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Optimieren Sie Ihren Posteingang: Die Leistung von Kutools für die Funktion zum Löschen doppelter E-Mails in Outlook

Beim Umgang mit E-Mails in Outlook kann es zu zahlreichen Duplikaten kommen. Diese Duplikate können auf versehentliches Kopieren und Einfügen, mehrere Sende-Empfangs-Zyklen, Probleme bei der E-Mail-Synchronisierung und mehr zurückzuführen sein. Zu viele doppelte E-Mails können Ihr Postfach überlasten, was die Öffnungsgeschwindigkeit verlangsamt und die Handhabung erschwert. An diesem Punkt ist das Löschen dieser Duplikate unerlässlich. Jedoch, In Outlook gibt es kein integriertes Tool zum Batch-Entfernen doppelter E-Mails, sondern ein manuelles Entfernen. Um unseren Posteingang schnell und einfach sauber und organisiert zu halten, verlassen wir uns auf Kutools for Outlook. Dieses Feature bietet drei verschiedene Optionen auf spezifische Benutzerbedürfnisse zugeschnitten Entfernen von Duplikaten aus ausgewählte E-Mails, angegebenen Ordner, oder Anwenden benutzerdefinierter Regeln zum Löschen, Verschieben oder Kategorisieren von Duplikaten.

Vorteile der Verwendung von „Doppelte E-Mails löschen“.
So wenden Sie die Funktion „Doppelte E-Mails löschen“ an

Vorteile der Verwendung von „Doppelte E-Mails löschen“.

 
Verbesserte Effizienz: Optimieren Sie Ihren Posteingang für eine einfachere Navigation und Verwaltung.
Vereinfachter Posteingang: Hält Ihre E-Mail-Umgebung sauber, sodass Sie sich leichter auf die wichtigen E-Mails konzentrieren können.
Reduzierter Speicherplatz: Durch das Entfernen von Duplikaten trägt es dazu bei, den Gesamtspeicherbedarf Ihres Outlook-Kontos zu reduzieren.
Benutzerfreundlich: Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche bietet es eine problemlose Erfahrung bei der Verwaltung von Duplikaten.
Mehrere Löschoptionen: Egal, ob Sie eine schnelle Bereinigung ausgewählter E-Mails, eine gründliche Durchsuchung bestimmter Ordner oder die Anwendung benutzerdefinierter Aktionen auf Duplikate bevorzugen, Kutools für Outlook bietet alles.
Sicherheit: Gewährleistet einen sicheren Prozess, der Ihre wichtigen E-Mails schützt und gleichzeitig Duplikate eliminiert.
Umfassendes Scannen: Führt einen detaillierten Scan durch, um Duplikate in Ihrem Posteingang zu identifizieren und sicherzustellen, dass keine Redundanz zurückbleibt.
Fähigkeit zur Massenverarbeitung: Im Gegensatz zum manuellen Löschen, das zeit- und arbeitsintensiv ist, ermöglicht diese Funktion das Massenlöschen von Duplikaten über mehrere Ordner hinweg und spart so viel Zeit.
Löschen mit einem Klick: Mit nur einem Klick können alle doppelten E-Mails aus ausgewählten E-Mails gelöscht werden, was Zeit und Mühe spart.
Intelligente Identifikation: Es kann doppelte E-Mails intelligent identifizieren, ohne dass eine manuelle Suche erforderlich ist.
Echtzeit-Feedback: Es gibt nach Abschluss eine sofortige Rückmeldung zu den Löschergebnissen, sodass Benutzer das Löschergebnis klar nachvollziehen können.
Unterstützt das Hinzufügen von Kategorien: Finden Sie schnell alle doppelten E-Mails und unterstützen Sie Sie beim Hinzufügen einer oder mehrerer Kategorien zu allen Duplikaten, damit Sie doppelte Elemente leicht identifizieren können, ohne sie zu löschen oder zu verschieben.

Kutools für Outlook – Über 100 leistungsstarke Funktionen zur Optimierung Ihres Outlooks.

So wenden Sie die Funktion „Doppelte E-Mails löschen“ an

 

Kutools für Outlook bietet drei spezielle Funktionen, die auf unterschiedliche Anforderungen bei der Beseitigung doppelter E-Mails zugeschnitten sind. Fahren Sie mit dieser Anleitung fort, um einen klaren, schrittweisen Ansatz zu erfahren, wie Sie die einzelnen Funktionen effektiv nutzen können, um Ihren Posteingang aufzuräumen.

🔵Löschen Sie doppelte E-Mails in ausgewählten E-Mails

Ideal, wenn Sie bestimmte E-Mails identifiziert haben und eine schnelle Bereinigung wünschen.

