Anlagen-Manager: Alle oder durchsuchte Anhänge in Outlook speichern/löschen/komprimieren/abtrennen
Kutools für Outlook
„Kutools für Outlook“ bietet mit dem leistungsstarken „Anlagen-Manager“ eine praktische Funktion: Damit speichern, löschen, komprimieren oder trennen Sie problemlos alle ausgewählten Anhänge aus mehreren E-Mails. Zudem komprimiert der Manager automatisch sämtliche Anhänge in ein- und ausgehenden Nachrichten.
- Suchen Sie gezielt nach bestimmten Anhängen – etwa anhand von Betreff oder Anhangsnamen – im Anlagen-Manager.
- Speichern Sie mehrere oder alle Anhänge aus E-Mails in einen bestimmten Ordner
- Benennen Sie einen Anhang in der ausgewählten Anhangsdatei um
- Löschen Sie mehrere oder alle Anhänge aus E-Mails
- Komprimieren Sie mehrere oder alle Anhänge aus E-Mails
- Automatisch Alle Anhänge komprimieren vor dem Senden von E-Mails
- Trennen Sie mehrere oder alle Anhänge von E-Mails ab
- Anhangsoptionen – Legen Sie einige Standardeinstellungen für das Speichern, Trennen und Komprimieren von Anhängen fest
Suchen Sie gezielt Anhänge anhand von Betreff, Anhangsname und weiteren Kriterien im Anlagen-Manager.
Im Fenster „Anlagen-Manager“ können Sie gezielt Anhänge suchen, filtern und diese anschließend je nach Bedarf speichern, löschen oder abtrennen.
1. Klicken Sie auf „KUTOOLS PLUS“ > „Manager“. Siehe Screenshot:
2. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld „Kutools für Outlook“ die Ordner aus, deren Anhänge Sie verwalten möchten – siehe Screenshot:
Tipp: Diese Oberfläche unterstützt ein Kontextmenü mit praktischen Optionen für die schnelle Auswahl.
3. Klicken Sie anschließend auf „OK“. Alle Anhänge werden nun im Fenster „Anlagen-Manager“ angezeigt. Dort können Sie Anhänge anhand von Anhangsname, Nachrichtenbetreff, Anhangsgröße, Empfangszeit der E-Mail sowie Absender filtern und suchen. Siehe Screenshot:
Tipps:
1. Um Anhänge anhand ihres Namens zu suchen, wählen Sie „Anhangsname“ in der Dropdown-Liste „Suchbereich“ aus, geben Sie das gewünschte Suchwort ein und drücken Sie die Enter-Taste. Die passenden Anhänge werden wie im folgenden Screenshot dargestellt aufgelistet:
2. Um alle Anhänge basierend auf dem E-Mail-Betreff zu suchen, wählen Sie im Dropdown-Menü „Suchbereich“ die Option „Betreff“ aus, geben das gewünschte Suchwort ein und drücken die Enter-Taste. Die übereinstimmenden Anhänge werden wie im folgenden Screenshot gezeigt aufgelistet:
3. Um Anhänge basierend auf ihrer Größe zu suchen, wählen Sie im Dropdown-Menü „Suchbereich“ die Option „Größe“ aus, anschließend eine passende Bedingung aus dem Dropdown-Menü „Gleich“, geben dann den gewünschten Wert für die Anhangsgröße ein und drücken die „Enter“-Taste. Siehe Screenshot:
4. Suchen Sie Anhänge basierend auf der Empfangszeit: Wählen Sie im Dropdown-Menü „Suchbereich“ die Option „Empfangszeit“ aus, legen Sie dann eine gewünschte Bedingung im Dropdown-Menü „Gleich“ fest, geben Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein, nach der Sie suchen möchten, und drücken Sie die „Enter“-Taste. Siehe Screenshot:
5. Um Anhänge basierend auf einem bestimmten Absender zu suchen, wählen Sie im Dropdown-Menü „Suchbereich“ die Option „Absender“ aus, geben anschließend den gewünschten Namen des Absenders ein und drücken die Enter-Taste. Die passenden Anhänge werden wie im folgenden Screenshot gezeigt aufgelistet:
Speichern Sie mehrere oder alle Anhänge aus E-Mails in einen bestimmten Ordner
Im Fenster „Anlagen-Manager“ speichern Sie mehrere ausgewählte Anhänge aus zahlreichen E-Mails gleichzeitig in einen bestimmten Ordner. So geht’s:
1. Markieren Sie im Fenster „Anlagen-Manager“ die gewünschten Anhänge und klicken Sie auf „Speichern“. Siehe Screenshot:
2. Im erscheinenden Dialogfeld „Einstellungen speichern“:
(1.) Klicken Sie auf die 
Schaltfläche, um Ordner auswählen, um die markierten Anhänge zu speichern;
(2.) Geben Sie den Speicherstil für Anhänge wie folgt an:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anhänge mit dem folgenden Stil speichern“.
