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E-Mail-Tags - Flags, Wichtigkeitsstufe, Empfindlichkeitsstufe und Kategorien

Autor: Kelly Letzte Änderung: 2023-06-12

In Outlook können wir problemlos Flags, Farbkategorien, Status der Markierungsbedeutung, Empfindlichkeitsstufen usw. für empfangene E-Mails hinzufügen. In ähnlicher Weise können wir diese Eigenschaften auch für das neue Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails hinzufügen. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie diese Eigenschaften zum einfachen Bearbeiten von E-Mails in Outlook hinzufügen.

Inhaltsverzeichnis

Note: Die auf dieser Seite vorgestellten Methoden gelten für das Microsoft Outlook 2019-Desktopprogramm unter Windows 10. Die Anweisungen können je nach Version von Microsoft Outlook und den Windows-Umgebungen erheblich oder geringfügig variieren.


1. Fügen Sie E-Mails eine Flagge oder Erinnerung hinzu

1.1 Fügen Sie vor dem Senden einer einzelnen E-Mail ein Flag oder eine Erinnerung hinzu

Beim Verfassen / Beantworten / Weiterleiten einer E-Mail im Nachrichtenfenster können wir der E-Mail auf einfache Weise die Folgeflags, benutzerdefinierten Flags oder Erinnerungen hinzufügen.

1.1.1 Fügen Sie vor dem Senden einer einzelnen E-Mail ein Follow-up-Flag hinzu

Klicken Sie im neuen Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten auf Nachricht > Nachbehandlungund nehmen Sie dann nach Bedarf eine Flagge aus dem Dropdown-Menü.

Dann sehen Sie, dass eine Flag-Information über dem Nachrichtenkopf hinzugefügt wird, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Tips:
(1) Wenn die Antwort- / Weiterleitungsnachricht in den Lesebereich eingebettet ist, müssen Sie auf die Schaltfläche Pop-out klicken, um die Antwort- / Weiterleitungsnachricht im Nachrichtenfenster anzuzeigen.

(2) Nach dem Senden dieser E-Mail das Follow-up-Flag  wird automatisch neben der gesendeten E-Mail in der Nachrichtenliste angezeigt, und die gesendete E-Mail wird automatisch auch zur Aufgabenliste hinzugefügt.

(3) Diese Art von Follow-up-Flags funktioniert nur im Outlook des Absenders. Die Empfänger erhalten keine Follow-up-Flags.

1.1.2 Fügen Sie einer einzelnen E-Mail vor dem Senden ein benutzerdefiniertes Flag oder eine Erinnerung hinzu

Wenn Sie der aktuellen E-Mail zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten eine benutzerdefinierte Markierung oder Erinnerung hinzufügen müssen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Klicken Sie im neuen Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten auf Nachricht > Nachbehandlung > Maßgeschneidert or Erinnerung hinzufügen wie du es brauchst.

Notizen: Wenn die Antwort- / Weiterleitungsnachricht in den Lesebereich eingebettet ist, müssen Sie auf klicken Herausspringen Schaltfläche, um zuerst die Antwort- / Weiterleitungsnachricht im Nachrichtenfenster anzuzeigen.

2. Gehen Sie im Dialogfeld Benutzerdefiniert zu Flagge für mich Abschnitt, und gehen Sie wie folgt vor:
(1) Geben Sie den gekennzeichneten Text in das Feld ein Hinweis zu Box;
(2) Geben Sie das Startdatum und das Fälligkeitsdatum nach Bedarf an.
(3) Wenn Sie eine Erinnerung für die E-Mail hinzufügen müssen, kreuzen Sie das an Erinnerung Option und geben Sie das Erinnerungsdatum und die Erinnerungszeit nach Bedarf an.

3. Drücke den OK .

4. Verfassen und senden Sie die E-Mail.

1.2 Alle ausgehenden E-Mails automatisch kennzeichnen

Wenn Sie alle ausgehenden E-Mails automatisch kennzeichnen müssen, können Sie eine Regel erstellen, um dies zu erreichen.

1. Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Startseite > Regeln > Regeln und Warnungen verwalten.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Warnungen auf Neue Regel unter dem E-Mail-Regeln Tab.

