Nachrichtenformat – HTML, Nur-Text und Rich-Text

Microsoft Outlook bietet drei Nachrichtenformate: HTML, Rich Text und Klartext – jedes perfekt auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten.

1,1 HTML

Das HTML-Format ist das am häufigsten genutzte Nachrichtenformat in Outlook.

Wie bekannt ist, handelt es sich bei HTML um eine Webseitensprache, mit der wir unsere Webseite mithilfe umfangreicher Textformatierungen, Bilder und weiterer Objekte gestalten können. Das HTML-Format sorgt zudem dafür, dass der gesamte Nachrichteninhalt wie eine ansprechende und übersichtliche Webseite erscheint. HTML-E-Mails unterstützen die gängigsten Schriftarten-, Absatz- und Ausrichtungsformatierungen und werden von den meisten E-Mail-Clients korrekt dargestellt.

Outlook-Nutzer können direkt ein Nachrichtenthema anwenden, um eine HTML-Nachricht mit voreingestellten Überschriften, Schriftformatierungen, Ausrichtungen und weiteren Gestaltungselementen zu erstellen. Alternativ gestalten sie ihre HTML-E-Mails individuell – etwa durch Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung, Hervorhebungsfarben oder erweiterte Texteffekte.

Sie haben sicherlich bemerkt, dass bestimmte Bilder und Formen bei Empfängern nicht automatisch in Outlook angezeigt werden, sondern manuell heruntergeladen werden müssen. Noch problematischer: Outlook-Nutzer können die automatische Anzeige sämtlicher Bilder in HTML-E-Mails deaktivieren. Werden die Bilder nicht geladen, erscheinen stattdessen Platzhalter – und die gesamte Nachricht wirkt dadurch unübersichtlich.

1,2 Klartext

Im Vergleich zum HTML-Format unterstützt das Nur-Text-Format ausschließlich unformatierten Text im Nachrichteninhalt. Es erlaubt keinerlei Formatierungen wie Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung, Durchstreichung oder Hervorhebungsfarben und ermöglicht weder die Anzeige von Bildern noch die Einbettung von Hyperlinks innerhalb der Nachricht. Sollten Sie wichtige Bilder in Ihre Nachricht einfügen müssen, ist die einzige gültige Lösung, diese als Anhänge beizufügen.

1,3 Rich Text

Rich-Text-Format unterstützt ebenfalls verschiedene Schriftformatierungen, Hyperlinks, Tabellen, Formen und Bilder. Allerdings sind die meisten Formatierungen in Rich-Text-Nachrichten nur mit Microsoft Outlook und Microsoft Exchange kompatibel. Zudem werden Anhänge direkt in den Nachrichtentext eingebettet, anstatt im Nachrichtenkopf angehängt zu werden.

Beim Verfassen neuer Nachrichten oder beim Beantworten bzw. Weiterleiten von Nachrichten in Outlook können Sie das Nachrichtenformat ganz einfach ändern.

Klicken Sie im Fenster zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht einfach in der Gruppe Format auf der Registerkarte Formatvorlagen auf die Schaltfläche HTML, Klartext oder Rich Text.

Hinweis: Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht in der Leseansicht eingebettet ist, klicken Sie in der oberen linken Ecke der Leseansicht auf die Schaltfläche In eigenes Fenster öffnen, um die Nachricht in einem separaten Nachrichtenfenster anzuzeigen.

In der Regel sendet Outlook neue E-Mails automatisch im HTML-Format. In bestimmten Fällen müssen neue E-Mails jedoch automatisch in einem anderen Nachrichtenformat versendet werden – beispielsweise als Nur-Text oder Rich Text. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie das Standardnachrichtenformat für alle neuen ausgehenden Nachrichten in Outlook ändern.

1. Klicken Sie auf Datei > Optionen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ in der linken Leiste auf E-Mail, wechseln Sie zum Abschnitt Nachrichten verfassen und wählen Sie ein neues Nachrichtenformat aus der Dropdownliste Nachrichten in folgendem Format verfassen aus.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Ab sofort werden alle neuen Nachrichten automatisch in das festgelegte Format überführt.

In der Regel erhalten wir täglich zahlreiche E-Mails in Outlook – im HTML-, Nur-Text- oder Rich-Text-Format. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie das Format einer empfangenen E-Mail in Outlook schnell ändern können.

