Optimierung der Aufgabenverwaltung: Löschen und Hinzufügen von Kategorien zu doppelten Aufgaben

Mit dem Hilfsprogramm „Doppelte Aufgaben löschen“ von Kutools für Outlook können Sie ganz einfach und schnell alle doppelten Aufgaben in einem oder über mehrere Ordner in Outlook entfernen und nur eine behalten. Gehen Sie wie folgt vor.

1. Wenden Sie dieses Hilfsprogramm an, indem Sie klicken Kutools Plus > Doppelte Aufgaben. Siehe Screenshot:

2. Im Doppelte Aufgaben - Schritt 1 (von 5) Assistent, aktivieren Sie die E-Mail-Konten, aus denen Sie doppelte Aufgaben entfernen möchten, und klicken Sie auf die Nächster Schritt: Aufgabenordner angeben Schaltfläche.

Tipps: Wenn das Laden des E-Mail-Kontos langsam ist, können Sie auf die Aktuell geladenes Postfach überspringen Schaltfläche klicken, um Aufgaben im E-Mail-Konto zu ignorieren.

3. Im Doppelte Aufgaben - Schritt 2 (von 5) Fenster, aktivieren Sie die Aufgabenordner, aus denen Sie Duplikate entfernen möchten, und klicken Sie dann auf die Weiter: Felder für doppelte Vergleiche auswählen Schaltfläche.

Hinweis: 

1). In diesem Schritt können Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordnernamen klicken, um das Kontextmenü zum schnellen Aktivieren oder Deaktivieren aller Ordner anzuzeigen.

2). Die ausgewählten Ordner werden in diesem Bereich aufgelistet, und die Aufgaben im oberen Ordner werden bevorzugt beibehalten. Sie können die Reihenfolge der Ordner anpassen oder Ordner aus der Liste löschen, indem Sie sie auswählen und auf die Schaltflächen auf der rechten Seite klicken.

3). Wenn Sie dieses Hilfsprogramm bereits verwendet und die Filterkriterien festgelegt haben, können Sie direkt auf die Filterung starten Schaltfläche klicken, um die doppelten Aufgaben mit den etablierten Kriterien zu filtern.

4. Nun springt es zum Doppelte Aufgaben - Schritt 3 (von 5) Assistent, aktivieren Sie die Kriterien, nach denen Sie doppelte Aufgaben filtern möchten, und klicken Sie auf Weiter: Felder für Ergebnisse auswählen Schaltfläche.

Tipps: Wenn Sie die doppelten Aufgaben über die ausgewählten Ordner vergleichen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Doppelte Aufgaben in den ausgewählten Ordnern finden“, andernfalls werden die doppelten Aufgaben in ihren eigenen Aufgabenordnern separat verglichen.

5. Im Doppelte Aufgaben - Schritt 4 (von 5) Assistent, aktivieren Sie die Felder, die Sie für die Ergebnisse anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Filterung starten Schaltfläche, um mit dem Filtern der doppelten Aufgaben zu beginnen.

Hinweise：

1). Wenn Sie benutzerdefinierte Felder anzeigen möchten, aktivieren Sie Benutzerdefiniert Option, und klicken Sie dann auf Benutzerdefiniert Schaltfläche, um die Felder im Doppelte Aufgaben - Benutzerdefinierte Ergebnisanzeige Dialog auszuwählen.

2). Aktivieren Sie die Option „Ausgewählte Bewertungsbedingungen“, um die von Ihnen im letzten Schritt angegebenen Bewertungskriterien für das Ergebnis anzuzeigen. 

6. Im Doppelte Aufgaben - Schritt 5 (von 5) Assistent erscheint ein Hinweisfeld, klicken Sie auf die OK Schaltfläche.

7. Nun wurden alle doppelten Aufgaben im Doppelte Aufgaben - Schritt 5 (von 5) Assistent angezeigt, Sie können eine Aufgabe auswählen, um die Informationen im Aufgabeninformationen Vorschau Abschnitt im rechten Bereich anzuzeigen.

8. Um die doppelten Aufgaben auszuführen, können Sie wie folgt vorgehen:

1) Bearbeiten Sie eine doppelte Gruppe separat. Wenn Sie eine doppelte Gruppe bearbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen, und wählen Sie im Kontextmenü eine Option nach Bedarf.

2) Bearbeiten Sie eine Aufgabe separat. Wenn Sie eine Aufgabe bearbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe, und wählen Sie im Kontextmenü eine Option nach Bedarf.

3) Führen Sie alle doppelten Aufgaben in einer Charge aus. Wenn Sie alle gefilterten doppelten Aufgaben ausführen möchten, gehen Sie zur Dropdown-Liste von Duplikate Aufgaben verarbeiten, wählen Sie eine Option nach Bedarf, und klicken Sie auf die rechte Schaltfläche, um die Operation auszuführen.

Nachdem Sie die Operation ausgeführt haben, erscheint ein Dialogfeld, das Sie daran erinnert, dass die Operation erfolgreich abgeschlossen wurde, klicken Sie auf OK > Schließen um das Fenster zu schließen.

Hinweis: Wenn Sie die doppelten Aufgaben nur kategorisieren und nicht entfernen möchten, können Sie die Option Kategorien hinzufügen im Kontextmenü oder aus der Dropdown-Liste von Duplikate Aufgaben verarbeiten, dann im erscheinenden Farbkategorie Dialog die gewünschte Kategorie auswählen oder eine neue Kategorie erstellen, und klicken Sie auf OK. Nun werden die doppelten Aufgaben entsprechend kategorisiert. Beachten Sie, dass die Kategorien hinzufügen Funktion die Kategoriefarbe zu allen markierten Elementen hinzufügen wird (alle doppelten Elemente einschließlich des ersten Duplikats sind markiert).

Demo: Doppelte Aufgaben in Outlook löschen