E-Mail-Tags – Flags, Wichtigkeitsstufe, Vertraulichkeitsstufe und Kategorien

1,1 Fügen Sie einer einzelnen E-Mail vor dem Senden eine Markierung oder Erinnerung hinzu

Beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer E-Mail im Nachrichtenfenster fügen Sie ganz einfach Folge-Markierungen, benutzerdefinierte Markierungen oder eine Erinnerung hinzu.

1,1.1 Fügen Sie einer einzelnen E-Mail vor dem Senden eine Folge-Markierung hinzu

Klicken Sie im neuen Fenster zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht auf Nachricht > Folgeaktion und wählen Sie anschließend eine Markierung aus dem Dropdown-Menü entsprechend Ihren Anforderungen aus.

Anschließend sehen Sie, dass oberhalb der Nachrichtenkopfzeile eine Markierungsinformation wie im folgenden Screenshot dargestellt hinzugefügt wurde:

Tipps:
(1) Wenn die Antwort- bzw. Weiterleitungs-Nachricht in den Lesebereich eingebettet ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausblenden“, um die Nachricht im Nachrichtenfenster anzuzeigen.

(2) Nach dem Senden dieser E-Mail wird die Folge-Markierung automatisch neben der gesendeten E-Mail in der Nachrichtenliste angezeigt, und die E-Mail wird ebenfalls automatisch zur Aufgabenliste hinzugefügt.

(3) Diese Art von Folge-Markierungen funktioniert ausschließlich im Outlook des Absenders – Empfänger erhalten sie nicht.

1,1.2 Fügen Sie einer einzelnen E-Mail vor dem Senden eine benutzerdefinierte Markierung oder Erinnerung hinzu

Wenn Sie der aktuell verfassten, beantworteten oder weitergeleiteten E-Mail eine benutzerdefinierte Markierung oder Erinnerung hinzufügen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im neuen Fenster zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht auf Nachricht > Folgeaktion > Benutzerdefiniert oder Erinnerung hinzufügen, je nach Bedarf.

Hinweis: Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht in den Lesebereich eingebettet ist, klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Ausblenden, um die Nachricht im Nachrichtenfenster anzuzeigen.

2. Wechseln Sie im Dialogfeld „Benutzerdefiniert“ zum Abschnitt Für mich markieren und führen Sie Folgendes aus:
(1) Geben Sie den Markierungstext in das Feld Markieren für ein;
(2) Legen Sie das Startdatum und das Fälligkeitsdatum entsprechend Ihren Anforderungen fest;
(3) Wenn Sie eine Erinnerung für die E-Mail hinzufügen möchten, aktivieren Sie die Option Erinnerung und geben Sie das Erinnerungsdatum sowie die gewünschte Uhrzeit an.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

4. Verfassen und senden Sie Ihre E-Mail.

1,2 Markieren Sie automatisch alle ausgehenden E-Mails

Möchten Sie alle ausgehenden E-Mails automatisch markieren, erstellen Sie hierfür einfach eine Regel.

1. Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ unter der Registerkarte auf Neue Regel und dann auf E-Mail-Regeln.

3. Markieren Sie im Regel-Assistenten die Option Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

4. Aktivieren Sie im zweiten Regel-Assistenten keine Bedingungen und klicken Sie direkt auf Weiter. Klicken Sie im daraufhin erscheinenden Microsoft Outlook-Dialogfeld auf Ja, um fortzufahren.

Hinweise: Wenn Sie Markierungen nur für E-Mails hinzufügen möchten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, aktivieren Sie einfach die entsprechenden Optionen, legen Sie die gewünschten Bedingungen fest und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter.

5. Im dritten Regel-Assistenten:
(1) Aktivieren Sie im Abschnitt Schritt 1 die Option Nachricht zur Bearbeitung innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen markieren;
(2) Klicken Sie im Abschnitt Schritt 2 auf den unterstrichenen Text innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bearbeiten;
(3) Legen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Nachricht markieren“ Markierungstext und Erinnerungsdauer entsprechend Ihren Anforderungen fest und klicken Sie auf OK;
(4) Kehren Sie nun zum Regel-Assistenten zurück und klicken Sie auf Weiter.