Pro-Tipp: Bei Verwendung dieser Funktion werden E-Mails als Duplikate identifiziert, wenn sie denselben Betreff, denselben Textinhalt und dieselben Anhangsnamen haben.
Schritt 1: Wählen Sie einfach die E-Mails aus
  • Wählen Sie mehrere fortlaufende E-Mails aus: Wählen Sie die erste aus und halten Sie sie gedrückt Shift Taste und wählen Sie dann die letzte aus.
  • Wählen Sie mehrere nicht fortlaufende E-Mails aus: Halten Ctrl Taste, E-Mails einzeln auswählen.
Schritt 2: Wenden Sie die Funktion „Doppelte E-Mails aus der Auswahl entfernen“ an

Greifen Sie auf die Registerkarte „Kutools“ zu und klicken Sie auf Doppelte E-Mails > Doppelte E-Mails aus der Auswahl entfernen… um Duplikate innerhalb Ihrer Auswahl zu löschen.

Schritt 3: Doppelte E-Mails löschen

  1. Es öffnet sich ein Dialogfeld „Duplikat“, in dem alle Duplikate in den ausgewählten E-Mails aufgelistet sind. Klicken Sie auf „ Löschen Klicken Sie auf die Schaltfläche, um mit dem Löschen doppelter E-Mails zu beginnen.

  2. Dann erscheint ein Dialog, in dem die Anzahl der gelöschten Elemente angezeigt wird. Klicken Sie darauf OK.

  3. Jetzt wurden alle doppelten E-Mails gelöscht, so dass nur noch eine Kopie übrig ist (die E-Mail mit dem roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols). Sie können auf klicken Endziel Schaltfläche, um das Dialogfeld zu schließen.

Tipps zu dieser Oberfläche:
  1. Alle doppelten E-Mails werden standardmäßig in jeder Gruppe überprüft, mit Ausnahme der ersten, die angezeigt wird. Wenn Sie nicht alle Duplikate löschen möchten, können Sie die Duplikatgruppe erweitern und nur die Duplikate markieren, die gelöscht werden müssen.
  2. Es ist ein Rechtsklick-Menü verfügbar. 
    • Standardauswahl wiederherstellen: Wählen Sie diese Option aus, um alle doppelten Elemente außer dem ersten in jeder Duplikatgruppe zu überprüfen.
    • Alle überprüfen: Wählen Sie diese Option aus, um alle doppelten Elemente in jeder Gruppe zu überprüfen.
    • Alle deaktivieren: Wählen Sie diese Option aus, um alle doppelten Elemente in jeder Gruppe zu deaktivieren.
  3. Zeigt die Gesamtzahl aller E-Mails an, die Sie dieses Mal gescannt haben.
  4. Zeigt die Anzahl aller diesmal gefundenen Duplikate an.

🔵Löschen Sie doppelte E-Mails aus bestimmten Ordnern

Wenn Sie eine umfassendere Bereinigung benötigen, können Sie mit dieser Option ganze Ordner gezielt bereinigen.

Pro-Tipp: Bei Verwendung dieser Funktion werden E-Mails als Duplikate identifiziert, wenn sie denselben Betreff, denselben Textinhalt und dieselben Anhangsnamen haben.
Schritt 1: Wenden Sie die Funktion „Schnelles Scannen und Entfernen doppelter E-Mails“ an

Navigieren Sie zu der Kutoolen Tab, klicken Sie auf Doppelte E-Mails > Schnelles Scannen und Entfernen doppelter E-Mails….

Schritt 2: Überprüfen Sie den Ordner, den Sie scannen möchten, und entfernen Sie Duplikate

Tipps zu dieser Oberfläche:
  1. Es ist ein Rechtsklick-Menü verfügbar.
  2. Dateiübergreifende Filterung: Durch Auswahl dieser Option wird das Tool angewiesen, in allen ausgewählten Ordnern nach doppelten Elementen zu suchen. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden Duplikate nur innerhalb des einzelnen ausgewählten Ordners verglichen und gesucht.
  3. Zeigt die Anzahl der ausgewählten Ordner an.
Schritt 3: Doppelte E-Mails löschen

  1. Doppelte E-Mails Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem alle Duplikate in den ausgewählten Ordnern aufgelistet sind. Klicken Sie auf Löschen Klicken Sie auf die Schaltfläche, um mit dem Löschen doppelter E-Mails zu beginnen.