Möchten Sie die Anhänge in bestimmten Unterordnern ablegen, aktivieren Sie die Option „Unterordner basierend auf folgendem Stil erstellen“ und wählen anschließend den gewünschten Stil aus;
wenn Sie die gespeicherten Anhänge umbenennen möchten, aktivieren Sie „Die gespeicherten Anhänge basierend auf folgendem Stil umbenennen“ und geben den gewünschten Namensstil an. - Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anhänge mit dem folgenden Stil speichern“, und alle ausgewählten Anhänge werden direkt in den von Ihnen festgelegten Ordner gespeichert.
Hinweis: Wenn Sie die Option „In dieser Outlook-Sitzung keine Komprimierungseinstellungen anzeigen“ aktivieren, wird das Dialogfeld „Einstellungen speichern“ während der aktuellen Outlook-Sitzung nicht mehr angezeigt, sobald Sie die Funktion „Alle speichern“ oder die Option „Speichern“ im Fenster „Anlagen-Manager“ verwenden. Beim nächsten Start von Outlook ist diese Option standardmäßig deaktiviert.
Tipps: Im Dialogfeld „Einstellungen speichern“ legen Sie zudem erweiterte Kriterien für das Speichern bestimmter Anhänge fest. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“. Geben Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld die gewünschten Bedingungen wie im folgenden Screenshot gezeigt an:
3. Klicken Sie anschließend auf „OK“. Es erscheint nun ein Dialogfeld, das Ihnen anzeigt, wie viele Anhänge gespeichert wurden (siehe folgender Screenshot). Alle markierten Anhänge oder solche, die Ihre festgelegten Bedingungen erfüllen, werden in den angegebenen Ordner gespeichert. Über den Hyperlink „Diesen Ordner öffnen“ gelangen Sie direkt dorthin, wo die Anhänge abgelegt wurden.
4. Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen, und danach auf die Schaltfläche „Schließen“, um den Anlagen-Manager zu beenden.
Benennen Sie einen Anhang in der ausgewählten Anhangsdatei um
Mit der Funktion „Anlagen-Manager“ können Sie einen Anhang direkt im Dialogfeld „Anlagen-Manager“ umbenennen.
1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Anlagen-Manager“, klicken Sie auf den Pfeil, um die entsprechende E-Mail mit dem Anhang aufzuklappen, wählen Sie den gewünschten Anhang aus und klicken Sie anschließend auf „Umbenennen“. Siehe Screenshot:
Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Anhangsnamen, den Sie umbenennen möchten, und wählen im Kontextmenü „Die aktuelle Anlage umbenennen“ aus.
2. Der Anhangsname ist nun bearbeitbar. Geben Sie den gewünschten neuen Namen ein und drücken Sie die „Enter“-Taste.
3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Schließen“, um das Dialogfeld „Anlagen-Manager“ zu schließen.
Löschen Sie mehrere oder alle Anhänge aus E-Mails
Wenn Sie gefilterte oder alle Anhänge aus mehreren Outlook-E-Mails massenweise löschen müssen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Markieren Sie im Dialogfeld „Anlagen-Manager“ die Anhänge, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf „Löschen“. Siehe Screenshot:
2. Es erscheint ein Warnhinweis zur Bestätigung – klicken Sie auf „Ja“, um fortzufahren.
3. Es erscheint nun ein Dialogfeld, das Ihnen anzeigt, wie viele Anhänge gelöscht wurden (siehe folgender Screenshot). Klicken Sie auf „OK“.
4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Schließen“, um das Dialogfeld „Anlagen-Manager“ zu schließen.
