich macht das HTML-Format den gesamten Nachrichteninhalt wie eine schöne und ordentliche Webseite aussehen. E-Mails im HTML-Format unterstützen die meisten gängigen Schriftartenformatierungen, Absatzformatierungen, Ausrichtungen usw. Darüber hinaus können E-Mails im HTML-Format von den meisten E-Mail-Clients erkannt werden.

Outlook-Benutzer können direkt ein Nachrichtenthema anwenden, um eine HTML-Nachricht mit mehreren voreingestellten Überschriften, Schriftformatierungen, Ausrichtungen usw. zu erstellen. Andererseits können Outlook-Benutzer auch eine HTML-E-Mail mit fetter Schrift, kursivem Text, Unterstreichung, Hervorhebungsfarbe, fortgeschrittenen Texteffekten usw. nach Bedarf gestalten.

Allerdings haben Sie sicherlich bemerkt, dass einige Bilder und Formen nicht direkt in der Outlook-Ansicht der Empfänger angezeigt werden und die Empfänger sie manuell herunterladen müssen. Noch schlimmer ist, dass Outlook-Empfänger konfigurieren können, dass keine Bilder in HTML-E-Mails heruntergeladen werden. Wenn Bilder nicht heruntergeladen und in der Outlook-Ansicht der Empfänger angezeigt werden, werden diese Bilder durch Platzhalter ersetzt, was die gesamte Nachricht durcheinander bringt.

1.2 Nur-Text

Im Vergleich zum HTML-Format unterstützt das Nur-Text-Format nur normalen Text im Nachrichtentext. Das Nur-Text-Format unterstützt keine Formatierung wie fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, Hervorhebungsfarben usw. Es unterstützt auch nicht das Anzeigen von Bildern und Hyperlinks innerhalb der Nachricht. Wenn Sie wichtige Bilder in die Nachricht einfügen müssen, ist die einzige gültige Lösung, sie als Anhänge anzuhängen.

1.3 Rich-Text

Das Rich-Text-Format unterstützt ebenfalls mehrere Schriftformatierungen, Hyperlinks, Tabellen, Formen, Bilder usw. Allerdings sind die meisten Formatierungen in der Rich-Text-Nachricht nur mit Microsoft Outlook und Microsoft Exchange kompatibel. Darüber hinaus sind die Anhänge in den Nachrichtentext eingebettet statt im Nachrichtenkopf angehängt.

Beim Verfassen neuer Nachrichten oder beim Antworten/Weiterleiten von Nachrichten in Outlook können wir das Nachrichtenformat ganz einfach ändern.

Klicken Sie im neuen Fenster zum Verfassen, Antworten oder Weiterleiten einfach auf die Schaltfläche HTML, Nur-Text oder Rich-Text in der Gruppe Format auf der Registerkarte Format Text.

Hinweis: Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht in der Leseleiste eingebettet ist, müssen Sie auf die Schaltfläche Pop Out in der oberen linken Ecke der Leseleiste klicken, um die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht im Nachrichtenfenster anzuzeigen.

Normalerweise werden neue E-Mails automatisch im HTML-Format in Outlook gesendet. In einigen Fällen müssen wir jedoch neue E-Mails automatisch in einem anderen Nachrichtenformat senden, z.B. Nur-Text oder Rich-Text. Dieser Abschnitt führt Sie durch die Änderung des Standard-Nachrichtenformats für alle neuen ausgehenden Nachrichten in Outlook.

1. Klicken Sie auf Datei > Optionen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen in der linken Leiste auf Mail, gehen Sie zum Abschnitt Nachrichten verfassen und wählen Sie ein neues Nachrichtenformat aus der Dropdown-Liste Nachrichten in diesem Format verfassen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Ab sofort werden alle neuen Nachrichten automatisch in das angegebene Nachrichtenformat geändert.

Normalerweise erhalten wir täglich mehrere E-Mails in Outlook, und diese E-Mails können im HTML-Format, Nur-Text-Format oder Rich-Text-Format vorliegen. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen das Tutorial, um das Format einer empfangenen E-Mail in Outlook schnell zu ändern.