6. Klicken Sie im vierten Regel-Assistenten direkt auf Weiter.

Tipps: Hier können wir Ausnahmen für diese Regel festlegen. Geben Sie gegebenenfalls die gewünschten Ausnahmen für die Regel an.

7. Geben Sie im letzten Schritt des Regel-Assistenten einen Namen für die Regel ein, legen Sie die Optionen für die Regel-Ausführung fest und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

Gelegentlich erscheint eine Warnmeldung von Microsoft Outlook. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche OK, um sie zu schließen.

8. Kehren Sie anschließend zum Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zurück und klicken Sie auf OK, um es zu schließen.

Ab sofort werden alle ausgehenden E-Mails automatisch gekennzeichnet.

Hinweise:
(1) Die Regel markiert ausgehende E-Mails nicht, wenn Outlook geschlossen ist.
(2) Die Regel fügt nur dem gesendeten Element im Outlook des Absenders eine Markierung hinzu; Empfänger erhalten keine Informationen zur Markierung.

2,1 Eine E-Mail als wichtig kennzeichnen

Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen oder auf eine E-Mail in Outlook antworten bzw. weiterleiten, können Sie die Priorität der Nachricht hinzufügen oder ändern.
Klicken Sie im neuen Nachrichtenfenster (Verfassen, Antworten oder Weiterleiten) auf die Schaltfläche Hohe Wichtigkeit oder Niedrige Wichtigkeit, um die Priorität der aktuell bearbeiteten E-Mail direkt festzulegen.

Hinweise:
(1) Wenn die Schaltfläche Hohe Wichtigkeitoder Niedrige Wichtigkeitbereits hervorgehoben ist, können Sie erneut darauf klicken, um die Wichtigkeitspriorität aus der E-Mail zu entfernen.

(2) Alternativ können Sie auf den Anker in der unteren rechten Ecke der Gruppe Tags auf der Registerkarte Nachricht klicken, um das Eigenschaften-Dialogfeld zu öffnen, eine Wichtigkeitspriorität aus der Dropdown-Liste im Feld Wichtigkeit auszuwählen und das Dialogfeld zu schließen.

(3) Übrigens können Sie im neuen Nachrichtenfenster (beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten) auch auf Datei > Info > Eigenschaften klicken, um das Eigenschaften-Dialogfeld zu öffnen, und dort die Wichtigkeitspriorität über die Dropdown-Liste im Feld Wichtigkeit festlegen.

(4) Befindet sich die Antwort- oder Weiterleitungs-Nachricht im Lesebereich, klicken Sie direkt auf die Schaltfläche Hohe Wichtigkeit oder Niedrige Wichtigkeit auf der Registerkarte Nachricht (Verfassen-Tools).

2,2 Alle Neue Email automatisch als wichtig kennzeichnen

Wenn Sie alle ausgehenden E-Mails automatisch als hohe Priorität kennzeichnen möchten, können Sie die Outlook-Optionen wie folgt konfigurieren:

1. Klicken Sie in der Mail-Ansicht auf Datei > Optionen, um das Dialogfeld „Outlook-Optionen“ zu öffnen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ im linken Bereich auf E-Mail, wechseln Sie zum Abschnitt Nachrichten senden, und legen Sie die Standardwichtigkeit in der Dropdown-Liste Standard-Wichtigkeitsstufe fest.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Ab sofort werden alle von Ihnen gesendeten neuen E-Mails und Antworten automatisch mit der festgelegten Standard-Wichtigkeitsstufe gekennzeichnet. Weitergeleitete E-Mails behalten jedoch die Wichtigkeitsstufe der Original-E-Mails bei.

