In der hektischen Welt der professionellen Kommunikation kann die effiziente Verwaltung eines Posteingangs ebenso wichtig sein wie jede strategische Entscheidung. Microsoft Outlook ist in vielen Unternehmen ein Grundpfeiler für die E-Mail-Verwaltung, aber mit den erweiterten Regeln von Kutools für Outlook können Benutzer typische Einschränkungen überwinden und ihre E-Mail-Prozesse optimieren. Dieses Handbuch befasst sich mit den deutlichen Vorteilen erweiterter Regeln gegenüber standardmäßigen Outlook-Regeln, zeigt, wie sie eingerichtet werden, und untersucht praktische Anwendungen, mit denen Sie Ihre E-Mail-Umgebung effektiv meistern können.

• Beispiel 1: E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschieben
• Beispiel 2: Festlegen von Warnmeldungen für Nachrichten mit hoher Priorität
• Beispiel 3: Automatisierte Antworten auf häufige Anfragen

Erweiterte Regeln von Kutools VS Outlook-Regeln

Während die nativen Regeln von Microsoft Outlook grundlegende E-Mail-Verwaltungsfunktionen bieten, Kutools for Outlook's Erweiterte Regeln Funktion bringt Ihre Produktivität auf die nächste Ebene. Die Erweiterte Regeln bietet mehrere unterschiedliche Vorteilen über Standard Outlook-RegelnHier ist ein detaillierter Blick auf diese Vorteile:

🌐 Multi-Account-Anwendung:

Im Gegensatz zu den nativen Regeln von Outlook, die nur für das E-Mail-Konto gelten, für das sie eingerichtet wurden, Erweiterte Regeln von Kutools kann auf mehrere E-Mail-Konten in Outlook angewendet werden. Mit dieser Funktion können Benutzer ganz einfach eine einzige Regel implementieren, um alle or angegebene Konten , wodurch der Prozess optimiert und die Konsistenz über verschiedene E-Mail-Kommunikationen hinweg sichergestellt wird.

🚀 Weitere Bedingungen für die Regelerstellung:

Erweiterte Regeln von Kutools bieten eine größere Auswahl an Bedingungsoptionen. Beispielsweise können Benutzer Bedingungen basierend auf die Sprache der E-Mail , ob der Name des Anhangs bestimmte Wörter enthält , oder die Art der Befestigung . Diese neu hinzugefügten Bedingungen verbessern die Organisation und Verwaltung Ihres Posteingangs erheblich.

⚙️ Verbesserte Anpassung:

Während Outlook-Regeln sind auf vordefinierte Aktionen und Bedingungen beschränkt, Erweiterte Regeln von Kutools bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und ermöglichen komplexe Regeln mit verschachtelten Bedingungen. Beispielsweise Outlook-Regeln kann nur geprüft werden, ob der Betreff oder der Text enthält bestimmte Wörter. Im Gegensatz dazu Erweiterte Regeln können Bedingungen angeben wie 'enthalten ','beinhaltet nicht ','ist genau) ','ist nicht ','beginnt mit ','beginnt nicht mit ','endet mit ', und 'endet nicht mit '. Außerdem, wenn Sie den Text bestimmter Wörter bearbeiten, Outlook-Regeln Bedingungen können nur mit ' kombiniert werden.or ' (was bedeutet, dass jede einzelne Bedingung die Regel auslösen kann), Erweiterte Regeln ermöglicht eine komplexere Logik, indem sowohl 'und ' (alle Bedingungen müssen erfüllt sein) und 'or ' Beziehungen zwischen Textbedingungen. Dies ermöglicht eine präzisere E-Mail-Filterung.

📂 Kleinanzeigenkategorien:

Beim Einrichten von Bedingungen Outlook-Regeln alle Bedingungen miteinander vermischen. Im Gegensatz dazu Erweiterte Regeln von Kutools Verbessern Sie die Organisation, indem Sie Bedingungen übersichtlich in unterschiedliche Regeltypen kategorisieren und so den Einrichtungsprozess vereinfachen.

🔍 Klarere Übersicht:

Die Erweiterte Regeln bietet eine umfassende Übersicht über alle Ihre Regeln und bietet klare Einblicke in die Aktionen, die jede Regel ausführen wird. Wenn beispielsweise eine Regel so eingestellt ist, dass eine E-Mail bei Erfüllung bestimmter Bedingungen in einen bestimmten Ordner verschoben wird, wird die Aktion auf der Benutzeroberfläche deutlich als „Umzug nach '. Diese Übersichtlichkeit vereinfacht nicht nur die Regelverwaltung, sondern trägt auch erheblich zur Fehlerbehebung bei.

