Erstellen Sie Regeln wie ein Profi: Meistern Sie das E-Mail-Management mit Kutools Erweiterten Regeln in Outlook

In der geschäftigen Welt der professionellen Kommunikation kann das effiziente Verwalten eines Posteingangs genauso entscheidend sein wie jede strategische Entscheidung. Microsoft Outlook ist ein Grundpfeiler für die E-Mail-Verwaltung in vielen Unternehmen, aber mit den Erweiterten Regeln von Kutools für Outlook können Benutzer typische Einschränkungen überwinden und ihre E-Mail-Prozesse optimieren. Dieser Leitfaden beleuchtet die besonderen Vorteile der Erweiterten Regeln gegenüber den Standardregeln von Outlook, zeigt, wie man sie einrichtet, und erkundet praktische Anwendungen, die Ihnen helfen können, Ihre E-Mail-Umgebung effektiv zu meistern.

• Beispiel1: E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschieben
• Beispiel2: Warnungen für hochpriorisierte Kommunikationen einrichten
• Beispiel3: Automatisches Antworten auf häufige Anfragen

Kutools Erweiterte Regeln VS Outlook-Regeln

Während die nativen Regeln von Microsoft Outlook grundlegende E-Mail-Verwaltungsfunktionen bieten, hebt die Funktion Erweiterten Regeln von Kutools für Outlook Ihre Produktivität auf die nächste Stufe. Die Funktion Erweiterten Regeln bietet mehrere deutliche Vorteile gegenüber den Standardregeln von Outlook. Hier ist ein detaillierter Blick auf diese Vorteile:

🌐 Multi-Account-Anwendung:

Im Gegensatz zu den nativen Regeln von Outlook, die nur für das E-Mail-Konto gelten, für das sie eingerichtet sind, Kutools Erweiterte Regeln können auf mehrere E-Mail-Konten innerhalb von Outlook angewendet werden. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, eine einzige Regel einfach auf alle oder bestimmte Konten anzuwenden, den Prozess zu vereinfachen und Konsistenz in verschiedenen E-Mail-Kommunikationen sicherzustellen.

🚀 Mehr Bedingungen für die Regel-Erstellung:

Kutools Erweiterte Regeln bieten eine breitere Palette von Bedingungsoptionen. Benutzer können beispielsweise Bedingungen basierend auf der Sprache der E-Mail festlegen, ob der Anhangsname bestimmte Wörter enthält oder den Anhangstyp . Diese neu hinzugefügten Bedingungen verbessern die Organisation und Verwaltung Ihres Posteingangs erheblich.

⚙️ Verbesserte Anpassung:

Während Outlook-Regeln auf vordefinierte Aktionen und Bedingungen beschränkt sind, bieten Kutools Erweiterte Regeln umfangreiche Anpassungsoptionen, die komplexe Regeln mit verschachtelten Bedingungen ermöglichen. Zum Beispiel können Outlook-Regeln nur prüfen, ob der Betreff oder der Text bestimmte Wörter enthält . Im Gegensatz dazu können Erweiterten Regeln Bedingungen wie 'enthält ', 'enthält nicht ', 'ist (genau) ', 'ist nicht ', 'beginnt mit ', 'beginnt nicht mit ', 'endet mit ' und 'endet nicht mit ' spezifizieren. Darüber hinaus können bei der Bearbeitung des Textes bestimmter Wörter Outlook-Regeln nur Bedingungen mit 'oder ' kombinieren (was bedeutet, dass jede Bedingung die Regel auslösen kann), während Erweiterten Regeln komplexere Logik ermöglichen, indem sowohl 'und ' (alle Bedingungen müssen erfüllt sein) als auch 'oder ' Beziehungen zwischen Textbedingungen aktiviert werden. Dies ermöglicht eine präzisere E-Mail-Filterung.

📂 Klassifizierte Kategorien:

Beim Einrichten von Bedingungen mischen Outlook-Regeln alle Bedingungen zusammen. Im Gegensatz dazu verbessern Kutools Erweiterte Regeln die Organisation, indem sie Bedingungen in unterschiedliche Regeltypen kategorisieren und den Einrichtungsprozess vereinfachen.

🔍 Klarere Übersicht:

Die Funktion Erweiterten Regeln bietet einen umfassenden Überblick über alle Ihre Regeln und bietet klare Sichtbarkeit der Aktionen, die jede Regel ausführen wird. Wenn beispielsweise eine Regel festgelegt ist, um eine E-Mail bei Erfüllung bestimmter Bedingungen in einen bestimmten Ordner zu verschieben, zeigt die Benutzeroberfläche die Aktion deutlich als 'Verschieben nach ' an. Diese Klarheit vereinfacht nicht nur die Regelverwaltung, sondern hilft auch erheblich bei der Fehlersuche.