2,3 Hinweise

Wenn Empfänger E-Mails mit unterschiedlichen Prioritäten erhalten, erkennen sie in der Nachrichtenliste sofort: E-Mails mit hoher Priorität sind durch rote Ausrufezeichen gekennzeichnet, solche mit niedriger Wichtigkeit durch blaue Abwärtspfeile – wie im folgenden Screenshot dargestellt.

Wenn Empfänger Ihre E-Mails im Lesebereich oder in Nachrichtenfenstern öffnen, erscheint die Wichtigkeitsstufe direkt unter der Nachrichtenkopfzeile – genau wie im obigen Screenshot dargestellt.

3,1 Eine Nachricht als vertraulich, privat, persönlich oder normal kennzeichnen

In neuen Nachrichtenfenstern (Verfassen, Antworten oder Weiterleiten) können wir für die aktuelle E-Mail einfach einen Vertraulichkeitsstatus wie folgt festlegen:

1. Klicken Sie im neuen Nachrichtenfenster (zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten) auf Datei > Info > Eigenschaften, um das Eigenschaften-Dialogfeld zu öffnen.

Tipps:
(1) Alternativ öffnen Sie das Eigenschaften-Dialogfeld, indem Sie auf den Anker in der unteren rechten Ecke der Gruppe Tags auf der Registerkarte Nachricht klicken.

(2) Befindet sich die Antwort- oder Weiterleitungs-Nachricht im Lesebereich, klicken Sie auf den Anker in der unteren rechten Ecke der Gruppe Tagsauf der Registerkarte Nachricht(Verfassen-Tools).

2. Wählen Sie im Eigenschaften-Dialogfeld in der Dropdown-Liste Vertraulichkeit den gewünschten Vertraulichkeitsstatus aus und schließen Sie das Dialogfeld.

Der Vertraulichkeitsstatus ist nun für die aktuelle E-Mail festgelegt. Verfassen und senden Sie sie anschließend ganz nach Bedarf.

3,2 Alle Neue Email automatisch als vertraulich, privat, persönlich oder normal kennzeichnen

Sie können die Outlook-Optionen auch so einstellen, dass allen neuen E-Mails automatisch der festgelegte Vertraulichkeitsstatus hinzugefügt wird.

1. Klicken Sie in der Mail-Ansicht auf Datei > Optionen, um das Dialogfeld „Outlook-Optionen“ zu öffnen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ im linken Bereich auf E-Mail, wechseln Sie zum Abschnitt Nachrichten senden, und legen Sie die gewünschte Standard-Vertraulichkeitsstufe fest.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Ab sofort erhalten alle neuen E-Mails automatisch den festgelegten Standard-Vertraulichkeitsstatus.

Tipp: Antworten und Weiterleitungen behalten den Vertraulichkeitsstatus der Original-E-Mails bei.

3,3 Hinweise

1. Sobald Empfänger eine E-Mail mit Vertraulichkeitsstatus im Lesebereich oder in einem Nachrichtenfenster öffnen, sehen sie die entsprechende Kennzeichnung direkt unterhalb der Nachrichtenkopfzeile.

2. Eine Nachricht mit der Vertraulichkeitsstufe Privat wird weder von den Posteingangsregeln eines Empfängers weitergeleitet noch umgeleitet.

In Outlook können wir einer neuen, zu beantwortenden oder weiterzuleitenden E-Mail eine oder mehrere Kategorien zuweisen.

4,1 Eine E-Mail kategorisieren

Im neuen Nachrichtenfenster (Verfassen, Antworten oder Weiterleiten) können Sie der E-Mail wie folgt eine oder mehrere Kategorien zuweisen:

1. Klicken Sie im neuen Nachrichtenfenster (zum Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten) auf Datei > Info > Eigenschaften, um das Eigenschaften-Dialogfeld zu öffnen.

Tipps:

(1) Sie können auch auf den Anker in der unteren rechten Ecke der Gruppe Tags auf der Registerkarte Nachricht klicken, um das Eigenschaften-Dialogfeld zu öffnen.

