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Outlook-Tutorials - Schnellteile

Wenn Sie dieselben Textteile eingeben und dieselben Grafiken in neue Kompositions-, Antwort- oder Weiterleitungsnachrichten in Outlook einfügen müssen, wie können Sie die wiederholte Arbeit vereinfachen? Im Vergleich dazu, dass Outlook immer wieder denselben Inhalt erneut eingibt, bietet Outlook eine erstaunliche Funktion für schnelle Teile, mit der wir Textteile, Grafiken und Symbole in einem komponierenden Nachrichtentext problemlos wiederverwenden können.

Inhaltsverzeichnis

Hinweis: Die auf dieser Seite vorgestellten Methoden gelten für das Microsoft Outlook 2019-Desktopprogramm unter Windows 10. Die Anweisungen können je nach Version von Microsoft Outlook und den Windows-Umgebungen erheblich oder geringfügig variieren.


1. Was sind schnelle Teile?

Das Schnelle Teile Feature ist eine Bibliothek mit Inhalten, die Sie regelmäßig in den Nachrichtentext eingeben können, z. B. Textteile, Grafiken, Symbole usw. Schnelle Teile Bibliothek können Sie alle darin gespeicherten Elemente schnell wieder in Ihrem Nachrichtentext wiederverwenden.

Die in der Quick Parts-Bibliothek gespeicherten Elemente werden von Microsoft Office als Bausteine ​​definiert, und AutoText ist eine Art Bausteine, die wir wiederverwenden können.


2. Positionen der Schnellteile

2.1 Position der Quick Parts-Funktion

In den neuen Fenstern zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten wird die Schnelle Teile Feature findet in der Text Gruppe auf der Insert Tab.

2.2 Speicherort der Quick Parts-Datei

Wie wir wissen, werden die Elemente der Quick Parts-Galerie in einer Datei mit dem Namen als gespeichert NormalEmail.dotmdem „Vermischten Geschmack“. Seine NormalEmail.dotm Die Datei wird im folgenden Ordnerpfad gespeichert:
% APPDATA% \ Microsoft \ Templates

Öffnen Sie einen Ordner und fügen Sie den Ordnerpfad in den Ordner ein Adresse Box, und drücken Sie die Weiter Schlüssel. Dann bekommen Sie die NormalEmail.dotm Datei im Eröffnungsordner.

Tipps: Wenn wir den Ordnerpfad in die einfügen Adresse Box und drücken Sie die Weiter Schlüssel, die % APPDATA% \ Microsoft \ Templates wechselt automatisch zu C: \ Benutzer \ Ihr Benutzername \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.


3. Erstellen Sie einen neuen Quick Parts-Eintrag

Sie können ganz einfach einen neuen Quick Parts-Eintrag erstellen, wenn Sie in Outlook neue Nachrichten verfassen, antworten oder weiterleiten.

1. Wählen Sie im neuen Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten den Text aus, den Sie als Quick Parts-Eintrag im Nachrichtentext speichern möchten.

2. Klicken Sie Insert > Schnelle Teile > Auswahl in Quick Part Gallery speichern.

3. Im Dialogfeld "Neuen Baustein erstellen" bitte:
(1) Geben Sie einen Namen in das Feld ein Name Box;
(2) Geben Sie eine Kategorie aus dem an Kategorien Dropdown-Liste;
(3) Geben Sie die Beschreibungswörter zu diesem neuen Eintrag in das Feld ein Produktbeschreibung Box;
(4) Wählen Sie ein Einfügemodell aus der Optionen Dropdown-Liste.

Tipps:
(1) Sie können den neuen Quick Parts-Eintrag einer neuen Kategorie hinzufügen: Klicken Sie auf in Kategorien Wählen Sie Neue Kategorie erstellen Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf und erstellen Sie im neuen Dialogfeld "Herausspringen" eine neue Kategorie.

(2) Es gibt drei Einsatzmodelle in der Optionen Dropdown-Liste:
A. Nur Inhalt einfügen: Fügen Sie den angegebenen Quick Parts-Eintrag am Cursor in den Nachrichtentext ein.
B. Fügen Sie den Inhalt in einen eigenen Absatz ein: Fügen Sie den angegebenen Quick Parts-Eintrag in einen separaten Absatz ein.
C. Fügen Sie Inhalte auf einer eigenen Seite ein: Der angegebene Quick Parts-Eintrag scheint in einem separaten Absatz im Nachrichtentext eingefügt zu sein. In der Druckvorschau (Reichen Sie das > Druck) sehen Sie, dass es auf einer separaten Seite bleibt.