1. Doppelklicken Sie in der Nachrichtenliste, um die gewünschte E-Mail zu öffnen.

2. Die E-Mail wird nun in einem Nachrichtenfenster geöffnet. Klicken Sie auf Nachricht > Aktionen > Nachricht bearbeiten.

3. Die Nachricht ist nun bearbeitbar. Wechseln Sie zur Registerkarte Formatvorlagen, und klicken Sie in der Gruppe Format auf das gewünschte Nachrichtenformat, in das Sie die E-Mail konvertieren möchten.

4. Drücken Sie die Tastenkombination Strg+S oder klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern(standardmäßig befindet sich die Schaltfläche)Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oberhalb der Registerkarten), um Ihre Änderungen zu speichern, und schließen Sie anschließend das Nachrichtenfenster.

Hinweis: Mit dieser Methode können Sie jeweils nur das Nachrichtenformat einer einzelnen empfangenen E-Mail ändern.

Wenn Sie E-Mails stets im reinen Textformat beantworten oder weiterleiten möchten, löst dieser Abschnitt Ihr Problem in Outlook mühelos.

1. Klicken Sie in der Hauptoberfläche von Outlook auf Datei > Optionen, um das Dialogfeld „Outlook-Optionen“ zu öffnen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ in der linken Leiste auf Vertrauenscenter und dann auf die Schaltfläche Einstellungen für das Vertrauenscenter.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Vertrauenscenter“ in der linken Leiste auf E-Mail-Sicherheit und aktivieren Sie dann im Abschnitt Lesen als Klartext die Option Alle Standard-E-Mails als Klartext lesen.

4. Klicken Sie nacheinander auf die Schaltflächen OK, um beide Dialogfelder zu schließen.

Kehren Sie nun zur Hauptoberfläche von Outlook zurück und stellen Sie fest, dass alle empfangenen E-Mails in der Nachrichtenliste automatisch in Klartext konvertiert wurden.

5. Wählen Sie eine E-Mail aus, auf die Sie antworten möchten, und klicken Sie anschließend auf Start > Antworten oder Allen antworten.

Tipp: Um eine E-Mail weiterzuleiten, wählen Sie die Nachricht in der Liste aus und klicken Sie auf Kutools > Weiterleiten.

6. Anschließend sehen Sie, dass die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht im Nur-Text-Format erstellt wurde. Verfassen Sie Ihre Antwort und senden Sie sie ganz nach Bedarf.

Hinweise: Wenn die Option Alle Standard-E-Mails in Klartext als Nur-Text lesen aktiviert ist, werden alle empfangenen E-Mails automatisch in das reine Textformat umgewandelt.

Wenn Sie E-Mails in Outlook im HTML-Format beantworten oder weiterleiten möchten, können Sie den folgenden VBA-Code verwenden, um das Problem einfach zu lösen.

1. Drücken Sie in Outlook die Tastenkombination Alt+F11, um das Fenster „Microsoft Visual Basic für Applikationen“ zu öffnen.

2. Klicken Sie im Fenster „Microsoft Visual Basic für Applikationen“ auf Einfügen > Modul, und fügen Sie dann den unten stehenden Code in das neue Modul ein.

VBA: E-Mails im HTML-Format automatisch beantworten oder weiterleiten

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > [[PH_125]] Then
Set xItem = xSelection.Item([[PH_124]])
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "[[PH_2]]"
Exit Sub
End If
If xItem.Class olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "[[PH_2]]"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Hinweis: Der obige Code ermöglicht es Ihnen, E-Mails im HTML-Format zu beantworten. Möchten Sie stattdessen alle Empfänger gleichzeitig beantworten oder E-Mails im HTML-Format automatisch weiterleiten, gehen Sie wie folgt vor:

(1) Um alle Empfänger einer E-Mail im HTML-Format zu beantworten, ersetzen Sie den linken Code durch den rechten:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Um E-Mails im HTML-Format weiterzuleiten, ersetzen Sie den linken Code durch den rechten:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Wählen Sie nun eine E-Mail aus, und klicken Sie im angezeigten Modulfenster auf die Schaltfläche Ausführen oder drücken Sie die Taste F5, um die E-Mail im HTML-Format zu beantworten, an alle zu antworten oder weiterzuleiten.

