Kutools-Vorlagen – Erstellen und verwalten Sie Vorlagen in Outlook mühelos

Intuitive Benutzeroberfläche ✨

Kutools bietet eine übersichtliche und intuitive Oberfläche, mit der Sie Ihre benötigten Vorlagen mühelos finden und nutzen können. Das benutzerfreundliche Layout optimiert Ihr gesamtes E-Mail-Schreib-Erlebnis.

Leistungsstarke Verwaltungswerkzeuge ⚙️

Kutools bietet erweiterte Verwaltungsoptionen, mit denen Sie Vorlagen schnell löschen, umbenennen und kategorisieren können – inklusive Batch-Verwaltung für deutlich mehr Effizienz und Komfort.

Vielfältige Optionen zum Einfügen von Inhalten 🖼️

Neben Klartext unterstützt Kutools auch das Einfügen von Bildern, Tabellen und Grafiken – so gestalten Sie Ihre E-Mails ansprechender, professioneller und mit stärkerer visueller Wirkung.

Müheloses Bearbeiten und Pflegen ✏️

Sie können den Inhalt einer Vorlage jederzeit aktualisieren – Texte bearbeiten, Bilder austauschen oder die Formatierung anpassen –, ohne dabei bestehende Kategorien oder andere Vorlagen zu beeinträchtigen. Alle Änderungen werden sofort übernommen, sodass Ihre Vorlagenbibliothek stets perfekt organisiert und auf dem neuesten Stand bleibt.

Importieren und Vorlage exportieren 🔄

Mit Kutools können Sie Vorlagen importieren und exportieren – für mehr Flexibilität und Datensicherheit sowie eine vereinfachte Sicherung oder Migration über verschiedene Geräte und Outlook-Versionen hinweg.

Der Vorlagenbereich ist in zwei Hauptabschnitte unterteilt, die Ihnen helfen, Ihre häufig genutzten Inhalte effizient zu organisieren und schnell darauf zuzugreifen.

1. Kategorienabschnitt (oberer Bereich)

Dieser Abschnitt zeigt alle integrierten Vorlagenkategorien – wie Kontrollkästchen, Allgemein und Signatur – sowie Ihre eigenen benutzerdefinierten Kategorien an und ermöglicht deren einfache Verwaltung.

In diesem Bereich können Sie:

• Neue Kategorien hinzufügen oder bestehende umbenennen
• Kategorien nach oben oder unten verschieben, um ihre Anzeigereihenfolge anzupassen und häufig verwendete Kategorien griffbereit zu halten
• Nicht mehr benötigte Kategorien löschen
• Unterstützt Massenimport und -export von Vorlagen – so lassen sie sich kinderleicht sichern, migrieren oder auf verschiedenen Geräten teilen.
• Aktualisieren Sie die Vorlagenliste, damit die neuesten Änderungen sofort sichtbar sind.
• Verwenden Sie das Suchfeld, um bestimmte Vorlagen schnell zu finden

2. Abschnitt mit Vorlageninhalten (unterer Bereich)

Dieser Bereich präsentiert alle Vorlagen der aktuell ausgewählten Kategorie in einem übersichtlichen und intuitiven Layout, sodass Sie den Inhalt jeder Vorlage auf einen Blick erfassen und zielgenau die gewünschte Vorlage auswählen und einfügen können.

In diesem Bereich können Sie:

• Neue Vorlagen hinzufügen
• Bestehende Vorlagen bearbeiten, indem Sie Text, Bilder oder Formatierung aktualisieren
• Nicht mehr verwendete Vorlagen löschen
• Sortieren Sie die Vorlagen in der Liste auf- oder absteigend, um den gewünschten Inhalt noch effizienter zu finden.
• Miniaturansichtsgröße für eine klarere Darstellung anpassen
• Bearbeitungsmodus aufrufen, um Vorlagen im Batch zu verwalten

Zusammen bilden diese beiden Abschnitte eine übersichtliche und hoch effiziente Vorlagenverwaltungsumgebung, die Ihnen das Erstellen, Organisieren und Wiederverwenden von Inhalten vereinfacht und Ihren E-Mail-Formulierungsworkflow deutlich optimiert.