3. Klicken Sie im Regelassistenten auf, um hervorzuheben Wenden Sie die Regel auf von mir gesendete Nachrichten an, und klicken Sie auf Next .

4. Überprüfen Sie im zweiten Regelassistenten keine Bedingungen und klicken Sie auf Next direkt. Klicken Sie dann im ausgeblendeten Microsoft Outlook-Dialogfeld auf ja voran gehen.

Notizen: Wenn Sie nur Flags für E-Mails hinzufügen möchten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, können Sie die spezifischen Optionen ankreuzen und die Bedingungen angeben und dann auf klicken Next .

5. Im dritten Regelassistenten:
(1) Kreuzen Sie das an Flaggenmeldung für Aktion in einigen Tagen Option in der Schritt 1 Sektion;
(2) Klicken Sie auf den unterstrichenen Text Aktion in einigen Tagen der Schritt 2 Sektion;
(3) Geben Sie im Dialogfeld "Flag-Nachricht herausspringen" den markierten Text und die Erinnerungsdauer nach Bedarf an und klicken Sie auf OK;
(4) Nun kehrt es zum Regelassistenten zurück und klicken Sie auf Next.

6. Klicken Sie im vierten Regelassistenten auf Next direkt.

Tips: Hier können wir Ausnahmen setzen, um diese Regel auszuführen. Geben Sie bei Bedarf die Regelausnahmen nach Bedarf an.

7. Benennen Sie im letzten Regelassistenten die Regel, geben Sie die laufenden Regeloptionen an und klicken Sie auf Farbe .

Manchmal wird ein Microsoft Outlook-Dialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf OK Schaltfläche, um es zu schließen.

8. Dann kehren wir zum Dialogfeld "Regeln und Warnungen" zurück und klicken auf OK um es zu schließen.

Ab sofort werden alle ausgehenden E-Mails automatisch markiert.

Notizen:
(1) Die Regel kennzeichnet ausgehende E-Mails nicht, wenn wir Outlook schließen.
(2) Die Regel fügt nur ein Flag für das gesendete Element in Outlook des Absenders hinzu, und die Empfänger erhalten keine Flag-Informationen.


2. Legen Sie wichtige Ebenen für E-Mails fest

2.1 Markieren Sie eine E-Mail als wichtig

Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen oder eine E-Mail in Outlook beantworten / weiterleiten, können Sie die Priorität für die E-Mail hinzufügen oder ändern.
Klicken Sie im neuen Fenster zum Verfassen, Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten auf Größte Wichtigkeit or Geringe Bedeutung Schaltfläche, um die Priorität für die aktuell bearbeitete E-Mail direkt festzulegen.

Anmerkungen:
(1) Wenn die Größte Wichtigkeit or Geringe Bedeutung Wurde die Schaltfläche bereits markiert, können Sie erneut auf die Schaltfläche klicken, um die Wichtigkeitspriorität aus der E-Mail zu entfernen.

(2) Alternativ können Sie auf den Anker klicken  in der unteren rechten Ecke des Schlüsselwörter Gruppe auf der Nachricht Geben Sie auf der Registerkarte zum Aktivieren des Dialogfelds Eigenschaften eine Wichtigkeitspriorität aus dem Feld an Bedeutung Dropdown-Liste, und schließen Sie den Dialog.

(3) Übrigens können Sie im neuen Fenster zum Verfassen, Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten auch auf klicken Reichen Sie das > Info > Ferienhäuser Öffnen Sie das Dialogfeld "Eigenschaften" und geben Sie die Wichtigkeitspriorität in der an Bedeutung Dropdown-Liste.

(4) Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht in den Lesebereich eingebettet ist, können Sie auf klicken Größte Wichtigkeit or Geringe Bedeutung Taste auf der Nachricht Registerkarte (Tools erstellen) direkt.

2.2 Markieren Sie alle neuen E-Mails automatisch als wichtig

Wenn Sie alle ausgehenden E-Mails automatisch als hohe Priorität markieren möchten, können Sie die Outlook-Optionen wie folgt konfigurieren:

1. Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Reichen Sie das > Optionen um das Dialogfeld "Outlook-Optionen" zu öffnen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen auf Mail Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Sende Nachrichten und geben Sie die Standardbedeutung aus dem an Standard-Wichtigkeitsstufe Dropdown-Liste.

