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Optimieren Sie Ihr Postfach: Die Leistungsfähigkeit der „Duplikate E-Mails löschen“-Funktion von Kutools für Outlook

AutorSiluvia Änderungsdatum

Beim Umgang mit E-Mails in Outlook können zahlreiche Duplikate auftreten. Diese können durch versehentliches Kopieren und Einfügen, mehrfache Sende- und Empfangsvorgänge, Probleme bei der E-Mail-Synchronisation und vieles mehr entstehen. Zu viele Duplikate E-Mails können Ihr Postfach überlasten, die Öffnungsgeschwindigkeit verlangsamen und die Verwaltung erschweren. In diesem Fall wird das Löschen dieser Duplikate unerlässlich. Outlook bietet jedoch kein integriertes Tool zum massenweisen Entfernen von Duplikate E-Mails, sondern nur manuelles Entfernen. Um unser Postfach schnell und einfach sauber und übersichtlich zu halten, setzen wir auf „Kutools für Outlook“. Diese Funktion „bietet drei unterschiedliche Optionen“, die speziell auf bestimmte Benutzeranforderungen zugeschnitten sind: „Duplikate aus ausgewählten E-Mails, festgelegten Ordnern entfernen oder benutzerdefinierte Regeln anwenden, um Duplikate zu löschen, zu verschieben oder zu kategorisieren“.

Vorteile der Nutzung von „Duplikate E-Mails löschen“
So wenden Sie „Duplikate E-Mails löschen“ an
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Vorteile der Verwendung von Löschen Duplikate E-Mails

 
„Verbesserte Effizienz“: Vereinfacht Ihren Posteingang für eine intuitivere Navigation und einfachere Verwaltung.shot-efficiency
„Vereinfachter Posteingang“: Hält Ihre E-Mail-Umgebung übersichtlich, damit Sie sich besser auf das Wesentliche konzentrieren können.shot-symplify-inbox
„Reduzierter Speicherbedarf“: Durch das Entfernen von Duplikaten senken Sie den gesamten Speicherbedarf Ihres Outlook-Kontos.shot-reduce-storage
„Einfache Bedienung“: Bietet dank einer intuitiven Oberfläche ein müheloses Erlebnis bei der Verwaltung von Duplikaten.shot-ease-of-use
„Mehrere Löschoptionen“: Ob Sie eine schnelle Bereinigung ausgewählter E-Mails bevorzugen, bestimmte Ordner gründlich überprüfen oder benutzerdefinierte Aktionen auf Duplikate anwenden möchten – Kutools für Outlook unterstützt alle Varianten.shot-more-option
„Sicherheit“: Garantiert einen sicheren Prozess, der Ihre wichtigen E-Mails schützt – während Duplikate zuverlässig entfernt werden.shot-safty
„Umfassende Suche“: Führt eine detaillierte Suche durch, um Duplikate in Ihrem Posteingang zu kennzeichnen – für einen überblickbaren, redundantfreien Posteingang.shot-scan
„Massenverarbeitungsfunktion“: Im Gegensatz zur manuellen Löschung, die zeitaufwendig und arbeitsintensiv ist, ermöglicht diese Funktion das schnelle und effiziente Löschen von Duplikaten über mehrere Ordner hinweg – und spart so wertvolle Zeit.shot-batch
„Löschen mit einem Klick“: Entfernt mit nur einem Klick alle doppelten E-Mails aus den ausgewählten Nachrichten – und spart so wertvolle Zeit und Aufwand.shot-one-click
„Intelligente Erkennung“: Erkennt E-Mail-Duplikate automatisch – ohne manuelle Suche.shot-intelligent
„Echtzeit-Feedback“: Bietet unmittelbar nach Abschluss des Vorgangs klare Rückmeldung zu den Löschergebnissen, damit Benutzer das Ergebnis jederzeit eindeutig nachvollziehen können.shot-real-time
„Unterstützung für Kategorien wird hinzugefügt“: Findet schnell alle doppelten E-Mails und ermöglicht Ihnen, eine oder mehrere Kategorien allen Duplikaten zuzuordnen, damit Sie doppelte Elemente leicht identifizieren können, ohne sie zu löschen oder zu verschieben.shot-categories

Kutools für Outlook – über 100 leistungsstarke Funktionen, die Ihr Outlook optimal unterstützen.

So wenden Sie „Duplikate E-Mails löschen“ an

 

Kutools für Outlook bietet ein Trio spezialisierter Funktionen, die perfekt auf unterschiedliche Anforderungen beim Entfernen doppelter E-Mails zugeschnitten sind. Folgen Sie dieser Anleitung Schritt für Schritt, um zu erfahren, wie Sie jede Funktion effektiv nutzen und so Ihr Postfach optimal bereinigen.

