Outlook-Tutorials - Schnellbausteine

Die Schnellbausteinfunktion ist eine Bibliothek von Inhalten, die Sie regelmäßig im Nachrichtentext einfügen können, wie z.B. Textabschnitte, Grafiken, Symbole usw. Mit der Schnellbausteinbibliothek können Sie alle gespeicherten Elemente sofort in Ihren Nachrichtentext wiederverwenden.

Die in der Schnellbausteinbibliothek gespeicherten Elemente werden von Microsoft Office als Bausteine definiert, und AutoText ist eine Art von Bausteinen zur Wiederverwendung.

2.1 Speicherort der Schnellbausteinfunktion

In den Fenstern zum Verfassen neuer Nachrichten, Antworten oder Weiterleiten befindet sich die Schnellbausteine Funktion im Text Bereich auf dem Einfügen Reiter.

2.2 Speicherort der Schnellbausteindatei

Wie wir wissen, werden die Elemente der Schnellbausteinsammlung in einer Datei namens NormalEmail.dotmgespeichert. Die NormalEmail.dotm Datei wird im folgenden Ordnerpfad gespeichert:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Öffnen Sie einen Ordner, fügen Sie den Ordnerpfad in das Adresse Feld ein und drücken Sie die Enter Taste. Dann erhalten Sie die NormalEmail.dotm Datei im geöffneten Ordner.

Tipps: Wenn wir den Ordnerpfad im Adressfeld einfügen und die Enter-Taste drücken, ändert sich %APPDATA%\Microsoft\Templates automatisch zu C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Sie können ganz einfach einen neuen Schnellbaustein-Eintrag erstellen, wenn Sie neue Nachrichten verfassen, Antworten oder Nachrichten weiterleiten in Outlook.

1. Wählen Sie im Fenster zum Verfassen neuer Nachrichten, Antworten oder Weiterleiten den Textabschnitt aus, den Sie als Schnellbaustein-Eintrag im Nachrichtentext speichern möchten.

2. Klicken Sie auf Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.

3. Geben Sie im Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“ bitte Folgendes an:
(1) Geben Sie einen Namen im Feld Name ein;
(2) Legen Sie eine Kategorie im Dropdown-Menü Kategorie fest;
(3) Geben Sie beschreibende Wörter über diesen neuen Eintrag im Feld Beschreibung ein;
(4) Wählen Sie ein Einfügemodell aus der Dropdown-Liste Optionen aus.

Tipps:
(1) Sie können den neuen Schnellbaustein-Eintrag in eine neue Kategorie hinzufügen: Klicken Sie auf im Feld Kategorie und wählen Sie Neue Kategorie erstellen aus der Dropdown-Liste, und erstellen Sie dann eine neue Kategorie im neu erscheinenden Dialogfeld.

(2) Es gibt drei Einfügemodelle in der Dropdown-Liste Optionen :
A. Nur Inhalt einfügen: Fügt den angegebenen Schnellbaustein-Eintrag an der Cursorposition im Nachrichtentext ein;
B. Inhalt in einem eigenen Absatz einfügen: Fügt den angegebenen Schnellbaustein-Eintrag in einem separaten Absatz ein;
C. Inhalt auf einer eigenen Seite einfügen: Der angegebene Schnellbaustein-Eintrag scheint in einem separaten Absatz im Nachrichtentext eingefügt zu sein. Allerdings sehen Sie im Druckvorschau (Datei > Drucken), dass er sich auf einer separaten Seite befindet.

4. Klicken Sie auf die OK-Schaltfläche im Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“.

Dann wird der ausgewählte Textabschnitt oder die ausgewählten Objekte als Schnellbaustein-Eintrag in Outlook gespeichert.

Die Schnellbaustein-Einträge können durch einfaches Klicken im Nachrichtentext wiederverwendet werden.

4.1 Einfügen eines Schnellbaustein-Eintrags

Setzen Sie den Cursor im Fenster zum Verfassen neuer Nachrichten, Antworten oder Weiterleiten an die Stelle im Nachrichtentext, wo Sie einen Schnellbaustein-Eintrag einfügen möchten, und klicken Sie auf Einfügen > Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf den angegebenen Schnellbaustein-Eintrag im Dropdown-Menü.

