E-Mail-Tags – Kennzeichnungen, Wichtigkeitsstufe, Vertraulichkeitsstufe und Kategorien

1.1 Kennzeichnung oder Erinnerung zu einer einzelnen E-Mail vor dem Senden hinzufügen

Beim Erstellen/Beantworten/Weiterleiten einer E-Mail im Nachrichtenfenster können wir problemlos Nachverfolgungskennzeichnungen, benutzerdefinierte Kennzeichnungen oder Erinnerungen zur E-Mail hinzufügen.

1.1.1 Nachverfolgungskennzeichnung zu einer einzelnen E-Mail vor dem Senden hinzufügen

Im neuen Erstellungs-, Antwort- oder Weiterleitungsfenster klicken Sie auf Nachricht > Benötigt Nachverfolgung, und wählen Sie dann eine Kennzeichnung aus dem Dropdown-Menü nach Bedarf aus.

Dann sehen Sie, dass eine Kennzeichnungsinformation über der E-Mail-Kopfzeile hinzugefügt wird, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Hinweise:
(1) Wenn die Antwort-/Weiterleitungsnachricht im Lesebereich eingebettet ist, müssen Sie auf die Schaltfläche 'Pop Out' klicken, um die Antwort-/Weiterleitungsnachricht im Nachrichtenfenster anzuzeigen.

(2) Nachdem Sie diese E-Mail gesendet haben, wird die Nachverfolgungskennzeichnung  automatisch neben der gesendeten E-Mail in der Nachrichtenliste angezeigt, und die gesendete E-Mail wird automatisch zur Aufgabenliste hinzugefügt.

(3) Diese Arten von Nachverfolgungskennzeichnungen funktionieren nur im Outlook des Absenders. Die Empfänger erhalten keine Nachverfolgungskennzeichnungen.

1.1.2 Benutzerdefinierte Kennzeichnung oder Erinnerung zu einer einzelnen E-Mail vor dem Senden hinzufügen

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Kennzeichnung oder Erinnerung zur aktuellen Erstellungs-, Antwort- oder Weiterleitungs-E-Mail hinzufügen müssen, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Im neuen Erstellungs-, Antwort- oder Weiterleitungsfenster klicken Sie auf Nachricht > Benötigt Nachverfolgung > Benutzerdefiniert oder Erinnerung hinzufügen nach Bedarf.

Hinweise: Wenn die Antwort-/Weiterleitungsnachricht im Lesebereich eingebettet ist, müssen Sie zuerst auf die Schaltfläche 'Pop Out' klicken, um die Antwort-/Weiterleitungsnachricht im Nachrichtenfenster anzuzeigen.

2. Im Benutzerdefiniert-Dialog gehen Sie zum Kennzeichnung für mich Bereich und gehen Sie wie folgt vor:
(1) Geben Sie den gekennzeichneten Text im Kennzeichnung an Feld ein;
(2) Geben Sie das Startdatum und das Fälligkeitsdatum nach Bedarf an;
(3) Wenn Sie eine Erinnerung für die E-Mail hinzufügen möchten, aktivieren Sie die Erinnerung Option und geben Sie das Erinnerungsdatum und die Uhrzeit nach Bedarf an.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

4. Erstellen und senden Sie die E-Mail.

1.2 Alle ausgehenden E-Mails automatisch kennzeichnen

Wenn Sie alle ausgehenden E-Mails automatisch kennzeichnen möchten, können Sie eine Regel erstellen, um dies zu erreichen.

1. In der E-Mail-Ansicht klicken Sie auf Startseite > Regeln > Regeln & Benachrichtigungen verwalten.

2. Im Regeln und Benachrichtigungen-Dialog klicken Sie auf Neue Regel unter dem E-Mail-Regeln Tab.

3. Im Regel-Assistent klicken Sie, um Regel auf Nachrichten anwenden, die ich sende, hervorzuheben, und klicken Sie auf die Weiter Schaltfläche.

4. Im zweiten Regel-Assistent aktivieren Sie keine Bedingungen und klicken Sie direkt auf Weiter . Dann im aufpoppenden Microsoft Outlook-Dialog klicken Sie auf Ja um fortzufahren.