🔵Duplikate E-Mails innerhalb ausgewählter E-Mails löschen

Ideal, wenn Sie bestimmte E-Mails identifiziert haben und diese schnell bereinigen möchten.

Profipp: Bei Verwendung dieser Funktion werden E-Mails als Duplikate erkannt, wenn sie denselben Betreff, denselben Nachrichtentext und Anhangsname gemeinsam haben.

Schritt 1: Wählen Sie einfach die E-Mails aus

  • Mehrere zusammenhängende E-Mails auswählen: Wählen Sie die erste E-Mail aus, halten Sie die „Umschalttaste“ (Shift) gedrückt und klicken Sie anschließend auf die letzte E-Mail.
  • Mehrere nicht zusammenhängende E-Mails auswählen: Halten Sie die Strg-Taste (Ctrl) gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten E-Mails.

Schritt 2: Wenden Sie die Funktion „Duplikate E-Mails löschen aus Auswahl“ an

Wechseln Sie zur Registerkarte „KUTOOLS PLUS“ und klicken Sie auf „Duplikate E-Mails“ > „Duplikate E-Mails löschen aus ausgewählten E-Mails…“, um innerhalb Ihrer Auswahl alle Duplikate zu entfernen.

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Schritt 3: Duplikate E-Mails löschen

  1. Ein Duplikat-Dialogfeld öffnet sich und listet alle Duplikate innerhalb der ausgewählten E-Mails auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“, um sämtliche doppelten E-Mails zu entfernen.

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  2. Anschließend erscheint ein Dialogfeld mit der Anzahl der gelöschten Elemente. Klicken Sie auf „OK“.

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  3. Alle doppelten E-Mails wurden nun gelöscht, sodass nur noch eine Kopie verbleibt – die E-Mail mit dem roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols. Klicken Sie auf „Schließen“, um das Dialogfeld zu schließen.

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Tipps zu dieser Oberfläche:
  1. Standardmäßig sind in jeder Gruppe alle Duplikate E-Mails außer dem ersten angezeigten Element markiert. Wenn Sie nicht alle Duplikate löschen möchten, können Sie nur diejenigen markieren, die gelöscht werden sollen.
  2. Das Kontextmenü steht zur Verfügung.
    • „Standardauswahl wiederherstellen“: Wählen Sie diese Option, um in jeder Duplikatgruppe alle doppelten Elemente außer dem ersten zu markieren.
    • „Alle markieren“: Wählen Sie diese Option, um sämtliche doppelten Elemente in jeder Gruppe zu kennzeichnen.
    • „Nicht markieren“: Wählen Sie diese Option, um alle doppelten Elemente in jeder Gruppe abzuwählen.
    • „Alle erweitern“: Wählen Sie diese Option, um sämtliche Duplikatgruppen aufzuklappen und alle doppelten Elemente innerhalb jeder Gruppe anzuzeigen.
    • „Alle reduzieren“: Wählen Sie diese Option, um sämtliche Duplikatgruppen zu reduzieren und nur Betreff, Anhänge, Inhalt der doppelten E-Mails sowie deren Anzahl anzuzeigen.
  3. Zeigt die Gesamtanzahl der E-Mails an, die Sie diesmal gescannt haben.
  4. Zeigt die Gesamtanzahl aller gefundenen doppelten Elemente an.
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🔵Duplikate E-Mails aus festgelegten Ordnern löschen

Wenn Sie eine umfassendere Bereinigung benötigen, können Sie mit dieser Option ganze Ordner gezielt bearbeiten.

Profipp: Bei Verwendung dieser Funktion werden E-Mails als Duplikate erkannt, wenn sie denselben Betreff, denselben Nachrichtentext und Anhangsname gemeinsam haben.

Schritt 1: Wenden Sie die Funktion „E-Mails in Ordnern duplizieren“ an

Wechseln Sie zur Registerkarte „KUTOOLS PLUS“ und klicken Sie auf „Duplikate E-Mails“ > „E-Mails in Ordnern duplizieren…“.