Dann wird der angegebene Schnellbaustein-Eintrag an der Cursorposition oder im neuen Absatz/der neuen Seite neben der Cursorposition eingefügt.

Alternativ können Sie im Schnellbausteine Dropdown-Menü mit der rechten Maustaste auf den angegebenen Schnellbaustein-Eintrag klicken und dann An aktueller Dokumentposition einfügen, Am Dokumentanfang einfügen, oder Am Dokumentende einfügen aus dem Kontextmenü auswählen, je nach Bedarf.

4.2 Einfügen von Schnellbaustein-Einträgen mit Tastenkombinationen

Geben Sie im Nachrichtentext den Namen eines Schnellbaustein-Eintrags ein und drücken Sie die F3-Taste, dann wird der Name des Schnellbaustein-Eintrags sofort durch seinen Inhalt ersetzt.

Manchmal müssen Sie möglicherweise den Namen eines Schnellbaustein-Eintrags ändern. Sie können ihn wie folgt einfach umbenennen:

1. Klicken Sie im Fenster zum Verfassen neuer Nachrichten, Antworten oder Weiterleiten auf Einfügen > Schnellbausteine, dann klicken Sie im Dropdown-Menü mit der rechten Maustaste auf den angegebenen Eintrag und wählen Sie Eigenschaften bearbeiten aus dem Rechtsklick-Menü.

2. Geben Sie im Dialogfeld „Baustein ändern“ einen neuen Eintragsnamen im Feld Name ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK .

3. Klicken Sie im erscheinenden Bestätigungsdialog auf die Ja -Schaltfläche.

Dann sehen Sie im Schnellbausteine Dropdown-Menü, dass der angegebene Eintrag bereits umbenannt wurde.

Manchmal gibt es Rechtschreibfehler im Inhalt eines Schnellbaustein-Eintrags, oder wir müssen Informationen im Inhalt aktualisieren, oder aus anderen Gründen müssen wir den Eintragsinhalt ändern. Allerdings scheint Outlook dies überhaupt nicht zu unterstützen. Kein Problem! Wir können den Schnellbaustein-Eintrag im Nachrichtentext einfügen, den Inhalt bearbeiten und dann den bearbeiteten Inhalt als gleichnamigen Eintrag speichern, um den ursprünglichen zu überschreiben.

In meinem Fall gibt es einen Rechtschreibfehler im Eintragsinhalt, und ich möchte den Aufzählungsstil ändern. Ich kann wie folgt vorgehen:

1. Klicken Sie im Fenster zum Verfassen neuer Nachrichten, Antworten oder Weiterleiten auf Einfügen > Schnellbausteine, dann klicken Sie im Dropdown-Menü auf den angegebenen Eintrag, den ich bearbeiten möchte.

2. Nun ist der Schnellbaustein-Eintrag im Nachrichtentext eingefügt. Bearbeiten und formatieren Sie den Inhalt nach Bedarf.

3. Wählen Sie den bearbeiteten Inhalt aus und klicken Sie auf Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie im Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“ genau denselben Namen wie den ursprünglichen Eintragsnamen im Feld Name eingeben, wählen Sie dieselbe Kategorie aus der Dropdown-Liste Kategorie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche OK .

5. Klicken Sie im erscheinenden Bestätigungsdialog auf die Ja-Schaltfläche.

Dann sehen Sie im Schnellbausteine-Dropdown-Menü, dass der angegebene Eintrag bearbeitet wurde und den neuen Inhalt zeigt.

Sie können auch Schnellbaustein-Einträge aus der Sammlung in Outlook löschen.

7.1 Entfernen eines oder mehrerer Schnellbaustein-Einträge

1. Klicken Sie im Fenster zum Verfassen neuer Nachrichten, Antworten oder Weiterleiten auf Einfügen > Schnellbausteine, dann klicken Sie im Dropdown-Menü mit der rechten Maustaste auf den angegebenen Eintrag und wählen Sie Organisieren und Löschen aus dem Rechtsklick-Menü.

2. Nun erscheint das Dialogfeld „Bausteine organisieren“, und der angegebene Eintrag ist standardmäßig hervorgehoben. Wir können auf die Schaltfläche Löschen klicken, um ihn direkt zu entfernen.