1. Doppelklicken Sie in der Nachrichtenliste, um die angegebene E-Mail zu öffnen.

2. Nun wird die E-Mail in einem Nachrichtenfenster geöffnet. Klicken Sie auf Nachricht > Aktionen > Nachricht bearbeiten.

3. Jetzt ist die Nachricht bearbeitbar. Aktivieren Sie die Registerkarte Format Text und klicken Sie dann auf das gewünschte Nachrichtenformat, in das Sie die E-Mail konvertieren möchten, in der Gruppe Format.

4. Drücken Sie die Tasten Strg + S oder klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern (standardmäßig befindet sich die Schaltfläche Speichern in der Schnellzugriffsleiste über den Registerkarten), um die Änderungen zu speichern, und schließen Sie dann das Nachrichtenfenster.

Hinweis: Diese Methode kann das Nachrichtenformat nur für eine empfangene E-Mail gleichzeitig ändern.

Wenn Sie immer in Nur-Text antworten oder eine E-Mail weiterleiten müssen, löst dieser Abschnitt Ihre Probleme leicht in Outlook.

1. Klicken Sie in der Hauptoberfläche von Outlook auf Datei > Optionen, um das Dialogfeld Outlook-Optionen zu öffnen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen in der linken Leiste auf Sicherheitscenter und dann auf die Schaltfläche Sicherheitscenter-Einstellungen.

3. Klicken Sie im Dialogfeld Sicherheitscenter in der linken Leiste auf E-Mail-Sicherheit und aktivieren Sie dann die Option Alle Standard-E-Mails als Nur-Text lesen im Abschnitt Als Nur-Text lesen.

4. Klicken Sie nacheinander auf die Schaltflächen OK, um beide Dialoge zu schließen.

Jetzt kehrt es zur Hauptoberfläche von Outlook zurück, und Sie sehen, dass alle empfangenen E-Mails in der Nachrichtenliste automatisch in Nur-Text konvertiert werden.

5. Wählen Sie eine E-Mail aus, auf die Sie antworten möchten, und klicken Sie dann auf Start > Antworten oder Allen antworten.

Tipps: Um eine E-Mail weiterzuleiten, wählen Sie die E-Mail in der Nachrichtenliste aus und klicken Sie dann auf Kutools > Weiterleiten.

6. Nun sehen Sie, dass die Antwortnachricht oder die Weiterleitungsnachricht im Nur-Text-Format erstellt wurde. Sie können die Antwortnachricht verfassen und wie benötigt senden.

Hinweise : Wenn die Option Alle Standard-E-Mails als Nur-Text lesen aktiviert ist, werden alle empfangenen E-Mails automatisch in das Nur-Text-Format konvertiert.

Wenn Sie E-Mails im HTML-Format in Outlook beantworten oder weiterleiten müssen, können Sie den folgenden VBA-Code ausprobieren, um das Problem einfach zu lösen.

1. Drücken Sie in Outlook die Tasten Alt + F11, um das Fenster Microsoft Visual Basic for Applications zu öffnen.

2. Klicken Sie im Fenster Microsoft Visual Basic for Applications auf Einfügen > Modul und fügen Sie den folgenden Code in das neue Modul ein.

VBA: E-Mails automatisch im HTML-Format beantworten oder weiterleiten

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Hinweise: Der obige Code hilft Ihnen, E-Mails im HTML-Format zu beantworten. Wenn Sie allen Empfängern automatisch im HTML-Format antworten oder E-Mails weiterleiten möchten, können Sie wie folgt vorgehen:

(1) Um allen Empfängern im HTML-Format zu antworten, ersetzen Sie den linken Code durch den rechten:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Um E-Mails im HTML-Format weiterzuleiten, ersetzen Sie den linken Code durch den rechten:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Nun können Sie auf eine E-Mail klicken und im angegebenen Modulfenster auf die Schaltfläche Ausführen klicken oder die Taste F5 drücken, um die E-Mail im HTML-Format zu beantworten, allen zu antworten oder weiterzuleiten.