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Schritt 2: Markieren Sie den Ordner, den Sie scannen und aus dem Sie Duplikate entfernen möchten

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Tipps zu dieser Oberfläche:
  1. Das Kontextmenü steht zur Verfügung.
  2. Ordnerübergreifende Filterung: Durch Auswahl dieser Option wird das Tool angewiesen, nach doppelten Elementen in Alle ausgewählten Dateien zu suchen. Ist diese Option deaktiviert, werden Duplikate nur innerhalb der ausgewählten Einzelner Ordner verglichen und gesucht.
  3. Zeigt die Anzahl der ausgewählten Ordner an.
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Schritt 3: Duplikate E-Mails löschen

  1. Das Dialogfeld „Doppelte E-Mails“ öffnet sich und zeigt alle Duplikate innerhalb der ausgewählten Ordner an. Klicken Sie auf „Löschen“, um alle doppelten E-Mails zu entfernen.

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  2. Anschließend erscheint ein Dialogfeld mit der Anzahl der gelöschten Elemente. Klicken Sie auf „OK“.

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  3. Alle doppelten E-Mails wurden nun gelöscht, sodass nur noch eine Kopie verbleibt – jene mit dem roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols. Klicken Sie auf „Abbrechen“, um das Dialogfeld zu schließen.

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Tipps zu dieser Oberfläche:
  1. Alle doppelten E-Mails sind standardmäßig aktiviert – mit Ausnahme des ersten angezeigten Elements. Möchten Sie nicht alle Duplikate löschen, können Sie die Duplikatgruppe erweitern und gezielt nur diejenigen auswählen, die entfernt werden sollen.
  2. Das Kontextmenü steht zur Verfügung.
    • „Reduzierter Knoten“: Wählen Sie diese Option, um alle Duplikatgruppen anzuzeigen – ohne die doppelten Elemente innerhalb jeder Gruppe.
    • „Alle erweitern“: Wählen Sie diese Option, um sämtliche Duplikatgruppen aufzuklappen und alle doppelten Elemente innerhalb jeder Gruppe anzuzeigen.
    • „Alle reduzieren“: Wählen Sie diese Option, um alle Duplikatgruppen zu reduzieren und ausschließlich den Ordnernamen anzuzeigen.
    • „Standardauswahl wiederherstellen“: Wählen Sie diese Option, um in jeder Duplikatgruppe alle doppelten Elemente außer dem ersten zu markieren.
    • „Alle markieren“: Wählen Sie diese Option, um sämtliche doppelten Elemente in jeder Gruppe zu kennzeichnen.
    • „Nicht markieren“: Wählen Sie diese Option, um alle doppelten Elemente in jeder Gruppe abzuwählen.
  3. Zeigt die Gesamtanzahl aller gefundenen doppelten Elemente an.
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🔵Duplikate E-Mails aus festgelegten Ordnern löschen, verschieben oder kategorisieren

Schritt 1: Wenden Sie die Funktion „Erweiterte Duplikate löschen“ an

Klicken Sie auf der Registerkarte „KUTOOLS PLUS“ auf „Duplikate E-Mails“ > „Erweiterte Duplikate löschen…“.

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Schritt 2: Ordner auswählen, die Sie Duplikate E-Mails löschen möchten

Im erscheinenden Fenster „Duplikate E-Mails – Schritt 1“

  1. Wählen Sie die Ordnername aus, in der Duplikate E-Mails gesucht werden soll,

  2. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Weiter: Felder für die Duplikat-E-Mail-Beurteilung auswählen“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

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Tipps zu dieser Oberfläche:
  1. Das Kontextmenü steht zur Verfügung.
    • „Alle markieren“: Wählen Sie diese Option, um sämtliche Ordner – einschließlich aller Unterordner – auszuwählen.
    • „Nichts markieren“: Wählen Sie diese Option, um alle Ordner – einschließlich Unterordner – abzuwählen.
    • „Alle Unterordner auswählen“: Aktivieren Sie diese Option, um sämtliche Unterordner des gewählten Ordners automatisch zu markieren.
    • „Alle Unterordner abwählen“: Wählen Sie diese Option, um sämtliche Unterordner des markierten Ordners abzuwählen.
    • „Alle erweitern“: Wählen Sie diese Option, um alle Ordner – einschließlich der Unterordner jedes Kontos – vollständig anzuzeigen.
    • „Alle reduzieren“: Wählen Sie diese Option, um sämtliche Ordner – einschließlich aller Unterordner aller Konten – zu reduzieren.
  2. Die ausgewählten Ordner werden in diesem Bereich aufgelistet – Nachrichten im obersten Ordner haben dabei Vorrang beim Beibehalten. Passen Sie die Reihenfolge der Ordner an oder entfernen Sie Ordner aus der Liste, indem Sie einen Ordner auswählen und auf die shot-remove-duplicate-emails-015,shot-remove-duplicate-emails-013, oder -Schaltflächen klicken.
  3. Zeigt die Anzahl der ausgewählten Ordner an.
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Schritt 3: Geben Sie die Filterbedingungen an, um die Duplikate E-Mails zu identifizieren

Im Fenster „Duplikate E-Mails – Schritt 2“

  1. Aktivieren Sie die Kriterien, nach denen Duplikate E-Mails gefiltert werden sollen,

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter: Wählen Sie die Felder aus, die in den Ergebnissen angezeigt werden sollen“.