Komprimieren Sie mehrere oder alle Anhänge aus E-Mails
Um mehrere oder alle ausgewählten Anhänge in mehreren Outlook-E-Mails zu komprimieren, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Anlagen-Manager“, suchen oder markieren Sie die gewünschten Anhänge und klicken Sie auf „Komprimieren“. Siehe Screenshot:
2. Es erscheint das Dialogfeld „Komprimierungseinstellungen“. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus (siehe Screenshot):
(1.) Wählen Sie die Option „Alle Anhänge komprimieren“ aus; alle markierten Anhänge werden komprimiert;
(2.) Wählen Sie die Option „Anhänge komprimieren, die den folgenden Bedingungen entsprechen“ aus und legen Sie anschließend Ihre gewünschten Bedingungen fest – es werden ausschließlich diejenigen Anhänge komprimiert, die diesen Kriterien entsprechen.
Hinweis: Wenn Sie die Option „In dieser Outlook-Sitzung keine Komprimierungseinstellungen anzeigen“ aktivieren, erscheint das Dialogfeld „Komprimierungseinstellungen“ beim aktuellen Start von Outlook nicht, wenn Sie die Funktion „Alle komprimieren“ oder die Option „Komprimieren“ im „Anlagen-Manager“ verwenden. Beim nächsten Start von Outlook ist diese Option standardmäßig deaktiviert.
3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Es erscheint ein Dialogfeld, das anzeigt, wie viele Anhänge komprimiert wurden. Schließen Sie dieses Dialogfeld, indem Sie erneut auf „OK“ klicken.
4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Schließen“, um das Dialogfeld „Anlagen-Manager“ zu schließen.
Automatische Alle Anhänge komprimieren vor dem Senden von E-Mails
Wenn Sie beim Senden von E-Mails in Outlook automatisch Alle Anhänge komprimieren möchten, konfigurieren Sie dies wie folgt im Dialogfeld „Anlagen-Manager“:
1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Anlagen-Manager“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“. Siehe Screenshot:
Tipp: Sie können auch direkt in Outlook im Menüband auf „Kutools“ > „Optionen“ (in der Gruppe „Anhänge“) klicken.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Anhangsoptionen“ auf die Registerkarte „Komprimieren“, aktivieren Sie die Option „Ausgehende Anhänge automatisch komprimieren“ und bestätigen Sie mit „OK“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“, um das Dialogfeld „Anlagen-Manager“ zu schließen. Ab sofort werden alle Anhänge automatisch komprimiert, bevor E-Mails mit Anhängen versendet werden.
Trennen Sie mehrere oder alle Anhänge von E-Mails ab
Wenn Sie mehrere Anhänge aus E-Mails in einen bestimmten Ordner speichern und gleichzeitig aus den Nachrichten entfernen möchten – wobei Hyperlinks zu den gespeicherten Dateien in den jeweiligen E-Mails verbleiben – nutzen Sie dazu einfach den Anlagen-Manager.
1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Anlagen-Manager“, wählen Sie die gewünschten Anhänge aus und klicken Sie auf „Abtrennen“. Siehe Screenshot:
2. Im Dialogfeld „Einstellungen für das Ablösen“:
(1.) Klicken Sie auf die -Schaltfläche, um Ordner auswählen und die abgetrennten Anhänge zu speichern;
(2.) Geben Sie den Speicherstil für die abgetrennten Anhänge wie folgt an:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anhänge mit dem folgenden Stil ablösen“.
Wenn Sie die abgetrennten Anhänge in bestimmten Unterordnern speichern möchten, aktivieren Sie die Option „Unterordner basierend auf folgendem Stil erstellen“ und wählen anschließend den gewünschten Stil aus;
wenn Sie die abgetrennten Anhänge umbenennen möchten, aktivieren Sie „Die abgetrennten Anhänge basierend auf folgendem Stil umbenennen“ und geben den gewünschten Namensstil an. - Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anhänge mit dem folgenden Stil ablösen“, und alle abgetrennten Anhänge werden direkt in den von Ihnen festgelegten Ordner gespeichert.
(3.) Aktivieren Sie die Option „Nach dem Trennen der Anhänge behält die E-Mail das Anhangssymbol bei“, wenn das Anhangssymbol in den E-Mails erhalten bleiben soll.