Es wäre jedoch mühsam, jedes Mal das entsprechende Modulfenster zu öffnen, um den VBA-Code manuell auszuführen. Wenn wir diesen VBA-Code häufig verwenden müssen, können wir ihn zur Symbolleiste für den Schnellzugriff als Befehlsschaltfläche hinzufügen, um ihn zukünftig mit nur einem Klick problemlos anzuwenden.

4. Drücken Sie im angezeigten Modulfenster die Tasten Strg+S, um den Code zu speichern, und schließen Sie anschließend das Modulfenster sowie das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen.

5. Klicken Sie in der Hauptoberfläche von Outlook auf den kleinen Pfeil in der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie im Dropdown-Menü Weitere Befehle.

Hinweise: Alternativ können Sie auch auf Datei > Optionen klicken, um das Dialogfeld „Outlook-Optionen“ zu öffnen, und anschließend in der linken Leiste auf Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken.

6. Das Dialogfeld „Outlook-Optionen“ wird nun geöffnet, und in der linken Leiste ist Symbolleiste für den Schnellzugriff ausgewählt. Gehen Sie wie folgt vor:
(1) Wählen Sie in der Dropdown-Liste Makros unter Befehle auswählen aus;
(2) Markieren Sie in der rechten Liste das soeben hinzugefügte VBA-Kommando;
(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

7. Das angegebene VBA-Kommando wurde nun in das rechte Listenfeld eingefügt. Gehen Sie wie folgt vor:
(1) Markieren Sie in der rechten Liste das angegebene VBA-Kommando;
(2) Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern;
(3) Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Schaltfläche ändern“ im Feld Symbolein passendes Symbol für das VBA-Kommando aus;
(4) Geben Sie im Feld Anzeigenameeinen leicht verständlichen Namen für das VBA-Kommando ein;
(5) Klicken Sie nacheinander auf die Schaltflächen OK, um die Änderungen zu speichern und beide Dialogfelder zu schließen.

Das VBA-Kommando wurde nun wie in der folgenden Abbildung gezeigt zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt.

Künftig können Sie auf das VBA-Kommando in der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken, um die aktuell ausgewählte E-Mail im HTML-Format zu beantworten, allen zu antworten oder weiterzuleiten – unabhängig vom Nachrichtenformat der ursprünglichen E-Mail.

Möchten Sie E-Mails im reinen Textformat beantworten oder weiterleiten, ohne das Nachrichtenformat empfangener E-Mails in Outlook zu beeinflussen? Wie lässt sich das bewerkstelligen? Gibt es neben dem oben genannten VBA-Code eine noch einfachere Lösung, um standardmäßig im HTML-Format zu antworten oder weiterzuleiten? Und wie sieht es mit automatischem Antworten oder Weiterleiten im Rich-Text-Format aus? In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen erstaunliche Tools von Drittanbietern vor: Immer festes Format für Antwort verwenden und Verwenden Sie immer das feste Format für das Weiterleiten, bereitgestellt von Kutools für Outlook, um jede E-Mail automatisch im gewünschten Nachrichtenformat zu beantworten oder weiterzuleiten.

1. Klicken Sie auf Kutools > Festes Format > Immer festes Format für Antwort verwenden > Antwortformat festlegen.

Hinweis: Um beliebige E-Mails in einem festen Nachrichtenformat weiterzuleiten, klicken Sie auf Kutools > Festes Format > Feste Weiterleitungsformatierung > Weiterleitungsformat festlegen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Antwortformat festlegen“ oder „Weiterleitungsformat festlegen“ das gewünschte Nachrichtenformat aus, das stets beim Antworten oder Weiterleiten verwendet werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

3. Klicken Sie anschließend auf Kutools > Festes Format > Immer festes Format für Antwort verwenden(oder)Verwenden Sie immer das feste Format für das Weiterleiten) > Aktivieren(oder)Aktivieren), um die Funktion zu aktivieren.

Klicken Sie im daraufhin erscheinenden Bestätigungsdialog von Kutools für Outlook auf die Schaltfläche OK.

Ab sofort werden Antworten und Weiterleitungen automatisch in das festgelegte Nachrichtenformat konvertiert, wenn Sie auf Start > Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten klicken, um eine E-Mail zu beantworten oder weiterzuleiten.