Hinweise: Wenn Sie nur Kennzeichnungen für E-Mails hinzufügen möchten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, können Sie die spezifischen Optionen aktivieren und die Bedingungen angeben und dann auf die Schaltfläche Weiter klicken.

5. Im dritten Regel-Assistent:
(1) Aktivieren Sie die Nachricht für Aktion in einer Anzahl von Tagen kennzeichnen Option im Schritt1 Bereich;
(2) Klicken Sie auf den unterstrichenen Text Aktion in einer Anzahl von Tagen im Schritt2 Bereich;
(3) Im aufpoppenden Kennzeichnungsnachricht-Dialog geben Sie den gekennzeichneten Text und die Erinnerungsdauer nach Bedarf an und klicken Sie auf OK;
(4) Jetzt kehrt es zum Regel-Assistent zurück und klicken Sie auf Weiter.

6. Im vierten Regel-Assistent klicken Sie direkt auf Weiter.

Hinweise: Hier können wir Ausnahmen festlegen, um diese Regel auszuführen. Wenn nötig, geben Sie die Regel-Ausnahmen nach Bedarf an.

7. Im letzten Regel-Assistent benennen Sie die Regel, geben Sie die laufenden Regeloptionen an und klicken Sie auf die Beenden Schaltfläche.

Manchmal erscheint ein Warnhinweis im Microsoft Outlook-Dialog, klicken Sie auf die Schaltfläche OK , um ihn zu schließen.

8. Dann kehren wir zum Regeln und Benachrichtigungen-Dialog zurück, klicken Sie auf OK, um ihn zu schließen.

Von nun an werden alle ausgehenden E-Mails automatisch gekennzeichnet.

Hinweise:
(1) Die Regel wird keine ausgehenden E-Mails kennzeichnen, wenn wir Outlook schließen.
(2) Die Regel wird nur die Kennzeichnung für das gesendete Element im Outlook des Absenders hinzufügen, und die Empfänger erhalten keine Kennzeichnungsinformationen.

2.1 Eine E-Mail als wichtig markieren

Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen oder eine E-Mail in Outlook beantworten/weiterleiten, können Sie die Priorität für die E-Mail hinzufügen oder ändern.
Im neuen Erstellungs-, Antwort- oder Weiterleitungsfenster klicken Sie auf die Hohe Wichtigkeit oder Niedrige Wichtigkeit Schaltfläche, um die Priorität für die aktuell bearbeitete E-Mail direkt festzulegen.

Hinweise:
(1) Wenn die Hohe Wichtigkeit oder Niedrige Wichtigkeit Schaltfläche bereits hervorgehoben ist, können Sie die Schaltfläche erneut klicken, um die Wichtigkeitspriorität von der E-Mail zu entfernen.

(2) Alternativ können Sie auf den Anker  unten rechts in der Tags Gruppe auf der Nachricht Registerkarte klicken, um den Eigenschaften-Dialog zu aktivieren, eine Wichtigkeitspriorität aus der Wichtigkeit Dropdown-Liste anzugeben und den Dialog zu schließen.

(3) Übrigens können Sie im neuen Erstellungs-, Antwort- oder Weiterleitungsfenster auch auf Datei > Info > Eigenschaften klicken, um den Eigenschaften-Dialog zu öffnen und dann die Wichtigkeitspriorität aus der Wichtigkeit-Dropdown-Liste anzugeben.

(4) Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht im Lesebereich eingebettet ist, können Sie auf die Hohe Wichtigkeit oder Niedrige Wichtigkeit Schaltfläche auf der Nachricht Registerkarte (Verfassen-Tools) direkt klicken.

2.2 Alle neuen E-Mails automatisch als wichtig markieren

Wenn Sie alle ausgehenden E-Mails automatisch als hohe Priorität markieren möchten, können Sie die Outlook-Optionen wie folgt konfigurieren:

1. In der E-Mail-Ansicht klicken Sie auf Datei > Optionen, um den Outlook-Optionen-Dialog zu öffnen.

2. Im Outlook-Optionen-Dialog klicken Sie auf E-Mail in der linken Seitenleiste, gehen Sie zu Nachrichten senden Bereich und geben Sie die Standard-Wichtigkeit aus der Standard-Wichtigkeitsstufe Dropdown-Liste an.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Von nun an werden alle neuen E-Mails und Antworten, die Sie senden, automatisch mit der angegebenen Standard-Wichtigkeitsstufe markiert. Die weitergeleiteten E-Mails behalten jedoch die Wichtigkeitsstufe der ursprünglichen E-Mails.

