Optimierung der Aufgabenverwaltung: Löschen und Hinzufügen von Kategorien zu doppelten Aufgaben
Kutools für Outlook
Doppelte Aufgaben in Outlook können aus verschiedenen Quellen entstehen – Synchronisierungsfehler, Importprobleme oder einfach menschliches Versagen. Diese Duplikate verstopfen nicht nur Ihre Aufgabenliste, sondern können auch zu Verwirrung darüber führen, welche Aufgabe die aktuellste oder relevanteste ist. Während Outlook ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verwaltung von Aufgaben ist, sind seine nativen Funktionen zur Handhabung von Duplikaten begrenzt. Benutzer müssen normalerweise manuell nach doppelten Aufgaben suchen und diese löschen, ein Prozess, der sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig ist. Kutools für Outlook bietet eine effizientere Lösung mit seiner Funktion 'Doppelte Aufgaben löschen'. Diese Funktion automatisiert den Prozess des Identifizierens und Entfernens von doppelten Aufgaben und unterstützt darüber hinaus das dauerhafte Löschen sowie das Hinzufügen von Kategorien zu doppelten Aufgaben.
🔵 Vorteile und Highlights der Funktion 'Doppelte Aufgaben löschen'
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Automatische Erkennung
Massenlöschung
Anpassbare Kriterien
Arbeiten über Ordner und Konten hinweg
Drei Optionen zur Handhabung von Duplikaten
Zeitsparend und Effizienz
Genauigkeit und Zuverlässigkeit
Verbesserte Aufgabenverwaltung
Erhöhte Produktivität
Benutzerfreundliche Oberfläche
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🔵 Schritte zur Anwendung der Funktion 'Doppelte Aufgaben löschen'
Mit dem Hilfsprogramm 'Doppelte Aufgaben löschen' von Kutools für Outlook können Sie ganz einfach und schnell alle doppelten Aufgaben in einem oder über mehrere Ordner in Outlook entfernen und nur eine Aufgabe behalten. Bitte gehen Sie wie folgt vor.
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1Wenden Sie dieses Hilfsprogramm an, indem Sie klicken Kutools Plus > Doppelte AufgabenSiehe Screenshot:
2Im Doppelte Aufgaben - Schritt 1 (von 5) Assistent, aktivieren Sie die E-Mail-Konten, aus denen Sie doppelte Aufgaben entfernen möchten, und klicken Sie auf die Nächster Schritt: Aufgabenordner angeben -Schaltfläche.
Tipps: Wenn das Laden des E-Mail-Kontos langsam ist, können Sie auf die Aktuell geladenes Postfach überspringen -Schaltfläche klicken, um die Aufgaben im E-Mail-Konto zu ignorieren.
3Im Doppelte Aufgaben - Schritt 2 (von 5) Fenster, markieren Sie die Aufgabenordner, aus denen Sie Duplikate entfernen möchten, und klicken Sie dann auf die Weiter: Wählen Sie Aufgabenfelder für Duplikatvergleich aus -Schaltfläche.
Hinweis:
1). In diesem Schritt können Sie mit einem Rechtsklick auf den Ordnernamen das Kontextmenü öffnen, um alle Ordner schnell zu aktivieren oder zu deaktivieren.
2). Die ausgewählten Ordner werden in diesem Bereich aufgelistet, und die Aufgaben im obersten Ordner werden bevorzugt beibehalten. Sie können die Reihenfolge der Ordner anpassen oder Ordner aus der Liste löschen, indem Sie sie auswählen und auf die Schaltflächen rechts klicken.
3). Wenn Sie dieses Hilfsprogramm bereits verwendet und die Filterkriterien zuvor festgelegt haben, können Sie direkt auf die Filterung starten -Schaltfläche klicken, um die doppelten Aufgaben anhand der etablierten Kriterien zu filtern.
4Jetzt geht es zum Doppelte Aufgaben - Schritt 3 (von 5) Assistent, aktivieren Sie die Kriterien, auf deren Grundlage Sie doppelte Aufgaben filtern möchten, und klicken Sie auf Weiter: Wählen Sie die Felder aus, die in den Ergebnissen aufgeführt werden sollen -Schaltfläche.
Tipps: Wenn Sie die doppelten Aufgaben über die ausgewählten Ordner vergleichen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Duplikat-Aufgaben in allen ausgewählten Ordnern finden', andernfalls vergleicht es die doppelten Aufgaben in ihren eigenen Aufgabenordnern separat.
5Im Doppelte Aufgaben - Schritt 4 (von 5) Assistent, aktivieren Sie die Felder, die Sie für die Ergebnisse anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Filterung starten -Schaltfläche, um die Filterung der doppelten Aufgaben zu starten.
Hinweise：
1). Wenn Sie benutzerdefinierte Felder anzeigen möchten, aktivieren Sie Benutzerdefiniert Option, und klicken Sie dann auf Benutzerdefiniert -Schaltfläche, um die Felder im Duplikate Aufgaben - Benutzerdefinierte Ergebnisanzeige Dialog auszuwählen.
2). Aktivieren Sie die Option ' Ausgewählte Bewertungsbedingungen', um die von Ihnen im letzten Schritt festgelegten Bewertungskriterien für das Ergebnis anzuzeigen.
6Im Doppelte Aufgaben - Schritt 5 (von 5) Assistent erscheint ein Hinweisfenster, klicken Sie auf die OK -Schaltfläche.
7Jetzt wurden alle doppelten Aufgaben im Doppelte Aufgaben - Schritt 5 (von 5) Assistenten angezeigt. Sie können eine Aufgabe auswählen, um die Informationen im Aufgabeninformationen Vorschau Abschnitt im rechten Bereich anzuzeigen.
8. Um die doppelten Aufgaben auszuführen, können Sie wie folgt vorgehen:
1) Bearbeiten einer doppelten Gruppe separat. Wenn Sie eine doppelte Gruppe bearbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen und wählen Sie im Kontextmenü eine Option aus, die Sie benötigen.
2) Bearbeiten einer Aufgabe separat. Wenn Sie eine Aufgabe einzeln bearbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe und wählen Sie im Kontextmenü eine Option aus, die Sie benötigen.
3) Batchausführung aller doppelten Aufgaben. Wenn Sie alle gefilterten doppelten Aufgaben ausführen möchten, gehen Sie zur Dropdown-Liste von Duplikate Aufgaben verarbeiten, wählen Sie dann eine benötigte Option aus und klicken Sie auf die rechte Schaltfläche, um die Operation auszuführen.
Nachdem Sie die Operation ausgeführt haben, erscheint ein Dialogfeld, das Sie daran erinnert, dass die Operation erfolgreich abgeschlossen wurde, klicken Sie auf OK > Schließen um das Fenster zu schließen.
Hinweis: Wenn Sie die doppelten Aufgaben nur kategorisieren und nicht entfernen möchten, können Sie die Kategorien hinzufügen Option im Kontextmenü oder aus der Dropdown-Liste von Duplikate Aufgaben verarbeiten, dann im erscheinenden Farbkategorie Dialogfeld die gewünschte Kategorie auswählen oder eine neue Kategorie erstellen und auf OKklicken. Jetzt werden die doppelten Aufgaben entsprechend kategorisiert. Beachten Sie, dass die Kategorien hinzufügen Funktion die Kategoriefarbe zu allen markierten Elementen (alle doppelten Elemente einschließlich des ersten Duplikats sind markiert) hinzufügen wird.
Demo: Doppelte Aufgaben in Outlook löschen
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