Anhänge mühelos aus Outlook-E-Mails trennen
Kutools für Outlook
Das Entfernen von Anhängen aus E-Mails gibt viel Speicherplatz in Outlook frei. Normalerweise ist es einfach, Anhänge aus einer Outlook-E-Mail zu speichern und zu entfernen – doch bei mehreren E-Mails wird das manuelle Vorgehen schnell zeitaufwendig.
Hier stellen wir die Funktionen Alle trennen und Anhänge automatisch abtrennen von Kutools für Outlook vor: Mit Alle trennen werden Anhänge in ausgewählten E-Mails automatisch in Hyperlinks umgewandelt und gleichzeitig in einem festgelegten Ordner gespeichert. Die Funktion Anhänge automatisch abtrennen sorgt dafür, dass eingehende E-Mails ihre Anhänge sofort beim Empfang abtrennen.
Anhänge schnell aus ausgewählten E-Mails trennen
- Alle Anhänge aus ausgewählten E-Mails trennen
- Alle Anhänge aus ausgewählten E-Mails basierend auf Regeln trennen
Anhänge automatisch beim Eingang der E-Mail trennen
- Alle Anhänge automatisch aus eingehenden E-Mails trennen
- Alle Anhänge automatisch aus eingehenden E-Mails basierend auf Regeln trennen
Anhänge schnell aus ausgewählten E-Mails trennen
Alle Anhänge aus ausgewählten E-Mails trennen
Um Anhänge gleichzeitig aus mehreren E-Mails zu trennen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie in der E-Mail-Liste die Nachrichten aus, deren Anhänge Sie trennen möchten.
Umschalt -Taste gedrückt, um mehrere aufeinanderfolgende E-Mails auszuwählen, indem Sie auf die erste und die Letzte Zelle klicken.Tipps : Halten Sie die Strg -Taste gedrückt, um mehrere nicht zusammenhängende E-Mails nacheinander durch Anklicken auszuwählen. Halten Sie die Umschalt -Taste gedrückt, um mehrere aufeinanderfolgende E-Mails auszuwählen, indem Sie auf die erste und die Letzte Zelle klicken.
2. Klicken Sie dann auf KUTOOLS PLUS > Anhangswerkzeuge > Alle trennen, um die Funktion zu aktivieren.
3. Führen Sie im Dialogfeld Einstellungen für das Ablösen die folgenden Schritte aus:
(1.) Klicken Sie auf die Schaltfläche 
, um Ordner auswählen und die getrennten Anhänge zu speichern;
(2.) Legen Sie den Speicherstil für die getrennten Anhänge wie folgt fest:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhänge mit dem folgenden Stil ablösen.
Sie können die getrennten Anhänge in bestimmten Unterordnern speichern. Aktivieren Sie dazu die Option Unterordner basierend auf folgendem Stil erstellen und wählen Sie anschließend den gewünschten Speicherstil aus:
Sie können die getrennten Anhänge auch umbenennen. Aktivieren Sie dazu Die abgetrennten Anhänge basierend auf folgendem Stil umbenennen und legen Sie den gewünschten Namensstil fest. - Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhänge mit dem folgenden Stil ablösen, damit alle getrennten Anhänge direkt in den von Ihnen festgelegten Ordner gespeichert werden.
(3.) Aktivieren Sie die Option Nach dem Trennen der Anhänge behält die E-Mail das Anhangssymbol bei, wenn Sie das Anhangssymbol in den E-Mails beibehalten möchten.
4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK, woraufhin das Dialogfeld Alle trennen erscheint. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Ja, um fortzufahren.
5. Alle Anhänge aus den ausgewählten E-Mails wurden nun extrahiert und ebenfalls im festgelegten Ordner gespeichert. Im E-Mail-Text bleiben nur noch die Hyperlinks erhalten – klicken Sie auf einen Hyperlink, um die zugehörige Anhangdatei zu öffnen.