2.3 Notizen

Wenn Empfänger die E-Mails erhalten, die als unterschiedliche Prioritäten markiert sind, sehen sie, dass die E-Mails mit hoher Priorität durch rote Ausrufezeichen markiert sind  , und die E-Mails mit niedriger Wichtigkeit sind durch blaue Abwärtspfeile markiert  in der Nachrichtenliste, wie im folgenden Screenshot gezeigt.

Wenn Empfänger die E-Mails im Lesebereich oder Nachrichtenfenster lesen, wird die Wichtigkeitsstufeninformation unter der E-Mail-Kopfzeile hinzugefügt, wie im obigen Screenshot gezeigt.

3.1 Eine Nachricht als vertraulich, privat, persönlich oder normal markieren

In den neuen Erstellungs-, Antwort- oder Weiterleitungsfenstern können wir problemlos einen Vertraulichkeitsstatus für die aktuelle E-Mail wie folgt festlegen:

1. Im neuen Erstellungs-, Antwort- oder Weiterleitungsfenster klicken Sie auf Datei > Info > Eigenschaften um den Eigenschaften-Dialog zu öffnen.

Hinweise:
(1) Alternativ können Sie den Eigenschaften-Dialog auch öffnen, indem Sie auf den Anker  unten rechts in der Tags Gruppe auf der Nachricht Registerkarte klicken.

(2) Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht im Lesebereich eingebettet ist, können Sie auf den Anker  unten rechts in der Tags Gruppe auf der Nachricht Registerkarte (Verfassen-Tools).

2. Im Eigenschaften-Dialog wählen Sie einen Vertraulichkeitsstatus aus der Vertraulichkeit Dropdown-Liste nach Bedarf aus und schließen Sie den Dialog.

Jetzt ist der Vertraulichkeitsstatus für die aktuelle E-Mail festgelegt, dann verfassen und senden Sie sie nach Bedarf.

3.2 Alle neuen E-Mails automatisch als vertraulich, privat, persönlich oder normal markieren

Sie können auch die Outlook-Optionen konfigurieren, um den angegebenen Vertraulichkeitsstatus für alle neuen E-Mails automatisch hinzuzufügen.

1. In der E-Mail-Ansicht klicken Sie auf Datei > Optionen, um den Outlook-Optionen-Dialog zu öffnen.

2. Im Outlook-Optionen-Dialog klicken Sie auf E-Mail in der linken Seitenleiste, gehen Sie zum Nachrichten senden Bereich und geben Sie die Standard-Vertraulichkeitsstufe nach Bedarf an.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Von nun an werden alle neuen E-Mails automatisch auf den Standard-Vertraulichkeitsstatus gesetzt.

Hinweise: Die Antworten und Weiterleitungen behalten den Vertraulichkeitsstatus der ursprünglichen E-Mails.

3.3 Notizen

1. Wenn Empfänger eine E-Mail mit Vertraulichkeitsstatus erhalten, erhalten sie die Vertraulichkeitsstatusinformationen unter der E-Mail-Kopfzeile, wenn sie sie im Lesebereich oder Nachrichtenfenster lesen.

2. Eine Nachricht mit einem Vertraulichkeitsstatus von Privat wird nicht von den Posteingangsregeln eines Empfängers weitergeleitet oder umgeleitet.

Wir können auch eine oder mehrere Kategorien für eine neue Erstellungs-, Antwort- oder Weiterleitungs-E-Mail in Outlook hinzufügen.

4.1 Eine E-Mail kategorisieren

Im neuen Erstellungs-, Antwort- oder Weiterleitungsfenster können Sie eine oder mehrere Kategorien für die E-Mail wie folgt hinzufügen:

1. Im neuen Erstellungs-, Antwort- oder Weiterleitungsfenster klicken Sie auf Datei > Info > Eigenschaften um den Eigenschaften-Dialog zu öffnen.

Hinweise:

(1) Sie können auch auf den Anker  unten rechts in der Tags Gruppe auf der Nachricht Registerkarte klicken, um den Eigenschaften-Dialog zu öffnen.