🌟 Benutzerfreundliche Oberfläche:

Während die Benutzeroberfläche von Outlook-Regeln für neue Benutzer komplex sein kann, macht die intuitive Benutzeroberfläche von Erweiterten Regeln das Einrichten und Verwalten von Regeln einfach.

🤝 Nahtlose Integration:

Kutools Erweiterte Regeln integrieren sich nahtlos in Outlook und stellen sicher, dass alle Ihre vorhandenen E-Mails und Einstellungen kompatibel sind und Sie Outlook ohne Unterbrechung weiter nutzen können.

Beispiele für das Erstellen von Regeln mit Erweiterten Regeln in Outlook

Das Erstellen und Verwalten von E-Mail-Regeln muss nicht entmutigend sein. Kutools für Outlook Erweiterten Regeln vereinfacht diesen Prozess mit einer robusten und intuitiven Benutzeroberfläche, die sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Benutzer geeignet ist. In diesem Abschnitt werden wir erkunden, wie Sie Erweiterten Regeln nutzen können, um Ihren E-Mail-Workflow zu optimieren, indem wir drei häufig verwendete Beispiele für Regeln in Outlook vorstellen.

• Beispiel1: E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschieben
• Beispiel2: Warnungen für hochpriorisierte Kommunikationen einrichten
• Beispiel3: Automatisches Antworten auf häufige Anfragen

Beispiel1: E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschieben

Diese Regel ist unerlässlich für Benutzer, die ein hohes Volumen an eingehenden E-Mails aus verschiedenen Quellen verwalten. Sie sortiert E-Mails automatisch in zugewiesene Ordner, sodass Benutzer effizienter priorisieren und antworten können. Beispielsweise werden E-Mails, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten, in entsprechende Ordner verschoben. Diese Organisation hilft, einen sauberen und ordentlichen Posteingang zu erhalten, sodass Benutzer E-Mails zu bestimmten Themen oder Projekten schnell finden können, ohne einen überfüllten Posteingang durchsuchen zu müssen.

Schritt1. Aktivieren Sie die Funktion Erweiterten Regeln und beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Regel

1. Gehen Sie zur Kutools-Registerkarte und klicken Sie auf Erweiterten Regeln.

2. Im Erweiterten Regeln Dialogfeld klicken Sie auf die Neu Schaltfläche, um die Erstellung einer neuen Regel zu starten.

Schritt2: Bedingungen für die Regel festlegen

In diesem Szenario möchten wir E-Mails, die die Phrasen 'Kutools für Outlook' und 'sales' oder 'KTO' und 'sales' im Betreff oder Text enthalten, in einen bestimmten Ordner verschieben.

1. Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt1 von4 aktivieren Sie die Option Betreff oder Text enthält bestimmte Wörter.

2. Das Text enthält Dialogfeld erscheint. Klicken Sie auf die Neue Schaltfläche.

3. Im Dialogfeld Text suchen, bitte wie folgt vorgehen.

3.1 Geben Sie 'Kutools für Outlook' und 'sales' in das Textfeld Neues Suchwort ein.

3.2 Klicken Sie auf Hinzufügen.

3.3 Klicken Sie auf OK.

Dadurch wird die Bedingung festgelegt, dass E-Mails beide Wörter enthalten müssen.

4. Dann kehrt es zurück zum Text enthält Dialogfeld. Um ein alternatives Set von Phrasen hinzuzufügen, klicken Sie bitte erneut auf die Neue Schaltfläche.

5. Im Dialogfeld Text suchen, wiederholen Sie den Vorgang.

5.1 Geben Sie 'KTO' und 'sales' in das Textfeld Neues Suchwort ein.

5.2 Klicken Sie auf Hinzufügen.

5.3 Klicken Sie auf OK.

6. Nun ist die Bedingung erfolgreich eingerichtet. Diese Bedingung wird auf E-Mails angewendet, die entweder 'Kutools für Outlook' und 'sales' oder 'KTO' und 'sales' enthalten. Klicken Sie auf OK.

7. Klicken Sie auf Weiter, um zu den Aktion seinstellungen zu gelangen.

Schritt3: Aktionen für die Regel festlegen

1. Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt2 von4 aktivieren Sie die Option Verschieben in bestimmten Ordner .