Tipp:

Der Vorlagenbereich in Outlook unterstützt sowohl den Lesebereich als auch Popup-Fenster für neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen. Standardmäßig sind alle vier Typen aktiviert, sobald Sie auf die Vorlagen-Schaltfläche klicken. Außerdem können Sie festlegen, wo der Ressourcenbereich automatisch erscheinen soll: Klicken Sie dazu auf Kutools > Vorlage, öffnen Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie den gewünschten Bereich oder das gewünschte Fenster aus, in dem der Vorlagenbereich angezeigt werden soll.

Eine neue Vorlage erstellen

1. Wählen Sie den Inhalt aus, den Sie als Vorlage speichern möchten, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche – siehe Screenshot:
   
2. Im Dialogfeld „Neue Vorlage“:
   (1) Geben Sie einen Namen für die neue Vorlage in das Feld Name ein;
   (2) Legen Sie anschließend eine Kategorie fest, unter der die neue Vorlage in der Dropdown-Liste abgelegt werden soll. Sie können direkt eine neue Kategorie erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Kategorie klicken und danach Ihren gewünschten Kategorienamen eingeben.
   (3) Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen.
   
3. Die Vorlage wurde sofort erstellt. Sie können sie im Ressourcenbibliothek-Bereich vorschauen. Siehe Screenshot:
   

Eine Vorlage in Ihrer E-Mail verwenden

Sobald eine Vorlage erstellt wurde, können Sie jederzeit aus jedem E-Mail-Verfassen-Fenster darauf zugreifen. Unabhängig davon, ob Sie eine neue Nachricht verfassen, auf eine E-Mail antworten oder sie weiterleiten – klicken Sie einfach auf die Vorlage, um deren Inhalt sofort einzufügen.

1. Klicken Sie an die Stelle im Nachrichtentext, an der der Vorlageninhalt eingefügt werden soll.
2. Wählen Sie im Bereich Ressourcenbibliothek die Kategorie aus, die Ihre gewünschte Vorlage enthält, und klicken Sie anschließend auf die Vorlage, um sie direkt in Ihre E-Mail einzufügen.
   

Tipp:

Sie können den Vorlageneintrag als „Rich Text“, „Klartext“ oder „Bild“ einfügen, indem Sie Ihre bevorzugte Option in der Dropdown-Liste des Vorlageneintrags auswählen.

Eine Kategorie löschen oder umbenennen

Wählen Sie das Kategorieelement aus, das Sie löschen oder umbenennen möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü im Kategorienlistenfeld und wählen Sie entsprechend Ihrer Anforderung Kategorie löschen oder Kategorie umbenennen.

Hinweis: Beim Löschen einer Kategorie werden alle darin enthaltenen Vorlagen dauerhaft gelöscht. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Vorlagen nicht mehr benötigen, bevor Sie fortfahren.

Eine Vorlage löschen oder umbenennen

Im Bereich „Vorlageninhalt“ können Sie einzelne Vorlagen umbenennen oder löschen. Wählen Sie einfach die gewünschte Vorlage aus, klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche daneben und wählen Sie Umbenennen, um einen neuen Namen zuzuweisen, oder Löschen, um die ausgewählte Vorlage zu entfernen.

Tipp:

Wenn Sie alle Vorlageneinträge einer Kategorie löschen möchten, klicken Sie im Listenfeld Menüband auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Alle löschen.

Vorlage exportieren

Möchten Sie Ihre Vorlagen sichern oder mit anderen teilen, können Sie ausgewählte Vorlagen oder eine ganze Kategorie ganz einfach als Vorlagenpaket-Datei exportieren.

Klicken Sie auf das -Dropdown-Menü in der Kategorielistenbox und wählen Sie Vorlage exportieren. Im Vorlage exportieren-Dialogfeld klicken Sie auf die -Schaltfläche, um einen Zielordner zum Speichern der exportierten Datei auszuwählen. Anschließend klicken Sie auf OK.

Das exportierte Paket lässt sich auf jedem anderen Gerät importieren oder problemlos mit Ihrem Team teilen.