(2) Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht im Lesebereich eingebettet ist, klicken Sie auf den Anker in der unteren rechten Ecke der Tags-Gruppe auf der Nachricht-Registerkarte ()Verfassen-Tools), um das Eigenschaften-Dialogfeld zu öffnen.

2. Wählen Sie im Eigenschaften-Dialogfeld die gewünschten Kategorien aus der Kategorien-Dropdown-Liste aus und schließen Sie das Dialogfeld.

Tipps:
(1) Sie können jeweils eine Farbkategorie aus der Kategorien-Dropdown-Liste auswählen und den Vorgang wiederholen, um mehrere Farbkategorien hinzuzufügen.

(2) Sie können auch auf Kategorien > Alle Kategorien klicken, um das Farbkategorie-Dialogfeld zu öffnen. Erstellen, benennen oder löschen Sie im neuen Dialogfeld nach Bedarf Kategorien – oder aktivieren Sie bei Bedarf mehrere Kategorien gleichzeitig.

(3) Klicken Sie im Eigenschaften-Dialogfeld auf Kategorien > Alle Kategorien löschen, um alle vorhandenen Kategorien aus der aktuell bearbeiteten E-Mail zu entfernen.
Verfassen und senden Sie die E-Mail anschließend wie gewünscht.

4,2 Automatisches Kategorisieren aller Neue Email

In bestimmten Fällen möchten Sie möglicherweise alle ausgehenden E-Mails – oder solche, die bestimmte Kriterien erfüllen – automatisch kategorisieren. Das erreichen Sie ganz einfach mit einer Regel.

1. Klicken Sie in der Mail-Ansicht auf Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf die Schaltfläche Neue Regel.

3. Markieren Sie im Regel-Assistenten die Option Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

4. Klicken Sie im zweiten Regel-Assistenten ohne Angabe von Bedingungen auf die Schaltfläche Weiter und anschließend im Microsoft Outlook-Dialogfeld auf die Schaltfläche Ja.

Tipps: Möchten Sie E-Mails basierend auf bestimmten Kriterien automatisch Kategorien zuweisen, aktivieren und konfigurieren Sie einfach die entsprechenden Bedingungen nach Ihren Anforderungen.

5. Gehen Sie im dritten Regel-Assistenten wie folgt vor:
(1) Aktivieren Sie im Abschnitt Schritt 1 die Option der Kategorie „Kategorie“ zuweisen;
(2) Klicken Sie im Abschnitt Schritt 2 auf den unterstrichenen Text „Kategorie“;
(3) Das Dialogfeld für Farbkategorien wird nun geöffnet – aktivieren Sie eine oder mehrere Farbkategorien nach Bedarf;
(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche OK;
(5) Klicken Sie im Regel-Assistenten auf die Schaltfläche Weiter.

6. Geben Sie im vierten Regel-Assistenten bei Bedarf Ausnahmen an, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

7. Geben Sie im letzten Regel-Assistenten im Abschnitt Schritt 1 der neuen Regel einen Namen ein, aktivieren Sie im Abschnitt Schritt 2 die gewünschten Ausführungsoptionen und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

Hinweis: Sollte das Warnhinweis-Dialogfeld von Microsoft Outlook erscheinen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um fortzufahren.

8. Kehren Sie nun zum Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zurück, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Ab sofort wird allen ausgehenden E-Mails (bzw. E-Mails, die Ihre festgelegten Kriterien erfüllen) automatisch die angegebene Farbkategorie hinzugefügt.
Tipp: Outlook muss dafür regelmäßig ausgeführt werden. Ist Outlook nicht gestartet, werden ausgehende E-Mails nicht kategorisiert.

4,3 Hinweise

Die Kategorien werden zusammen mit den E-Mails an die Empfänger gesendet. Sobald Empfänger diese E-Mails in Outlook erhalten, sehen sie die Farbkategorie sowohl neben der Nachricht in der Nachrichtenliste als auch oben im Nachrichteninhalt – egal ob im Lesebereich oder im separaten Nachrichtenfenster.