3. Drücke den OK .

Von nun an werden alle neuen E-Mails und Antworten, die Sie gesendet haben, automatisch als die angegebene Standardbedeutungsstufe markiert. Die Weiterleitungs-E-Mails bleiben jedoch das Wichtigkeitsniveau der ursprünglichen E-Mails.

2.3 Hinweise

Wenn Empfänger E-Mails erhalten, die als unterschiedliche Prioritäten gekennzeichnet sind, werden die E-Mails mit hoher Priorität durch rote Ausrufezeichen gekennzeichnet  und die E-Mails mit geringer Wichtigkeit sind durch blaue Abwärtspfeile gekennzeichnet  in der Nachrichtenliste wie unten Screenshot gezeigt.

Wenn Empfänger die E-Mails im Lesebereich oder im Nachrichtenfenster lesen, werden die Informationen zur Wichtigkeitsstufe unter dem Nachrichtenkopf hinzugefügt (siehe Abbildung oben).


3. Legen Sie die Empfindlichkeitsstufen für E-Mails fest

3.1 Markieren Sie eine Nachricht als vertraulich, privat, persönlich oder normal

In den neuen Fenstern zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten können Sie auf einfache Weise einen Sensitivitätsstatus für die aktuelle E-Mail wie folgt festlegen:

1. Klicken Sie im neuen Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten auf Reichen Sie das > Info > Ferienhäuser um das Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen.

Tips:
(1) Alternativ können Sie das Dialogfeld Eigenschaften auch öffnen, indem Sie auf den Anker klicken  in der unteren rechten Ecke des Schlüsselwörter Gruppe auf der Nachricht Tab.

(2) Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht in den Lesebereich eingebettet ist, können Sie auf den Anker klicken  in der unteren rechten Ecke des Schlüsselwörter Gruppe auf der Nachricht Registerkarte (Tools erstellen).

2. Wählen Sie im Dialogfeld Eigenschaften einen Empfindlichkeitsstatus aus Sensitivität Dropdown-Liste nach Bedarf und schließen Sie den Dialog.

Jetzt wird der Sensitivitätsstatus für die aktuelle E-Mail festgelegt. Erstellen Sie diese und senden Sie sie nach Bedarf.

3.2 Markieren Sie alle neuen E-Mails automatisch als vertraulich, privat, persönlich oder normal

Sie können die Outlook-Optionen auch so konfigurieren, dass der angegebene Sensitivitätsstatus für alle neuen E-Mails automatisch hinzugefügt wird.

1. Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Reichen Sie das > Optionen um das Dialogfeld "Outlook-Optionen" zu öffnen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen auf Mail Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Sende Nachrichten Geben Sie die Standardempfindlichkeitsstufe nach Bedarf an.

3. Drücke den OK .

Von nun an werden alle neuen E-Mails automatisch auf den Standardempfindlichkeitsstatus gesetzt.

Tips: Die Antworten und Weiterleitungen bleiben der Sensitivitätsstatus der ursprünglichen E-Mails.

3.3 Hinweise

1. Wenn Empfänger eine E-Mail mit Vertraulichkeitsstatus erhalten, erhalten sie die Informationen zum Vertraulichkeitsstatus unterhalb der Kopfzeile der Nachricht, wenn sie diese im Lesebereich oder Nachrichtenfenster lesen.

2. Eine Nachricht mit einer Vertraulichkeitsstufe von Privat werden von den Posteingangsregeln eines Empfängers nicht weitergeleitet oder umgeleitet.


4. Kategorisieren Sie E-Mails vor dem Senden

Wir können auch eine oder mehrere Kategorien für ein neues Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails in Outlook hinzufügen.

4.1 Kategorisieren Sie eine E-Mail

Im neuen Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten können Sie eine oder mehrere Kategorien für die E-Mail wie folgt hinzufügen:

1. Klicken Sie im neuen Fenster zum Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten auf Reichen Sie das > Info > Ferienhäuser um das Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen.

Tips:

(1) Sie können auch auf den Anker klicken  in der unteren rechten Ecke des Schlüsselwörter Gruppe auf der Nachricht Registerkarte, um das Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen.