Hinweis: Wenn Sie die Option „In dieser Outlook-Sitzung keine Komprimierungseinstellungen anzeigen“ aktivieren, erscheint das Dialogfeld „Einstellungen für das Ablösen“ beim aktuellen Start von Outlook nicht, sobald Sie die Funktion „Alle abtrennen“ oder die Option „Abtrennen“ im „Anlagen-Manager“ verwenden. Beim nächsten Start von Outlook ist diese Option standardmäßig wieder deaktiviert.
3. Klicken Sie anschließend auf „OK“. Es erscheint nun ein Dialogfeld, das Ihnen – wie im folgenden Screenshot gezeigt – anzeigt, wie viele Anhänge abgetrennt wurden. Alle ausgewählten Anhänge bzw. jene, die Ihren festgelegten Bedingungen entsprechen, werden entfernt; in den ursprünglichen E-Mails verbleiben lediglich Hyperlinks. Ein Klick auf den Hyperlink-Text „Diesen Ordner öffnen“ führt Sie direkt zu dem Ordner, in dem die abgetrennten Anhänge gespeichert wurden.
4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Schließen“, um das Dialogfeld „Anlagen-Manager“ zu schließen.
Anhangsoptionen – Standardmäßige Einstellungen für das Speichern, Abtrennen und Komprimieren von Anhängen festlegen
Im Dialogfeld „Anhangsoptionen“ legen Sie bequem die Standardeinstellungen für diese Anhangswerkzeuge fest.
Öffnen Sie „Anhangsoptionen“, indem Sie im Fenster „Anlagen-Manager“ auf die Schaltfläche „Optionen“ klicken, oder wechseln Sie direkt über das Outlook-Menüband zu „Kutools“ > „Optionen“ (in der Gruppe „Anhänge“).
1. Im Dialogfeld „Anhangsoptionen“ unter der Registerkarte „Allgemein“:
A: Wenn Sie Anhänge verarbeiten möchten, die Bilder sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Bilderanhänge verarbeiten“.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anhänge aus der Klartext-Nachricht abtrennen“, damit beim Abtrennen von Anhängen aus Klartext-E-Mails diese automatisch ins HTML-Format umgewandelt werden.
B: Wählen Sie die Outlook-Ordner aus, die verwaltet werden sollen, oder passen Sie Ihre Auswahl an.
2. Im Dialogfeld „Anhangsoptionen“ unter der Registerkarte „Abtrennen“:
A: Klicken Sie auf die -Schaltfläche, um den Ordner festzulegen, in dem die abgetrennten Anhänge gespeichert werden sollen;
B: Geben Sie den Speicherstil für die abgetrennten Anhänge wie folgt an:
- Aktivieren Sie „Anhänge mit dem folgenden Stil ablösen“ Kontrollkästchen.
Sie können die abgetrennten Anhänge in bestimmten Unterordnern speichern; aktivieren Sie hierzu die Option „Unterordner basierend auf folgendem Stil erstellen“ und wählen Sie anschließend den gewünschten Stil aus;
Sie können die abgetrennten Anhänge auch umbenennen; aktivieren Sie „Die abgetrennten Anhänge basierend auf folgendem Stil umbenennen“ und geben Sie den gewünschten Namensstil an. - Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anhänge mit dem folgenden Stil ablösen“, und alle abgetrennten Anhänge werden direkt in den von Ihnen festgelegten Ordner gespeichert.
C: Aktivieren Sie die Option „Nach dem Trennen der Anhänge behält die E-Mail das Anhangssymbol bei“, wenn das Anhangssymbol in den E-Mails erhalten bleiben soll.
D: Wenn Sie die Option „Diese Einstellungen für das Ablösen-Dialogfeld während der aktuellen Outlook-Sitzung nicht erneut anzeigen“ aktivieren, erscheint das Dialogfeld „Einstellungen für das Ablösen“ bei diesem Outlook-Start nicht mehr, sobald Sie die Funktion „Alle abtrennen“ oder die Option „Abtrennen“ im Anlagen-Manager verwenden. Beim nächsten Start von Outlook ist diese Option standardmäßig deaktiviert.
