Optimieren Sie Ihren Posteingang: Die Kraft der Funktion Duplikate E-Mails löschen von Kutools für Outlook
Beim Umgang mit E-Mails in Outlook können Sie auf zahlreiche Duplikate stoßen. Diese Duplikate können durch versehentliches Kopieren und Einfügen, mehrere Sende-Empfangs-Zyklen, Probleme bei der E-Mail-Synchronisierung und mehr entstehen. Zu viele doppelte E-Mails können Ihr Postfach überlasten, die Öffnungsgeschwindigkeit verlangsamen und die Verwaltung erschweren. An diesem Punkt wird das Löschen dieser Duplikate unerlässlich. In Outlook gibt es jedoch kein integriertes Tool zum Massenlöschen doppelter E-Mails, sondern nur das manuelle Entfernen. Um unseren Posteingang schnell und einfach sauber und organisiert zu halten, verlassen wir uns auf "Kutools für Outlook". Diese Funktion "bietet drei verschiedene Optionen", die auf spezifische Benutzerbedürfnisse zugeschnitten sind: "Duplikate aus ausgewählten E-Mails, bestimmten Ordnern entfernen oder benutzerdefinierte Regeln anwenden, um Duplikate zu löschen, zu verschieben oder zu kategorisieren".
Vorteile der Verwendung von Duplikate E-Mails löschen
| "Verbesserte Effizienz": Optimierung Ihres Posteingangs für einfachere Navigation und Verwaltung. |  |
| "Vereinfachter Posteingang": Hält Ihre E-Mail-Umgebung sauber und erleichtert das Fokussieren auf die wichtigen E-Mails. |  |
| "Reduzierter Speicherbedarf": Durch das Entfernen von Duplikaten wird der gesamte Speicherbedarf Ihres Outlook-Kontos reduziert. |  |
| "Benutzerfreundlichkeit": Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche bietet es eine mühelose Erfahrung bei der Verwaltung von Duplikaten. |  |
| "Mehrere Löschoptionen": Egal, ob Sie eine schnelle Bereinigung ausgewählter E-Mails, eine gründliche Durchsuchung bestimmter Ordner bevorzugen oder benutzerdefinierte Aktionen auf Duplikate anwenden möchten, Kutools für Outlook bietet alles. |  |
| "Sicherheit": Gewährleistet einen sicheren Prozess, der Ihre wichtigen E-Mails schützt, während Duplikate eliminiert werden. |  |
| "Umfassendes Scannen": Führt einen gründlichen Scan durch, um Duplikate in Ihrem Posteingang zu identifizieren und sicherzustellen, dass keine Redundanz zurückbleibt. |  |
| "Massenverarbeitungsfähigkeit": Im Gegensatz zur manuellen Löschung, die zeitaufwendig und arbeitsintensiv ist, ermöglicht diese Funktion das Massenlöschen von Duplikaten in mehreren Ordnern und spart erheblich Zeit. |  |
| "Ein-Klick-Löschung": Es kann alle doppelten E-Mails aus ausgewählten E-Mails mit nur einem Klick löschen und spart Zeit und Mühe. |  |
| "Intelligente Identifizierung": Es kann doppelte E-Mails intelligent identifizieren, ohne dass eine manuelle Suche erforderlich ist. |  |
| "Echtzeit-Feedback": Es bietet sofortiges Feedback zu den Löschresultaten nach Abschluss, sodass Benutzer das Löschresultat klar verstehen können. |  |
| "Unterstützung beim Hinzufügen von Kategorien": Finden Sie schnell alle doppelten E-Mails und unterstützen Sie das Hinzufügen einer oder mehrerer Kategorien zu allen Duplikaten, damit Sie doppelte Elemente leicht identifizieren können, ohne sie zu löschen oder zu verschieben. |  |
Kutools für Outlook - Über100 leistungsstarke Funktionen, um Ihr Outlook zu optimieren.
Wie man Duplikate E-Mails löschen anwendet
Kutools für Outlook bietet eine Reihe spezialisierter Funktionen, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind, wenn es darum geht, doppelte E-Mails zu eliminieren. Folgen Sie dieser Anleitung, um einen klaren, schrittweisen Ansatz zu lernen, wie Sie jede Funktion effektiv nutzen können, um Ihren Posteingang zu bereinigen.