(2) Wenn die Antwort- oder Weiterleitungsnachricht in den Lesebereich eingebettet ist, können Sie auf den Anker klicken  in der unteren rechten Ecke des Schlüsselwörter Gruppe auf der Nachricht Registerkarte (Tools erstellen), um das Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen.

2. Geben Sie im Dialogfeld Eigenschaften die Kategorien aus an Kategorien Dropdown-Liste nach Bedarf und schließen Sie den Dialog.

Tipps:
(1) Sie können eine Farbkategorie aus dem angeben Kategorien Dropdown-Liste gleichzeitig, und wiederholen Sie den Vorgang, um mehrere Farbkategorien hinzuzufügen.

(2) Sie können auch klicken Kategorien > Alle Kategorien um das Dialogfeld Farbkategorien zu öffnen. Erstellen, benennen oder löschen Sie im neuen Dialogfeld nach Bedarf Kategorien, oder aktivieren Sie bei Bedarf mehrere Kategorien in großen Mengen.

(3) Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften auf Kategorien > Alle Kategorien löschen um alle vorhandenen Kategorien aus der aktuellen Bearbeitungs-E-Mail zu entfernen.
Verfassen Sie dann die E-Mail und senden Sie sie nach Bedarf.

4.2 Alle neuen E-Mails automatisch kategorisieren

In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise alle ausgehenden E-Mails oder ausgehenden E-Mails automatisch nach speziellen Kriterien kategorisieren. Sie können eine Regel erstellen, um dies zu erreichen.

1. Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Startseite > Regeln > Regeln und Warnungen verwalten.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Warnungen auf Neue Regel Knopf unter dem E-Mail-Regeln Tab.

3. Klicken Sie im Regel-Assistenten auf, um das zu markieren Wenden Sie die Regel auf von mir gesendete Nachrichten an Option und klicken Sie auf Next .

4. Klicken Sie im zweiten Regelassistenten auf Next Klicken Sie auf die Schaltfläche, ohne Bedingungen anzugeben, und klicken Sie dann auf ja Schaltfläche im Microsoft Outlook-Dialogfeld.

Tips: Wenn Sie Kategorien für E-Mails nach Kriterien hinzufügen müssen, können Sie entsprechende Bedingungen ankreuzen und die Bedingungen nach Bedarf konfigurieren.

5. Gehen Sie im dritten Regel-Assistenten wie folgt vor:
(1) Kreuzen Sie das an Ordnen Sie es der Kategorie Kategorie zu Option in der Schritt 1 Sektion;
(2) Klicken Sie auf den unterstrichenen Text „Kategorie" im Schritt 2 Sektion;
(3) Nun erscheint das Dialogfeld Farbkategorien. Bitte kreuzen Sie nach Bedarf eine oder mehrere Farbkategorien an.
(4) Klicken Sie auf OK Taste;
(5) Klicken Sie auf Next Schaltfläche im Regelassistenten.

6. Geben Sie im vierten Regelassistenten bei Bedarf die Ausnahmen an und klicken Sie auf Next .

7. Benennen Sie im letzten Regelassistenten die neue Regel im Schritt 1 Aktivieren Sie im Abschnitt "Ausführen" die gewünschten Optionen Schritt 2 Abschnitt und klicken Sie auf Farbe .

Note: Wenn das Microsoft Outlook-Warndialogfeld angezeigt wird, klicken Sie auf OK Taste, um fortzufahren.

8. Klicken Sie nun auf das Dialogfeld "Regeln und Warnungen" OK Schaltfläche, um Änderungen zu speichern und zu schließen.

Von nun an werden allen ausgehenden E-Mails (oder E-Mails, die die von Ihnen angegebenen Kriterien erfüllen) automatisch die angegebenen Farbkategorien hinzugefügt.
Tips: Outlook muss regelmäßig ausgeführt werden. Wenn Outlook nicht ausgeführt wird, kategorisiert die Regel ausgehende E-Mails nicht.

4.3 Hinweise

Die Kategorien werden mit E-Mails an die Empfänger gesendet. Wenn Empfänger diese E-Mails in Outlook empfangen, erhalten sie die Farbkategorien neben der E-Mail in der Nachrichtenliste und oben im Nachrichteninhalt im Lesebereich oder im Nachrichtenfenster.


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