3. Klicken Sie dann im erscheinenden Bestätigungsdialog auf die Ja-Schaltfläche.

Tipps: Wenn Sie andere Schnellbaustein-Einträge entfernen müssen, wählen Sie einen Eintrag im Dialogfeld „Bausteine organisieren“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Einträge nacheinander zu entfernen.

4. Schließen Sie das Dialogfeld „Bausteine organisieren“.

Dann werden die angegebenen Schnellbaustein-Einträge entfernt.

7.2 Entfernen aller Schnellbaustein-Einträge auf einmal

Wenn Sie die gesamte Schnellbausteinsammlung aus Outlook entfernen müssen, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Schließen Sie Outlook.

2. Öffnen Sie den Ordner, der die Standarddatei der Outlook-Schnellbausteinsammlung enthält: Öffnen Sie einen Ordner, fügen Sie den folgenden Ordnerpfad im Adresse Feld ein und drücken Sie die Enter Taste.
Ordnerpfad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Suchen Sie im geöffneten Ordner die Datei NormalEmail.dotm Datei, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Löschen aus dem Rechtsklick-Menü.

Tipps: Alternativ können Sie auch die NormalEmail.dotm Datei auswählen und die Taste Löschen drücken, um sie zu entfernen.

Wenn Sie Microsoft Outlook später starten und ein neues Fenster zum Verfassen, Antworten oder Weiterleiten öffnen, sehen Sie, dass alle Schnellbaustein-Einträge im Schnellbausteine Dropdown-Menü in großen Mengen entfernt wurden.

Zum Beispiel möchten Sie die Outlook-Schnellbausteinsammlung auf andere Computer/Laptops migrieren oder die Sammlung mit Kollegen, Mitschülern oder anderen teilen. Sie können eine Sicherung der Outlook-Schnellbausteinsammlung erstellen. Und die Sicherung ermöglicht es Ihnen, Ihre Outlook-Schnellbausteinsammlung bei Unfällen wiederherzustellen.

8.1 Sicherung der Schnellbausteinsammlung

1. Schließen Sie Outlook.

2. Öffnen Sie einen Ordner, fügen Sie den folgenden Ordnerpfad in das Adresse Feld ein und drücken Sie die Enter Taste.
Ordnerpfad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

Der Ordner, der das Standarddokument der Schnellbausteinsammlung enthält, wird geöffnet.

3. Die Informationen der Outlook-Schnellbausteinsammlung sind in der Datei NormalEmail.dotm gespeichert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Datei und wählen Sie Kopieren aus dem Rechtsklick-Menü.

Tipps: Alternativ können Sie die NormalEmail.dotm Datei auswählen und die Tasten Strg + C drücken, um sie zu kopieren.

4. Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie die Sicherungsdatei speichern möchten, und drücken Sie Strg + V, um die Datei in diesem Ordner einzufügen.

Bisher haben wir eine Sicherungsdatei der Outlook-Schnellbausteinsammlung erstellt. Und Sie können sie auf andere Computer/Laptops migrieren oder mit anderen teilen, wie Sie benötigen.

8.2 Wiederherstellung der Schnellbausteinsammlung

Wenn Sie die Schnellbausteinsammlung zuvor gesichert haben, können Sie sie in Ihrem Outlook wiederherstellen, falls die Sammlung durch Unfälle, Updates oder andere Gründe verloren gegangen ist.

1. Schließen Sie Outlook.

2. Öffnen Sie den Ordner mit der Sicherungsdatei, wählen Sie die Sicherungsdatei aus und drücken Sie Strg + C, um sie zu kopieren.

3. Öffnen Sie den Ordner, in dem das Standarddokument der Outlook-Schnellbausteinsammlung gespeichert ist: Öffnen Sie einen Ordner, fügen Sie den folgenden Ordnerpfad in das Adresse Feld ein und drücken Sie die Enter Taste.
Ordnerpfad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Drücken Sie im geöffneten Ordner Strg + V, um die Sicherungsdatei in den Ordner einzufügen.

Wenn Sie Outlook später starten, sehen Sie, dass die Schnellbaustein-Einträge im Schnellbausteine-Dropdown-Menü in jedem neuen Fenster zum Verfassen, Antworten oder Weiterleiten wiederhergestellt wurden.