🔵Duplikate E-Mails innerhalb ausgewählter E-Mails löschen
Ideal, wenn Sie bestimmte E-Mails identifiziert haben und eine schnelle Bereinigung wünschen.
Schritt1: Wählen Sie einfach die E-Mails aus
- Mehrere aufeinanderfolgende E-Mails auswählen: Wählen Sie die erste aus, halten Sie die "Shift"-Taste gedrückt und wählen Sie dann die letzte aus.
- Mehrere nicht aufeinanderfolgende E-Mails auswählen: Halten Sie die "Strg"-Taste gedrückt und wählen Sie die E-Mails nacheinander aus.
Schritt2: Wenden Sie die Funktion Duplikate E-Mails aus ausgewählten entfernen an
Greifen Sie auf die Registerkarte "Kutools Plus" zu und klicken Sie auf "Duplikate E-Mails" > "Duplikate E-Mails aus ausgewählten E-Mails entfernen…", um Duplikate innerhalb Ihrer Auswahl zu löschen.
Schritt3: Duplikate E-Mails löschen
Ein Duplikate-Dialogfeld wird angezeigt, das alle Duplikate innerhalb der ausgewählten E-Mails auflistet. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen", um alle doppelten E-Mails zu löschen.
Dann erscheint ein Dialogfeld, das die Anzahl der gelöschten Elemente anzeigt. Klicken Sie auf "OK".
Jetzt wurden alle doppelten E-Mails gelöscht, sodass nur eine Kopie übrig bleibt (die E-Mail mit dem roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols). Sie können auf die Schaltfläche "Schließen" klicken, um das Dialogfeld zu schließen.
- Alle doppelten E-Mails sind standardmäßig in jeder Gruppe außer der ersten, die erscheint, ausgewählt. Wenn Sie nicht alle Duplikate löschen möchten, können Sie nur die Duplikate auswählen, die gelöscht werden müssen.
- Das Rechtsklick-Menü ist verfügbar.
- "Standardauswahl wiederherstellen": Wählen Sie diese Option, um alle doppelten Elemente außer dem ersten in jeder Duplikatgruppe auszuwählen.
- "Alle auswählen": Wählen Sie diese Option, um alle doppelten Elemente in jeder Gruppe auszuwählen.
- "Keine auswählen": Wählen Sie diese Option, um alle doppelten Elemente in jeder Gruppe abzuwählen.
- "Alle erweitern": Wählen Sie diese Option, um alle Duplikatgruppen zu erweitern und alle doppelten Elemente in jeder Gruppe anzuzeigen.
- "Alle reduzieren": Wählen Sie diese Option, um alle Duplikatgruppen zu reduzieren und nur den Betreff, den Anhang, den Text der doppelten Nachrichten und deren Anzahl anzuzeigen.
- Zeigen Sie die Gesamtzahl aller E-Mails an, die Sie dieses Mal gescannt haben.
- Zeigen Sie die Anzahl aller doppelten Elemente an, die dieses Mal gefunden wurden.
🔵Duplikate E-Mails aus bestimmten Ordnern löschen
Wenn Sie eine umfassendere Bereinigung benötigen, können Sie mit dieser Option ganze Ordner anvisieren.
Schritt1: Wenden Sie die Funktion Schnelles Scannen und Duplikate E-Mails entfernen an
Navigieren Sie zur Registerkarte "Kutools Plus", klicken Sie auf "Duplikate E-Mails" > "Schnelles Scannen und Duplikate E-Mails entfernen…".
Schritt2: Überprüfen Sie den Ordner, den Sie scannen und von Duplikaten befreien möchten
- Das Rechtsklick-Menü ist verfügbar.
- Ordnerübergreifende Filterung: Wenn Sie diese Option auswählen, weist das Tool an, nach doppelten Elementen in allen ausgewählten Ordnern zu suchen. Wenn nicht ausgewählt, wird es nur innerhalb des ausgewählten Einzelordners vergleichen und suchen.
- Zeigen Sie die Anzahl der ausgewählten Ordner an.
Schritt3: Duplikate E-Mails löschen
Ein "Duplikate E-Mails"-Dialogfeld wird angezeigt, das alle Duplikate innerhalb der ausgewählten Ordner auflistet. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen", um alle doppelten E-Mails zu löschen.
Dann erscheint ein Dialogfeld, das die Anzahl der gelöschten Elemente anzeigt. Klicken Sie auf "OK".