Vorlage importieren

Wenn Sie über eine Vorlagenpaket-Datei verfügen, können Sie diese direkt in Ihre Vorlagenbibliothek importieren.

Klicken Sie auf das -Dropdown-Menü in der Kategorielistenbox und wählen Sie Vorlage importieren. Im Vorlage importieren-Dialogfeld klicken Sie auf die -Schaltfläche, um die Datei auszuwählen, die Sie importieren möchten. Anschließend klicken Sie auf OK. Die Vorlagen werden automatisch in die entsprechende Kategorie geladen und stehen sofort zur Verfügung.

Kategoriereihenfolge anpassen

Wählen Sie im Kategorienbereich die Kategorie aus, die Sie verschieben möchten. Klicken Sie auf die Symbole Nach oben oder Nach unten, um sie neu zu positionieren. Die Reihenfolge wird sofort aktualisiert – keine zusätzliche Bestätigung erforderlich.

Vorlagenreihenfolge anpassen

Sie können auch die Vorlagen innerhalb jeder Kategorie neu anordnen:

▶️ Vorlagen in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren

Klicken Sie in der Vorlagenliste auf die Schaltfläche oder , um die Vorlagen zu sortieren. Die Liste wird sofort entsprechend den Vorlagennamen in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge neu angeordnet.

Hinweis: Sobald die Vorlagen sortiert wurden – egal ob aufsteigend oder absteigend – steht das manuelle Verschieben per Drag & Drop nicht mehr zur Verfügung.

▶️ Vorlagenreihenfolge durch Hoch-/Runterbewegen anpassen

1. Klicken Sie im Vorlagen-Listenfeld auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ und wählen Sie diejenige Vorlage aus, die Sie verschieben möchten.
2. Klicken Sie auf die Symbole Nach oben/Nach unten oder Bild auf/Bild ab, um die Position zu ändern. Die Reihenfolge wird sofort aktualisiert – ohne zusätzliche Bestätigung.
   
3. Klicken Sie nach dem Verschieben der Vorlagenposition auf „Abbrechen“, um den Bearbeitungsmodus zu beenden.

In der Kategorielistenbox

Vorlagen suchen:

Ermöglicht es Ihnen, eine Vorlage blitzschnell per Stichwortsuche zu finden. Während Sie tippen, filtert die Liste automatisch und zeigt ausschließlich die Vorlagen an, die Ihren Suchkriterien entsprechen – so finden Sie mühelos und effizient genau das, was Sie suchen.

Aktualisieren :

Lädt die Kategorie- und Vorlagenliste neu, um sicherzustellen, dass alle Aktualisierungen – wie neue Vorlagen, umbenannte Elemente oder Änderungen, die auf anderen Geräten vorgenommen wurden – sofort sichtbar sind. So bleibt Ihre Vorlagenbibliothek stets synchronisiert und auf dem neuesten Stand.

In der Vorlagenlistenbox

Schwebende Vorschau aktivieren :

Beim Überfahren einer Vorlage wird ein schwebendes Vorschaufenster eingeblendet, sodass Sie den vollständigen Inhalt der Vorlage sehen können – ohne sie einzufügen. So finden Sie Ihre gewünschte Vorlage noch schneller.

Neuen Vorschaumodus aktivieren :

Wenn diese Funktion aktiviert ist, öffnet ein Klick auf eine Vorlage ein Vorschaufenster mit Bearbeitungsoptionen, in dem Sie die Vorlage ansehen, anpassen oder direkt einfügen können. Ist sie deaktiviert, wird das Vorschaufenster übersprungen und der Inhalt der Vorlage sofort in Ihre E-Mail eingefügt.

Listenbereichsvorschau aktivieren :

Zeigt direkt im Bereich eine Vorschau der ausgewählten Vorlage an, sodass Sie bequem durch die Vorlagen browsen können, ohne zusätzliche Fenster öffnen zu müssen.

Schriftgröße erhöhen / Schriftgröße verringern:

Mit diesen beiden Optionen passen Sie die Schriftgröße der Vorlagennamen ganz nach Ihren Wünschen an – vergrößern oder verkleinern Sie sie bei Bedarf.