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Alle Anhänge aus ausgewählten E-Mails basierend auf Regeln trennen
Neben dem Trennen aller Anhänge ausgewählter E-Mails können Sie auch erweiterte Regeln festlegen, um gezielt bestimmte Anhänge zu extrahieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen für das Ablösen auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen, um das Dialogfeld Einstellungen für das Ablösen zu erweitern, und legen Sie anschließend im erweiterten Bereich Ihre gewünschten Bedingungen fest (siehe Screenshot):
- 1. Wenn Sie die Anhänge von E-Mails bestimmter Absender trennen möchten, aktivieren Sie bitte die Option Von und geben Sie anschließend die E-Mail-Adresse in das Textfeld ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche
, um eine E-Mail-Adresse über die Option Aus aktueller Nachricht hinzufügen oder die Option Aus Adressbuch hinzufügen auszuwählen. - 2. Um Anhänge basierend auf dem Betreff oder Anhangsnamen zu trennen, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Betreff enthält oder Anhangsname enthält und geben anschließend das gewünschte Stichwort ein.
- 3. Um Anhänge basierend auf dem Anhangstyp zu trennen, aktivieren Sie bitte Anhangstyp ist und geben Sie die Dateierweiterungen in das Textfeld ein, z. B.: .docx;.png.
- 4. Sie können Anhänge auch basierend auf ihrer Größe trennen. Aktivieren Sie dazu Anhangsgröße ist, und legen Sie anschließend die gewünschte Bedingung fest.
, um eine E-Mail-Adresse über die Option Aus aktueller Nachricht hinzufügen oder die Option Aus Adressbuch hinzufügen auszuwählen.
2. Nachdem Sie die gewünschten Regeln festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK – und schon werden nur die Anhänge, die der Regel entsprechen, sofort getrennt.
Hinweis:
Wenn Sie im Dialogfeld Diesen Einstellungen für das Ablösen-Dialog während der aktuellen Sitzung nicht erneut anzeigen im Dialog Trenn-Einstellungen aktivieren, werden Anhänge in der aktuellen Outlook-Sitzung direkt mit den zuletzt verwendeten Einstellungen getrennt – ohne dass der Dialog erneut angezeigt wird. Beim nächsten Start von Outlook ist diese Option standardmäßig deaktiviert.
Wenn Sie den Zielordner zum Speichern der Anhänge oder andere Einstellungen anpassen möchten, klicken Sie auf Kutools Plus > Optionen, dargestellt als Pfeil in der Gruppe Anhänge, um das Dialogfeld Anhangsoptionen zu öffnen. Passen Sie unter der Registerkarte Trennen die Einstellungen ganz nach Ihren Anforderungen an (siehe Screenshots):
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Anhänge automatisch beim Eingang der E-Mail trennen
Die Funktion „Anhänge automatisch abtrennen“ hilft Ihnen, beim Eintreffen einer E-Mail alle Anhänge direkt zu lösen. Zudem unterstützt sie das Erstellen von Regeln, um nur bestimmte Anhänge automatisch zu trennen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Alle Anhänge automatisch aus eingehenden E-Mails trennen
1. Klicken Sie auf KUTOOLS PLUS > Automatisch abtrennen > Aktivieren, um die Funktion zu aktivieren.
2. Anschließend wird das Anhänge automatisch abtrennen-Fenster geöffnet. Gehen Sie dazu wie folgt vor.
- (1.) Wählen Sie die Option Alle empfangenen Anhänge automatisch abtrennen;
- (2.) Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um Ordner auswählen und die getrennten Anhänge zu speichern; - (3.) Geben Sie den Speicherstil für die getrennten Anhänge an. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Anhänge mit dem folgenden Stil ablösen und wählen Sie anschließend entsprechend Ihren Anforderungen entweder Unterordner im folgenden Stil erstellen oder Die abgetrennten Anhänge basierend auf folgendem Stil umbenennen aus.
(Hinweis: Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhänge mit dem folgenden Stil ablösen, damit alle getrennten Anhänge direkt in den von Ihnen festgelegten Ordner gespeichert werden.) - (4.) Aktivieren Sie die Option Anhangssymbol nach dem Ablösen der E-Mail beibehalten, wenn Sie das Anhangsymbol in Ihren E-Mails behalten möchten.
3. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK, und ab sofort werden bei eingehenden E-Mails mit Anhängen alle Anhänge automatisch extrahiert und im angegebenen Ordner gespeichert.
Alle Anhänge automatisch aus eingehenden E-Mails basierend auf Regeln trennen
Sie können Regeln erstellen, um nur Anhänge zu speichern, die von einer bestimmten E-Mail-Adresse gesendet wurden, einen bestimmten Betreff enthalten, einen bestimmten Anhangsnamen aufweisen und so weiter.
1. Wählen Sie im Anhänge automatisch abtrennen-Dialogfeld die Option Empfangene Anhänge basierend auf Regeln automatisch abtrennen aus, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Neu. Siehe Screenshot:
2. Führen Sie im erscheinenden Anhänge automatisch abtrennen-Dialogfeld die folgenden Schritte aus:
- (1.) Geben Sie je nach Bedarf ein Regelname in das Textfeld Regelnameein;
- (2.) Erstellen Sie die Regel basierend auf mehreren Bedingungen wie Konto, Absender, Betreff, Anhangsname, Anhangstyp und Anhangsgröße entsprechend Ihren Anforderungen im Filterbedingungen-Listenfeld.
- (3.) Ordner auswählen zum Speichern der getrennten Anhänge und legen Sie den Speicherstil unter dem Abschnitt Einstellungen speichernfest;
- (4.) Aktivieren Sie die Option Nach dem Trennen der Anhänge behält die E-Mail das Anhangssymbol bei, wenn Sie das Anhangssymbol in den E-Mails beibehalten möchten.
3. Nach Abschluss der Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um zum ersten Dialogfeld zurückzukehren. Dort sehen Sie, dass die erstellte Regel samt Inhalt in der Liste angezeigt wird – siehe Screenshot:
- 1. Sie können eine Regel bearbeiten oder löschen, indem Sie sie auswählen und auf die Schaltfläche Bearbeiten oder Löschen klicken.
- 2. Wenn Ihre Regelbedingungen zu lang sind, um vollständig im aktuellen Listenfeld angezeigt zu werden, aktivieren Sie die Option Zeilenumbuch innerhalb der Regel aktivieren, um einen Zeilenumbruch innerhalb der Regel anzuzeigen.
- 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Aktivieren, um alle Regeln zu aktivieren.
- 4. Die Auswahl mehrerer Regeln wird mithilfe der Strg- oder Umschalttaste unterstützt. Nutzen Sie zudem das Kontextmenü, um die ausgewählten Regeln im Batch zu löschen.
4. Ab sofort werden eingehende E-Mails, die Ihrer erstellten Regel entsprechen, automatisch verarbeitet: Die enthaltenen Anhänge werden extrahiert und in einen festgelegten Ordner gespeichert.
Hinweise:
1. Wenn Sie das Kontrollkästchen Anhänge aus der Klartext-Nachricht lösen unter der Registerkarte Allgemein aktivieren, wird eine reine Text-E-Mail mit Anhängen nach dem Lösen der Anhänge automatisch ins HTML-Format konvertiert.
2. Beide oben genannten Methoden ersetzen Anhänge durch Hyperlinks. Diese Hyperlinks werden jedoch als schädlich erkannt und blockiert, wenn Sie in Outlook die Option Warnung bei automatischem Download aktiviert haben. Sie können diese wie folgt deaktivieren: (1) Klicken Sie auf Datei > Optionen > Vertrauensstellungscenter > Einstellungen des Vertrauensstellungscenters, um das Vertrauensstellungscenter zu öffnen. (2) Wählen Sie im linken Bereich die Registerkarte Automatischer Download. (3) Deaktivieren Sie die Option Mich vor dem Herunterladen von Inhalten warnen, wenn ich eine E-Mail bearbeite, weiterleite oder beantworte, und (4) speichern Sie die Änderungen.
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