Jetzt wurden alle doppelten E-Mails gelöscht, sodass nur eine Kopie übrig bleibt (die E-Mail mit dem roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols). Sie können auf die Schaltfläche "Abbrechen" klicken, um das Dialogfeld zu schließen.
- Alle doppelten E-Mails sind standardmäßig ausgewählt, außer der ersten, die erscheint. Wenn Sie nicht alle Duplikate löschen möchten, können Sie die Duplikatgruppe erweitern und nur die Duplikate auswählen, die gelöscht werden müssen.
- Das Rechtsklick-Menü ist verfügbar.
- "Reduzierter Knoten": Wählen Sie diese Option, um alle Duplikatgruppen anzuzeigen, aber nicht die doppelten Elemente in jeder Gruppe.
- "Alle erweitern": Wählen Sie diese Option, um alle Duplikatgruppen zu erweitern und alle doppelten Elemente in jeder Gruppe anzuzeigen.
- "Alle reduzieren": Wählen Sie diese Option, um alle Duplikatgruppen zu reduzieren und nur den Ordnernamen anzuzeigen.
- "Standardauswahl wiederherstellen": Wählen Sie diese Option, um alle doppelten Elemente außer dem ersten in jeder Duplikatgruppe auszuwählen.
- "Alle auswählen": Wählen Sie diese Option, um alle doppelten Elemente in jeder Gruppe auszuwählen.
- "Keine auswählen": Wählen Sie diese Option, um alle doppelten Elemente in jeder Gruppe abzuwählen.
- Zeigen Sie die Anzahl aller doppelten Elemente an, die dieses Mal gefunden wurden.
🔵Duplikate E-Mails aus bestimmten Ordnern löschen, verschieben oder kategorisieren
Schritt1: Wenden Sie die Funktion Erweiterte Duplikate E-Mails entfernen an
Unter der Registerkarte "Kutools Plus" klicken Sie auf "Duplikate E-Mails" > "Erweiterte Duplikate E-Mails entfernen…".
Schritt2: Wählen Sie Ordner aus, aus denen Sie doppelte E-Mails entfernen möchten
Im erscheinenden Fenster "Duplikate E-Mails - Schritt1"
Überprüfen Sie die Ordnernamen, aus denen Sie doppelte E-Mails suchen möchten,
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Weiter: Felder auswählen, um doppelte E-Mails zu filtern", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
- Das Rechtsklick-Menü ist verfügbar.
- "Alle auswählen": Wählen Sie diese Option, um alle Ordner einschließlich Unterordner auszuwählen.
- "Keine auswählen": Wählen Sie diese Option, um alle Ordner einschließlich Unterordner abzuwählen.
- "Alle Unterordner des aktuellen Ordners auswählen": Wählen Sie diese Option, um alle Unterordner des ausgewählten Ordners auszuwählen.
- "Alle Unterordner des aktuellen Ordners abwählen": Wählen Sie diese Option, um alle Unterordner des ausgewählten Ordners abzuwählen.
- "Alle erweitern": Wählen Sie diese Option, um alle Ordner einschließlich Unterordner jedes Kontos zu erweitern.
- "Alle reduzieren": Wählen Sie diese Option, um alle Ordner einschließlich Unterordner aller Konten zu reduzieren.
- Die ausgewählten Ordner sind in diesem Bereich aufgelistet und die Nachrichten im oberen Ordner werden priorisiert, um beibehalten zu werden. Sie können die Ordnerreihenfolge anpassen oder die Ordner aus der Liste löschen, indem Sie sie auswählen und auf die
, 
, 
, oder 
Schaltflächen klicken. - Zeigen Sie die Anzahl der ausgewählten Ordner an.
, 
, 
, oder 
Schaltflächen klicken.
Schritt3: Geben Sie die Filterkriterien an, um die doppelten E-Mails zu identifizieren
Im Fenster "Duplikate E-Mails – Schritt2"
Überprüfen Sie die Kriterien, nach denen Sie doppelte E-Mails filtern möchten,
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter: Felder auswählen, die in den Ergebnissen aufgelistet werden sollen".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Standard", um automatisch den Text, den Anhang und den Betreff als Filterkriterien auszuwählen.