(2) Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht im Lesebereich eingebettet ist, können Sie auf den Anker  unten rechts in der Tags Gruppe auf der Nachricht Registerkarte (Verfassen-Tools) klicken, um den Eigenschaften-Dialog zu öffnen.

2. Im Eigenschaften-Dialog geben Sie die Kategorien aus der Kategorien Dropdown-Liste nach Bedarf an und schließen Sie den Dialog.

Hinweise:
(1) Sie können jeweils eine Farbkategorie aus der Kategorien Dropdown-Liste angeben und den Vorgang wiederholen, um mehrere Farbkategorien hinzuzufügen.

(2) Sie können auch auf Kategorien > Alle Kategorien klicken, um den Farbkategorien-Dialog zu öffnen. Und im neuen Dialog können Sie Kategorien erstellen, umbenennen oder löschen, oder bei Bedarf mehrere Kategorien in großen Mengen aktivieren.

(3) Im Eigenschaften-Dialog klicken Sie auf Kategorien > Alle Kategorien löschen um alle vorhandenen Kategorien aus der aktuell bearbeiteten E-Mail zu entfernen.
Dann verfassen und senden Sie die E-Mail nach Bedarf.

4.2 Alle neuen E-Mails automatisch kategorisieren

In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise alle ausgehenden E-Mails automatisch kategorisieren oder ausgehende E-Mails nach speziellen Kriterien, Sie können eine Regel erstellen, um dies zu erreichen.

1. In der E-Mail-Ansicht klicken Sie auf Startseite > Regeln > Regeln & Benachrichtigungen verwalten.

2. Im Regeln und Benachrichtigungen-Dialog klicken Sie auf die Neue Regel Schaltfläche unter dem E-Mail-Regeln Tab.

3. Im Regel-Assistent klicken Sie, um die Regel auf Nachrichten anwenden, die ich sende Option hervorzuheben und klicken Sie auf die Weiter Schaltfläche.

4. Im zweiten Regel-Assistent klicken Sie auf die Weiter Schaltfläche, ohne Bedingungen anzugeben, und klicken Sie dann auf die Ja Schaltfläche im Microsoft Outlook-Dialog.

Hinweise: Wenn Sie Kategorien für E-Mails nach Kriterien hinzufügen müssen, können Sie entsprechende Bedingungen aktivieren und die Bedingungen nach Bedarf konfigurieren.

5. Im dritten Regel-Assistent gehen Sie bitte wie folgt vor:
(1) Aktivieren Sie die Weisen Sie sie der Kategorie Kategorie zu Option im Schritt1 Bereich;
(2) Klicken Sie auf den unterstrichenen Text „Kategorie“ im Schritt2 Bereich;
(3) Jetzt erscheint der Farbkategorien-Dialog, bitte aktivieren Sie eine oder mehrere Farbkategorien nach Bedarf;
(4) Klicken Sie auf die OK Schaltfläche;
(5) Klicken Sie auf die Weiter Schaltfläche im Regel-Assistent.

6. Im vierten Regel-Assistent geben Sie die Ausnahmen bei Bedarf an und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

7. Im letzten Regel-Assistent benennen Sie die neue Regel im Schritt1 Bereich, aktivieren Sie die laufenden Optionen nach Bedarf im Schritt2 Bereich und klicken Sie auf die Beenden Schaltfläche.

Hinweis: Wenn der Warnhinweis im Microsoft Outlook-Dialog erscheint, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche OK, um fortzufahren.

8. Jetzt kehren wir zum Regeln und Benachrichtigungen-Dialog zurück, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Änderungen zu speichern und ihn zu schließen.

Von nun an werden alle ausgehenden E-Mails (oder E-Mails, die Kriterien erfüllen, wenn Sie diese angegeben haben) automatisch mit den angegebenen Farbkategorien versehen.
Hinweise: Es erfordert, dass Outlook regelmäßig läuft. Wenn Outlook nicht läuft, wird die Regel keine ausgehenden E-Mails kategorisieren.

4.3 Notizen

Die Kategorien werden mit den E-Mails an die Empfänger gesendet. Wenn Empfänger diese E-Mails in Outlook erhalten, erhalten sie die Farbkategorien neben der E-Mail in der Nachrichtenliste und oben im Nachrichteninhalt im Lesebereich oder Nachrichtenfenster.