2. Im aufpoppenden Dialogfeld Ordner auswählen, wählen Sie den zugewiesenen Ordner.

3. Klicken Sie auf OK.

4. Klicken Sie auf Weiter, um zu den Ausnahmeeinstellungen zu gelangen.

Schritt4: Ausnahmen für die Regel festlegen

Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt3 von4 spezifizieren Sie die Ausnahmen. In diesem Beispiel haben wir keine Ausnahmen, also klicken wir auf Weiter.

Schritt5: Regel-Einstellung abschließen

1. Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt4 von4 geben Sie den Namen der Regel im Textfeld Regelname ein.

2. (optional) Geben Sie die Bemerkungen der Regel im Textfeld Regelbemerkungen ein.

3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Nun ist die Regel erfolgreich erstellt. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen abzuschließen. Von nun an werden E-Mails, die die Wörter 'Kutools für Outlook' und 'sales' oder 'KTO' und 'sales' im Betreff oder Text enthalten, in den zugewiesenen Ordner verschoben.

Beispiel2: Warnungen für hochpriorisierte Kommunikationen einrichten

Es ist entscheidend für Benutzer wie Manager, schnell auf Kommunikationen von der oberen Führungsebene oder kritischen Kunden zu reagieren, um effektive Entscheidungsfindung und Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Um dies zu erleichtern, können sie eine Regel konfigurieren, die einen Desktop-Alarm auslöst, wann immer eine E-Mail mit Wörtern wie "dringend" oder "ASAP" im Betreff empfangen wird. Die Implementierung dieser Regel stellt sicher, dass Manager sofort über wichtige E-Mails informiert werden, sodass sie kritische Probleme schnell angehen und hohe Reaktionsfähigkeit und Professionalität aufrechterhalten können.

Schritt1. Aktivieren Sie die Funktion Erweiterten Regeln und beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Regel

1. Gehen Sie zur Kutools-Registerkarte und klicken Sie auf Erweiterten Regeln.

2. Im Erweiterten Regeln Dialogfeld klicken Sie auf die Neu Schaltfläche, um die Erstellung einer neuen Regel zu starten.

Schritt2: Bedingungen für die Regel festlegen

In diesem Szenario möchten wir einen Desktop-Alarm auslösen, wann immer eine E-Mail empfangen wird, die Wörter wie "dringend" oder "ASAP" im Betreff enthält.

1. Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt1 von4 aktivieren Sie die Option Betreff enthält bestimmte Wörter .

2. Das Text enthält Dialogfeld erscheint. Klicken Sie auf die Neue Schaltfläche.

3. Im Dialogfeld Text suchen, bitte wie folgt vorgehen.

3.1 Geben Sie 'dringend' in das Textfeld Neues Suchwort ein.

3.2 Klicken Sie auf Hinzufügen.

3.3 Klicken Sie auf OK.

Dadurch wird die Bedingung festgelegt, dass E-Mails das Wort 'dringend' enthalten müssen.

4. Dann kehrt es zurück zum Text enthält Dialogfeld. Um einen alternativen Text hinzuzufügen, klicken Sie bitte erneut auf die Neue Schaltfläche.

5. Im Dialogfeld Text suchen, wiederholen Sie den Vorgang.

5.1 Geben Sie 'ASAP' in das Textfeld Neues Suchwort ein.

5.2 Klicken Sie auf Hinzufügen.

5.3 Klicken Sie auf OK.

6. Nun ist die Bedingung erfolgreich eingerichtet. Diese Bedingung wird auf E-Mails angewendet, die entweder 'dringend' oder 'ASAP' enthalten. Klicken Sie auf OK.

7. Klicken Sie auf Weiter, um zu den Aktion seinstellungen zu gelangen.

Schritt3: Aktionen für die Regel festlegen

1. Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt2 von4 aktivieren Sie die Option E-Mail im neuen Nachrichtenbenachrichtigungsfenster mit spezifischer Nachricht anzeigen .

2. Im erscheinenden Dialogfeld Neue Regel erstellen geben Sie die spezifische Nachricht wie unten gezeigt für den Desktop-Alarm ein.

"Dies ist eine dringende E-Mail, bitte ASAP antworten!"

3. Klicken Sie auf OK.

4. Klicken Sie auf Weiter, um zu den Ausnahmeeinstellungen zu gelangen.

Schritt4: Ausnahmen für die Regel festlegen

Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt3 von4 spezifizieren Sie die Ausnahmen. In diesem Beispiel haben wir keine Ausnahmen, also klicken wir auf Weiter.