3. Im Dialogfeld „Anhangsoptionen“ unter der Registerkarte „Automatisch abtrennen“:
Legen Sie einen bestimmten Ordner fest, in dem getrennte Anhänge gesucht werden sollen. Wählen Sie aus, ob für jeden Anhang ein eigener Unterordner erstellt oder ein gemeinsamer Ordner für alle Anhänge einer Nachricht verwendet werden soll, und definieren Sie die Regel zur Ordnerbenennung anhand Ihrer gewünschten Kriterien.
4. Im Dialogfeld „Anhangsoptionen“ unter der Registerkarte „Speichern“:
A: Klicken Sie auf die -Schaltfläche, um den Ordner festzulegen, in dem die Anhänge gespeichert werden sollen;
B: Geben Sie den Speicherstil für die Anhänge wie folgt an:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anhänge mit dem folgenden Stil speichern“.
Möchten Sie die Anhänge in bestimmten Unterordnern ablegen, aktivieren Sie die Option „Unterordner basierend auf folgendem Stil erstellen“ und wählen anschließend den gewünschten Stil aus;
wenn Sie die gespeicherten Anhänge umbenennen möchten, aktivieren Sie „Die gespeicherten Anhänge basierend auf folgendem Stil umbenennen“ und geben den gewünschten Namensstil an. - Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anhänge mit dem folgenden Stil speichern“, und alle Anhänge werden direkt in den von Ihnen festgelegten Ordner gespeichert.
C: Wenn Sie die Option „Dieses ‚Einstellungen speichern‘-Dialogfeld während der aktuellen Outlook-Sitzung nicht erneut anzeigen“ aktivieren, erscheint das Dialogfeld „Einstellungen speichern“ bei diesem Outlook-Start nicht mehr, sobald Sie die Funktion „Alle speichern“ oder die Option „Speichern“ im Anlagen-Manager verwenden. Beim nächsten Start von Outlook ist diese Option standardmäßig deaktiviert.
5. Im Dialogfeld „Anhangsoptionen“ unter der Registerkarte „Automatisch speichern“:
Legen Sie den spezifischen Ordner zum Auffinden der Anhänge fest. Geben Sie an, ob für jeden Anhang ein Unterordner erstellt oder ein gemeinsamer Ordner für alle Anhänge einer Nachricht verwendet werden soll, und definieren Sie die Regel für die Benennung der Ordner anhand von Kriterien.
6. Im Dialogfeld „Anhangsoptionen“ unter der Registerkarte „Komprimieren“:
A: Aktivieren Sie die Option „Ausgehende Anhänge automatisch komprimieren“, um Anhänge vor dem Versand Ihrer E-Mails automatisch zu komprimieren.
B: Geben Sie die Dateierweiterung für komprimierte Anhänge an;
C: Legen Sie eine Komprimierungsausnahme basierend auf bestimmten Dateierweiterungen der Anhänge oder Anhangsgröße ist fest;
D: Wenn Sie die Option „Dieses Komprimierungseinstellungen-Dialogfeld während der aktuellen Outlook-Sitzung nicht erneut anzeigen“ aktivieren, erscheint das Dialogfeld „Komprimierungseinstellungen“ beim aktuellen Outlook-Start nicht mehr, sobald Sie die Funktion „Alle komprimieren“ oder die Option „Komprimieren“ im Anlagen-Manager verwenden. Beim nächsten Start von Outlook ist diese Option standardmäßig wieder deaktiviert.
7. Im Dialogfeld „Anhangsoptionen“ unter der Registerkarte „Automatische Komprimierung“:
Geben Sie die gewünschte Dateierweiterung an, wenn Sie die Funktion „Alle empfangenen Anhänge automatisch komprimieren“ aktivieren.
8. Im Dialogfeld „Anhangsoptionen“ unter der Registerkarte „Duplikate“:
Wenn beim Speichern, automatischen Speichern, Abtrennen oder Anhänge automatisch abtrennen doppelte oder gleichnamige Anhänge vorhanden sind, können Sie die Doppelte Anhänge mithilfe der folgenden Optionen behandeln:
Hinweis: Im Fenster „Anlagen-Manager“ bearbeiten Sie einzelne Anhänge ganz einfach per Rechtsklick auf den gewünschten Anhang und Auswahl der entsprechenden Aktion. Siehe Screenshot:
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