  2. Dann erscheint ein Dialog, in dem die Anzahl der gelöschten Elemente angezeigt wird. Klicken Sie darauf OK.

  3. Jetzt wurden alle doppelten E-Mails gelöscht, so dass nur noch eine Kopie übrig ist (die E-Mail mit dem roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols). Sie können auf klicken Menu Schaltfläche, um das Dialogfeld zu schließen.

Tipps zu dieser Oberfläche:
  1. Alle doppelten E-Mails werden standardmäßig überprüft, mit Ausnahme der ersten, die angezeigt wird. Wenn Sie nicht alle Duplikate löschen möchten, können Sie die Duplikatgruppe erweitern und nur die Duplikate markieren, die gelöscht werden müssen.
  2. Es ist ein Rechtsklick-Menü verfügbar.
    • Reduzierter Knoten: Wählen Sie diese Option aus, um alle doppelten Gruppen anzuzeigen, aber nicht die doppelten Elemente in jeder Gruppe.
    • Alles anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, um alle Duplikatgruppen zu erweitern und alle Duplikatelemente in jeder Gruppe anzuzeigen.
    • Alles schließen: Wählen Sie diese Option, um alle doppelten Gruppen auszublenden und nur den Ordnernamen anzuzeigen.
    • Standard wiederherstellen Auswahl: Wählen Sie diese Option aus, um alle doppelten Elemente außer dem ersten in jeder Duplikatgruppe zu überprüfen.
    • Alle überprüfen: Wählen Sie diese Option aus, um alle doppelten Elemente in jeder Gruppe zu überprüfen.
    • Alle deaktivieren: Wählen Sie diese Option aus, um alle doppelten Elemente in jeder Gruppe zu deaktivieren.
  3. Zeigt die Anzahl aller diesmal gefundenen Duplikate an.

🔵Löschen, verschieben oder kategorisieren Sie doppelte E-Mails aus bestimmten Ordnern

Schritt 1: Wenden Sie die Funktion „Erweitertes Scannen und Entfernen doppelter E-Mails“ an

Unter dem Kutoolen Tab, klicken Sie auf Doppelte E-Mails > Erweitertes Scannen und Entfernen doppelter E-Mails….

Schritt 2: Wählen Sie die Ordner aus, aus denen Sie doppelte E-Mails entfernen möchten

Im Knallen Doppelte E-Mails – Schritt 1 Fenster,

  1. Überprüfen Sie die Ordnernamen, aus denen Sie nach doppelten E-Mails suchen möchten.

  2. Dann klick Weiter: Wählen Sie Felder aus, um doppelte E-Mails zu filtern Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Tipps zu dieser Oberfläche:
  1. Es ist ein Rechtsklick-Menü verfügbar.
    • Alle überprüfen: Wählen Sie diese Option, um alle Ordner einschließlich Unterordner zu markieren.
    • Alle deaktivieren: Wählen Sie diese Option, um alle Ordner einschließlich Unterordner zu deaktivieren.
    • Wählen Sie alle Unterordner des aktuellen Ordners aus: Wählen Sie diese Option, um alle Unterordner des ausgewählten Ordners zu überprüfen.
    • Alle Unterordner des aktuellen Ordners abwählen: Wählen Sie diese Option, um alle Unterordner des ausgewählten Ordners zu deaktivieren.
    • Alles anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, um alle Ordner einschließlich der Unterordner jedes Kontos zu erweitern.
    • Alles schließen: Wählen Sie diese Option, um alle Ordner einschließlich der Unterordner aller Konten zu reduzieren.
  2. Die ausgewählten Ordner werden in diesem Bereich aufgelistet und die Nachrichten im oberen Ordner werden für die Aufbewahrung priorisiert. Sie können die Ordnerreihenfolge anpassen oder die Ordner aus der Liste löschen, indem Sie sie auswählen und auf klicken , , , oder Tasten.
  3. Zeigt die Anzahl der ausgewählten Ordner an.
Schritt 3: Geben Sie die Filterkriterien an, um die doppelten E-Mails zu identifizieren

Im Doppelte E-Mails – Schritt 2 Fenster,

  1. Überprüfen Sie die Kriterien, anhand derer Sie doppelte E-Mails filtern möchten:

  2. Klicken Sie auf Kostenlos erhalten und dann auf Installieren. Als nächstes: Wählen Sie die Felder aus, die in den Ergebnissen aufgelistet werden sollen .