- Wenn Sie die Option "Nach Duplikat-E-Mails in allen Ordnern suchen" aktivieren, werden alle ausgewählten Ordner verglichen und nach doppelten Elementen durchsucht. Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird nur innerhalb des ausgewählten Einzelordners verglichen und gesucht.
Schritt4: Identifizieren Sie die Felder, die in den Ergebnissen aufgelistet werden sollen
Im Fenster "Duplikate E-Mails – Schritt3"
Wählen Sie einen Anzeigemodus nach Bedarf,
Klicken Sie auf die Schaltfläche Filterung starten.
- Die Option "Standard" ist standardmäßig ausgewählt, was bedeutet, dass der Dateipfad, der Betreff und die Textfelder im Filterergebnis aufgelistet werden.
- Die Option "Benutzerdefiniert" unterstützt Sie dabei, die Felder anzugeben, die Sie im Filterergebnis anzeigen möchten.
- Wählen Sie die Option "Benutzerdefiniert".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Benutzerdefiniert".
- Überprüfen Sie dann die Felder, die Sie im Dialogfeld "Duplikate Mails -Einstellung" benötigen.
- Speichern Sie die Einstellungen.
- Wenn Sie die Option "Ausgewählte Bewertungsbedingungen" aktivieren, werden im Filterergebnis die Bedingungsfelder aufgelistet, die Sie in Schritt3 angegeben haben.
Schritt5: Löschen, verschieben oder kategorisieren Sie doppelte E-Mails nach Bedarf.
Im Fenster "Duplikate E-Mails – Schritt4" können Sie sehen, dass alle doppelten E-Mails basierend auf den von Ihnen angepassten Kriterien gefiltert und aufgelistet wurden.
Dann können Sie diese doppelten Elemente "löschen", "verschieben" oder "kategorisieren".
Doppelte E-Mails löschen (in den Ordner Gelöschte Elemente verschieben)
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben "Methode zur Behandlung von Duplikat-E-Mails", wählen Sie die Option "Löschen (in den Ordner Gelöschte Elemente verschieben)" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Sofortige Ausführung"
Dann erscheint ein Dialogfeld, das Sie an die Anzahl der gelöschten Elemente erinnert. Klicken Sie auf "OK", um es zu schließen.
Sie können sehen, dass die doppelten E-Mails im Assistenten mit einem Durchgestrichen angezeigt werden, die gelöscht wurden, außer der beibehaltenen E-Mail, die durch einen roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols angezeigt wird. Klicken Sie auf "Fertig", um den Assistenten zu beenden.
Doppelte E-Mails in einen Ordner verschieben
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben "Methode zur Behandlung von Duplikat-E-Mails", wählen Sie die Option "Alle ausgewählten E-Mails verschieben" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Sofortige Ausführung".
Profi-Tipp: Standardmäßig werden alle doppelten E-Mails außer der ersten ausgewählt.
Wählen Sie im Dialogfeld "Bitte wählen Sie einen Ordner" einen Ordner aus oder erstellen Sie einen neuen, um die doppelten E-Mails zu platzieren, und klicken Sie auf "OK".
Dann erscheint ein Dialogfeld, das Sie an die Anzahl der verschobenen Elemente erinnert. Klicken Sie auf "OK", um es zu schließen.
Sie können sehen, dass die doppelten E-Mails im Assistenten mit einem Durchgestrichen angezeigt werden, die gelöscht wurden, außer der beibehaltenen E-Mail, die durch einen roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols angezeigt wird. Klicken Sie auf "Fertig", um den Assistenten zu beenden.
Kategorien zu doppelten E-Mails hinzufügen
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben "Methode zur Behandlung von Duplikat" "E-Mails", wählen Sie die Option "Kategorien hinzufügen (einschließlich beibehalten)" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Sofortige Ausführung".
Wählen Sie im Dialogfeld "Farbkategorien" eine oder mehrere Kategorien nach Bedarf aus (Sie können auch eine neue Farbkategorie erstellen) und klicken Sie dann auf "OK".
Dann erscheint ein Dialogfeld, das Sie an die Anzahl der abgeschlossenen Elemente erinnert. Klicken Sie auf "OK", um es zu schließen.
Klicken Sie auf "Fertig", um den Assistenten zu beenden.
Abgesehen vom Löschen, Verschieben oder Kategorisieren aller im Assistenten aufgelisteten doppelten E-Mails können Sie auch das Rechtsklick-Menü verwenden, um bestimmte Elemente Ihrer Wahl zu verwalten.
