Outlook-Tutorials – Schnellbausteine

Die Schnellbausteine-Funktion ist eine Bibliothek mit Inhalten, die Sie regelmäßig im Nachrichtentext verwenden können – etwa Textbausteine, Grafiken, Symbole und mehr. Mit der Schnellbausteine-Bibliothek greifen Sie sofort auf alle gespeicherten Elemente zu und fügen sie direkt in Ihre Nachrichten ein.

Die in der Schnellbausteine-Bibliothek gespeicherten Elemente werden von Microsoft Office als Bausteine definiert – und AutoText ist eine spezielle Art von Baustein, die sich ideal zur Wiederverwendung eignet.

2,1 Position der Schnellbausteine-Funktion

In den Fenstern zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten neuer Nachrichten finden Sie die Schnellbausteine-Funktion in der Gruppe Text auf der Registerkarte Einfügen.

2,2 Position der Schnellbausteine-Datei

Bekanntlich werden die Elemente der Schnellbausteine-Galerie in einer Datei mit dem Namen NormalEmail.dotm gespeichert. Die Datei NormalEmail.dotm befindet sich im folgenden Verzeichnispfad:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Öffnen Sie einen Ordner, geben Sie den Dateipfad in das Feld Adresse ein und drücken Sie die Taste Enter. Anschließend finden Sie die Datei NormalEmail.dotm im geöffneten Ordner.

Hinweis: Wenn wir den Dateipfad in das Feld Adresse einfügen und die Taste Enter drücken, ändert sich der Pfad %APPDATA%\Microsoft\Templates automatisch in C:\Users\IhrBenutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten in Outlook können Sie ganz einfach einen neuen Schnellbausteine-Eintrag erstellen.

1. Wählen Sie im Fenster zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht den Textabschnitt im Nachrichtentext aus, den Sie als Schnellbausteine-Eintrag speichern möchten.

2. Klicken Sie auf Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl in Schnellbaustein-Galerie speichern.

3. Führen Sie im Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“ Folgendes aus:
(1) Geben Sie einen Namen in das Feld Name ein;
(2) Wählen Sie eine Kategorie aus der Dropdown-Liste Kategorie aus;
(3) Geben Sie im Feld Beschreibung beschreibende Wörter für diesen neuen Eintrag ein;
(4) Wählen Sie ein Einfügemodell aus der Dropdown-Liste Optionen aus.

Hinweise:
(1) Sie können den neuen Schnellbausteine-Eintrag einer neuen Kategorie hinzufügen: Klicken Sie im Feld Kategorie auf„Neue Kategorie erstellen“im Dropdown-Menü und erstellen Sie anschließend eine neue Kategorie im neu geöffneten Dialogfeld.

(2) In der Dropdown-Liste Optionen stehen drei Einfügemodi zur Verfügung:
A. Nur Inhalt einfügen: Fügt den ausgewählten Schnellbaustein an der Cursorposition im Nachrichtentext ein;
B. Inhalt in eigenem Absatz einfügen: Fügt den ausgewählten Schnellbaustein in einem separaten Absatz ein;
C. Inhalt auf eigener Seite einfügen: Der ausgewählte Schnellbaustein erscheint im Nachrichtentext zwar wie in einem separaten Absatz eingefügt – in der Druckvorschau ()Datei > Drucken) sehen Sie jedoch, dass er auf einer eigenen Seite steht.

4. Klicken Sie im Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“ auf die Schaltfläche OK.

Der ausgewählte Textabschnitt oder die Objekte werden nun als Schnellbausteine-Eintrag in Outlook gespeichert.

Schnellbausteine-Einträge lassen sich im Nachrichtentext ganz einfach per Klick wiederverwenden.

4,1 Einen Schnellbausteine-Eintrag einfügen

Platzieren Sie im Fenster zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht den Cursor an der gewünschten Stelle im Nachrichtentext und klicken Sie auf Einfügen > Schnellbausteine. Wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü den gewünschten Schnellbaustein-Eintrag aus.