🌟 Benutzerfreundliche Oberfläche:

Während Outlook-Regeln Schnittstelle kann für neue Benutzer komplex sein, die intuitive Schnittstelle von Erweiterte Regeln erleichtert das Einrichten und Verwalten von Regeln.

🤝 Nahtlose Integration:

Erweiterte Regeln von Kutools Nahtlose Integration mit Outlook. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Ihre vorhandenen E-Mails und Einstellungen kompatibel sind und Sie Outlook ohne Unterbrechungen weiter verwenden können.

Beispiele zum Erstellen von Regeln mit erweiterten Regeln in Outlook

Das Erstellen und Verwalten von E-Mail-Regeln muss nicht entmutigend sein. Kutools for Outlook's Erweiterte Regeln Funktion vereinfacht diesen Prozess mit einer robusten und intuitiven Benutzeroberfläche, die sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Benutzer gleichermaßen geeignet ist. In diesem Abschnitt werden wir untersuchen, wie Sie Erweiterte Regeln um Ihren E-Mail-Workflow zu optimieren, und zeigt drei beliebte Beispiele für Regeln in Outlook.

• Beispiel 1: E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschieben
• Beispiel 2: Festlegen von Warnmeldungen für Nachrichten mit hoher Priorität
• Beispiel 3: Automatisierte Antworten auf häufige Anfragen

Beispiel 1: E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschieben

Diese Regel ist für Benutzer wichtig, die eine große Menge eingehender E-Mails aus verschiedenen Quellen verarbeiten. Sie sortiert E-Mails automatisch in bestimmte Ordner, sodass Benutzer Prioritäten setzen und effizienter antworten können. Beispielsweise werden E-Mails, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten, in die entsprechenden Ordner verschoben. Diese Organisation trägt dazu bei, einen sauberen und geordneten Posteingang aufrechtzuerhalten, sodass Benutzer E-Mails zu bestimmten Themen oder Projekten schnell finden können, ohne einen überfüllten Posteingang durchsuchen zu müssen.

Schritt 1. Aktivieren Sie die Funktion „Erweiterte Regeln“ und beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Regel

1. Gehen Sie zum Kutoolen Tab und klicken Sie auf Erweiterte Regeln.

2. In dem Erweiterte Regeln Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Neu , um mit der Erstellung einer neuen Regel zu beginnen.

Schritt 2: Bedingungen für die Regel einrichten

In diesem Szenario möchten wir E-Mails verschieben, die die Sätze „Kutools for Outlook'Und'Vertrieb' oder 'KTO'Und'Vertrieb' im Betreff oder im Text in einen angegebenen Ordner.

1. In dem Neue Regel erstellen – Schritt 1 von 4 Wählen Sie im Dialogfeld Betreff oder Text enthalten bestimmte Wörter .

2. Das Text enthält Das Dialogfeld wird angezeigt. Drücke den Neuer Knopf.

3. In dem Suchtext Dialogfeld, bitte gehen Sie wie folgt vor.

3.1 Typ 'Kutools for Outlook'Und'Vertrieb' in dem Neuer Suchtext Textfeld.

Klicken 3.2 Speichern.

Klicken 3.3 OK.

Dadurch wird die Bedingung erfüllt, dass E-Mails beide Wörter enthalten müssen.

4. Dann geht es zurück zum Text enthält Dialogfeld. Um einen alternativen Satz von Phrasen hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf das Neu Taste erneut drücken.

5. In dem Suchtext Dialogfeld, wiederholen Sie die Routine.

5.1 Typ 'KTO'Und'Vertrieb' in dem Neuer Suchtext Textfeld.

Klicken 5.2 Speichern.

Klicken 5.3 OK.

6. Jetzt ist die Bedingung erfolgreich eingerichtet. Diese Bedingung wird auf E-Mails angewendet, die entweder 'Kutools for Outlook'Und'Vertrieb' oder 'KTO'Und'Vertrieb'. Klicken OK.

7 Klicken Next zu bewegen Action zu üben.

Schritt 3: Aktionen für die Regel einrichten

1. In dem Neue Regel erstellen – Schritt 2 von 4 Wählen Sie im Dialogfeld In den angegebenen Ordner verschieben .

2. Im Popup-Fenster Ordner auswählen Wählen Sie im Dialogfeld den gewünschten Ordner aus.

3 Klicken OK.

4 Klicken Next nach ... Ziehen Ausnahmen zu üben.

Schritt 4: Ausnahmen für die Regel einrichten

Im Neue Regel erstellen – Schritt 3 von 4 Geben Sie im Dialogfeld die Ausnahmen an. In diesem Beispiel gibt es keine Ausnahmen, also klicken Sie auf Next.