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Tipps zu dieser Oberfläche:
  1. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Standard“ werden Textkörper, Anhang und Betreff automatisch als Filterbedingungen ausgewählt.
  2. Wenn Sie die Option „Nach Duplikat-E-Mails in allen Ordnern suchen“ aktivieren, werden doppelte Elemente übergreifend in allen ausgewählten Dateien verglichen und gesucht. Ist die Option deaktiviert, erfolgt der Vergleich und die Suche nach doppelten Elementen jeweils innerhalb einzelner Ordner.
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Schritt 4: Legen Sie die Felder fest, die in den Ergebnissen aufgeführt werden sollen

Im Fenster „Duplikate E-Mails – Schritt 3“

  1. Wählen Sie je nach Bedarf einen Anzeigemodus aus,

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filterung starten“.

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Tipps zu dieser Oberfläche:
  • Standardmäßig ist die Option „Standard“ ausgewählt, sodass die Felder Dateipfad, Betreff und Textkörper im Filterergebnis angezeigt werden.
  • Mit der Option „Benutzerdefiniert“ legen Sie fest, welche Felder im Filterergebnis angezeigt werden.
    1. Wählen Sie die Option „Benutzerdefiniert“.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzerdefiniert“.
    3. Markieren Sie anschließend im Dialogfeld „Duplikat-E-Mails – Einstellungen“ die gewünschten Felder.
    4. Speichern Sie Ihre Einstellungen.
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  • Wenn Sie die Option „Ausgewählte Bewertungsbedingungen“ aktivieren, werden im Filterergebnis diejenigen Bedingungsfelder angezeigt, die Sie in Schritt 3 festgelegt haben.

Schritt 5: Löschen, verschieben oder kategorisieren Sie doppelte E-Mails ganz nach Bedarf.

Im Fenster „Duplikate E-Mails – Schritt 4“ sehen Sie alle E-Mails, die anhand Ihrer individuell festgelegten Kriterien als Duplikate identifiziert und aufgelistet wurden.

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Anschließend können Sie diese Duplikate „löschen“, „verschieben“ oder „kategorisieren“.

 Duplikate E-Mails löschen (in den Ordner Gelöschte Elemente verschieben)

  1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben „Methoden zum Verarbeiten von doppelten E-Mails“, wählen Sie die Option „Löschen (in den Ordner ‚Gelöschte Elemente‘ verschieben)“ und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Jetzt anwenden“.

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  2. Anschließend erscheint ein Dialogfeld, das Sie an die Anzahl der gelöschten Elemente erinnert. Klicken Sie auf „OK“, um es zu schließen.

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  3. Sie sehen, dass die gelöschten doppelten E-Mails im Assistenten durchgestrichen angezeigt werden – mit Ausnahme der beibehaltenen E-Mail, die durch einen roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols gekennzeichnet ist. Klicken Sie auf „Fertig“, um den Assistenten zu verlassen.

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 Duplikate E-Mails in einen Ordner verschieben

  1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben „Methoden zum Verarbeiten von Duplikat-E-Mails“, wählen Sie „Alle ausgewählten E-Mails verschieben“ und klicken Sie anschließend auf „Jetzt anwenden“.

    Professioneller Tipp: Standardmäßig sind alle Duplikate von E-Mails aktiviert – mit Ausnahme des ersten Elements.

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  2. Wählen Sie im Dialogfeld „Bitte wählen Sie einen Ordner“ einen vorhandenen Ordner aus oder erstellen Sie einen neuen, um die doppelten E-Mails darin abzulegen, und klicken Sie auf „OK“.

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  3. Anschließend erscheint ein Dialogfeld, das Sie an die Anzahl der verschobenen Elemente erinnert – klicken Sie auf „OK“, um es zu schließen.

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  4. Sie sehen, dass die gelöschten doppelten E-Mails im Assistenten durchgestrichen angezeigt werden – mit Ausnahme der beibehaltenen E-Mail, die durch einen roten Punkt in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Symbols gekennzeichnet ist. Klicken Sie auf „Fertig“, um den Assistenten zu verlassen.