Der ausgewählte Schnellbaustein-Eintrag wird dann an der Cursorposition oder in einem neuen Absatz bzw. auf einer neuen Seite neben der Cursorposition eingefügt.

Alternativ können Sie im Dropdown-Menü Schnellbausteine mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Schnellbaustein-Eintrag klicken und im Kontextmenü je nach Bedarf Am aktuellen Dokumentposition einfügen, Am Anfang des Dokuments einfügen oder Am Ende des Dokuments einfügen auswählen.

4,2 Schnellbausteine-Einträge mithilfe von Tastenkombinationen einfügen

Geben Sie im Nachrichtentext den Namen eines Schnellbaustein-Eintrags ein und drücken Sie die Taste F3 – dann wird der Name des Schnellbaustein-Eintrags sofort durch seinen Inhalt ersetzt.

Gelegentlich möchten Sie vielleicht den Namen eines Schnellbaustein-Eintrags ändern – und das geht ganz einfach so:

1. Klicken Sie im neuen Fenster zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht auf Einfügen > Schnellbausteine, klicken Sie dann im Dropdown-Menü mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Eintrag und wählen Sie Eigenschaften bearbeiten aus dem Kontextmenü.

2. Geben Sie im Dialogfeld „Baustein ändern“ einen neuen Eintragsnamen in das Feld Name ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

3. Klicken Sie im erscheinenden Bestätigungsdialog auf die Schaltfläche Ja.

Anschließend sehen Sie im Dropdown-Menü Schnellbausteine, dass der angegebene Eintrag bereits umbenannt wurde.

Gelegentlich enthalten QuickPart-Einträge Tippfehler, benötigen Aktualisierungen oder müssen aus anderen Gründen angepasst werden. Outlook bietet dafür zwar keine direkte Unterstützung – aber das ist kein Problem! Fügen Sie den QuickPart-Eintrag einfach in den Nachrichtentext ein, bearbeiten Sie den Inhalt und speichern Sie ihn anschließend unter dem gleichen Namen, um den ursprünglichen Eintrag zu überschreiben.

In meinem Fall enthält der Eintrag einen Tippfehler, und ich möchte außerdem den Aufzählungsstil anpassen. So geht’s:

1. Klicken Sie im neuen Fenster zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht auf Einfügen > Schnellbausteine, und wählen Sie im Dropdown-Menü den Eintrag aus, den Sie bearbeiten möchten.

2. Der QuickPart-Eintrag wird nun in den Nachrichtentext eingefügt. Passen Sie den Inhalt ganz einfach an Ihre Anforderungen an – bearbeiten und formatieren Sie ihn nach Belieben.

3. Markieren Sie den bearbeiteten Inhalt und klicken Sie auf Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl in QuickPart-Galerie speichern.

4. Stellen Sie im Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“ sicher, dass Sie im Feld Name exakt denselben Namen wie beim ursprünglichen Eintrag eingeben, dieselbe Kategorie aus der Dropdown-Liste Kategorie auswählen und dann auf die Schaltfläche OK klicken.

5. Klicken Sie im erscheinenden Bestätigungsdialog auf die Schaltfläche Ja.

Anschließend sehen Sie im Dropdown-Menü Schnellbausteine, dass der angegebene Eintrag bearbeitet wurde und nun den neuen Inhalt anzeigt.

Sie können QuickPart-Einträge direkt aus der Galerie in Outlook löschen.

7,1 Einen oder mehrere Schnellbausteine-Einträge entfernen

1. Klicken Sie im neuen Fenster zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht auf Einfügen > Schnellbausteine, klicken Sie dann in der Dropdown-Liste mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Eintrag und wählen Sie Organisieren und Löschen aus dem Kontextmenü.

2. Das Dialogfeld „Bausteine-Organizer“ wird nun geöffnet, wobei der gewünschte Eintrag standardmäßig hervorgehoben ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, um ihn direkt zu entfernen.

3. Klicken Sie im erscheinenden Bestätigungsdialog auf die Schaltfläche Ja.

Tipp: Um weitere Schnellbausteine-Einträge zu entfernen, wählen Sie im Dialogfeld „Bausteine-Organizer“ einen Eintrag aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Einträge nacheinander zu löschen.