Schritt 5: Regeleinrichtung abschließen

1. In dem Neue Regel erstellen – Schritt 4 von 4 Geben Sie den Namen der Regel in das Dialogfeld Name der Regel Textfeld.

2. (optional) Geben Sie die Bemerkungen zur Regel in das Regelbemerkungen Textfeld.

3 Klicken OK.

Ergebnis

Jetzt wurde die Regel erfolgreich erstellt. Klicken Sie auf OK um die Einstellungen abzuschließen. Wenn die eingehenden E-Mails von nun an die Wörter 'Kutools for Outlook'Und'Vertrieb' oder 'KTO'Und'Vertrieb' im Betreff oder im Text enthalten, werden sie in den angegebenen Ordner verschoben.

Beispiel 2: Festlegen von Warnmeldungen für hochprioritäre Kommunikation

Für Benutzer wie Manager ist es von entscheidender Bedeutung, umgehend auf Mitteilungen der oberen Führungsebene oder wichtiger Kunden zu reagieren, um effektive Entscheidungen und Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Um dies zu erleichtern, können sie eine Regel konfigurieren, die eine Desktop-Benachrichtigung auslöst, wenn eine E-Mail mit Wörtern wie „dringend“ oder „so bald wie möglich“ in der Betreffzeile eingeht. Durch die Implementierung dieser Regel wird sichergestellt, dass Manager umgehend über wichtige E-Mails benachrichtigt werden, sodass sie kritische Probleme schnell angehen und ein hohes Maß an Reaktionsfähigkeit und Professionalität aufrechterhalten können.

Schritt 1. Aktivieren Sie die Funktion „Erweiterte Regeln“ und beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Regel

1. Gehen Sie zum Kutoolen Tab und klicken Sie auf Erweiterte Regeln.

2. In dem Erweiterte Regeln Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Neu , um mit der Erstellung einer neuen Regel zu beginnen.

Schritt 2: Bedingungen für die Regel einrichten

In diesem Szenario möchten wir eine Desktop-Benachrichtigung auslösen, wenn eine E-Mail eingeht, die Wörter wie „dringend"Oder"ASAP" in der Betreffzeile.

1. In dem Neue Regel erstellen – Schritt 1 von 4 Wählen Sie im Dialogfeld Der Betreff enthält bestimmte Wörter .

2. Das Text enthält Das Dialogfeld wird angezeigt. Drücke den Neuer Knopf.

3. In dem Suchtext Dialogfeld, bitte gehen Sie wie folgt vor.

3.1 Typ 'dringend' in dem Neuer Suchtext Textfeld.

Klicken 3.2 Speichern.

Klicken 3.3 OK.

Damit wird die Bedingung festgelegt, dass E-Mails das Wort 'dringend'.

4. Dann geht es zurück zum Text enthält Um einen alternativen Text hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf das Neu Taste erneut drücken.

5. In dem Suchtext Dialogfeld, wiederholen Sie die Routine.

5.1 Typ 'ASAP' in dem Neuer Suchtext Textfeld.

Klicken 5.2 Speichern.

Klicken 5.3 OK.

6. Jetzt ist die Bedingung erfolgreich eingerichtet. Diese Bedingung wird auf E-Mails angewendet, die entweder 'dringend' oder 'ASAP'. Klicken OK.

7 Klicken Next zu bewegen Action zu üben.

Schritt 3: Aktionen für die Regel einrichten

1. In dem Neue Regel erstellen – Schritt 2 von 4 Wählen Sie im Dialogfeld E-Mail im Benachrichtigungsfenster für neue Nachrichten mit spezifischer Nachricht anzeigen .

2.In der Neue Regel erstellen Geben Sie im angezeigten Dialogfeld die spezifische Nachricht für die Desktopwarnung wie unten gezeigt ein.

"Dies ist eine dringende E-Mail. Antworten Sie so schnell wie möglich! "

3 Klicken OK.

4 Klicken Next nach ... Ziehen Ausnahmen zu üben.

Schritt 4: Ausnahmen für die Regel einrichten

Im Neue Regel erstellen – Schritt 3 von 4 Geben Sie im Dialogfeld die Ausnahmen an. In diesem Beispiel gibt es keine Ausnahmen, also klicken Sie auf Next.

Schritt 5: Regeleinrichtung abschließen

1. In dem Neue Regel erstellen – Schritt 4 von 4 Geben Sie den Namen der Regel in das Dialogfeld Name der Regel Textfeld.