Tipps zu dieser Oberfläche:
  1. Klicken Sie auf Kostenlos erhalten und dann auf Installieren. Standard Mit der Schaltfläche „Text“ werden automatisch „Text“, „Anhang“ und „Betreff“ als Filterkriterien ausgewählt.
  2. Prüfen Sie die Durchsuchen Sie doppelte Nachrichten in mehreren Ordnern Mit dieser Option werden doppelte Elemente in allen ausgewählten Ordnern verglichen und durchsucht. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden doppelte Elemente im einzelnen Ordner verglichen und gesucht.
  3. Wenn Sie auf die Schaltfläche Starten Sie die Filterung Klicken Sie auf die Schaltfläche, um doppelte E-Mails direkt zu filtern. Im Ergebnisfenster werden die Standardfelder angezeigt.
Schritt 4: Identifizieren Sie die Felder, die in den Ergebnissen aufgeführt werden sollen

Im Doppelte E-Mails – Schritt 3 Fenster,

  1. Wählen Sie je nach Bedarf einen Anzeigemodus aus.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filterung starten“.

Tipps zu dieser Oberfläche: 
  • Das Standard Die Option ist standardmäßig ausgewählt, was bedeutet, dass die Felder Dateipfad, Betreff und Text im Filterergebnis aufgelistet werden.
  • Das Maßgeschneidert Mit der Option können Sie die Felder angeben, die im Filterergebnis angezeigt werden sollen.
    1. Wähle aus Maßgeschneidert zu erhalten
    2. Klicken Sie auf Kostenlos erhalten und dann auf Installieren. Benutzerdefinierten Taste im nun erscheinenden Bestätigungsfenster nun wieder los.
    3. Überprüfen Sie dann die Felder, die Sie benötigen Einstellung für doppelte E-Mails Dialogfeld
    4. Speichern Sie die Einstellungen
  • Wenn überprüfen Sie die Ausgewählte Duplikatkriterien Option werden in den Filterergebnissen die Bedingungsfelder aufgelistet, die Sie in Schritt 3 angegeben haben.
Schritt 5: Löschen, verschieben oder kategorisieren Sie doppelte E-Mails nach Bedarf.

Im Doppelte E-Mails – Schritt 4 Im Fenster können Sie sehen, dass alle doppelten E-Mails basierend auf den von Ihnen angepassten und aufgelisteten Kriterien gefiltert wurden.

doppelte E-Mails erschossen 35 1

Dann kannst du löschen, schlauer bewegen or kategorisieren diese doppelten Elemente.

Doppelte E-Mails löschen (in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschieben)

  1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste daneben Möglichkeiten, mit doppelten E-Mails umzugehen, wählen Sie das Löschen (in den Ordner Gelöschte Objekte verschieben) Option, und klicken Sie dann auf Jetzt bewerben Taste im nun erscheinenden Bestätigungsfenster nun wieder los.

  2. Dann erscheint ein Dialog, der Sie an die Anzahl der gelöschten Elemente erinnert. Klicken Sie auf OK um es zu schließen.

  3. Sie können sehen, dass im Assistenten die gelöschten doppelten E-Mails durchgestrichen angezeigt werden, mit Ausnahme der reservierten E-Mail, die durch einen roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols angezeigt wird. Klicken Erledigt um den Assistenten zu beenden.

Verschieben Sie doppelte E-Mails in einen Ordner

  1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste daneben Möglichkeiten, mit doppelten E-Mails umzugehen, wählen Sie das Alle überprüften E-Mails verschieben Option, und klicken Sie dann auf Jetzt bewerben .

    Pro-Tipp: Standardmäßig werden alle doppelten E-Mails außer der ersten überprüft.

  2. Im Bitte wählen Sie Ordner Wählen Sie im Dialogfeld einen Ordner aus oder erstellen Sie einen neuen, um die doppelten E-Mails abzulegen. Klicken Sie auf OK.

  3. Dann erscheint ein Dialog, der Sie an die Anzahl der verschobenen Elemente erinnert. Klicken Sie auf OK um es zu schließen.

  4. Sie können sehen, dass im Assistenten die gelöschten doppelten E-Mails durchgestrichen angezeigt werden, mit Ausnahme der reservierten E-Mail, die durch einen roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols angezeigt wird. Klicken Erledigt um den Assistenten zu beenden.

Fügen Sie Kategorien hinzu, um E-Mails zu duplizieren

  1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste daneben Möglichkeiten zum Umgang mit Duplikaten E-Mails, wählen Sie das Kategorien hinzufügen (einschließlich reserviert) Option, und klicken Sie dann auf Jetzt bewerben .

  2. Im Farbkategorien Wählen Sie im Dialogfeld nach Bedarf eine oder mehrere Kategorien aus (Sie können auch eine neue Farbkategorie erstellen) und klicken Sie dann auf OK.