Schritt5: Regel-Einstellung abschließen

1. Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt4 von4 geben Sie den Namen der Regel im Textfeld Regelname ein.

2. (optional) Geben Sie die Bemerkungen der Regel im Textfeld Regelbemerkungen ein.

3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Nun ist die Regel erfolgreich erstellt. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen abzuschließen. Von nun an wird, wann immer eine E-Mail ankommt, die Wörter wie "dringend" oder "ASAP" im Betreff enthält, ein Desktop-Alarm mit der Nachricht "Dies ist eine dringende E-Mail, bitte ASAP antworten!" angezeigt.

Beispiel3: Automatisches Antworten auf häufige Anfragen

Diese Regel ist ideal für Kundenservice-Rollen, bei denen viele empfangene E-Mails ähnliche Fragen enthalten. Kutools Erweiterte Regeln ermöglicht das Einrichten von Regeln, um automatisch auf häufige Anfragen, wie Anfragen nach Produktinformationen oder Preisen, mit einer vorgefertigten Vorlage zu antworten. Durch die Automatisierung von Antworten können sich Teams mehr auf komplexe Anfragen konzentrieren und die Gesamteffizienz und Kundenzufriedenheit verbessern.

Schritt1. Aktivieren Sie die Funktion Erweiterten Regeln und beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Regel

1. Gehen Sie zur Kutools-Registerkarte und klicken Sie auf Erweiterten Regeln.

2. Im Erweiterten Regeln Dialogfeld klicken Sie auf die Neu Schaltfläche, um die Erstellung einer neuen Regel zu starten.

Schritt2: Bedingungen für die Regel festlegen

In diesem Szenario möchten wir automatisch auf eine E-Mail mit einer vorgefertigten Vorlage antworten, wann immer eine E-Mail mit 'Informationen' oder 'Produktdetails' im Betreff empfangen wird.

1. Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt1 von4 aktivieren Sie die Option Betreff enthält bestimmte Wörter .

2. Das Text enthält Dialogfeld erscheint. Klicken Sie auf die Neue Schaltfläche.

3. Im Dialogfeld Text suchen, bitte wie folgt vorgehen.

3.1 Geben Sie 'Informationen' in das Textfeld Neues Suchwort ein.

3.2 Klicken Sie auf Hinzufügen.

3.3 Klicken Sie auf OK.

Dadurch wird die Bedingung festgelegt, dass E-Mails das Wort 'Informationen' enthalten müssen.

4. Dann kehrt es zurück zum Text enthält Dialogfeld. Um einen alternativen Text hinzuzufügen, klicken Sie bitte erneut auf die Neue Schaltfläche.

5. Im Dialogfeld Text suchen, wiederholen Sie den Vorgang.

5.1 Geben Sie 'Produktdetails' in das Textfeld Neues Suchwort ein.

5.2 Klicken Sie auf Hinzufügen.

5.3 Klicken Sie auf OK.

6. Nun ist die Bedingung erfolgreich eingerichtet. Diese Bedingung wird auf E-Mails angewendet, die entweder 'Informationen' oder 'Produktdetails' enthalten. Klicken Sie auf OK.

7. Klicken Sie auf Weiter, um zu den Aktion seinstellungen zu gelangen.

Schritt3: Aktionen für die Regel festlegen

1. Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt2 von4 aktivieren Sie die Option Mit spezifischer Vorlage antworten .

2. Im erscheinenden Dialogfeld Antwortvorlage geben Sie das Betreffpräfix im Textfeld Betreffpräfix ein.

3. Fahren Sie fort, den Text Ihrer Antwort im Textfeld einzugeben.

4. Klicken Sie auf OK.

4. Klicken Sie auf Weiter, um zu den Ausnahmeeinstellungen zu gelangen.

Schritt4: Ausnahmen für die Regel festlegen

Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt3 von4 spezifizieren Sie die Ausnahmen. In diesem Beispiel haben wir keine Ausnahmen, also klicken wir auf Weiter.

Schritt5: Regel-Einstellung abschließen

1. Im Dialogfeld Neue Regel erstellen – Schritt4 von4 geben Sie den Namen der Regel im Textfeld Regelname ein.

2. (optional) Geben Sie die Bemerkungen der Regel im Textfeld Regelbemerkungen ein.

3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Nun ist die Regel erfolgreich erstellt. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen abzuschließen. Von nun an wird jede eingehende E-Mail, die 'Informationen' oder 'Produktdetails' im Betreff enthält, automatisch mit der zuvor konfigurierten Antwortvorlage beantwortet.