Alle Duplikate in einer Duplikatgruppe löschen, verschieben oder kategorisieren
Wenn Sie alle Duplikate in einer bestimmten Duplikatgruppe behandeln möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen und wählen Sie die benötigte Option.
Das Auswählen einer Option im Rechtsklick-Menü öffnet ein Eingabefeld, um die Aktion zu bestätigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fortfahren, wenn Sie fortfahren möchten, oder klicken Sie auf Abbrechen.
Als nächstes müssen Sie Folgendes beachten
- Wenn Sie sich entscheiden, alle ausgewählten Elemente in der aktuellen Gruppe zu kategorisieren, erscheint nach Bestätigung der Aktion ein Dialogfeld Farbige Kategorien, in dem Sie Farbkategorien zuweisen können.
- Wenn Sie sich entscheiden, alle ausgewählten Elemente in der aktuellen Gruppe zu verschieben, erscheint nach Bestätigung der Aktion ein Dialogfeld Bitte wählen Sie einen Ordner, in dem Sie einen Zielordner auswählen können.
- Wenn Sie sich entscheiden, alle ausgewählten Elemente in der aktuellen Gruppe zu löschen, werden nach Bestätigung der Aktion alle Duplikate außer der beibehaltenen E-Mail sofort entfernt.
Ein bestimmtes Duplikat in einer Duplikatgruppe löschen, verschieben oder kategorisieren
Wenn Sie nur ein bestimmtes Duplikat in einer Duplikatgruppe behandeln möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Duplikat und wählen Sie die benötigte Option.
Das Auswählen einer Option (außer der Option Als beibehaltene E-Mail festlegen) im Rechtsklick-Menü öffnet ein Eingabefeld, um die Aktion zu bestätigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fortfahren, wenn Sie fortfahren möchten, oder klicken Sie auf Abbrechen.
Als nächstes müssen Sie Folgendes beachten
- Wenn Sie sich entscheiden, dieses Element zu verschieben, erscheint nach Bestätigung der Aktion ein Dialogfeld Bitte wählen Sie einen Ordner, in dem Sie einen Zielordner auswählen können.
- Wenn Sie sich entscheiden, dieses Element zu kategorisieren, erscheint nach Bestätigung der Aktion ein Dialogfeld Farbige Kategorien, in dem Sie Farbkategorien zuweisen können.
- Wenn Sie sich entscheiden, dieses Element zu löschen, werden nach Bestätigung der Aktion alle Duplikate außer der beibehaltenen E-Mail sofort entfernt.
Die beibehaltene E-Mail ändern
Wenn Sie die beibehaltene E-Mail ändern müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die doppelte E-Mail, die Sie als neue beibehaltene E-Mail festlegen möchten, und wählen Sie die Option Als beibehaltene E-Mail festlegen aus dem Kontextmenü.
Verwenden Sie beim nächsten Mal, wenn Sie nach doppelten E-Mails suchen, einfach dieselben Einstellungen
Sobald Sie die Funktion Erweiterte Duplikate E-Mails entfernen angewendet haben, werden die letzten Konfigurationen beibehalten, sodass Sie beim nächsten Mal, wenn Sie nach doppelten E-Mails suchen, einfach dieselben Einstellungen verwenden können. Wählen Sie dazu einfach "Kutools Plus" > "Duplikate E-Mails" > "Erweiterte Duplikate E-Mails entfernen" und klicken Sie im Assistenten "Duplikate E-Mails – Schritt1 (von4): E-Mail-Ordner auswählen" auf die Schaltfläche Filterung starten.
Damit endet die Schritt-für-Schritt-Anleitung und Erklärung zur Verwendung der Funktionen Duplikate E-Mails löschen von Kutools für Outlook.
Wenn Sie interessiert sind, können Sie klicken, um es herunterzuladen und auszuprobieren.
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Inhaltsverzeichnis
- Vorteile der Verwendung von Duplikate E-Mails löschen
- Wie man Duplikate E-Mails löschen anwendet
- Duplikate E-Mails innerhalb ausgewählter E-Mails löschen
- Duplikate E-Mails aus bestimmten Ordnern löschen
- Duplikate E-Mails aus bestimmten Ordnern löschen, verschieben oder kategorisieren
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