  3. Dann erscheint ein Dialog, der Sie an die Anzahl der abgeschlossenen Elemente erinnert. Klicken Sie auf OK um es zu schließen.

  4. Klicken Sie auf Kostenlos erhalten und dann auf Installieren. Erledigt um den Assistenten zu beenden.

Tipps zu doppelten E-Mails – Schritt 4:

Neben dem Löschen, Verschieben oder Kategorisieren aller im Assistenten aufgelisteten doppelten E-Mails können Sie auch das Rechtsklick-Menü verwenden, um bestimmte Elemente Ihrer Wahl zu verwalten.

  • Alle Duplikate in einer Duplikatgruppe löschen, verschieben oder kategorisieren

    Wenn Sie alle Duplikate in einer bestimmten Duplikatgruppe verarbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen und wählen Sie dann die gewünschte Option aus.

    Wenn Sie im Rechtsklick-Menü eine beliebige Option auswählen, wird ein Eingabeaufforderungsfeld zur Bestätigung der Aktion angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, wenn Sie fortfahren möchten, oder klicken Sie auf „Abbrechen“.

    Als nächstes müssen Sie Folgendes beachten

    • Wenn Sie alle markierten Elemente in der aktuellen Gruppe kategorisieren möchten, wird nach Bestätigung der Aktion ein Dialogfeld „Farbkategorien“ angezeigt, in dem Sie Farbkategorien zuweisen können.
    • Wenn Sie alle markierten Elemente in der aktuellen Gruppe verschieben möchten, wird nach Bestätigung der Aktion ein Dialogfeld „Bitte Ordner auswählen“ angezeigt, in dem Sie einen Zielordner auswählen können.
    • Wenn Sie sich dafür entscheiden, alle markierten Elemente in der aktuellen Gruppe zu löschen, werden nach Bestätigung der Aktion alle Duplikate mit Ausnahme der reservierten E-Mail sofort entfernt.

  • Löschen, verschieben oder kategorisieren Sie ein bestimmtes Duplikat in einer Duplikatgruppe

    Wenn Sie nur eine bestimmte doppelte E-Mail in einer Duplikatgruppe verarbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Duplikat und wählen Sie dann die gewünschte Option aus.

    Wenn Sie im Kontextmenü eine beliebige Option (mit Ausnahme der Option „Als reservierte E-Mail festlegen“ festlegen) auswählen, wird ein Eingabeaufforderungsfeld zur Bestätigung der Aktion angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, wenn Sie fortfahren möchten, oder klicken Sie auf „Abbrechen“.

    Als nächstes müssen Sie Folgendes beachten

    • Wenn Sie sich für das Verschieben dieses Elements entscheiden, wird nach Bestätigung der Aktion ein Dialogfeld „Bitte Ordner auswählen“ angezeigt, in dem Sie einen Zielordner auswählen können.
    • Wenn Sie sich für die Kategorisierung dieses Elements entscheiden, wird nach Bestätigung der Aktion ein Dialogfeld „Farbkategorien“ angezeigt, in dem Sie Farbkategorien zuweisen können.
    • Wenn Sie sich dafür entscheiden, dieses Element zu löschen, werden nach Bestätigung der Aktion alle Duplikate mit Ausnahme der reservierten E-Mail sofort entfernt.

  • Ändern Sie die reservierte E-Mail

    Wenn Sie die reservierte E-Mail ändern müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die doppelte E-Mail, die Sie als neue reservierte E-Mail festlegen möchten, und wählen Sie im Kontextmenü die Option Als reservierte E-Mail festlegen aus.

MEHR TIPPS:

  • Verwenden Sie ganz einfach dieselben Einstellungen, wenn Sie das nächste Mal nach doppelten E-Mails suchen

    Sobald Sie die Funktion „Erweitertes Scannen und Entfernen doppelter E-Mails“ angewendet haben, bleiben die letzten Konfigurationen erhalten, sodass Sie bei der nächsten Suche nach doppelten E-Mails problemlos dieselben Einstellungen verwenden können. Wählen Sie dazu einfach Kutools > Doppelte E-Mails > Erweitertes Scannen und Entfernen doppelter E-Mails und klicken Sie im Assistenten „Doppelte E-Mails – Schritt 1“ auf die Schaltfläche „Filterung starten“.

Damit ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung und Erklärung zur Verwendung der Funktionen zum Löschen doppelter E-Mails von Kutools für Outlook abgeschlossen.

Wenn Sie interessiert sind, können Sie Klicken Sie hier, um es herunterzuladen und auszuprobieren.

Wenn Sie Fragen haben, können Sie gerne eine Nachricht im Kommentarbereich unten hinterlassen.

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