4. Drücke den OK Schaltfläche im Dialogfeld "Neuen Baustein erstellen".

Anschließend wird der ausgewählte Text oder die ausgewählten Objekte als Quick Parts-Eintrag in Outlook gespeichert.


4. Fügen Sie einen Quick Parts-Eintrag in den Nachrichtentext ein

Die Quick Parts-Einträge können einfach durch Klicken in Nachrichtentexten wiederverwendet werden.

4.1 Fügen Sie einen Quick Parts-Eintrag ein

Setzen Sie im neuen Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten den Cursor in den Nachrichtentext, in den Sie einen Quick Parts-Eintrag einfügen, und klicken Sie auf Insert > Schnelle TeileKlicken Sie dann im Dropdown-Menü auf den angegebenen Quick Part-Eintrag.

Anschließend wird der angegebene Quick Part-Eintrag an der Cursorposition oder an einem neuen Absatz / einer neuen Seite neben der Cursorposition eingefügt.

Alternativ in der Schnelle Teile Im Dropdown-Menü können Sie mit der rechten Maustaste auf den angegebenen Quick Part-Eintrag klicken und dann auswählen An der aktuellen Dokumentposition einfügen, Am Anfang des Dokuments einfügenbezeichnet, oder Am Ende des Dokuments einfügen aus dem Kontextmenü nach Bedarf.

4.2 Einfügen von Quick Parts-Einträgen über Hotkeys

Geben Sie im Nachrichtentext den Namen eines Quick Part-Eintrags ein und drücken Sie die Taste F3 Schlüssel, dann wird der Name des Quick Part-Eintrags sofort durch seinen Inhalt ersetzt.


5. Benennen Sie einen Quick Parts-Eintrag um

Manchmal müssen Sie möglicherweise den Namen eines Quick Part-Eintrags ändern. Sie können es einfach wie folgt umbenennen:

1. Klicken Sie im neuen Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten auf Insert > Schnelle TeileKlicken Sie dann im Dropdown-Menü mit der rechten Maustaste auf den angegebenen Eintrag und wählen Sie Eigenschaften bearbeiten aus dem Kontextmenü.

2. Geben Sie im Dialogfeld "Baustein ändern" einen neuen Eintragsnamen in das Feld ein Name Klicken Sie auf das Feld OK .

3. Klicken Sie im Dialogfeld zur erneuten Bestätigung auf Ja .

Dann in der Schnelle Teile Im Dropdown-Menü sehen Sie, dass der angegebene Eintrag bereits umbenannt wurde.


6. Bearbeiten Sie einen Quick Parts-Eintrag

Manchmal gibt es einige Rechtschreibfehler im Inhalt eines Quick Part-Eintrags, oder wir müssen Informationen im Inhalt aktualisieren oder aus anderen Gründen müssen wir den Eintragsinhalt ändern. Es scheint jedoch, dass Outlook dies überhaupt nicht unterstützt. Keine Ursache! Wir können den Quick Part-Eintrag in den Nachrichtentext einfügen, den Inhalt bearbeiten und dann den bearbeiteten Inhalt als gleichnamigen Eintrag speichern, um den ursprünglichen zu überschreiben.

In meinem Fall ist der Eintragsinhalt falsch geschrieben, und ich möchte den Aufzählungsstil darin ändern. Ich kann Folgendes tun:

1. Klicken Sie im neuen Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten auf Insert > Schnelle TeileKlicken Sie dann im Dropdown-Menü auf den angegebenen Eintrag, den ich bearbeiten werde.

2. Jetzt wird der Quick Part-Eintrag in den Nachrichtentext eingefügt. Bearbeiten und formatieren Sie den Inhalt nach Bedarf.

3. Wählen Sie den bearbeiteten Inhalt aus und klicken Sie auf Insert > Schnelle Teile > Auswahl in Quick Part Gallery speichern.

4. Stellen Sie im Dialogfeld "Neuen Baustein erstellen" sicher, dass Sie denselben Namen wie den ursprünglichen Eintragsnamen in das Feld eingeben Name Wählen Sie im Feld dieselbe Kategorie aus Kategorien Dropdown-Liste und klicken Sie auf OK .

5. Und klicken Sie auf Ja Schaltfläche im Popup-Bestätigungsdialog.

Im Dropdown-Menü Quick Parts sehen Sie dann, dass der angegebene Eintrag bearbeitet wurde, und zeigen den neuen Inhalt an.


7. Entfernen Sie die Quick Parts-Einträge

Sie können auch Quick Parts-Einträge aus der Galerie in Outlook löschen.

7.1 Entfernen Sie einen oder mehrere Quick Parts-Einträge

1. Klicken Sie im neuen Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten auf Insert > Schnelle TeileKlicken Sie dann in der Dropdown-Liste mit der rechten Maustaste auf den angegebenen Eintrag und wählen Sie Organisieren und löschen aus dem Kontextmenü.