Es kann jedoch langweilig sein, das angegebene Modulfenster immer wieder manuell zu öffnen, um den VBA-Code auszuführen. Wenn wir diesen VBA häufig anwenden müssen, können wir diesen VBA-Code zur Symbolleiste für den Schnellzugriff als Befehlsschaltfläche hinzufügen, damit wir dieses VBA-Modul in Zukunft mit nur einem Klick leicht anwenden können.

4. Drücken Sie im angegebenen Modulfenster die Tasten Strg + S, um den Code zu speichern, und schließen Sie dann das Modulfenster und das Fenster Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Klicken Sie in der Hauptoberfläche von Outlook auf den kleinen Pfeil  in der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie dann Weitere Befehle aus dem Dropdown-Menü.

Hinweise: Sie können auch auf Datei > Optionen klicken, um das Dialogfeld Outlook-Optionen zu öffnen, und dann auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff in der linken Leiste klicken.

6. Nun erscheint das Dialogfeld Outlook-Optionen, und die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist in der linken Leiste aktiviert. Sie können wie folgt vorgehen:
(1) Wählen Sie Makros aus der Befehle auswählen aus Dropdown-Liste;
(2) Klicken Sie in der linken Liste auf das soeben hinzugefügte Makro, um es hervorzuheben;
(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen .

7. Nun ist das angegebene Makro der rechten Liste hinzugefügt worden. Gehen Sie wie folgt vor:
(1) Klicken Sie in der rechten Liste auf das angegebene Makro, um es hervorzuheben;
(2) Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern ;
(3) Geben Sie im Dialogfeld Symbol für das Makro ein Symbol für das Makro in das Feld Symbol ein;
(4) Geben Sie einen leicht verständlichen Namen für das Makro in das Feld Anzeigename ein;
(5) Klicken Sie nacheinander auf die Schaltflächen OK , um die Änderungen zu speichern und beide Dialoge zu schließen.

Nun ist das Makro wie im folgenden Screenshot gezeigt zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt worden.

In Zukunft können Sie auf das Makro in der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken, um die aktuell ausgewählte E-Mail im HTML-Format zu beantworten, allen zu antworten oder weiterzuleiten, unabhängig davon, in welchem Nachrichtenformat die ursprüngliche E-Mail vorlag.

Wenn Sie E-Mails im Nur-Text-Format beantworten oder weiterleiten möchten, aber das Nachrichtenformat von empfangenen E-Mails in Outlook nicht beeinträchtigen wollen, wie könnten Sie damit umgehen? Neben dem oben genannten VBA gibt es noch andere einfache Lösungen, um im HTML-Format zu antworten oder weiterzuleiten? Und wie sieht es mit dem automatischen Antworten oder Weiterleiten im Rich-Text-Format aus? Dieser Abschnitt stellt erstaunliche Drittanbieter-Tools vor, Fixed Reply Formatting und Fixed Forward Formatting von Kutools für Outlook, um immer jede E-Mail automatisch im angegebenen Nachrichtenformat zu beantworten oder weiterzuleiten.

1. Klicken Sie auf Kutools > Fixed Formatting > Fixed Reply Formatting > Set Reply Formatting.

Hinweis: Um eine E-Mail in einem festen Nachrichtenformat weiterzuleiten, klicken Sie bitte auf Kutools > Fixed Formatting > Fixed Forward Formatting > Set Forward Formatting.

2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Set Reply Formatting oder Set Forward Formatting das gewünschte Nachrichtenformat, in dem Sie immer antworten oder weiterleiten möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

3. Klicken Sie auf Kutools > Fixed Formatting > Fixed Reply Formatting (oder Fixed Forward Formatting) > Enable Fixed Reply Formatting (oder Enable Fixed Forward Formatting), um die Funktion zu aktivieren.

Und im erscheinenden Bestätigungsdialog von Kutools für Outlook klicken Sie auf die OK Schaltfläche.

Ab sofort, wenn Sie auf Start > Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten klicken, um eine E-Mail zu beantworten/weiterzuleiten, werden die Antworten oder Weiterleitungen automatisch in das angegebene Nachrichtenformat geändert.