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 Kategorien zu Duplikate E-Mails hinzufügen

  1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben „Methoden zum Verarbeiten von Duplikat-E-Mails“, wählen Sie die Option „Kategorien hinzufügen (einschließlich beibehaltener Elemente)“ und klicken Sie anschließend auf „Jetzt anwenden“.

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  2. Wählen Sie im Dialogfeld „Farbkategorie“ je nach Bedarf eine oder mehrere Kategorien aus (Sie können auch eine neue Farbkategorie erstellen) und klicken Sie anschließend auf „OK“.

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  3. Anschließend erscheint ein Dialogfeld, das Sie an die Anzahl der abgeschlossenen Elemente erinnert – klicken Sie auf „OK“, um es zu schließen.

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  4. Klicken Sie auf „Fertig“, um den Assistenten zu beenden.

Tipps zu „Duplikate E-Mails – Schritt 4“:

Neben dem Löschen, Verschieben oder Kategorisieren aller doppelten E-Mails in der Liste des Assistenten können Sie auch das Kontextmenü nutzen, um gezielt einzelne Elemente Ihrer Wahl zu verwalten.

  • Löschen, verschieben oder kategorisieren Sie alle Duplikate in einer Duplikatgruppe

    Wenn Sie alle Duplikate einer bestimmten Duplikatgruppe bearbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen und wählen Sie die gewünschte Option.

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    Die Auswahl einer beliebigen Option im Kontextmenü öffnet ein Bestätigungsfeld. Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren, oder auf „Abbrechen“.

    Beachten Sie anschließend Folgendes:

    • Wenn Sie die Option „Kategorien zu ausgewählten Elementen in der Gruppe hinzufügen“ wählen, erscheint nach Bestätigung der Aktion ein Farbkategorie-Dialogfeld, in dem Sie eine Farbkategorie zuweisen können.
    • Wenn Sie alle markierten Elemente der aktuellen Gruppe verschieben möchten, erscheint nach Bestätigung der Aktion das Dialogfeld „Bitte wählen Sie einen Ordner“, in dem Sie einen Zielordner auswählen können.
    • Wenn Sie alle markierten Elemente der aktuellen Gruppe löschen möchten, werden nach Bestätigung der Aktion sofort alle Duplikate – mit Ausnahme der reservierten E-Mail – entfernt.

  • Löschen, verschieben oder kategorisieren Sie ein bestimmtes Duplikat in einer Duplikatgruppe

    Wenn Sie nur eine bestimmte doppelte E-Mail innerhalb einer Duplikatgruppe bearbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Duplikat und wählen Sie die gewünschte Option aus.

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    Die Auswahl einer beliebigen Option (außer „Als beibehaltene E-Mail festlegen“) im Kontextmenü öffnet ein Bestätigungsfenster. Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren, oder auf „Abbrechen“.

    Beachten Sie anschließend Folgendes:

    • Wenn Sie „Dieses Element verschieben“ auswählen, erscheint nach Bestätigung der Aktion das Dialogfeld „Bitte wählen Sie einen Ordner“, in dem Sie einen Zielordner auswählen können.
    • Wenn Sie dieses Element kategorisieren möchten, erscheint nach Bestätigung der Aktion ein Farbkategorie-Dialogfeld, in dem Sie eine Farbkategorie zuweisen können.
    • Wenn Sie dieses Element löschen möchten, werden nach Bestätigung der Aktion alle Duplikate – mit Ausnahme der reservierten E-Mail – sofort entfernt.

  • Ändern der reservierten E-Mail

    Wenn Sie die reservierte E-Mail-Adresse ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte doppelte E-Mail-Adresse und wählen im Kontextmenü „Als beibehaltene E-Mail festlegen“.

Weitere Tipps:

  • Verwenden Sie beim nächsten Suchlauf nach Duplikate E-Mails problemlos dieselben Einstellungen

    Sobald Sie die Funktion „Erweiterte Duplikate löschen“ genutzt haben, speichert das System Ihre zuletzt verwendeten Einstellungen – so können Sie beim nächsten Suchlauf nach doppelten E-Mails problemlos exakt dieselben Konfigurationen anwenden. Wählen Sie dazu einfach „KUTOOLS PLUS“ > „Duplikate E-Mails“ > „Erweiterte Duplikate löschen“ und klicken Sie im Assistenten „Duplikate E-Mails – Schritt 1 (von 4): E-Mail-Ordner auswählen“ auf die Schaltfläche „Filterung starten“.

Damit endet die Schritt-für-Schritt-Anleitung und Erklärung zur Nutzung der Funktion „Duplikate E-Mails löschen“ von Kutools für Outlook.

Falls Sie interessiert sind, können Sie auf den Download klicken und es ausprobieren.

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