2. (optional) Geben Sie die Bemerkungen zur Regel in das Regelbemerkungen Textfeld.

3 Klicken OK.

Ergebnis

Jetzt wurde die Regel erfolgreich erstellt. Klicken Sie auf OK um die Einstellungen abzuschließen. Von nun an, wenn eine E-Mail eingeht, die Wörter wie "dringend"Oder"ASAP" in der Betreffzeile, eine Desktop-Warnung mit der Meldung "Dies ist eine dringende E-Mail. Antworten Sie so schnell wie möglich!" wird auftauchen.

Beispiel 3: Automatisierte Antworten auf häufige Anfragen

Diese Regel ist ideal für Kundendienstrollen, in denen viele empfangene E-Mails ähnliche Fragen enthalten. Mit Kutools Advanced Rules können Sie Regeln einrichten, um automatisch auf allgemeine Anfragen wie Anfragen nach Produktinformationen oder Preisen mit einer vorgefertigten Vorlage zu antworten. Durch die Automatisierung der Antworten können sich Teams stärker auf komplexe Anfragen konzentrieren und so die Gesamteffizienz und Kundenzufriedenheit verbessern.

Schritt 1. Aktivieren Sie die Funktion „Erweiterte Regeln“ und beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Regel

1. Gehen Sie zum Kutoolen Tab und klicken Sie auf Erweiterte Regeln.

2. In dem Erweiterte Regeln Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Neu , um mit der Erstellung einer neuen Regel zu beginnen.

Schritt 2: Bedingungen für die Regel einrichten

In diesem Szenario möchten wir automatisch auf eine E-Mail mit einer vorgefertigten Vorlage antworten, wenn eine E-Mail mit dem Inhalt 'Information' oder 'Produktdetails' in der Betreffzeile empfangen wird.

1. In dem Neue Regel erstellen – Schritt 1 von 4 Wählen Sie im Dialogfeld Der Betreff enthält bestimmte Wörter .

2. Das Text enthält Das Dialogfeld wird angezeigt. Drücke den Neuer Knopf.

3. In dem Suchtext Dialogfeld, bitte gehen Sie wie folgt vor.

3.1 Typ 'Information' in dem Neuer Suchtext Textfeld.

Klicken 3.2 Speichern.

Klicken 3.3 OK.

Damit wird die Bedingung festgelegt, dass E-Mails das Wort 'Information'.

4. Dann geht es zurück zum Text enthält Um einen alternativen Text hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf das Neu Taste erneut drücken.

5. In dem Suchtext Dialogfeld, wiederholen Sie die Routine.

5.1 Typ 'Produktdetails' in dem Neuer Suchtext Textfeld.

Klicken 5.2 Speichern.

Klicken 5.3 OK.

6. Jetzt ist die Bedingung erfolgreich eingerichtet. Diese Bedingung wird auf E-Mails angewendet, die entweder 'Information' oder 'Produktdetails''. Klicken OK.

7 Klicken Next zu bewegen Action zu üben.

Schritt 3: Aktionen für die Regel einrichten

1. In dem Neue Regel erstellen – Schritt 2 von 4 Wählen Sie im Dialogfeld Antworten Sie mit einer bestimmten Vorlage .

2.In der Antwortvorlage Geben Sie im angezeigten Dialogfeld das Betreffpräfix in das Betreff-Präfix Textfeld.

3. Geben Sie den Text Ihrer Antwort in das Text Textfeld.

4 Klicken OK.

4 Klicken Next nach ... Ziehen Ausnahmen zu üben.

Schritt 4: Ausnahmen für die Regel einrichten

Im Neue Regel erstellen – Schritt 3 von 4 Geben Sie im Dialogfeld die Ausnahmen an. In diesem Beispiel gibt es keine Ausnahmen, also klicken Sie auf Next.

Schritt 5: Regeleinrichtung abschließen

1. In dem Neue Regel erstellen – Schritt 4 von 4 Geben Sie den Namen der Regel in das Dialogfeld Name der Regel Textfeld.

2. (optional) Geben Sie die Bemerkungen zur Regel in das Regelbemerkungen Textfeld.

3 Klicken OK.

Ergebnis

Jetzt wurde die Regel erfolgreich erstellt. Klicken Sie auf OK , um die Einstellungen abzuschließen. Von nun an werden alle eingehenden E-Mails, die 'Information' oder 'Produktdetails' in der Betreffzeile wird automatisch mit der Antwortvorlage beantwortet, die Sie zuvor konfiguriert haben.