4. Schließen Sie das Dialogfeld „Bausteine-Organizer“.

Anschließend wurden die angegebenen Schnellbausteine-Einträge entfernt.

7,2 Alle Schnellbausteine-Einträge massenhaft entfernen

Wenn Sie die gesamte Schnellbausteine-Galerie aus Outlook entfernen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Schließen Sie Outlook.

2. Öffnen Sie den Ordner, der die Standarddatei der Outlook-Schnellbausteine-Galerie enthält: Öffnen Sie einen beliebigen Ordner, fügen Sie den folgenden Pfad in das Feld Adresse ein und drücken Sie die Taste Enter.
Dateipfad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Suchen Sie im Ordner die Datei NormalEmail.dotm, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Löschen aus dem Kontextmenü.

Tipps: Alternativ können Sie die Datei NormalEmail.dotm auswählen und die Taste Entf drücken, um sie zu löschen.

Wenn Sie Microsoft Outlook später starten und ein neues Fenster zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht öffnen, sind sämtliche QuickPart-Einträge aus dem Dropdown-Menü Schnellbausteine verschwunden.

Beispielsweise möchten Sie die Outlook-Schnellbausteine-Galerie auf andere Computer oder Laptops übertragen oder mit Kollegen, Kommilitonen und anderen teilen. In diesem Fall können Sie eine Sicherungskopie Ihrer Outlook-Schnellbausteine-Galerie erstellen – so stellen Sie nicht nur eine einfache Weitergabe sicher, sondern schützen sich auch vor dem Verlust wertvoller Inhalte und können diese bei Bedarf jederzeit wiederherstellen.

8,1 Die Schnellbausteine-Galerie sichern

1. Schließen Sie Outlook.

2. Öffnen Sie einen Ordner, geben Sie den folgenden Dateipfad in das Feld Adresse ein und drücken Sie die Taste Enter.
Dateipfad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

Der Ordner, der das Standarddokument der Schnellbausteine-Galerie enthält, wird nun geöffnet.

3. Die Informationen der Outlook-Schnellbausteine-Galerie sind in der Datei NormalEmail.dotm gespeichert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Datei und wählen Sie Kopieren aus dem Kontextmenü.

Tipps: Alternativ können Sie die Datei NormalEmail.dotm auswählen und die Tastenkombination Strg + C drücken, um sie zu kopieren.

4. Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie die Sicherungsdatei speichern möchten, und fügen Sie die Datei mit der Tastenkombination Strg+V ein.

Damit haben Sie nun eine Sicherungsdatei der Outlook-Schnellbausteine-Galerie erstellt. Sie können diese bei Bedarf auf andere Computer/Laptops übertragen oder mit anderen teilen.

8,2 Die Schnellbausteine-Galerie wiederherstellen

Falls Sie die Schnellbausteine-Galerie zuvor gesichert haben, können Sie sie in Outlook jederzeit wiederherstellen – etwa wenn sie durch Fehler, Updates oder andere Gründe verloren gegangen ist.

1. Schließen Sie Outlook.

2. Öffnen Sie den Ordner mit der Sicherungsdatei, wählen Sie die Datei aus und drücken Sie die Tastenkombination Strg+C, um sie zu kopieren.

3. Öffnen Sie den Ordner, in dem das Standarddokument der Outlook-Schnellbausteine-Galerie gespeichert ist: Öffnen Sie einen beliebigen Ordner, fügen Sie den folgenden Dateipfad in das Feld Adresse ein und drücken Sie die Taste Enter.
Dateipfad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Drücken Sie im geöffneten Ordner die Tasten Strg+V, um die Sicherungsdatei in den Ordner einzufügen.

Wenn Sie Outlook später starten, werden Sie feststellen, dass die Schnellbausteine-Einträge im Schnellbausteine-Dropdown-Menü in jedem neuen Nachrichtenfenster – egal ob zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten – wiederhergestellt wurden.