2. Jetzt wird das Dialogfeld "Building Blocks Organizer" angezeigt und der angegebene Eintrag wird standardmäßig hervorgehoben. Wir können auf klicken Löschen Schaltfläche, um es direkt zu entfernen.

3. Klicken Sie dann auf Ja Schaltfläche im Popup-Bestätigungsdialog.

Tipps: Wenn Sie andere Quick Parts-Einträge entfernen müssen, wählen Sie einen Eintrag im Dialogfeld "Building Blocks Organizer" aus und klicken Sie auf Löschen Taste. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Einträge nacheinander zu entfernen.

4. Schließen Sie das Dialogfeld "Building Blocks Organizer".

Anschließend werden die angegebenen Quick Parts-Einträge entfernt.

7.2 Entfernen Sie alle Quick Parts-Einträge in loser Schüttung

Wenn Sie die gesamte Quick Parts-Galerie aus Outlook entfernen müssen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Schließen Sie Outlook.

2. Öffnen Sie den Ordner mit der Standarddatei der Outlook Quick Parts-Galerie: Öffnen Sie einen Ordner und fügen Sie ihn unter den Ordnerpfad ein Adresse Box, und drücken Sie die Weiter Key.
Ordnerpfad: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

3. Finden Sie im Eröffnungsordner die NormalEmail.dotm Datei, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Löschen aus dem Kontextmenü.

Tipps: Alternativ können Sie auch die auswählen NormalEmail.dotm Datei und drücken Sie Löschen Schlüssel, um es zu entfernen.

Wenn Sie Microsoft Outlook später starten und ein neues Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten öffnen, werden alle Quick Part-Einträge in großen Mengen aus dem Fenster entfernt Schnelle Teile Dropdown-Menü.


8. Sichern und Wiederherstellen der Quick Parts-Galerie

Wenn Sie beispielsweise die Outlook Quick Parts-Galerie auf andere Computer / Laptops migrieren oder die Galerie für Ihre Kollegen, Klassenkameraden oder etwas anderes freigeben möchten, können Sie eine Sicherungskopie der Outlook Quick Parts-Galerie erstellen. Mit dem Backup können Sie Ihre Outlook Quick Parts-Galerie bei Unfällen wiederherstellen.

8.1 Sichern Sie die Quick Parts Gallery

1. Schließen Sie Outlook.

2. Öffnen Sie einen Ordner und fügen Sie ihn unter dem Ordnerpfad in den Ordner ein Adresse Box, und drücken Sie die E.nter Key.
Ordnerpfad: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

Dann wird der Ordner mit dem Standarddokument der Quick Parts-Galerie geöffnet.

3. Die Informationen der Outlook Quick Parts-Galerie werden in der gespeichert NormalEmail.dotm Datei. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Datei und wählen Sie Kopieren aus dem Kontextmenü.

Tipps: Alternativ können Sie die auswählen NormalEmail.dotm Datei und drücken Sie Ctrl + C Schlüssel, um es zu kopieren.

4. Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie die Sicherungsdatei speichern möchten, und drücken Sie Ctrl + V Tasten zum Einfügen der Datei in diesen Ordner.

Bisher haben wir eine Sicherungsdatei der Outlook Quick Parts Gallery. Und Sie können es auf andere Computer / Laptops migrieren oder nach Bedarf an andere weitergeben.

8.2 Stellen Sie die Quick Parts Gallery wieder her

Wenn Sie die Quick Parts-Galerie zuvor gesichert haben, können Sie sie in Outlook wiederherstellen, wenn die Galerie durch Unfälle, Aktualisierungen oder andere Gründe verloren geht.

1. Schließen Sie Outlook.

2. Öffnen Sie den Ordner mit der Sicherungsdatei, wählen Sie die Sicherungsdatei aus und drücken Sie Ctrl + C Schlüssel, um es zu kopieren.

3. Öffnen Sie den Ordner, in dem das Standarddokument der Outlook Quick Parts Gallery gespeichert ist: Öffnen Sie einen Ordner und fügen Sie ihn unter dem Ordnerpfad in den Ordner ein Adresse Box, und drücken Sie die E.nter Key.
Ordnerpfad: % APPDATA% \ Microsoft \ Templates

4. Drücken Sie im Eröffnungsordner Ctrl + V Tasten zum Einfügen der Sicherungsdatei in den Ordner.

Wenn Sie Outlook später starten, werden die Quick Parts-Einträge in der Datei wiederhergestellt Schnelle Teile Dropdown-Menü in einem neuen Fenster zum Erstellen, Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten.


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